Hur förbereder man mig för ett styrelsemöte?
Det enda sättet för ett styrelsemöte att fungera framgångsrikt är om alla styrelseledamöter, från tjänstemän till styrelseledamöter, förbereder sig tillräckligt för mötet.
En oförberedd styrelseledamot kan ge en frustrerande styrelseupplevelse och lämna andra styrelseledamöter omotiverade och stressade över det arbete de gör. Det enda sättet för ett styrelsemöte att fungera framgångsrikt är om alla styrelseledamöter, från tjänstemän till styrelseledamöter, förbereder sig tillräckligt för mötet. Företagets tjänstemän har vanligtvis en större roll i styrelsemöten och kommer sannolikt att ta längre tid att förbereda sig för mötet. Stegen nedan innehåller information som alla styrelseledamöter kan använda för att förbereda sig för ett framgångsrikt styrelsemöte.
- 1Läs och förstå stadgarna. Varje företag, oavsett om det är för vinst eller inte för vinst, har en uppsättning stadgar. I stadgarna anges hur företaget kommer att fungera, hur omröstningen genomförs, vem tjänstemännen är, tillsammans med annan viktig information. Varje styrelseledamot bör ha en kopia av stadgarna och ta med den till varje styrelsemöte för referens.
- 2Granska kontrakt och andra affärsdokument. Om kontrakt eller andra handlingar kommer att diskuteras vid ett styrelsemöte, även om diskussionen är kort, bör varje person som deltar i styrelsemötet få kopior av handlingarna och granska dem innan de deltar i mötet. Annars är bortkastad tid när styrelseledamöter tvingas granska dokumentet och försöka engagera i diskussionen om dem på plats. Genom att ge styrelsemedlemmarna dokumenten i förväg kan de noggrant granska dokumenten, göra anteckningar om frågor de ser med dem och komma till mötet beredda att diskutera dem. Om till exempel företaget överväger att hyra en byggnad, bör varje styrelseledamot få en kopia av det föreslagna hyresavtalet för granskning före det möte där hyresavtalet kommer att diskuteras.
Om styrelsemöten inträffar sällan bör kommittén sammanträda strax före styrelsemötet för att granska det arbete som utförts och förbereda kommentarer för att rapportera till styrelsen. - 3Möt med kommittéer. Styrelsemöten är ett utmärkt tillfälle att dela kommittéernas arbete med hela styrelsen. Om styrelsemöten inträffar sällan bör kommittén sammanträda strax före styrelsemötet för att granska det arbete som utförts och förbereda kommentarer för att rapportera till styrelsen.
- 4Uppföljning av eventuella tilldelade uppgifter. Om du tilldelades en uppgift vid ett tidigare styrelsemöte, se till att du följer upp den uppgiften före nästa styrelsemöte.
- 5Förbered kommentarer om saker du vill presentera för styrelsen. Om du har något att rapportera om till styrelsen, till exempel ett potentiellt avtal med en leverantör som du har begärt, eller feedback från en kund, anteckna det för att rapportera till styrelsen. Genom att skriva kommentarer eller åtminstone notera de saker du vill diskutera kommer mötet att fungera smidigt och se till att alla saker du vill diskutera diskuteras.
En oförberedd styrelseledamot kan ge en frustrerande styrelseupplevelse och lämna andra styrelseledamöter omotiverade och stressade över det arbete de gör. - 6Ställ in en agenda. Den som har ansvaret för att styra styrelsemötet, vanligtvis men inte nödvändigtvis presidenten, ska sprida en föreslagen dagordning till alla styrelseledamöter ungefär en vecka före styrelsemötet. Presidenten kan anlita hjälp av sekreteraren eller en annan styrelseledamot för att cirkulera dagordningen. E-post är särskilt användbart för denna uppgift. I e-postmeddelandet ber du styrelseledamöterna om ytterligare frågor som de vill diskutera och sätt en agenda som är hanterbar.
- Ställ tidskänsliga eller mest pressande frågor tidigt på dagordningen och de punkter som kan vänta på nästa möte - om det här mötet löper långt - mot botten av dagordningen. Ange ämnena i en logisk ordning så att du inte hoppar runt på olika punkter på agendan. Om dina möten vanligtvis är en timme eller två, försök att planera dagordningen i enlighet med detta. Om det finns ett antal angelägna frågor som måste diskuteras, meddela styrelsen tidigt att mötet tar längre tid än andra möten så att de kan planera att stanna längre.
- När agendan är inställd, skicka den till styrelseledamöterna via e-post så att de har en slutlig kopia. Dessutom bör sekreteraren skriva ut kopior för att distribuera vid mötet och arkivera i företagsboken.
- 7Granska protokollet från föregående möte. Detta inträffar vanligtvis i början av styrelsemötet, där sekreteraren läser protokollet högt för styrelsen. Det är också en del av din förberedelse inför mötet. Att komma ihåg vad som diskuterades vid föregående möte hjälper till att ge sammanhang till de nya punkterna på mötesagendan. Det kan också hjälpa dig att komma ihåg alla uppgifter som tilldelats dig vid föregående möte.
- 8Se till att all nödvändig utrustning finns och fungerar. Om styrelsen tillåter medlemmar som inte kan delta i mötet personligen att vara närvarande via konferenssamtal, se till att du har rätt utrustning på plats så att alla kan höra varandra. Ringa testsamtal före mötet för att säkerställa att din utrustning fungerar. Se till att all annan utrustning som ska användas, till exempel en projektor eller dator, är vid mötet och är inställd i förväg.
Den som har ansvaret för att styra styrelsemötet, vanligtvis men inte nödvändigtvis presidenten, ska sprida en föreslagen dagordning till alla styrelseledamöter ungefär en vecka före styrelsemötet.
- Om du är ny medlem i en befintlig styrelse, fråga andra styrelseledamöter vad de vanligtvis gör för att förbereda sig för ett möte och vad du kan förvänta dig av mötet. Kom ihåg att olika styrelser kommer att driva sina möten på olika sätt, så även om du har erfarenhet av att sitta i en styrelse, om det är första gången du har vid ett visst styrelsemöte, var noga med att be dina styrelseledamöter om en översikt över hur just detta möte körs.
- Att prata över en annan styrelseledamot, ha sidokonversationer och avbryta är inte bara oförskämt utan också oproduktivt.
- Ett vanligt verktyg som används för styrelsemöten är "Roberts ordningsregler". Reglerna anger ett förfarande som ska följas för att genomföra styrelsemöten, men kan också tillämpas på alla gruppmöten. Roberts regler är ganska formella och inkluderar att man kallar andra styrelseledamöter och tjänstemän med titlar som "fru" och "ordförande". Styrelsen kanske vill vara mindre formell än detta. I båda fallen är det bäst om styrelsen tidigt beslutar hur formellt eller informellt den vill genomföra möten.
Läs också: Hur beställer jag ett möte?
Kommentarer (1)
- Riktigt hjälpsamma, praktiska tips och idéer.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
