Hur skriver jag ett brev som ber om återbetalning?

Hur skriver jag ett brev där jag begär återbetalning om jag inte fick varor och jag betalade i förskott?

Om du är en missnöjd kund som vill ha en återbetalning för felaktiga varor, felaktig leverans av innehåll eller skadade varor, kan det vara lätt att skriva ett klagomål. Ett enkelt brev som tydligt beskriver problemet och vad företaget kan göra för att åtgärda situationen är ofta mer effektivt än att bara klaga till kundtjänst.

Del 1 av 3: samla in nödvändig information

1
Ta reda på ditt mål. Vad kan företaget göra för att göra situationen bättre för dig? Är de skyldiga att åtgärda situationen genom att ge dig en återbetalning, byta ut produkten eller tillhandahålla en alternativ tjänst? Se till att ditt klagomål är legitimt innan du fortsätter att skriva det faktiska brevet.
- Var noga med att kolla in de garantier och garantier som följer med den specifika produkten. Till exempel, om du har en garanti på en produkt och du har skadat produkten, kan du fortfarande få återbetalning eller ersättning. Men om du är ansvarig för att skada en produkt (som att tappa den på golvet) och den inte kom med någon garanti, kan du bara behöva krita den som en förlust och gå vidare.
- Om du inte är nöjd med inköpet vid hemmet (t.ex. möbler), kontrollera att du har följt alla instruktioner. I vissa fall kan det vara så att du missade ett steg och helt enkelt inte har ställt in det korrekt. Du kan också ringa kundtjänst för hjälp med detta.
- Om en produkt säljs "som den är" blir det svårt eller omöjligt att få återbetalning eftersom konsumenten tar på sig alla risker som kan följa med köp märkta "som de är."
2
Ta reda på vem du ska ta itu med. När du har konstaterat att ett klagomål är nödvändigt måste du ta reda på vem du ska skriva ditt klagomål till. Om det finns en viss avdelning eller person som hanterar klagomål vill du vara säker på att ditt klagomål går direkt till dem för att säkerställa snabb uppmärksamhet.
- Om du begär återbetalning från ett stort företag, bör du ringa kundtjänst först och berätta för dig vad du tycker. Om de inte kan hantera ditt klagomål på ett tillfredsställande sätt, begär du namnet på lämplig person eller avdelning och postadress för ditt brev.
- Om du har att göra med ett mindre företag eller butik, se på kvittot eller inköpsordern för att hitta kontaktinformation. Skicka ditt brev till den person eller adress som anges på kvittot. Om det inte finns någon information på ditt kvitto, ring butiken eller kolla in webbplatsen för information om återbetalningar och returer.
- Om du letar efter kontaktinformation online kan du vanligtvis hitta ett kundservicenummer längst ner på webbplatsens sida eller genom att klicka på en länk som säger "Kontakta oss" eller "Kontaktinformation". Webbplatser har vanligtvis också ett sökfält högst upp på sidan så att du kan söka efter "kundtjänst" eller "kontaktinformation".
3
Samla dina material. För att maximera chanserna för att dina problem ska behandlas tillräckligt bör du samla in så mycket dokumentation som möjligt för att inkludera ditt brev.
- Skicka kopior av alla kvitton, fakturor, inköpsorder eller andra styrkande handlingar. Dokumenten bör innehålla datum för inköp, kostnad för varor eller tjänster samt betalningsinformation.
- Om du redan pratade med kundtjänst och de inte kunde lösa ditt problem, skriv ner deras namn samt datum och tid för samtalet. Du kan sedan ta med denna information i ditt brev som bevis på att du redan försökt lösa situationen men var tvungen att tillgripa att skriva ett klagomål.

Hur kan jag skriva ett e-postmeddelande till min kund för att ersätta en återbetalning och retur?

