Hur skriver jag ett affärsprocessdokument?

För att skriva ett affärsprocessdokument, börja med en introduktion som förklarar varför processen är viktig för företagets övergripande verksamhet.

Ett affärsprocessdokument (BPD) fungerar som en överenskommen kommunikationsguide som alla anställda, chefer, kundtjänstmedarbetare, även utomstående kan hänvisa till för att se hur en process inom verksamheten ska utföras. Det kan också fungera som baslinjen för utbildningsdokument för att förbereda nya arbetare för den processen. Oavsett om du skriver för den egna organisationen, eller förbereda en affärsprocess dokument som professionell författare, är processen hjälpsam och ofta avgörande för framgång.

Del 1 av 3: Definiera processen

1
Samla ett kunnigt team. I början och under hela processen för skapande av dokumentdokument måste du arbeta med ett team som är relevant för den process du beskriver. Se till att involvera de personer som utför processen och deras omedelbara överordnade, liksom alla högre ledare som behöver godkänna ändringar i processen när du går. Försök använda möten eller informella fokusgrupper med dessa personer i början när du modellerar processen. Detta kommer att säkerställa att du inte missar några viktiga steg eller delar av processen.
- Ett annat alternativ är att ta in ämnesexperter utanför företagsorganisationen som kan ge kunniga och unika insatser.
2
Beskriv den specifika processen. Det är viktigt att undvika att skriva BPD för hela organisationen i ett skott. Det handlar om att dela upp mindre processer så att de kan sättas ihop för att bilda det större dokumentet. Begränsa ditt fokus från stora, affärsomfattande processer till en enskild aktivitet som hanteras av ett litet team. Klipp sedan upp aktiviteten i definierbara processer eller uppgifter och fokusera bara på en av dessa.
- För många uppdrag kommer du att skriva flera individuella processdokument. Det bör finnas en för var och en av processerna i en komplex operation, men repeterbara processer kan ha kopierat material från ett enskilt dokument.
- Som en allmän regel är det bättre att göra varje dokumentomslag så liten process som möjligt. Detta gör processen och listan över människor som måste förstå den så tydlig som möjligt.
3
Fokusera på omfattningen av processen. Din process beskrivs av den effekt den har på verksamheten som helhet. Så för att komma igång måste du tydligt definiera det önskade resultatet av processen. Därifrån identifierar du start- och slutpunkterna för processen. Vad händer exakt för att starta processen och vad avgör när processen är avslutad? Härifrån kan du börja skära ut mellanstegen, deras ordning och vem som utför var och en.
- Var noga med att beskriva den inverkan, positiv och negativ, som processen har på organisationen.
- Ett typiskt omfång: Denna process avser flygregistrering. Icke-relaterade register, såsom detaljer om flygunderhåll eller kvalitetskontroller, är inte relevanta inom ramen för denna process.
4
Namnge affärsprocessen beskrivande. Namnet på den affärsprocess som avgränsas bör vara tillräckligt tydlig för att den inkapslar exakt vad som görs. Det bör dock inte vara ordligt. Om namngivningskonventioner inte är tydliga kan det finnas förvirring mellan en BPD och en annan som omfattar en större process.
- En dåligt namngiven affärsprocess skulle vara Arkivering.
- En väl namngiven affärsprocess skulle vara att registrera flyg
5
Bestäm ett övergripande format. Ditt processdokument måste följa ett specifikt format så att samma format kan dupliceras på andra processdokument. Det finns många format som används för affärsprocesser, och alla visar sina processer något annorlunda. Den som du använder beror på vad som är mest meningsfullt för din process.
- Till exempel kallas en av de mest väldefinierade och vanligt använda formerna för modellering av affärsprocesser helt enkelt BPMN (Business process modellering notation).
- Detta system använder formade "flödesobjekt" för att indikera specifika typer av uppgifter och "anslutande objekt" för att visa förhållandet mellan dem. Dessutom används "simfält" för att visa partitioner i processen, som olika avdelningar som ansvarar för delar av processen.
- Denna notation används ofta och är därför lämplig för samarbete och standardisering över en organisation.
- Olika processer kräver dock olika modelleringstekniker. Till exempel är UML-diagram (Unified Modeling Language) mer effektiva för modellering av komplexa logiska processer och är mer lämpliga för modellering av programvarusystem än BPMN.

Under hela processen för skapande av dokumentdokument måste du arbeta med ett team som är relevant — I början och under hela processen för skapande av dokumentdokument måste du arbeta med ett team som är relevant för den process du beskriver.

Del 2 av 3: förtydliga stegen i processen

1
Skissa anteckningar om de viktigaste komponenterna i den process som dokumenteras. Brainstorma om alla potentiella steg i processen, var särskilt uppmärksam på beskrivningarna av uppgifterna för tydlighetens skull. Se till att beskrivningen av processen innehåller hur processen kommer att se ut när den har slutförts. Till exempel kan de rudimentära anteckningarna för att hålla reda på flygregister vara följande:
- Utskrift av formuläret XYZ
- Bestäm personal som är ansvarig för att fylla i specifika avsnitt i formuläret XYZ
- Skapa vårdnadskedja för formuläret XYZ
- Bestäm metod för integrering av formulär XYZ i arkivsystemet
2
Skapa ett arbetsutkast för processen. Arbeta med din grupp för att skapa ett första utkast till processdiagrammet, inklusive varje steg, ordningen på stegen och förhållandena mellan dem. Se till att ditt utkast kan ses av alla och enkelt redigeras. På detta sätt kan feedback erhållas från alla som är inblandade i processen för att säkerställa att det inte finns några missade steg. För att uppnå detta kan du använda klisterlappar, en whiteboard eller samarbetsprogramvara som Google Docs.
- Oavsett vilket format du bestämde dig för kan det vara fördelaktigt att använda typiska flödesdiagramsymboler i detta skede (t.ex. rutor är steg, diamanter är frågor, ovaler är start- / slutpunkter).
3
Beskriv de tekniska verktygen för processen. Dessa artiklar kan inkludera datorer, programvara, teknik, fordon och till och med enkel utrustning som en kvast och sopbricka. Om det är lämpligt kan du också inkludera var utrustningen finns, hur man skaffar den, de potentiella kostnaderna för projektet och var du ska returnera / lagra när processen är klar.
- Exempel: Efter avslutad flygning ska piloter använda flygregistreringsdatorsystem på flygplattor för att skriva ut formuläret XYZ.
4
Konstruera en beslutsmatris. En beslutsmatris bör vara ett enkelt sätt att avgöra vilka beslut som kan fattas och vilka personer som ingår i beslutsprocessen. Det sista steget i vissa beslutsmatriser är en godkännande eller bekräftelse av ett beslut på lägre nivåer.
- Till exempel kan beslutsmatrisen för underhåll involvera linjeledare, skiftledare, flera chefsnivåer, upp till och med anläggningschefen.

Oavsett om du skriver för din egen organisation eller förbereder ett affärsprocessdokument som en professionell författare är processen hjälpsam och ofta kritisk för framgång.

Del 3 av 3: skriva affärsprocessdokumentet

1
Skriv en introduktion. En enkel introduktion till dokumentet kan förklara bakgrundsinformation om varför processen är viktig för företagets övergripande verksamhet. Målgruppen kan identifieras, liksom den övergripande omfattningen av arbetet. Detta kan också innehålla ett uttalande om vad som händer om denna process inte slutförts eller slutförts dåligt.
- Om det finns relevant branschterminologi som är relevant för processen kan det finnas ett avsnitt som täcker förkortningar och terminologi.
- Introduktionen kan vara en förenklad metod för att leverera det övergripande konceptet till nya anställda som kanske inte kan följa hela BPD.
- Ett exempel på introduktion kan börja likna följande: Denna introduktion ger relevant bakgrundsinformation och motivering för att förbättra flygregistreringen inom Blackhawk Inc. Hos Blackhawk Inc är förbättring av flygregistreringen obligatorisk och denna process kommer att säkerställa standardisering.
2

Skissera ditt dokument med konsekvent notering och symboler. Använd de anteckningar och konturer du har och skriv en steg-för-steg-guide till hur processen är klar. Detta är BPD: s kött. När du konstruerar din processmodell, se till att följa vilket format du har valt tydligt och konsekvent i hela modellen. I detta skede bör modellen skapas med hjälp av processmodelleringsprogramvara eller annan typ av programvara så att en polerad slutprodukt kan skapas.
3
Tilldela rollerna relaterade till specifika processer. Beslutsfattarna är personer som är direkt ansvariga, de som är involverade i kontroll av kvalitetskontroll och till och med de som ger det slutliga godkännandet. Under rollidentifieringsprocessen är det helt möjligt att otilldelade roller kan upptäckas. Lös eventuella konflikter när det finns flera personer med överflödiga eller motstridiga roller. Om möjligt, identifiera hur lång tid varje process kräver. En potentiell fördelning kan vara följande:
- Piloter ska fylla i formuläret XYZ efter flygningen och notera eventuella oegentligheter (00:30).
- Piloter ska placera formuläret XYZ i underhållsinkorgen och underteckna incheckningsformuläret (00:05).
- Underhåll ska avregistrera formuläret XYZ när alla oegentligheter inspekteras och korrigeras.
- Underhåll ska vända formuläret XYZ till flygrekordpersonalen för korrekt arkivering (00:05).
4
Länka jobbtitlar till roller. Identifiera individerna som kommer att vara involverade i var och en av processerna. Definiera varje arbetares individuella roll. I stället för specifika namngivna individer är det bättre att identifiera jobbtitlar för detta. Att exkludera specifika namn säkerställer att dokumentet förblir relevant när en anställd går vidare från företaget och betonar processen igen över personen.
- Felaktig länk: Johnson i Office 123 kommer att separera och arkivera dokument.
- En ordentlig länk: Flygrekordpersonalen kommer att separera och arkivera dokument.
5
Lägg till ett avsnitt för hantering av undantag och nödsituationer. Det måste finnas en grundläggande riktlinje för hur man ska slutföra processen när oväntade faktorer spelar in. Detta avsnitt bör också förklara vilka personer som har tillåtelse att begära ändringar, de som kan tillåta ändringarna och vilka i slutändan kommer att genomföra den ändring som godkänns.
- Multinationella företag bör fokusera på undantagsprocessen, inklusive förbehåll för språk och juridiska frågor som är unika för regionen.
- Om ändringar godkänns i stor skala, inkludera vilket förslagsformulär som används för att acceptera ändringar.
- Exempel: När pilottempot inte tillåter att formuläret XYZ fylls i rätt tid kan medpiloter fylla i formuläret.
6

Testa din modell. När du har slutfört ditt affärsdokument måste du kontrollera att du har avbildat alla möjliga händelser exakt och fått åtgärdssekvensen rätt. För att testa det, låt ditt team använda modellen för att genomföra en demonstration av affärsprocessen under en mängd verkliga förhållanden. Om du gör det kan du rensa bort felaktigheter, oändliga slingor eller saknade delar i din modell.

Ett affärsprocessdokument (BPD) fungerar som en överenskommen kommunikationsguide som alla anställda, chefer, kundtjänstmedarbetare, även utomstående kan hänvisa till för att se hur en process inom verksamheten ska utföras.

Tips

I vissa fall, särskilt om du sammanställer en anställdemanual, kanske du också vill formatera affärsprocessdokumentet så att det blir mer attraktivt och lättläst. En bra medarbetarhandbok läser som en lärobok, komplett med diagram och illustrationer, medan ett dokument för interna revisorer bara behöver den enkla texten.
Redigera och korrekturläsa dokumentet. För att säkerställa en professionell och lättförståelig slutprodukt, granska noggrant hela dokumentet, inklusive tabeller eller grafiska avsnitt. Försök att läsa allt högt, bakåt eller låta någon läsa hela dokumentet för dig. Se till att det minsta ordet och detaljerna får riklig uppmärksamhet.

Läs också: Hur skriver jag en statusrapport?

Hur skriver jag ett affärsprocessdokument?

Steg

Del 1 av 3: Definiera processen

Del 2 av 3: förtydliga stegen i processen

Del 3 av 3: skriva affärsprocessdokumentet

Tips

Frågor och svar

Kommentarer (10)

Läs också: