Hur skriver man ett kontorsbrev?
För att skriva ett kontorsbrev, börja med en hälsning som "Kära" följt av mottagarens namn och ett kolon. Om du inte vet deras namn, använd "Till vem det kan oroa sig" eller "Dear Sir or Madam." Efter hälsningen, skriv ett inledande stycke för att presentera dig själv och ditt syfte med att skriva. Följ sedan upp med ytterligare stycken för att ge information och bakgrundsinformation. Avsluta med ett avslutande stycke för att betona din huvudsakliga punkt igen och inkludera en kostnadsfri avslutning som "Tack för ditt övervägande." Fortsätt läsa om du vill ha mer råd, inklusive hur du väljer teckensnitt och ställer in marginaler.
För att skriva ett kontorsbrev, börja med en hälsning som "Kära" följt av mottagarens namn och ett kolon.
Kontorsbrev, även kända som affärsbrev, är en form av skriftlig kommunikation som används för att leverera information som är professionell. Eftersom kontorsbrev är en återspegling av både författaren och organisationen som helhet är det viktigt att dessa brev är formella, artiga och professionella.
Del 1 av 5: Formatera ditt brev
- 1Bestäm vilket format du ska använda. Det finns tre populära format att använda: block, modifierat block och semi-block. Blockformat innebär att alla element i bokstaven är inriktade till vänster på sidan, det modifierade blocket gör att vissa element kan flyttas åt höger och semi-blocket justeras åt vänster men varje stycke är indraget.
- Blockformat är det mest formella och mest använda formatet. Om du är osäker på vilken typ av format du ska använda är det här det bästa valet.
- Tänk på att olika organisationer använder olika formateringstekniker, så var flexibel i din formatering om det behövs.
- 2Välj typsnitt. Standarden för val av teckensnitt är Times New Roman, 12 poäng. Arial anses också vara ett acceptabelt typsnitt. Det viktiga att komma ihåg är inte bara läsbarheten av brevet utan också vem din publik är.
- Om du till exempel skriver till en konservativ organisation bör du välja standard Times New Roman. Alternativt, om din organisation är mer liberal, har du mer utrymme att välja olika teckensnitt.
- 3Ställ in dina marginaler. Marginaler är områdena med vitt tomt utrymme runt kanten på skrivområdet. De flesta ordbehandlare är automatiskt till standardläget (2,50 cm marginaler runt), men du kan alltid dubbelkolla så att du formaterar ett korrekt sätt.
- Kontrollera proportionerna på brevet med hjälp av förhandsgranskningen.
- 4Förbered dig på att skriva ditt brev. Affärsbokstäver ska skrivas (enstaka) på en ordbehandlare som är inställd på att skriva ut 8,5" vid 11" tomt, vitt papper.
Del 2 av 5: tillhandahålla grundläggande information
- 1Skapa en rubrik. Rubriken är returadressen (vanligtvis 2-3 rader) och den innehåller information om organisationen och var läsaren kan returnera all korrespondens. Det inkluderar organisationsnamn (första raden), gatuadress (andra raden) och stad och stat (tredje raden).
- Rubriken ska placeras två tum från toppen av sidan.
- Det är också acceptabelt att inkludera ytterligare kontaktinformation (telefon, e-post, fax) efter adressens tredje rad.
- Försök att inte använda förkortningar (till exempel stava gatan istället för st.). Om du förkortar staten, se till att du använder standardförkortningar för posttjänster och gör stora bokstäver med stora bokstäver.
- Du behöver inte inkludera en rubrik om ditt företag har ett vanligt brevpapper som innehåller all organisationens identifierande information.
- 2Inkludera ett datum. När du använder blockstil, hoppa alltid över en rad och ta sedan med datumet under returadressen. Den europeiska standardformateringen för datumet är: månad, dag och år (inklusive ett komma efter dagen). Förkorta inte månader och använd fyra siffror för året.
- Standardformatet för den brittiska formateringen för datumet är: dag, månad, år (utan komma).
- Om du använder brevhuvud istället för en rubrik placerar du datumet tre rader under den sista raden i brevhuvudet.
- 3Inkludera en intern adress. Insideadressen är mottagarens titel, fullständiga namn och adress. Detta bör ingå en rad under avsändarens postadress i USA eller en tum under datumet. Den är alltid inriktad till vänster.
- Skriv alltid till en specifik person i en organisation. Om du inte har ett namn eller en titel, ring eller gå online för att undersöka.
- Inkludera högsta möjliga titel (Dr., professor, etc.). Om du vänder dig till en kvinna utan yrkestitel, avgöra om hon ska adresseras som fru, fru eller fröken. Om du är osäker, använd fru.
- När du använder internationella adresser, ange landets namn (med alla versaler) på den sista raden.
Hur avslutar jag ett officiellt kontor?
Del 3 av 5: förklara varför du skriver
- 1Inkludera en hälsning eller hälsning. Använd samma namn / titel som används i den inre adressen. Vilken typ av hälsning beror på din relation till mottagaren, men den vanligaste hälsningen är "Kära" följt av mottagarens namn och ett kolon. Hälsningen ska placeras på vänster marginal, två rader under insidan.
- Om du inte vet mottagarens namn kan du också använda fraser som "Till vem det kan beröra" eller "Dear Sir or Madam."
- På brittisk engelska behöver du inte ett kolon efter mottagarens namn. Lämna det istället tomt eller använd ett komma.
- 2Bestäm om du vill inkludera en ämnesrad. Ämnesraden är en mening som hjälper läsaren att snabbt förstå syftet med ditt brev. Det är helt frivilligt. Det föregås vanligtvis av ordet Ämne: eller Re: och kan placeras antingen en rad under hälsningen eller direkt efter insidan.
- För att göra ämnesraden markerad kan du använda fetstil, alla versaler eller understryka texten.
- 3Inkludera ett inledande avsnitt. Det är här du presenterar både vem du är och ditt syfte för att skriva brevet. Detta ska vara inriktat till vänster, två rader under hälsningen (eller vad som helst före bokstäverna).
- Om du använder block- eller modifierade blockformat är ingen indragning nödvändig. Endast indrag om du använder ett halvblockformat.
- 4Inkludera ytterligare stycken. De ytterligare styckena bör ge mer information, mer bakgrundsinformation eller förtydliga all information. Detta bör återigen vara vänsterjusterat, med enskilt mellanrum och endast indraget om det används semi-blockformat. Hoppa över en rad mellan varje nytt stycke.
- Lägg till ett ytterligare stycke när du introducerar en ny idé eller ny information.
- Kom ihåg att det är viktigt att vara kortfattad och komma direkt till saken i affärsbrev. Försök att inte låta dina stycken dra eller köras längre än nödvändigt.
Läs också: Hur kommer man över det?
Del 4 av 5: avsluta ditt brev
- 1Inkludera ett stängande avsnitt. Detta är det sista stycket i ditt brev. Det bör påminna läsaren om din huvudsakliga punkt och ge läsaren en begäran om en uppföljningsåtgärd (om det behövs).
- 2Inkludera en kompletterande stängning. Den kompletterande avslutningen är en kort, artig fras som avslutar ditt brev. Det ska vara ett mellanslag under slutet på bokstäverna. Standardförslutningar inkluderar fraser som med vänliga hälsningar, med vänliga hälsningar, eller med vänliga hälsningar.
- Det första ordet i en avslutning är alltid med stor bokstav medan det andra inte är.
- Rikta in till vänster för blockformat. För modifierat block, flik till mitten och börja skriva (så det motiverar rätt). För semi-block, centrera din stängning helt.
- Andra alternativ inkluderar: respektfullt, väldigt verkligen din, hälsningar och hjärtligt.
- 3Inkludera en signatur och identifikation. Efter stängningen trycker du på Enter-fältet fyra gånger för att lämna utrymme för en signatur. Därefter skriver du ditt förnamn, efternamn och eventuella referenser. Din titel kan ingå under ditt namn.
- Använd blått eller svart bläck när du signerar ditt namn.
- Din signatur bör börja över den första bokstaven i ditt skrivna namn.
- 4Ge slutnoteringar efter behov. Slutnoteringar används för ytterligare information som initialer eller kapslingar. Informationen ska placeras i vänster marginal, två mellanslag under signaturinformationen.
- Initialer ingår om någon annan än författaren till brevet skriver det. Författarens initialer kommer först (med stora bokstäver), följt av ett kolon eller snedstreck och typistens initialer med små bokstäver.