Del 2 av 3: skriva brevet

1
Läs andra exempelbrev. Att läsa andra exempel på klagomål kommer att ge dig en uppfattning om hur du formaterar ditt brev och de kan också ge dig en uppfattning om övertygande formulering som du kan använda till din fördel.
- Du kan surfa på internet för att hitta bokstäver. Nedan följer ett exempel, men kom ihåg att detta bara är en mall och du bör skriva ditt eget brev som beskriver din specifika situation.
  - Returadress och datum
  - Till den som detta berör:
  - Jag skriver om lampan jag köpte via din webbplats. Jag har köpt andra hushållsartiklar via din webbplats och har alltid varit nöjd med din snabba leverans och kvaliteten på tidigare artiklar. Men när jag mottog just denna order, fann jag att lampans stativ saknades och därför inte kunde sätta upp min lampa ordentligt. Jag vill begära en fullständig återbetalning eller byte mot en fungerande lampa. Jag har tidigare köpt andra produkter via din webbplats och har alltid varit en nöjd kund fram till nu. Bifogat är mitt inköpsbevis. Jag litar på att du kommer att svara på denna fråga omedelbart. Tack för din tid.
  - Vänliga hälsningar,
  - John Doe
2
Börja med det positiva. Även om du är upprörd bör du börja ditt brev med en positiv ton. Du kan notera att du är en lojal kund eller att du har uppskattat deras tjänster tidigare. Ilska tenderar att vara kontraproduktiv och det dolda hotet att förlora en annars nöjd kund kommer ofta att motivera företaget att ta itu med ditt klagomål.
- Ett tillvägagångssätt kan vara att "berömma med svag jävla" eller berömma först och sedan klaga andra. Du kan till exempel börja ditt brev med att säga "Som en långsiktig kund för ditt företag är jag vanligtvis imponerad av dina tjänster. Tyvärr kan jag inte längre säga att detta är fallet eftersom den senaste tjänsten jag fick var extremt otillfredsställande."
- Om du är en första gången kund kan du börja med att ange en positiv aspekt av produkten eller tjänsten eller genom att betona din spänning. Ett exempel på en inledande rad är: "Jag var glad att prova dina tjänster" eller "Din produkt rekommenderades av flera vänner men jag blev till slut besviken."
3
Ange viktiga detaljer. Detta steg är särskilt viktigt om du skriver till ett större företag som kan ha problem med att identifiera din specifika transaktion. Viktig information kan inkludera beställningsnummer, kundidentifieringar eller nummer eller namn på de personer du pratade med.
- Spara alla kvitton, e-postmeddelanden eller andra bevis för tidigare interaktioner eftersom företaget kan be om att dessa material ska gå vidare när det gäller att klara ditt klagomål. Varje gång du pratar med en kundtjänstrepresentant, var noga med att be om och skriva ner deras namn så att du kan referera till dem i ditt brev som ytterligare bevis på de steg du gjorde innan du skrev brevet.
4
Uttryck ditt klagomål tydligt och koncist. Ange information om ditt missnöje med köpet eller övergripande upplevelse. Skriv om eventuella oväntade svårigheter eller skador på varorna.
- Till exempel, istället för att bara skriva att du fått en skadad artikel, förklara exakt hur artikeln skadades och klargöra också varför skadan inte är ditt fel. På det sättet kan du förebyggande avvärja alla försök från företaget att skylla på dig för att orsaka skadan.
  - En exempelbeskrivning kan vara: "Jag öppnade paketet som innehöll mitt köp och upptäckte att bitar av det hade brutit av eftersom det inte fanns något styrofoam eller annat förpackningsmaterial för att skydda föremålet under transporten."
- Om du klagar på att du aldrig har fått en artikel eller en ofullständig tjänst, lägg till några detaljer som du kan tänka dig som gör det tydligt varför företaget har fel. Du kan till exempel skriva, "Jag fick höra att jag skulle vara hemma under klockan 12 och 18, men ändå anlände militärerna aldrig och jag fick fortfarande betalt för tjänsten. Jag skulle inte förväntas betala för en tjänst som jag aldrig mottagen."
5
Ange vad du vill ha. Ange tydligt om du vill ha återbetalning, ersättning eller vad som helst som du anser är korrekt ersättning. Att göra dina förväntningar tydliga hjälper företaget att veta vad de kan göra för att göra dig till en nöjd kund.
- Genom att skriva om sitt missnöje tenderar många att glömma att be om specifik ersättning i sina brev. Kom ihåg att ditt slutmål är att få ersättning, inte bara att ventilera.
Hur kan jag skriva en återbetalningsbrev om överbetalning från en vårdgivare?
6
Upprätta en tidsram där du förväntar dig ett rimligt svar. Tänk på att vissa företag kan ta längre tid att svara, särskilt om det är ett mindre företag som inte har en specifik avdelning som hanterar kundklagomål.
- Vissa större företag kan ha skrivna policyer på sin webbplats för att meddela dig hur länge du kan förvänta dig att vänta på svar. Men om du inte hittar någon information om vad en rimlig väntetid är, försök att ringa kundtjänst eller företagets ägare (om det är ett mindre företag). Om du inte kan komma i kontakt med någon, förvänta dig att vänta någonstans mellan två veckor och en månad på svar.
7
Avsluta brevet med de viktigaste punkterna. Du vill avsluta brevet med ett kort uttalande som betonar ditt intresse för att nå en ömsesidigt tillfredsställande upplösning. Håll brevet så direkt och kort som möjligt (en sida är perfekt) eftersom företag kan ignorera alltför långa bokstäver.
- Använd lagen till din fördel. Ett sätt att stänga ditt brev är att påminna företaget om dina rättigheter som konsument. En alltmer erkänd konsumenträtt är rätten att bli hörd, vilket innebär att konsumenternas intressen och intressen måste höras och skyddas. Att påminna företaget om att du har lagen på din sida kommer att uppmuntra dem att ta itu med din oro snabbt och tillfredsställande för att undvika en potentiell juridisk kamp.
- En möjlig slutsats på ditt brev kan vara: "Med tanke på att jag mottagit en helt ny artikel i trasigt / otillfredsställande tillstånd utan mitt eget fel, förväntar jag mig en snabb och fullständig återbetalning. Som konsument är det min lagliga rätt att få vad jag köpte i fungerande skick och, om det inte sker, för att min betalning ska återbetalas till fullo. "
8
Var noga med att inkludera fullständig kontaktinformation. Att datera ditt brev och inkludera en returadress tillsammans med kontonummer och annan användbar information är avgörande. Om du inte ger tillräckligt med information kan företaget inte ha något sätt att svara på dig.
- När du signerar brevet, skriv ditt fullständiga telefonnummer, e-postadress och hemadress nedan. På det sättet har företaget ingen ursäkt för att inte komma i kontakt med dig på det sätt som är bäst för dem.
9
Formatera ditt brev med formella brevriktlinjer. Formella brev inkluderar kontaktinformation, en formell hälsning och en professionell ton.
- - När du stänger brevet skriver du "Med vänliga hälsningar", "Vänliga hälsningar" eller ett liknande formellt uttalande innan du skriver ditt namn.
  - Inkludera inga inskrifter, som i allmänhet endast är lämpliga i informella bokstäver. All information som du behöver förmedla bör också finnas i bokstäverna, så ett efterskrift bör vara onödigt.

Del 3 av 3: Få de resultat du vill ha

1

Skriv brevet snarare än senare. Ju längre du väntar, desto mindre sannolikt är det att företaget behandlar ditt klagomål. Skriv och skicka ditt brev så snart du bestämmer att du är missnöjd med transaktionen eller leveransen av produkter eller tjänster.

Hur kan jag skriva ett brev till ett företag som gör skattedeklarationer som säger att jag vill ha återbetalning?
2
Spara en kopia av brevet och all information du skickat till företaget. Du kan hänvisa till denna kopia när du pratar med företaget för att slutföra eventuella avtal.
- Om du får ett formulärbrev som svar, ge inte upp. Ring istället kundtjänst eller den du pratade med innan du skrev brevet för att meddela att du inte är nöjd med deras aktiesvar och att du vill att de ska ompröva ditt klagomål. Ibland förväntar sig företag att kunderna bara ger upp när de får ett formulärbrev, men om du fortsätter att väcka krångel, kommer de att ta din oro mer på allvar.
3

Förbli artig och professionell. Om du inte omedelbart får det resultat du vill, låt inte din frustration bli bättre. Att vara sarkastisk eller arg gör bara den som du kommunicerar med mindre angelägen om att hjälpa till att lösa problemet.

Tips

Ring företaget om du inte har fått svar under den tidsram som du angav i ditt brev. De flesta företag bekräftar mottagandet av ditt klagomål. Men om du inte har fått något svar efter två veckor till en månad, ring igen för att se till att företaget fick ditt brev.

Läs också: Hur kan jag lagra en butikstjuv lagligt?

Hur skriver jag ett brev som ber om återbetalning?

Steg

Del 1 av 3: samla in nödvändig information

Del 2 av 3: skriva brevet

Del 3 av 3: Få de resultat du vill ha

Tips

Frågor och svar

Läs också: