Hur skriver jag en inköpsorder?

Klicka på raden som frågar efter inköpsordernumret — För att ange inköpsorderinformation i Word, klicka på raden som frågar efter inköpsordernumret och ange vad du har tilldelat ordern.

Inköpsorder är affärsformulär som är utformade för att ange detaljerad information för köp eller försäljning av varor och tjänster. Inköpsorder skapas av köpare och skickas till säljare. De anger varan som ska köpas, kvantitet, avtalat pris, leveransinformation och andra detaljer om köpet. En inköpsorder är ett juridiskt dokument som skyddar både köparen och säljaren. Företag kan välja mellan flera olika alternativ för att skapa eller köpa inköpsordermallar.

Metod 1 av 3: ställa in ett inköpsorderdokument med Microsoft Word

1
Välj en beställningsmall. Om du använder en Mac dubbelklickar du på Word-ikonen i din docka. Om du använder en dator klickar du på Windows-ikonen i det nedre vänstra hörnet på skrivbordet. Klicka på Windows-brickan.
- Du ser en skärm som visar alla de färdiga mallarna som Word har tillgängliga. Skriv "Inköpsorder" i sökfältet.
- Granska de olika inköpsordermallarna och välj en med en layout du vill ha. Leta efter en med tillräckligt med utrymme för alla rader du vill inkludera i din inköpsorder.
- Dubbelklicka på ikonen för mallen du vill använda. Detta öppnar dokumentet.
- Word har skapat mallen med hjälp av en tabell. Du kan använda tabellformateringsalternativen för att anpassa mallen efter dina behov.
2
Justera sidlayouten. Klicka på "Sidlayout" högst upp på skärmen. Använd menyalternativen här för att justera pappersstorlek och marginaler för ditt dokument.
- Klicka på ikonen "Storlek" längst upp till vänster på skärmen. Välj papper i lämplig storlek.
- Klicka på ikonen "Marginaler" i det övre vänstra hörnet. Välj ett av de förinställda marginalalternativen, eller klicka på "Anpassade marginaler" för att ange mindre eller större marginaler.
3
Gör rutorna synliga. Eftersom den här mallen är en tabell är den gjord av celler ordnade i rader och kolumner. Rutlinjerna för dessa celler kanske dock inte syns i vissa delar av mallen. Det kan vara lättare för dig att se rutnätet när du redigerar mallen.
- Om du vill se rutnätet letar du först efter den gula fliken "Tabellverktyg" högst upp på skärmen. Under detta ser du en flik "Design" och en "Layout" -flik.
- Klicka på "fliken Design".
- Längst till höger ser du en ikon som säger "Borders". Klicka på den och välj "Visa rutnät."
- Nu kommer du att kunna se rutnätet medan du anger all information. Du kan göra dem osynliga igen innan du skriver ut inköpsordern.
4
Placera företagslogotypen på inköpsordern. Högerklicka på textrutan som säger "Din logotyp här." Välj "Ändra bild" på popup-menyn. Du kommer att kunna surfa på nätet efter en bild som ska inkluderas eller bläddra igenom dina datorfiler. Bläddra och välj den bild du vill placera på inköpsordern.
- Word infogar automatiskt bilden i textrutan. Om bilden är för stor eller för liten kan du justera den med transformverktygen, som är de små cirklarna på ramen runt din bild.
5

Skriv företagets slogan. Om du har en slogan som du vill inkludera, klicka på raden som säger "Företagsslogan" och skriv in den. Om du inte har en eller inte vill inkludera den, klicka på raden och ta bort den. Word tar bort denna rad från din inköpsorder.
6
Ange ditt företagsnamn och adress. Klicka på raden som säger "Företagsnamn" och skriv in namnet på ditt företag. Klicka på raderna nedan för att redigera dem. Ange företagets adress, telefonnummer. Ange din e-postadress om du har en. Om du inte vill ange någon av dessa rader, klicka på dem och ta bort dem..
- Antag till exempel att en hundsnickare skapar en inköpsorder. Hon skulle ange namnet på sitt företag, Puppy Pampering, Inc., leveransadressen, Doggie Drive 123, Puppyville, PA, 19123, telefonnummer, 1-800-PAMPERME och e-postadress, groomer@puppypamering.com.

Ange det inköpsordernummer som du tilldelar denna inköpsorder.

