Hur skriver jag ett affärsmemo?
För att skriva ett memo, börja med att placera ordet 'Memorandum' högst upp på en sida. Följ upp detta med en rubrik som innehåller TO:, FROM:, DATE:, och SUBJECT: linjer. När du är redo att skriva, komponerar du ett introduktionsstycke som anger syftet med notatet och lägger sedan till mellan 2 och 4 stycken relaterad information. Om det behövs kan du bryta upp texten med punkter eller underrubriker. För att avsluta ditt brev, skriv ett avslutande stycke som berättar för läsarna om de behöver vidta ytterligare åtgärder. För tips om hur du strukturerar ditt memo och använder ett effektivt språk, läs vidare!
Hur skriver jag ett memo som informerar chefen om rykten som går på arbetsplatsen om nedskärning?
Ett memorandum är en typ av dokument som används för intern kommunikation mellan företagets anställda. Memos är en tidstestad aspekt av näringslivet och, när de skrivs ordentligt, hjälper de till att allt går smidigt.
Del 1 av 3: göra val av språk och formatering
- 1Undvik språk som är för avslappnat. Generellt sett bör ditt språk vara enkelt och enkelt, men ändå professionellt. Du bör undvika att ta för mycket konversation av en ton i ditt memo.
- Undvik till exempel att skriva saker som "Hej killar! TGIF, har jag rätt? Hur som helst, jag ville berätta om en viktig affärsfråga."
- Gå istället till punkten: "Jag skriver för att ge alla en framstegsrapport för Project Z".
- 2Undvik att använda känslomässigt språk. Det är också bäst att försöka ta en neutral ton när du skriver och undvika att använda känslomässigt laddade språk. Gör ditt bästa för att hänvisa till fakta och bevis för att stödja dina påståenden.
- Undvik till exempel påståenden som "Jag tror att vi alla kommer att vara så mycket lyckligare om vi får klä vardagligt på fredag."
- Istället undersök om det finns några studier om huruvida kontorsmoral ökar när anställda får mer autonomi i sitt val av klädsel, och citerar det i ditt memo.
- 3Använd signalfraser. När du ska citera bevis eller hänvisa till en källa, var noga med att använda språk som låter läsaren veta vad du gör.
- Prova till exempel följande: "Enligt våra resultat,..." eller "Forskning genomförd av EPA har visat att...".
- 4Välj lämplig typsnitt och storlek. Ditt memo ska vara lättläst, så du bör undvika att använda alltför litet font-11 eller 12-poäng är standard.
- Du bör också välja en enkel typsnitt som Times New Roman. Det här är inte dags att leka med "roliga" teckensnitt som Comic Sans (du kommer att bli skämt om du väljer den här!).
- 5Använd standardmarginaler för ditt memo. Marginaler på 2,50 cm är typiska för företagsnoteringar, även om vissa ordbehandlingsprogram kan innehålla förformaterade memomallar med något bredare marginaler (till exempel 3 centimeter).
- 6Placera ditt dokument i mellanslag. Affärsnoteringar är vanligtvis inte dubbla. För att hålla sidnumret nere, överväga enkelavstånd, men lämna mellanslag mellan enskilda stycken eller avsnitt.
- Det är vanligtvis inget behov av att du ska stryka in dina stycken.
Hur skriver jag ett memo för en skoluppgift?
Del 2 av 3: förbereda dig för att skriva ditt företagsmemo
- 1Bestäm om ett memo behöver skickas. Om du behöver uppdatera flera personer i ditt team om en viktig affärsfråga är det en utmärkt idé att skicka ett memo. Du kanske till och med vill skicka en om du kommunicerar med bara en person om du till exempel vill ha eller behöver ha ett skriftligt register över din korrespondens.
- I vissa fall kan det dock vara mer effektivt att bara prata direkt med dem du behöver.
- Vissa uppgifter kan också vara för känsliga för att skickas ut i ett memo.
- 2Identifiera ditt syfte för att skriva. Beroende på ditt specifika syfte kan innehållet och organisationen i ditt memo ändras. De flesta typer av anteckningar skrivs av följande skäl:
- Att föreslå en idé eller lösning. Om du till exempel tror att du vet hur schemaläggningsproblemen för övertid kan utarbetas, kanske du vill skriva upp dina idéer i ett memo och skicka dem till din överordnade.
- Att utfärda en order. Till exempel kan skicka ett memo vara ett effektivt sätt att tilldela ansvar för en kommande konferens som din avdelning är värd för.
- Att tillhandahålla en rapport. Du kanske också vill skicka ett memo för att uppdatera dina kollegor om en händelse som nyligen inträffat, ge en uppdatering om ett projekt, tillhandahålla en framstegsrapport eller rapportera resultatet av en undersökning.
- 3Begränsa ditt ämne. Du kanske jonglerar med många projekt och är frestad att skicka ett memo som uppdaterar dina kollegor, överordnade eller kunder om allt du jobbar för närvarande med. Tänk dock på att affärsnoteringar bör fokuseras på bara en fråga.
- De bör vara kortfattade, tydliga och lätta att läsa snabbt av upptagna individer; därför vill du inte att viktig information ska förbises. Att hålla memot fokuserat hjälper till att säkerställa att ditt meddelande tas emot och förstås.
- 4Tänk på din publik. Innehållet, stilen och tonen i ditt företagsmemo kommer att påverkas av den avsedda publiken, så tänk noga på alla som kommer att få ditt memo.
- Till exempel kommer du att skriva en annan typ av memo om du skriver till dina kollegor om att planera en överraskningsfest för folket på kontoret med sommarfödelsedagar, jämfört med när du skriver din handledare om resultatet av dina månader långa undersökning.
Del 3 av 3: komponera ditt företagsmemo
- 1Märk ditt memo. Det finns många olika typer av affärskorrespondens. Standardpraxis för ett memo är att uttryckligen beteckna dokumentet som sådant.
- Skriv till exempel "Memo" eller "Memorandum" högst upp på sidan.
- Det är upp till dig om du vill centrera eller vänsterjustera titeln. En bra tumregel är att granska de företagsnoteringar du har fått och kopiera formateringen.
- 2Skriv rubriken till ditt memo. Det första avsnittet i ditt memo bör innehålla fyra viktiga uppgifter. Vi kommer att ge dig mer detaljerad information om varje komponent i senare steg.
- TILL: ange namn och titlar på alla som kommer att få ditt memo.
- FRÅN: ange ditt fullständiga namn och titel.
- DATUM: ange ett fullständigt och korrekt datum - glöm inte att ta med året.
- ÄMNE: ge en kort men specifik beskrivning av vad memot handlar om.
- Observera att det också är vanligt att ange ämnesraden med "Re:" eller "RE:" (båda förkortar angående).
- 3Välj din mottagarlista noggrant. Se till att du inkluderar alla som behöver informeras eller uppdateras. Begränsa distributionen av ditt memo till bara de som behöver veta.
- Det är dålig affärspraxis att skicka ditt memo över hela kontoret om bara ett fåtal är berörda eller berörda.
- Människor kommer snabbt att bli överväldigade av den stora mängden anteckningar och kan vara mer benägna att ignorera dem eller inte läsa dem noggrant.
- 4Använd lämpliga namn och titlar för personerna i din mottagarlista. Även om du har ett vänligt förnamn med din chef är det bäst att hålla din skriftliga korrespondens mer formell. Du kan till exempel kalla henne "Sue" när du träffas i hallen, men i syfte med ditt memo, adressera henne som "Ms. Wells" eller "Dr. Wells".
- Tänk på detta när du fyller i informationen för alla i mottagarlistan: inkludera fullständiga namn och företagstitlar.
- 5Undersök rätt titlar på personer du skriver till i ett externt memo. Om du skickar ett memo till någon utanför ditt kontor är det också viktigt att bestämma rätt adressform. Ta dig tid att undersöka deras profil; deras information beskrivs antagligen på deras företags webbplats.
- Har de till exempel doktorsexamen? I så fall är det i allmänhet en bra idé att hänvisa till dem som Dr. So-and-So.
- Vad är deras titel? Är de till exempel en vice president eller en dekan? Om så är fallet, se till att du hänvisar dem till sådana i ditt memo.
- 6Komponera ämnesraden noggrant. Du vill vara säker på att ämnesraden, även om den är kort, är tydlig och inte för allmän.
- Till exempel är "New Business" ganska vagt, och om någon söker igenom sina filer några veckor eller dagar på vägen kan de ha svårt att hitta ditt memo.
- Något bättre skulle vara "Progress Report on Investigation for Expanding Customer Base ".
Hur skriver jag ett memo för att underlätta praktikantbetalningar? - 7Överväg att hoppa över hälsningen. Det är upp till dig om du vill inleda ditt meddelande med en hälsning som "Kära fru Winters" eller "Kära kollegor". Men kom ihåg att dessa hälsningar inte förväntas i ett affärsmemo.
- Detta är tänkt att vara ett snabbt och effektivt sätt att kommunicera viktig information, och det bör vara tydligt för din publik vem som tar emot memot och vem det kommer från.
- 8Komponera det första inledande avsnittet i memot. Ange tydligt ditt syfte med att skriva och skicka memot.
- Till exempel "Jag skriver för att...". Inledningen ska ge en kort översikt över vad mottagarna kan förvänta sig i memot.
- 9Håll inledningsavsnittet kort. Det finns inget behov av att tillhandahålla alla detaljer och / eller bevis i den första delen av ditt memo.
- Håll det på den kortare sidan - några meningar eller ett kort stycke räcker.
- 10Bestäm om organiseringen av ditt memo. Efter introduktionen innehåller ett affärsmemo vanligtvis ytterligare två till fyra stycken innan det avslutas. Innehållet och organisationen varierar beroende på ditt ämne.
- Du kan till exempel välja att ordna informationen i kroppen efter ordning efter betydelse, eller om du förklarar en process kommer du att dela kroppsdelarna i ditt memo så att de motsvarar de olika stadierna i processen.
- 11Bestäm om du vill inkludera underrubriker och titlar. Ditt företagsmemo bör ha tydliga avsnitt. Det är vanligt att affärsnoteringar delas in i tydliga avsnitt så att mottagarna enkelt kan läsa och smälta informationen. Du kan ytterligare hjälpa dem att förstå de viktiga punkterna i ditt memo genom att märka underavsnitten.
- 12Skriv specifika underrubriker. Se till att fokus för varje underavsnitt är tydligt för din publik.
- Du kan till exempel inkludera alla följande underavsnitt när du skriver om kontorets överhängande drag: "Ny plats för vårt huvudkontor", "Viktiga direktiv för förpackning av kontoret" och "Tidslinje för slutförande av Office Move."
- 13Inkludera ämnesmeningar i var och en av kroppsavsnitten i ditt memo. Den första meningen i varje underavsnitt eller stycke ska berätta för publiken vad huvudpunkten i det avsnittet kommer att vara.
- De enskilda styckena eller avsnitten i ditt memo bör fokuseras på bara en idé.
- 14Överväg att använda punktpunkter. Det kan vara bra att använda punktpunkter eller skapa listor om du vill markera viktiga punkter. Detta kan hjälpa dina läsare att nollställa de viktigaste punkterna och hjälpa dem att kunna läsa memoet snabbare och mer effektivt.
- 15Håll det kortfattat. Vanligtvis bör ett företagsnotering inte vara längre än en till två sidor.
- Denna standardsidesbegränsning gäller ett dokument med ett mellanrum med mellanrum mellan sektioner.
Hur startar jag sammanfattningen när jag skriver ett företagsmemo? - 16Bestäm om du behöver en sammanfattning. Generellt sett behöver du inte sammanfatta vad du just har skrivit i ditt memo, särskilt om du lyckades hålla det under en sida.
- Men om informationen du skisserade var komplicerad eller om du skickade ett memo som är längre än normalt kan det vara till hjälp för dig att kort sammanfatta nyckelpunkterna.
- 17Inkludera ett avslutande avsnitt eller stycke. Även om du bedömer att det inte är nödvändigt att sammanfatta notatet, måste du ändå avsluta det på en avslutande anteckning. Tänk på följande:
- Vad är borttagningen från memot? Behöver du mottagarna göra något? Ska de svara inom en viss dag? Om så är fallet ska du tydligt ange det.
- Om inga ytterligare åtgärder krävs, inkludera en enkel avslutande känsla som "Jag är glad att diskutera detta vidare" eller "Låt mig veta om du har några frågor eller funderingar".
- 18Skriv om du vill. Det är vanligtvis inte nödvändigt att lägga till ditt fullständiga namn eller signatur i slutet av ditt memo. Tänk dock på att det är säkrast att följa andras exempel inom ditt område.
- Om de undertecknar formellt (till exempel "Hälsningar, fru Smith), följ sedan efter.
- Även om du hoppar över signaturen kanske du vill inkludera dina initialer i slutet av dokumentet.
- 19Anteckna eventuella bilagor. Om du har inkluderat några bilagor i ditt memo, till exempel tabeller, grafer eller rapporter, var noga med att anteckna detta i slutet av ditt memo. Till exempel "Bifogat: Tabell 1".
- Du bör också hänvisa till bilagorna i memotens kropp.
- Om du till exempel skriver för att låta dina anställda veta om ett kommande kontor flyttar, kan du skriva något som följande: "Vi tänker vara färdiga med flyttprocessen i slutet av kvartalet. Se bifogade tabell 1 för en mer detaljerat schema. "
- 20Granska memot noggrant. Innan du skickar minnet måste du noggrant korrekturläsa. Kontrollera att dina meningar är grammatiskt korrekta, att det inte finns några stavnings- eller skiljeteckenfel och att innehållet är vettigt.
- Överväg att skicka det efter din första korrekturläsning om det inte är tidskänsligt. Om du granskar anteckningen igen efter en timme eller två kan du hitta misstag som du ursprungligen förbisett.
- Om memot innehåller känslig information, kontrollera din företagspolicy för att se vem som kan granska memo åt dig och ge dig slutgiltigt godkännande av innehållet.
Läs också: Hur skriver jag ett affärsprocessdokument?
Frågor och svar
- Vad är bra öppnings- och stängningsstart för ett memo?"God morgon god eftermiddag." "Tack för ditt samarbete i denna viktiga fråga."
- Kan ett affärsmemo skrivas hand?Ja, men det rekommenderas inte. Det är oprofessionellt och folk förstår kanske inte din handstil.
- Kan ett memo innehålla ett stycke?Ja, det är bra så länge all nödvändig information har inkluderats i ditt stycke.
- Hur skriver jag ett memo för en skoluppgift?Skaffa ett litet pappersark eller en post-it-anteckning, skriv uppgiften och vilket ämne det är och se till att du vet om du har andra saker att göra.
- Hur skriver jag ett memo som informerar chefen om rykten som går på arbetsplatsen om nedskärning?Vänd memot direkt till chefen, datera det och säg att det bara är för deras ögon.
- Hur formaterar jag ett memo för att inkludera till och från information?I det övre vänstra hörnet lägger du till: med mottagarens namn. Lägg din information direkt under den.
Obesvarade frågor
- Bör ett memo skrivas som ett textblock eller indryckas när det skrivs för hand?
- Hur startar jag sammanfattningen när jag skriver ett företagsmemo?
- Ska jag anpassa memot eller göra det mer formellt?
- Hur skriver jag ett memo för att underlätta praktikantbetalningar?
Kommentarer (20)
- Det är väldigt informativt och exakt hur ett memorandum ska göras.
- Den här artikeln hjälpte mig mycket med att förstå anteckningar.
- Det var till hjälp eftersom det innehöll all information, särskilt för en nybörjare. Det gav en tillräckligt bra idé om hur man skriver ett memo!
- Jag vet hur man skriver ett memo. Dessutom har jag några mönster. Det är bra!
- Informativ och pedagogisk.
- Utmärkt layout, beskrivning och användning av bilder och text för att ge exempel.
- Jag lärde mig grunderna i memo av detta.
- Jag letade efter information om huruvida en signatur krävs. Hittade det.
- Detta hjälpte mig i skolan eftersom jag tänkte skriva hur man gör det.
- Den här artikeln är till stor hjälp för memo-skrivning. Fortsätt med guiden!
- Grundligt granskade stegen för att göra ett memo.
- Det gläder mig att stöta på den här artikeln som jag tyckte var mycket användbar i mina TSB-klasser. (Technician de secretariat et bureautique). Jag rekommenderade den här artikeln till mina tränare, tack så mycket.
- Mycket intressant och hjälper mig verkligen med mina uppgifter.
- Fick en uppgift om 5 anteckningar att skriva. Riktigt hjälpsam webbplats, ger steg-för-steg-vägledning.
- Det har hjälpt mig att få mig att designa och skriva mitt eget memorandum.
- Detta visade mig memotyper och hur jag skriver ett memo.
- På universitetet lär vi oss nu hur man skriver anteckningar. Eftersom jag inte var närvarande i den klass där professorn förklarade detta sökte jag efter en förklaring på Internet. Den här är särskilt hjälpsam, eftersom den förklarar varje steg på vägen och ger gör och inte.
- Detta har hjälpt mig mycket av bilderna som visas som exempel.
- Ganska lätt att lära sig, stor hjälp.
- Detta är en stor resurs för mig eftersom jag är personaladministratör och den här typen av saker görs alltid av mig.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