- Kapslingar är andra objekt som skickas med brevet. Det betecknas med ordet "Enclosures" eller förkortningen "Enc." eller "Encs." som nödvändigt. Om det finns flera kapslingar är det vanligt att beteckna detta genom att sätta antalet kapslingar inom parentes: kapslingar (3).
Det viktiga att komma ihåg är inte bara läsbarheten för brevet utan också vem din publik är.
Del 5 av 5: återstående professionell
- 1Skriv i en lämplig ton. Tonen är känd som författarens attityd eller känsla gentemot skrivandet. Det är viktigt att ha en professionell ton genom hela brevet eftersom det speglar både författaren och organisationen.
- Var artig och uppriktig i ditt skrivande genom att använda fraser som "tack" eller "kontakta mig gärna."
- Använd aldrig en nedlåtande ton - även om informationen är negativ. Till exempel, istället för att säga "Du läste inte instruktionerna noggrant", säger du istället "kan systemet stängas av om instruktionerna inte följs ordentligt."
- 2Använd icke-diskriminerande språk. Använd inte någon typ av generaliseringar eller språk som andra kan tycka som stötande. Använd icke-könsspecifika titlar för generaliseringar och undvik stereotypa uttalanden.
- Använd till exempel ordförande istället för ordförande eller säg "kontorspersonalen" kontra "tjejerna på kontoret."
- 3Använd lämplig grammatik och ordval. Använd kompletta och komplexa meningar och undvik fragment och körningar. Läs alltid igen för att se till att dina meningar är sammanhängande och väl sammanställda.
- Använd inte slangtermer eller ord på lägre nivå, oavsett hur populära de är. Undvik till exempel att använda ord som: grejer, som, eller egentligen.
- Undvik alltför använda ord som: mycket, bra eller trevligt.
- Använd inte run-on-meningar som verkar ha inget slut och kräver interpunktion men använd inte några och sätt ihop många idéer till en mening som ska delas upp i några få. (Detta är ett exempel på en pågående mening)
- Se till att dina meningar. (är kompletta och inte fragment som den här).
- 4Använd lämpliga skrivkonventioner. Detta inkluderar skiljetecken och stavning. Om du är osäker, använd din stavnings- och grammatikkontroll i ditt ordbehandlingssystem.
- Använd inte stenografi som LOL (skratta högt) eller TTYL (prata med dig senare).
- Undvik att använda överdrivna skiljetecken!!!!!!
Använd till exempel ordförande istället för ordförande eller säg "kontorspersonalen" kontra "flickorna på kontoret.".
- Om du är osäker på någon aspekt av ditt brev, låt någon annan korrekturläsa det.
- Skriv aldrig något du inte vill att din chef ska läsa.
- Microsoft Office erbjuder mallar och "guider" för att hjälpa till att formatera affärsbrev korrekt.
- Kontrollera alltid stavning och grammatik genom stavningskontroll samt läsning igen.
- Korrekturläsa din korrespondens några gånger, bara för att se till att det låter bra och flyter bra.
- Professionalism är nyckeln i affärer. LITA INTE enbart på dessa steg för att skapa någon form av affärskorrespondens. Be alltid medarbetare om information angående korrespondensstandarder.
Frågor och svar
- Hur avslutar jag ett officiellt kontor?Det finns ett antal standardavslutningsuttalanden: "Vänliga hälsningar", "Med vänliga hälsningar", "Med respekt", "Din", "Med respekt"... du får idén. Att använda någon av dessa kommer att vara bra. När människor förväntar sig "med respekt" i slutet av brevet, behöver de inte läsa det faktiskt. bara att se det där är tillräckligt, det sparar tid för dem. Om du ska bli kreativ tar det tid att läsa och förstå.
Kommentarer (5)
- Det var till stor hjälp!
- Det var en enastående presentation för alla. Det hjälpte mig faktiskt att förstå om brevskrivning, bildvägledning var ett mycket bra sätt att få oss att förstå. I själva verket sparar ni inga ansträngningar för att presentera en superb och lättförståelig artikel.
- Behöver hjälpa en student att skriva ett brev till college i Vietnam. Några av dina poäng kommer att vara till stor hjälp. Tack.
- Lärde sig att formatera ordentligt.
- På fantastiskt sätt! Jag förstår grunderna i brevskrivning med MS Word-färdigheter, helt enkelt bättre!
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
