Hur skriver jag ett uppsägningsbrev?

Ha en vänlig men formell öppning. Detta kan vara en knepig balans att upprätthålla, men ditt mål bör vara att hålla saker vänliga och samtidigt behålla din professionalism. Om du inte verkligen har ett bra eller bekant förhållande till din chef, bör du börja ditt brev med att säga "Kära" följt av din chefs förnamn. Du kan säga något som "Kära Lisa" innan du meddelar din avgång. Om du säger "Kära fru Smith", kan din avgång komma att bli alltför formell, särskilt om du har ett vänligt eller åtminstone hjärtligt förhållande med din chef.

• Naturligtvis, om saker råkar vara mer formella i ditt företag och du normalt kallar din chef "Mr. Jones", bör du hålla fast vid det i brevet - i så fall skulle det plötsligt bli bekant att vara bekant.
• Om ditt brev skrivs på papper istället för e-post, skriv bara datumet längst upp till vänster, med din chefs namn och adress skriven nedan.

Ange tydligt din avsikt att avgå. Det är viktigt att ange din avsikt att avgå i tydliga ord så att din chef inte tror att du är öppen för ett erbjudande om högre lön eller andra förmåner, eller att du är öppen för ett motbud även om du har accepterat en ny tjänst. Du vill vara kristallklar så att du låter dig vara säker på ditt beslut, eller så att du inte står inför det obehag som din chef kommer till dig och tror att det finns en chans att du kommer att vara kvar, trots allt. Här är några sätt att tydligt ange din avsikt att avgå:

• "Jag lämnar härmed min avgång som [din position här.]"
• "Vänligen acceptera detta brev som ett meddelande om min avgång från min befattning som [din position här]."
• "Det är med ånger att jag skickar in min avgångsbrev som [din ståndpunkt här]."

Ge ordentligt meddelande. Det är enkelt att ge din arbetsgivare en rimlig tid för att fylla din tjänst. Om ditt jobb är komplicerat kan din arbetsgivare behöva tid för dig att träna din ersättare. Ge besked om inte mindre än två veckor. Det kan vara vanligt att meddela mer om din ställning i företaget är mer upphöjd. Många människor rekommenderar att du använder din givna semestertid som en noggrann mätning av hur många veckors varsel du ska ge; om du till exempel har tre veckors semester bör du meddela tre veckors varsel om du vill vara artig. Du bör ange din sista arbetsdag omedelbart efter att du har uttalat dina avsikter att avgå - kan du till och med göra det i samma mening. Så här kan du göra det:

• "Jag lämnar härmed min avgång som [din position här] med verkan den 12 juli 2014."
• "Vänligen acceptera detta brev som ett meddelande om min avgång från min befattning som [din befattning här]. Min sista anställningsdag är den 12 juli 2014."
• "Det är med beklagande att jag skickar in min avgångsbrev som [din position här]. Jag tänker arbeta till slutet av månaden, med min sista dag den 31 juli 2014."

Ange skälen till att du lämnar (valfritt). Du behöver inte vara för grundlig i den här delen, men det kan vara en trevlig gest att ange dina skäl för att avgå. Om du avgår för att du bara är riktigt olycklig på företaget behöver du inte gå in i detalj om detta. Om du emellertid avgår på grund av pension, mammaledighet, personliga skäl eller, oftast, för att du har accepterat ett erbjudande hos ett annat företag, kan du ange detta för att ge din chef en bättre uppfattning om situationen. Här är några sätt att ange skälen till att du lämnar:

• "Jag erbjöds nyligen en ny möjlighet på ett annat företag och har beslutat att acceptera erbjudandet."
• "Jag fick ett erbjudande att fungera som [position här] för ett företag som passar mina behov, och efter noggrant övervägande har jag insett att denna möjlighet är rätt väg för mig."
• "Jag vill informera er om att jag går i pension den 3 april."
• "Efter mycket eftertanke och övervägande har jag bestämt mig för att inte återvända efter mammaledigheten."
• "Jag har beslutat att avgå av personliga skäl."