Metod 2 av 3: mata in inköpsorderinformation i ord

1

Skapa inköpsordernumret. Klicka på raden som säger "[Nej]" bredvid "PO #." Ange det inköpsordernummer som du tilldelar denna inköpsorder. Du kan tilldela valfri alfanumerisk kod för inköpsordernumret. Du bör komma med en namngivning som är vettigt för ditt företag så att du kan använda inköpsordernumren för att enkelt spåra information.
2

Infoga datumet. Klicka på raden som säger "[Klicka för att välja datum]" bredvid "Datum". Klicka på nedåtpilen. Du kommer att se en kalender. Välj det datum du vill använda för inköpsordern. Word fyller i det här datumet på inköpsordermallen.
3
Skriv in leverantörsinformation. Klicka på raderna för att redigera dem. Klicka på raden som säger "Leverantörsnamn" för att ange namnet på det företag som du köper varan från. Klicka på följande rader för att ange adress och telefonnummer. Om du har ett kundnummer för detta företag, ange det här.
- Antag till exempel att hundprydaren hundprydaren skulle ange namnet och adressen till den leverantör som hon köper varor från, såsom Pet Supplier, Inc och adress, 456 Animal Avenue, Puppyville, PA 19123.
4
Skicka informationen "skepp till". Klicka på raderna för att redigera informationen i detta avsnitt. Ange namnet på kontaktpersonen och företagsnamnet. Ange deras adress och telefonnummer. Om faktureringsadressen skiljer sig från leveransadressen kan du behöva ange kolumner och lägga till den i mallen.
- Markera cellerna som säger "Skicka till" och "Företagsnamn."
- Klicka på fliken "Layout" under "Tabellverktyg".
- Klicka på "Insert Left" eller "Insert Right". Detta kommer att innehålla två kolumner antingen till vänster eller höger. Om du gjorde dina rutnät synliga i de tidigare stegen ser du enkelt var du nu kan ange din faktureringsadressinformation.
- Kopiera cellen som säger "Skicka till" och de redigerbara cellerna bredvid den. Klistra in dem i de nya cellerna du skapade.
- Ändra orden "Skicka till" till "Fakturera till" och ange faktureringsadressen.
- Antag till exempel att valpskåraren har alla räkningar skickade till sin revisor istället för till hennes verksamhet. Hon skulle skapa ett "Bill to" -avsnitt om inköpsordern med namn och adress till sin revisor, Business Accounts Inc., 789 Main Street, Puppyville, PA 19123.
5
Definiera fraktmetod och termerinformation. Klicka på cellen som säger "Leveransmetod" och ange den operatör du vill att leverantören ska använda. Ange fraktvillkoren. Detta inkluderar information som kostnad, förpackningskrav och överföring av ansvar. Ange slutligen leveransdatumet. Detta är det datum du förväntar dig att få varan.
- Till exempel vet hundklipparen som köper schampot att hon får en fast frakt på 4,40€ för prioriterad frakt med USPS. Enligt metoden skulle hon gå in i "Priority Shipping, USPS", och under villkor skulle hon ange " Flat shoppingspris 4,40€"
6

Ange villkoren. Längst ner i mallen har Microsoft Word lagt till några föreslagna villkor. Om du gillar dessa kan du behålla dem. Om du vill ändra eller lägga till något, skriv dem in här.
7
Ange de produkter du köper. Ange en informationsrad för varje artikel du vill inkludera i denna inköpsorder. Ange kvantiteten eller antalet artiklar du vill ha. Ange artikelnumret, vilket är ett nummer som säljaren använder för att identifiera specifika produkter. Ange en beskrivning av artikeln. Ange enhetskostnaden eller kostnaden för en försäljningsenhet. Ange sedan linjetotalen, som är summan för alla enheter du vill köpa.
- I exemplet med hundprydaren köper hon 10 flaskor schampo som säljs i förpackningar om 2 för 9€
- Under kvantitet skulle hon skriva in 5 (eftersom 5 förpackningar x 2 flaskor per förpackning = 10 flaskor).
- Under artikelnummer skulle hon ange "ABC123", vilket är leverantörens artikelnummer för produkten.
- Under beskrivningen skulle hon skriva in namnet på "Paket med 2 flaskor med Scratchy Suds."
- Under enhetspriset skulle hon ange 9€
- Under raden totalt skulle hon ange 45€ (5 paket x 9€ = 45€).
8
Beräkna summan för inköpsordern. Beräkna först delsumman genom att lägga samman kostnaden för alla artiklar som du angav i inköpsordern. Beräkna sedan skatten om tillämpligt.
- Till exempel är den totala varukostnaden för hundklipparen 45€ Sedan lägger hon till 6 procent moms (45€ x 0,06 = 2,70€). Totalt för inköpsordern är 47€

Öppna ett nytt tomt fönster för att skapa en ny inköpsorder — Välj Spara och Nytt för att spara inköpsordern och öppna ett nytt tomt fönster för att skapa en ny inköpsorder.

