Hur genomför man ett möte med rätt parlamentariskt förfarande?
Lyckligtvis finns det sätt att hålla ett möte friskt och produktivt med hjälp av parlamentariskt förfarande.
Chansen är stor att du kommer att stöta på en situation där du antingen deltar i eller leder ett möte någon gång i ditt liv. Beroende på formaliteten i mötet kan du behöva utveckla någon form av ordning för att förhindra att inkarnerat kaos uppstår. Det tar inte mycket för ett möte att hamna i oordning. Lyckligtvis finns det sätt att hålla ett möte friskt och produktivt med hjälp av parlamentariskt förfarande.
- 1Anskaffa eller skapa en manual för att utveckla ett arbetsformat för korrekt parlamentariskt förfarande. Nästan alla formella organ har olika regler och förordningar, men de flesta brukar härledas från Roberts ordningsregler. Du kan få en kopia av den här boken i din lokala bokaffär.
- 2Skapa en agenda. Om det inte finns någon dagordning blir det ganska svårt att genomföra ditt möte och det dröjer inte länge innan mötet blir okontrollerbart. En agenda kommer att skydda dig mot detta. Se till att din dagordning innehåller en korrekt placering och tid för alla saker som ska diskuteras, och se till att du åtminstone inkluderar en tid för läsning av protokollet, rapporter från styrelseledamöter, gamla affärer, nya affärer och tillkännagivanden. Beroende på organisation skulle den person som vanligtvis ansvarar för att skapa en agenda vara ordförande / ordförande, vice ordförande, sekreterare eller en specifik kommitté.
- 3Utforma ett "minuter" -dokument. Protokollet kommer att innehålla en kort men omfattande genomgång av det omedelbara föregående mötet. Detta är utomordentligt viktigt för att utan protokoll kan och kommer att glömma vad som hände vid föregående möte, särskilt om det har gått en lång tid mellan de två mötena. Människans minne är aldrig perfekt. Uppgiften att ta protokollet brukar läggas på organisationens sekreterare, men detta är inte alltid regeln.
- 4Utnämna en ledamot till parlamentariker, om ordföranden inte redan är en. En parlamentariker är en person som är mycket kunnig om dina förfaranden - så se till att personen har en kopia av manualen du använder. Det kommer att finnas en tid då procedurfrågor kommer att uppstå, och en parlamentariker kommer att kunna lösa snabbt och effektivt om ordföranden inte kan göra det.
- 5Se till att ledamöterna förstår det parlamentariska förfarandet. Om alla som regelbundet deltar eller röstar om frågor inte förstår gruppens policy, kommer du att upptäcka att det är omöjligt att genomföra ditt möte.
Anskaffa eller skapa en manual för att utveckla ett arbetsformat för korrekt parlamentariskt förfarande.
- Alla ändringar i policyn bör röstas av alla röstberättigade medlemmar.
- Håll en klinik eller ett icke-affärsmöte som uppmuntrar medlemmarna att lära sig gruppens parlamentariska förfarande. Detta kommer att bidra till att garantera jämställdhet för alla medlemmar.
- Om din grupp är en myndighet eller leder ett större företag, anta en konstitution och stadgar för din organisation. Dessa dokument kommer att fungera som "husregler" för företag som inte förändras lätt.
- Människor kan och kommer att försöka uttrycka ogillande. Det är ordförandens och parlamentsledamotens plikt att se till att ogillande inte förvandlas till ett fiasko som är värdig några ökända parlamentsstrider. Om du sägs ordförande och / eller parlamentsledamot, se till att det parlamentariska förfarandet används på rätt sätt och håll striderna till boxnings- och brottmatcher.
- En kopia av den parlamentariska handboken som användes vid mötena
- Dagordning
- Protokoll (andra möte och efterföljande)
- Medlemmar i din grupp som är villiga att ta på sig ytterligare uppgifter
Läs också: Hur öppnar jag en skönhetsbutik?
Frågor och svar
- Kan ordföranden föreslå ett förslag?Ja. Vanligtvis, för att förbli neutral, gör stolen inte rörelser utan underhåller dem. En medlem gör sedan förslaget som ordföranden just underhållit. Ingenting förbjuder dock en stol att göra en rörelse. I små kroppar gör de det ofta.
- Hur många människor behöver vara där för att rösta?Ett kvorum bör vara närvarande. En majoritet av medlemmarna krävs för beslutsförmåga i kongressen, men många samhällen reglerar att en liten församling är tillräcklig eller är mer specifik, som att ha en tredjedel av medlemmarna där för att ändra några regler, men bara en fjärdedel eller mindre för att besluta om övriga ärenden. Storleken på ett beslutförhet definieras i organisationens regler - tillräckligt stor för att representera medlemskapets vilja, tillräckligt liten för att deltagarna i allmänhet kan fortsätta med verksamheten. Alla medlemmar bör meddelas om den officiella mötetiden.
- Kan man och hustru vara på samma tavla?Nej, för delicadesas skull, för de har två röster mot andra närvarande medlemmar.
- Hur stänger du ett möte?En medlem gör förslaget att stänga av efter att ha fått ordet. Förslaget kräver en sekund, och det kan inte debatteras eller ändras. En enkel majoritet klarar det. Även i representativa organ tas det vanligtvis genom röst, eftersom det sällan finns kontroverser.
- Hur ångrar du en rörelse som har gått?Du måste ta upp en motion för att upphäva eller ändra en tidigare antagen rörelse. Du får dock inte avbryta en talare som redan har fått ordet. Du måste rösta om ditt förslag, vilket kräver att majoriteten av kammaren röstar för att din motion ska godkännas.
- Hur startar jag ett möte?Hälsa alla och fråga om det finns några korrigeringar som behöver göras i föregående styrelsemötesprotokoll.
- Bör känslomässiga uttryck vara begränsade i parlamentet?För det mesta, ja. Alla bör vara inriktade på att bedriva affärer på ett professionellt och lämpligt sätt. Med detta sagt kan det vara användbart att visa din passion ibland, inom anledning.
- Behöver alla medlemmar vara närvarande för att välja en ordförande, stol och sekreterare? Om bara en person är volontärer, behöver vi fortfarande rösta?Det krävs beslutsförmåga för alla möten och om bara en person är intresserad av att inneha ett visst ämbete kan de hyllas till den positionen; därför krävs ingen omröstning.
- Kan sekreteraren göra ett förslag om att godkänna sina egna protokoll?Sekreterare är inte förbjudna att göra förslag enligt Robert's Rules. De kunde, och eftersom jag är både sekreterare och den enda person som förstår parlamentariskt förfarande i mitt råd, gör jag ofta det. Det är förmodligen bäst om ordföranden anför ett förslag för att godkänna protokollet, men det är inget fel med att sekreteraren själv gör förslaget.
Obesvarade frågor
- Ska presidenten ta ett anrop av officerarna och sedan fortsätta med sin individuella rapport efter löfte om trohet?
- Kan en motion komma från en hel kommitté och inte bara från en individ?
- Kan mötets ordförande lägga fram och / eller lägga fram ett förslag?
- Hur bestämmer en ordförande om han tillåter eller inte tillåter ett förslag?
- Vad är ett förslag genom acklamation?
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