Ange att du är villig att hjälpa till under övergången. Om du befinner dig i en position som skulle vara svår att fylla och om du verkligen känner att du är skyldig företaget kan du göra det klart att du gärna hjälper till att utbilda någon annan att göra ditt jobb eller att smidigt förmedla plikter. Helst, om du planerar att avgå, kanske du har gjort en del av detta redan, lite efter lite, men i alla fall, om du bryr dig om företaget och vet att du har stora skor att fylla, kan du nämna att du är villiga att hjälpa till under tiden. Så här kan du ange det:

• "Jag skulle gärna hjälpa till med övergången till mina uppgifter så att företaget fortsätter att fungera smidigt efter min avresa. Jag är tillgänglig för att hjälpa till att rekrytera och utbilda min ersättare."

Tack din arbetsgivare för upplevelsen. Motstå frestelsen att lämna en bit av ditt sinne om du inte vill bli ihågkommen som en otacksam whiner. Gör faktiskt motsatsen: dokumentera positiva minnen från ditt jobb. Nämn hur detta jobb har påverkat din karriär positivt och hur det har eller kan hjälpa dig att få en ännu bättre position. Detta gör att din chef känner att du har haft en positiv upplevelse på företaget och det kommer att minimera eventuell fiendskap du kan stöta på. Om du inte verkligen känner att din chef inte förtjänar några vänliga ord, gör detta som en vanlig artighet. Här är vad du kan säga:

• "Jag kan inte tacka dig nog för all erfarenhet och förtroende som min ställning har gett mig."
• "Jag vill tacka dig uppriktigt för alla de möjligheter du har gett mig och för all den kunskap jag har fått i ditt företag genom åren."
• "Jag kommer alltid att vara tacksam mot er för att gå utöver att se till att jag lyckas i min position."

Vik upp ditt brev på en vänlig anteckning. Hur du avslutar ditt brev beror på vad du angav tidigare. Om du sa att du gärna skulle hjälpa till att rekrytera och utbilda en ny person för din position kan du säga något som "Du kan nå mig när som helst på [ditt telefonnummer] eller [din e-postadress]." Detta kommer att visa din chef att du verkligen är engagerad i ditt företags framgång. Kom ihåg att du inte vill sluta på något annat än en positiv ton som gör att din chef känner sig varm eller åtminstone inte rasande.

• Om du verkligen har ett nära förhållande med din chef kan du gå en extra mil för att göra detta tydligt genom att avsluta med att säga något som "Jag kommer aldrig att glömma hur mycket du har hjälpt mig genom åren, och kommer alltid att vara tacksam mot du "eller" jag skulle aldrig ha kunnat säkra den nya positionen utan all din hjälp och uppmuntran genom åren. "

Ha en trevlig avslutning. Avsluta ditt brev med att säga "varmt", "vänliga hälsningar", "önskar dig det bästa" eller något liknande precis innan du skriver ditt namn. Du kan också bara använda "Med vänliga hälsningar" om du vill vara mer formell om det, men du kan också använda denna möjlighet för att använda en avslutning som verkligen visar hur tacksam du är för din upplevelse i företaget.

Håll dig professionell. Var respektfull och artig. Använd inte emotionellt eller kontroversiellt språk i ditt brev. Du är professionell, så sluta som en professionell. Om du har slutat på grund av arbetsförhållandena i ditt företag kan du vänligen säga det, men det finns absolut ingen anledning att gå in på alla detaljer om varför du har lämnat företaget. Du kan skriva ner dem på ett annat papper för dig själv om det får dig att må bättre.

• Kom bara ihåg att detta brev kommer att finnas i din personalmapp och kommer att finnas tillgängligt när en framtida arbetsgivare ringer till företaget och frågar om dig. du vill inte att ett negativt brev ska ha en negativ inverkan på din framtid.

Om du lämnar in ditt avgångsbrev via e-post, håll dig till liknande konventioner. Dessa regler kan följas oavsett om du lämnar in ett traditionellt uppsägningsbrev eller om du avgår via e-post. Den enda skillnaden är att din e-post inte kräver att du skriver datumet eller din chefs adress på den övre vänstra sidan, och att du kan rubrikera ämnet för e-postmeddelandet "Avgång" tillsammans med ditt namn för att ge din chef en idé av vad du kan förvänta dig.

• Avgång via e-post blir vanligare än någonsin i dagens tekniskt kunniga samhälle, men du borde ha en känsla av arbetsetikett när du väljer den bästa vägen att gå.
• Med massövergången till e-post för mycket arbetskorrespondens har det blivit vanligt att uppsägningsbrev har blivit lite kortare än vad de brukade vara. Nu kan bara 5-6 meningar göra trick istället för flera detaljerade stycken.