Metod 3 av 3: skapa en inköpsorder med bokföringsprogramvara

1

Skapa en inköpsorder med din bokföringsprogramvara. Små företag använder en mängd olika program för att hantera sin ekonomiska bokföring, inklusive löner, lager och försäljning. Om du redan använder bokföringsprogramvara som QuickBooks för din bokföring är det bekvämt att använda deras inköpsordermallar eftersom alla dina leverantörskontakter, leveransadresser och faktureringsinformation redan finns i systemet. Du kan också länka din beställningsinformation till dina ekonomiska rapporter.
2

Skapa en inköpsorder i snabbböcker. Berätta för QuickBooks att du vill skapa en inköpsorder för en av dina leverantörer. Välj Leverantörer> Skapa inköpsorder. Detta öppnar fönstret "Skapa inköpsorder".
3

Välj en leverantör. Klicka på listrutan i menyn "Leverantör". En lista över alla leverantörer du har använt tidigare kommer att visas. Välj den leverantör som du vill skapa inköpsordern för. Systemet fyller i inköpsordern med säljarens företagsnamn och adress.
4

Kategorisera köpet. Använd klassens listrutor för att välja en kategori för varan du köper. Detta är valfritt, men det är en bra idé att ange denna information. Det hjälper dig att länka dina inköpsorder till dina ekonomiska rapporter, som visar kostnader per kategori.
5

Ange informationen "skepp till". Eftersom ditt företagsnamn och adress redan finns i systemet fyller QuickBooks detta avsnitt med din företagsinformation. Men om du skickar till en annan adress kan du välja en annan adress att ange här. QuickBooks har en lista över alla dina kunder, leverantörer och anställda. Du kan välja en av dessa adresser eller manuellt ange en annan.
6
Välj inköpsorderdatum. Systemet fyller automatiskt i det aktuella datumet. Men om du vill ange ett annat datum kan du manuellt ange det i inköpsordern.
- Välj datum noggrant. Eftersom en inköpsorder är ett avtal som lagligt binder säljaren att fullgöra ordern inom en definierad tid bör det datum du anger vara korrekt.
7

Tilldela ett inköpsordernummer. QuickBooks tilldelar automatiskt ett inköpsordernummer. Systemet beställer sekventiellt alla inköpsorder du skapar. Om det inte anger rätt inköpsordernummer eller om du har en annan namnkonvention kan du ange inköpsordernumret manuellt.
8
Lista artiklarna du vill beställa. Använd kolumnerna i fönstret "Skapa inköpsorder" för att beskriva alla artiklar du köper. Lägg ett objekt i varje rad.
- Inkludera artikelnumret och en beskrivning av artikeln och kvantiteten du köper.
- Ange enhetspriset (kostnaden för en). QuickBooks beräknar automatiskt det utökade priset genom att multiplicera enhetspriset med kvantiteten.
9
Skriv ut och spara inköpsordern. Klicka på utskriftsknappen för att skriva ut en papperskopia av inköpsordern. Du kan skicka säljaren en papperskopia eller skicka och elektronisk kopia. Spara en kopia av din beställning elektroniskt i ditt QuickBooks-system.
- Välj Spara och stäng för att spara inköpsordern och avsluta systemet.
- Välj Spara och Nytt för att spara inköpsordern och öppna ett nytt tomt fönster för att skapa en ny inköpsorder.

Om det inte anger rätt inköpsordernummer eller om du har en annan namngivning kan du ange inköpsordernumret manuellt.

Tips

När du laddar ner eller skapar en ny beställningsmall, spara en säkerhetskopia för dina filer.
När du har slutfört inköpsordern, spara en kopia av den slutförda inköpsordern för dina ekonomiska poster.
Du kan skriva ut och skicka papperskopior av inköpsorder till leverantörer eller så kan du skicka dem PDF-filer elektroniskt.

Läs också: Hur får man en grossistlicens?

Hur skriver jag en inköpsorder?

Steg

Metod 1 av 3: ställa in ett inköpsorderdokument med Microsoft Word

Metod 2 av 3: mata in inköpsorderinformation i ord

Metod 3 av 3: skapa en inköpsorder med bokföringsprogramvara

Tips

Frågor och svar

Kommentarer (1)

Läs också: