Hur förbereder man sig för ett medlemsmöte i en samhällsförening?

I avsaknad av en sådan riktning kommer statliga stadgar också att hjälpa till att lägga märke till och driva mötet. Följande är i allmänhet orsakerna till ledamöternas möten: årliga medlemsmöten, valmöten, ändringsmöten, möten för att avstå från reserver, möten för att avstå från revisionsbehov, vissa särskilda utvärderingsmöten, återkallande av styrelseledamöter, vissa möten som kräver särskilda utgifter och för andra syfte varigenom medlemskapet krävs för att rösta eller ratificera en åtgärd som vidtagits av styrelsen. I många fall kan många av de ovannämnda syftena med ett medlemsmöte införlivas i ett enda möte. Kravet på separata möten är onödigt.

Generellt sett krävs en majoritet av de totala röstintressena för att utgöra beslutsförhet vid ett medlemsmöte. I en husägare förening, var quorum kravet sänks genom lag till 30% av de totala röst intressen, såvida inte stadgar möjliggöra en mindre mängd. Detta infördes för att öka möjligheten att uppnå beslutsförmåga vid ett medlemsmöte. I bostadsrättsföreningar och kooperativa föreningar krävs en majoritet av de totala röstintressena att ha beslutsfattande.

Alla föreningar är skyldiga att hålla minst ett medlemsmöte årligen. Detta möte är vanligtvis föreningens årsmöte. Medlemskapet väljer styrelseledamöterna för det kommande året och adresserar alla andra affärer som kan komma att övervägas vid detta möte. Årsmötet är vanligtvis ett möte där medlemmarna kommer att höra om föreningens prestationer under det senaste året och de förväntade utmaningarna och projekten för det kommande året genom tjänstemän och kommittérapporter. Det är en tid och plats där medlemmarna kan ställa frågor och delta i mötet. Förutom valet av tjänstemän kan medlemskapet också överväga ändringar av de dokument och andra frågor som kräver godkännande av medlemskap.

Vissa föreningars stadgar kräver att ytterligare medlemsmöten hålls under hela året. Dessa är vanligtvis kvartals- eller halvårsmöten, som vanligtvis används för att hålla medlemskapet underrättat om föreningens verksamhet och ledning. Andra medlemmars möten som kan kallas till då och då skulle vara: ett särskilt medlemsmöte för att överväga en särskild bedömning, en ändring av dokumenten, att spendera medel över ett visst belopp enligt vad som krävs i dokumenten eller som föreskrivs i dokumenten och statliga statyer. Reglerna kommer att ange vem som kan kalla till det särskilda mötet. I vissa fall kan medlemskapet kunna kalla till ett speciellt möte för medlemskapet genom att framställa medlemskapet och sedan presentera framställningen för styrelsen. Styrelsen kommer då att behöva hålla mötet. Det särskilda medlemmarmötet kan vara i syfte att ompröva en budget,en ändring av handlingarna, återkallande av en styrelseledamot eller för andra frågor som kan komma att behandlas i handlingarna. Dokumenten kan innehålla särskilda förfaranden för det särskilda mötet. I bostadsrätts- och kooperativa stadgar föreskrivs att vissa förfaranden ska följas för att det särskilda mötet ska vara giltigt. I alla fall tillåter det särskilda medlemsmötet att medlemskapet kan delta i diskussionerna och beslutsprocessen (omröstning).det särskilda medlemsmötet gör det möjligt för medlemskapet att delta i diskussionerna och beslutsprocessen (omröstning).det särskilda medlemsmötet gör det möjligt för medlemskapet att delta i diskussionerna och beslutsprocessen (omröstning).

Dessa speciella medlemsmöten har vanligtvis begränsade dagordningar, eftersom deras enda syfte anges och meddelas i syftet med mötet. Mötets meddelande, dagordning och fullmaktsformulär kommer också att ha samma syfte. Alla andra syften, affärer eller förslag som kommer före medlemskapet är inte giltiga, eftersom de inte var för det angivna syftet med det speciella mötet. Följande är en föreslagen lista över material och förnödenheter som krävs för ett årligt medlemsmöte:

Meddelande, dagordning och bevis på meddelande

Fullmakter, omröstningar, kuvert

Alpha-inloggningsark

Protokoll från senaste mötet

Kopia av dokument

Kopia av senaste finansiella rapporten

Lagförfaranden vid val

Valurna

Underskrift & Corp. Upplösningskort

Rapport från befäl och kommittéer

Material i minuter och inloggningar

Extra pennor, batterier och tejp

I väntan på ett medlemsmöte, kontrollera din förenings stadgar, granska statens stadgar för medlemsmöten. Möt också med din förenings advokat för att granska din agenda, meddelande och mötesförfaranden.

Varje kommitté som kommer att delta och eller hjälpa till att driva mötet bör bildas och / eller informeras om deras specifika uppgifter. Börja rekrytera volontärer för att hjälpa till med att köra mötet nu.