Hur skriver jag e-post för företag?
För att skriva ett e-postmeddelande, se till att du innehåller en ämnesrad på 6-8 ord som belyser huvudmeddelandet i din e-post. Börja sedan din e-post med en formell hälsning, som "Kära Dr Smith" eller "God eftermiddag." Behåll en formell, artig ton i din e-post, och undvik så mycket som möjligt förkortningar och sammandragningar. Försök också att hålla din e-post kort eftersom folk ofta är upptagna och kanske inte vill läsa ett långt e-postmeddelande. Avsluta slutligen din e-post med en formell avslutning, som "Tack för din tid" eller "Jag hoppas snart höra från dig", och inkludera ditt namn och kontaktinformation. Bläddra ner för att lära dig att inkludera webbadresser och bilagor i ett företags-e-postmeddelande!
För att skriva ett e-postmeddelande, se till att du innehåller en ämnesrad på 6-8 ord som belyser huvudmeddelandet i din e-post.
E-post överbelastning! Många människor i affärer får fler e-postmeddelanden än de kan hantera. För att säkerställa att dina e-postmeddelanden tas emot väl måste du göra dem tydliga, kortfattade och handlingsbara. Dessutom kan du och ditt företag använda rätt format och veta vad man ska inkludera i eller utesluta från ett företags e-postmeddelande för att bygga och behålla en professionell närvaro.
Del 1 av 3: göra ett tydligt, koncist och handlingsbart meddelande
- 1Sammanfatta e-postmeddelandet i ett ämne på 6-8 ord. Det är viktigt att se till att du inkluderar ett ämne, eftersom ett e-postmeddelande som inte har ett ämne kan ignoreras. Ditt ämne ska vara kort och till punkt och det bör markera huvudmeddelandet i e-postmeddelandet. Det perfekta ämnet ger läsaren allt de behöver veta eller informerar dem om att de behöver för att fatta ett beslut. Människor som får hundratals e-postmeddelanden om dagen får bara öppna e-postmeddelanden med särskilt övertygande ämnen. Se till att placera de viktigaste orden i ämnet först eftersom hela objektet kanske inte syns på en mobil enhet. Idealiska ämnen är 6-8 ord och anpassade till mottagaren.
- Exempel på bra ämnesrader via e-post
- Marknadsföringsmöte 0,86 kl. 15.00. Kan du delta?
- Skrivaren bröt. Kan jag byta ut för 150€?
- Din PetsAlive.org-sändning anländer den 1.13
- Exempel på dåliga ämnesrader via e-post
- Ett möte
- En skrivare
- På väg till dig
- Exempel på bra ämnesrader via e-post
- 2Gör e-postmeddelanden kortfattade. Människor är upptagna och de vill inte spendera mycket tid på att läsa e-postmeddelanden. Gör dina e-postmeddelanden så korta som möjligt medan du fortfarande tillhandahåller all nödvändig information. Dina meningar ska vara korta och till punkten.
- Innan du skickar din e-post ska du läsa igenom den och eliminera all irrelevant information. Om du har tillhandahållit överskott eller information utanför ämnet raderar du den i allmänhet.
- Vissa människor försöker skapa och skicka e-postmeddelanden som innehåller fem meningar eller mindre. Om du kan göra det är det en bra riktlinje för att hålla ett e-postmeddelande kort och till sak. Du kan göra detta genom att svara på frågorna "Vem är jag? Vad vill jag? Varför frågar jag den här personen? Varför ska de göra det jag frågar? Vad är nästa steg som jag / de / vi kommer att behöva ta? " Detta gäller dock det genomsnittliga e-postmeddelandet, inte ett e-postmeddelande som kräver mycket detaljer, eller ett snabbt "tack" till din medarbetare som skickade dig den länken.
- 3Skriv e-postmeddelandet så att det kan skummas och hanteras. Använd formatering som hjälper din läsare att snabbt komma till den information de behöver. Djärva de viktigaste meningarna eller begreppen i ett långt e-postmeddelande.
- Använd punkter och fet text för att göra e-postmeddelandet lättare att skumma och agera på.
- 4Inkludera webbadresser eller bilagor om det hjälper läsaren att bearbeta e-postmeddelandet snabbare. Tvinga aldrig läsaren att leta efter en URL eller en bilaga i ett annat e-postmeddelande.
- Exempel på bra URL-implementering
- "Dagordningen för marknadsföringsmötet finns i denna Google-dokuments URL: Google.com/sample"
- Exempel på dålig URL-implementering
- "Dagordningen för marknadsföringsmötet finns i e-postmeddelandet som jag skickade till dig den 4: e."
- Exempel på bra URL-implementering
- 5Be tydligt om den åtgärd du vill att läsaren ska vidta. Låt inte läsaren gissa att du ber om ett beslut, eller råd, en remiss eller ett köp. Be direkt och entydigt om vad du vill, behöver eller förväntar dig!
- Att fråga klart är särskilt viktigt om du skickar till flera personer. Och se till att ropa ut namnet på den person du behöver för att fatta beslutet. Till exempel: "Elizabeth: Skulle du föredra att jag går längs väg A eller väg B här?"
- Alternativt, om din e-post bara informerar någon om något snarare än att be om en åtgärd, ska du tydligt märka e-postmeddelandet som "FYI" i ämnet eller i första meningen.
Hur kan jag skriva ett e-postmeddelande som erbjuder ett företag mina tjänster som ensam agent i ett visst företag?
Del 2 av 3: bibehålla formalitet och professionell image
- 1Använd en formell ton. Tonen i din e-post bör förbli professionell och okomplicerad. Sträva efter en säker och artig ton. Försök att lämna emotionellt eller informellt språk helt från e-postmeddelandet. Undvik sammandragningar och förkortningar när det är möjligt. Kom ihåg att fraser i full längd ofta verkar mer formella.
- Följande e-postmeddelande är till exempel för informellt för företag: Tack för ormarna du skickade. Jag är ledsen att säga att två var döda. Skicka mer snart, plz. Prata med dig senare!
- En mer formell version av det tidigare e-postmeddelandet: Tack för att du skickade de fyra bollpytonerna till vår butik, Pets Alive! den 2 mars 2015. Tyvärr verkar två av ormarna ha skadats under leveransen och avlidna när jag öppnade ormkassan. Jag skulle vilja att du skickar två ersättningsormar så snart som möjligt. Vänligen maila mig eller ring butiken med ytterligare frågor eller för att ordna en ny leverans.
- Ibland passar ett mer informellt e-postmeddelande "internt" med medarbetare som du känner väl och om det är i linje med "arbetskultur". Använd dock inte textförkortningar, använd fullständiga meningar och skriv inte något som du inte vill att din chef ska läsa.
- 2Korrekturläsa din e-post. Gör ditt bästa för att se till att din e-post inte innehåller grammatik eller stavfel och använder standard interpunktion - ingen ALL CAPS, till exempel. Många e-postprogram inkluderar ett stavningskontrollalternativ; om din e-postadress har en, använd den! Dålig grammatik undergräver nästan säkert meddelandet du skickar, så använd om möjligt en grammatikgranskare.
- Om du skickar ett e-postmeddelande till ett stort antal personer eller om e-postmeddelandet är särskilt viktigt kanske du vill ha någon (eller flera personer) korrekturläst det innan du skickar det.
Människor som får hundratals e-postmeddelanden om dagen får bara öppna e-postmeddelanden med särskilt övertygande ämnen.
Del 3 av 3: bästa praxis för formella hälsningar och avslutningar
För att säkerställa att dina e-postmeddelanden tas emot väl måste du göra dem tydliga, kortfattade och handlingsbara.
Beroende på ditt förhållande till mottagaren kanske du vill använda formella öppningar och stängningar. Följande ger en viss riktning och en rad val.
- 1Börja din e-post med en hälsning. Hälsningen ska vara kortfattad och formell. Du kanske eller kanske inte väljer att adressera en person specifikt efter namn, beroende på meddelandets sammanhang. Ett meddelande till ett annat företag eller till en ospecificerad person kräver inget namn.
- Några exempel på hälsningar är:
- God eftermiddag,
- Hälsningar,
- Kära Dr Smith,
- Fru Campbell,
- Några exempel på hälsningar är:
- 2Avsluta e-postmeddelandet med en avslutning. En lämplig stängning är artig och signalerar att e-postmeddelandet har upphört. Även om stängningen av ett e-postmeddelande kanske inte innehåller en vanlig bokstavsstängning som "Bästa önskningar" eller "Med vänliga hälsningar", anses det vara en "bästa praxis" att stänga din e-post.
