Hur använder jag informationsfriheten?

Formatera ditt brev. Du bör ställa in begäran som ett affärsbrev. Se till att du tillhandahåller användbar identifieringsinformation, inklusive följande:

• ditt namn
• din adress
• ditt telefonnummer
• din e-postadress
• datumet
• adressen till den byrå du kontaktar

Ange vilken typ av begäran du gör. Du kan begära dokument med en FOIA-begäran eller en Privacy Act-begäran. Du kommer att använda sekretesslagen när du begär uppgifter om dig själv. Det rekommenderas dock att om du begär personliga register, gör du både en FOIA-begäran och en Privacy Act-begäran.

• Exempelspråket kunde läsa: "Jag gör en begäran enligt både Freedom of Information Act och Privacy Act."

Identifiera de poster du vill ha. Enligt lagen måste du "rimligt identifiera" posten. Du bör ge så mycket information som möjligt, inklusive följande:

• Dokument namn
• dokumentets datum

Begär dokumentet i en viss form. Du bör berätta för byrån om du vill ha kopior av posterna eller om du bara vill inspektera dem. Du bör också ange om du vill ha skivorna i något annat format än papper (t.ex. på en CD-ROM).

Förklara vem du är. Du bör också identifiera vilken "kategori" av begäran du är. Vanligtvis faller förfrågare i följande kategorier som avgör hur mycket du måste betala i avgifter:

• Läroanstalt. I allmänhet är en förskola, grundskola och gymnasium kvalificerad, liksom en institution för högre utbildning, oavsett om den är offentlig eller privat. Men om du vill ha rekord för individuell akademisk forskning, kvalificerar du dig inte.
• Icke-kommersiell vetenskaplig institution. Denna kategori omfattar institutioner som inte är kommersiella utan istället endast syftar till att bedriva vetenskaplig forskning. Det täcker inte forskning som kan användas för att marknadsföra en produkt eller bransch.
• Nyhetsmediarepresentant. En person som samlar nyheter för en enhet som en tidning eller tv-station omfattas av denna kategori. Det kan också inkludera frilansjournalister om de kan visa en grund för att förvänta sig publicering av en nyhetsmediaorganisation.
• Kommersiell användare. Denna kategori täcker de som söker information för att främja vinst, handel eller kommersiella intressen.
• Andra begärare. Denna kategori är en catch-all för de som inte passar in i andra kategorier. Om du till exempel är privat medborgare som begär en post om dig själv, passar du inte in i någon annan kategori.

Be om ett snabbt svar. Byrån kommer att granska din begäran och avgöra hur snabbt du behöver informationen. Vanligtvis uppfyller de stora förfrågningar och förfrågningar som inte är brådskande senast. Du kan dock begära ett snabbare svar under några omständigheter:

• Du eller en annan person står inför en risk för ditt liv eller din säkerhet. Till exempel kan någon vara i utvisningsförfarande och behöva register för att stödja en asylansökan.
• Du har ett brådskande behov av att informera allmänheten om den federala regeringens verksamhet, och ditt jobb handlar främst om att sprida information om regeringens verksamhet (t.ex. att du är journalist).

Håller med att betala avgifter. Genom att skicka in en begäran samtycker du generellt till att betala upp till 19€. Om du är villig att betala mer måste du dock ange det belopp du är villig att betala i din begäran. Byrån ska kontakta dig för att få ditt tillstånd om kostnaden kommer att överstiga 19€, och för stora förfrågningar kan byrån kräva betalning i förskott. Generellt gäller följande regler vid beräkning av avgifter:

• Om du är en kommersiell beställare måste du betala för all kopiering och söktid.
• Utbildningsinstitutioner, icke-kommersiella vetenskapliga institutioner och nyhetsmedier får gratis sökning och granskning. De får också de första 100 sidorna med kopiering gratis.
• Andra begärare får två timmars sökning gratis och de första 100 sidorna gratis. De måste sedan betala för ytterligare sökning eller kopierade sidor.
• Om du begär kopior av poster om dig själv kommer du endast att debiteras för duplicering, med de första 100 sidorna gratis.

Verifiera din egen identitet. Om du begär dina personliga filer enligt sekretesslagen måste du verifiera din identitet. Du bör lämna viktiga personuppgifter, till exempel ditt födelsedatum, din födelseort, ditt personnummer och tidigare adresser. Du bör också förklara din relation till byrån. Till exempel, om du var anställd av en byrå, ange dina anställningsdatum.

• Du kan också behöva underteckna din begäran inför en notarius publicus. Du hittar notarier vid de flesta tingshus och i stora banker. Ta godtagbara former av personlig identifiering med dig, till exempel ett giltigt statligt utfärdat ID eller ett pass.
• Du bör också inkludera ett uttalande ovanför din signatur: "Jag erkänner att det är ett brott enligt sekretesslagen att begära eller få tillgång till register under falska förevändningar, och jag erkänner att informationen i denna begäran är sant och korrekt under straff för mened. "

Begär avgiftsavstående. De flesta små, icke-kommersiella förfrågningar kostar dig ingenting. Till exempel, om du begär en kopia av din framställning, kommer du antagligen inte att behöva betala någonting. Du kan dock söka avgift om du har en stor begäran. Du bör inkludera en begäran om avgiftsavstående i din begäran.

• Enligt lagen kan du begära en avgift eller nedsättning av avgiften om utlämnande av den begärda informationen "är i allmänhetens intresse" eftersom det bidrar väsentligt till hur allmänheten förstår regeringens verksamhet. Det främsta syftet med din begäran kan dock inte vara kommersiellt.
• Du bör förklara varför du vill ha informationen, vad du tänker göra med den och vem du tänker distribuera den till.
• Var så specifik som möjligt. Om du är en vakthundgrupp eller en grupp som försöker anta lagstiftning, förklara sedan hur din grupp kommer att analysera och smälta informationen. Du kan till exempel ha ett forskargrupp som kommer att analysera informationen som vänds om. Du bör också identifiera din grupps expertis och tidigare erfarenhet av att analysera denna typ av information.
• Förklara också i detalj hur du kommer att sprida den information du får. Återigen, gå in i detalj. Du planerar kanske en rättegång för att genomdriva en lag, eller så planerar du en marknadsföringskampanj för att lyfta fram ett problem.

Ring med frågor. Om du inte vet vad du ska lägga in din förfrågan bör du ringa till byrån. Det bör finnas en "kontaktperson" som hanterar FOIA-förfrågningar. Den här personens namn och kontaktinformation bör finnas på byråns webbplats. Du kan också skicka en fråga via e-post, om det är lättare.

• Du kan till exempel ha en allmän uppfattning om vilken post du vill ha men behöver hjälp med att ta reda på exakt vad du ska be om.
• Du bör också ringa för att kontrollera om byrån har posten eller om du behöver skicka en begäran till en annan byrå.

Vänta på svaret. En byrå har 20 dagar på sig att läsa din begäran och rapportera om den tänker följa. Under ovanliga omständigheter kan byrån ta längre tid. Med tanke på hur backloggade byråer är bör du förvänta dig att vänta mer än 20 dagar.

Förstå varför viss information nekades. Enligt FOIA kan byrån hålla tillbaka register i vissa begränsade situationer. Det kan också ta bort viss information från poster som den avslöjar. Till exempel behöver en byrå inte vända register eller information i följande situationer:

• Verkställande filial har klassificerat materialet som hemligt eftersom det rör nationellt försvar eller utrikespolitik.
• Dokumenten avser endast byråns interna praxis eller personalregler.
• En federal stadga gör informationen konfidentiell.
• Posten är ett memo eller brev skrivet inom en byrå eller mellan byråer.
• Informationen är konfidentiell kommersiell eller finansiell information som samlats in från en individ, inklusive affärshemligheter.
• Du söker avslöjande av medicinska filer och personalfiler, men att avslöja denna information skulle vara ett intrång i privatlivet.
• Informationen handlar om gas- eller oljebrunnar.
• Informationen ingick i rapporter som utarbetats för eller av någon myndighet som övervakar finansinstitut.
• Du söker vissa brottsbekämpningsposter, särskilt där avslöjande av information kan störa en rättvis rättegång, äventyra konfidentiella källor eller äventyra någons liv.