- Några potentiella stängningar:
- Jag ser fram emot ditt svar,
- Jag hoppas höra från dig snart,
- Tack för din tid,
- Du kan avsluta dina Pets Alive! e-posta till ormdistributören genom att säga "Tack för att du uppmärksammar denna fråga."
- Några potentiella stängningar:
- 3Skriv ditt namn. Det är lämpligt att skriva ditt namn i slutet av ett e-postmeddelande. Många e-postprogram låter dig tillhandahålla en automatisk signatur som är anpassad efter dina önskemål. Se till att formaliteten i ditt svar matchar informationen i e-postmeddelandet. Du kanske vill ange ditt fullständiga namn och titel i ett jobb-e-postmeddelande till ett annat företag eller till någon du inte har träffat, medan ditt förnamn ensam kan vara lämpligt i ett e-postmeddelande till en kollega du ser varje dag.
- Några signaturalternativ är:
- Dr. Jane Smith (mest formell)
- Dr Smith (lite mindre formell)
- Jane Smith (något informellt)
- Jane (informell)
- Några signaturalternativ är:
- 4Överväg att tillhandahålla kontaktinformation under din signatur. Beroende på detaljerna i e-postmeddelandet kanske du vill tillhandahålla kontaktinformation som ditt telefonnummer, faxnummer, adress eller webbplats. Om detta är information som du vill inkludera i de flesta eller alla dina e-postmeddelanden, kan den byggas in i din anpassade e-signatur.
- Undvik förkortningar och akronymer om du inte är säker på att mottagaren förstår dem och de äventyrar inte din professionella image.
- Se till att undvika att använda jargong så mycket som möjligt och att förklara alla jargon du använder som din e-postmottagare kanske inte förstår.
Läs också: Hur startar jag en närbutik?
Frågor och svar
- Måste jag ange min hemadress och mottagarens adress i ett omslag?Nej, vanligtvis inte (såvida det inte är relevant).
- Hur kan jag skriva ett e-postmeddelande som erbjuder ett företag mina tjänster som ensam agent i ett visst företag?Förklara varför de ska välja dig som agent. Vad skiljer dig från dina konkurrenter? Om du kan, överväga att erbjuda en rabatt. Ge garantier som en försäkring eller ett lojalitetskort med förmåner. Var alltid professionell.
- Vad ska jag göra om e-postmeddelandet avvisas efter flera försök?Om e-postmeddelandet ständigt avvisas ska du kontakta personen du försöker skicka och se till att du har rätt e-postadress för dem. Om det inte löser problemet kanske du vill prova en annan webbläsare eller e-postadress för att skicka ditt meddelande.
- Hur skriver du ett e-postmeddelande som ber om ursäkt för att du inte svarat tidigare?Ber om ursäkt för det något försenade svaret och ange orsaken till det, om du kan. Tacka dem för deras tålamod, och återgå sedan till att hantera den verksamhet som var försenad.
- Kan jag skriva ett företags-e-postmeddelande med flera ämnen?Endast vid behov. Du vill vara enkel och kortfattad i affärs-e-postmeddelanden.
Kommentarer (13)
- Den här artikeln är bra och den är användbar.
- Stegen är bara riktigt enkla att följa, och jag kan lätt förstå dem. När jag behöver veta hur man gör något går jag alltid för att vägleda.
- Detta hjälpte mig att skriva för karriärklass i skolan.
- Wow. Det här är väldigt bra för mig.
- Jag är student och jag vill skriva ett e-postmeddelande perfekt för att söka jobb. Den här artikeln hjälpte mig mycket.
- Tack. Det var verkligen användbart.
- Enkel och användbar artikel!
- Sammanfattas med massor av relevant information!
- Jag vill lära mina elever hur man skriver e-post.
- Den här artikeln gjorde mig mycket professionell bland min organisation. Den här artikeln hjälpte mig att visa upp mina förmågor, och jag skulle föreslå den för alla som vill lysa i sin karriär.
- Rakt på sak, mycket förståeligt.
- Jag lärde mig att skriva formella e-postmeddelanden så jag antar att den här artikeln ger mig bra information.
- Fantastiskt för dem som har en kundintervju för e-post och chattprojekt.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
