Hur eliminerar du e-post på din arbetsplats?

Tid hur lång tid det tar dem att skriva en vanlig e-post — Rekrytera ett slumpmässigt urval av arbetare och tid hur lång tid det tar dem att skriva en vanlig e-post.

Kan VD för ett europeiskt teknikföretag Atos vara galen eller på rätt väg efter att han meddelat att han planerade att förbjuda e-post inom detta företag? Enligt VD Thierry Breton är bara 10% av de e-postmeddelanden han får av verkligt värde för hans jobb och säger "e-post är inte längre det rätta verktyget. Det är dags att tänka annorlunda." Om du delar hans åsikt, finns det verkligen ett sätt att förbjuda e-post på jobbet i ett försök att öka effektiviteten?

Steg

1
Visa hur e-postmeddelanden kan slösa bort tid. Det bästa sättet att skapa antagande på jobbet är att tydligt visa hur ett initiativ sparar tid och / eller pengar. Om du kan bevisa att förbud mot e-post kommer att öka effektiviteten kommer du att få en bättre chans att få din idé godkänd eller accepterad.
- Genomföra vetenskaplig forskning om hur e-post slösar bort tid och minskar effektiviteten. Ta ett tvådelat tillvägagångssätt genom att göra en del oberoende Internetforskning med studier kring e-post och arbetsplatsen, men genomför också en icke-vetenskaplig intern undersökning. Inkludera både en anställd frågeformulär och observation för att avgöra hur mycket tid arbetarna tillbringar inte bara kontrollera och skriva e-post utan även ta bort fokus från sitt arbete när de hör ett inkomst e-post träffar sin inkorg. Att stoppa mitt i arbetet för att svara på e-post kan vara en distraktion. Enligt Daily Mail-reporter Peter Allen tar det en genomsnittlig arbetare cirka 64 sekunder att fokusera på jobbet efter att ha läst e-post. Om du slutar läsa ett meddelande varje gång du får ett e-postmeddelande kommer du aldrig att ha en stadig ström av fokus.
- Tiden hur lång tid det tar för de flesta arbetare att skriva ett e-postmeddelande kontra andra kommunikationsmetoder. Rekrytera ett slumpmässigt urval av arbetare och tid hur lång tid det tar dem att skriva en vanlig e-post. Genomsnittliga tiderna för att komma fram till ett genomsnittligt antal. Jämför sedan e-posttider med andra metoder (använd samma metod för spårning och mätning) av kommunikation inklusive sms och telefonsamtal för att se vilken metod som är mest effektiv.
- Mät hur mycket tid arbetarna tillbringar för att hantera tekniska problem kring e-post. Om ditt nätverk kraschar eller upplever avbrott kan arbetstagarna tillbringa betydande tid på att försöka lista ut hur man får ett e-postmeddelande istället för att återställa fokus till sitt jobb. Skapa en undersökning och fråga ett slumpmässigt urval av anställda hur mycket tid de spenderar på I / T- frågor kring e-post och hur ofta.
2
Utarbeta en alternativ plan. Att helt enkelt sätta ett förbud mot e-post kommer inte att få mycket acceptans om du inte har en alternativ, bättre idé. Innan du ens kontaktar anställda med din idé, var redo att presentera din alternativa plan.
- Mass e-post som inte involverar alla parter. Börja med babysteg genom att först föreslå att alla massmeddelanden ska förbjudas. Om bara en liten andel e-postmeddelanden avser enskilda arbetares jobb, kan du överväga att lägga till en enorm anslagstavla i ditt pausrum där meddelanden kan skickas istället för att massmeddelanden skickas.
- Öka användningen av röstmeddelanden. Utöka röstmeddelandefunktionerna. I vissa avseenden skickade människor e-postmeddelanden som lätt kunde kommuniceras per telefon eftersom de inte vill hantera ett telefonsamtal. Ge medarbetarna alternativ för samtal för att gå direkt till röstbrevlådan (med en tidsgräns på 10 till 20 sekunder) eller ett annat system för röstmeddelanden.
- Tänk på textmeddelanden. Till skillnad från e-post måste en text vara kortfattad och till sak. Har alla anställda sms-funktioner och i vilken utsträckning? I vissa fall kanske arbetare inte ens äger en mobiltelefon eller har en telefon med begränsad kapacitet, så avgör om det här är något som skulle fungera i din organisation först.
- Designa ett intranät. I händelse av att mass-e-postmeddelanden som involverar antingen hela organisationen eller den enskilda avdelningen verkar vara mest störande, överväg att skapa ett företags intranät. Din IT-ansvarig kan med största sannolikhet skapa ett system som möjliggör individuellt och grupputbyte, publicera viktig information och till och med interaktiv utbildning.
- Överväg att använda Skype eller ett annat formulär för att kommunicera utanför webbplatsen. E-post kan vara ryggraden i kommunikation utanför webbplatsen, särskilt om du har anställda som arbetar på distans eller i fält. Även om du kanske inte kan förbjuda e-post i det här fallet kan du öka mängden användning av direktkommunikation som Skype. Faktum är att anställda till och med kunde ladda ner appen och använda programvaran på sin smartphone så att den kunde användas oavsett var arbetarna reser.
Tiden hur lång tid det tar för de flesta arbetare att skriva ett e-postmeddelande kontra andra kommunikationsmetoder.
3
Skapa nya regler för informationsspridning. Om du planerar att långsamt avvänja anställda från e-post eller tycker att det bara är att distrahera mängden eller storleken på e-postmeddelandet, kan du överväga att implementera några regler för att få anställda att vana att vara korta men direkta med kommunikation.
- Meddelanden måste vara korta och tillämpliga (eventuellt inkludera en teckenbegränsning). Tillåt bara några tecken för att tvinga anställda att vara korta och till punkt med sina meddelanden.
- Chatter och småprat bör minskas. Gör en regel att ställa personliga frågor eller allmänt småprat (som att fråga om vädret eller skvaller på kontoret) bör avskräcks. E-postmeddelanden bör vara riktiga och direkta.
- Varje meddelande ska ha en uppmaning till handling. Istället för att förklara din position eller tankar i e-postmeddelandet (som kan ta linjer och rader), istället leda läsaren till vad du vill med några korta ord och sedan berätta för honom / henne vad du vill göra, som att ha ett möte eller en telefon ring vid en viss tid och dag.
4
Lätta företaget in i den nya metoden. Avskär inte människor från kall kalkon - samhället kan göra uppror. Även om e-post inte var för 25 år sedan och företag fungerade bra, ser dagens företagskultur e-post som en helt integrerad del av maskinen.
- Gör ett meddelande och be om feedback och idéer. Ge medarbetarna några veckor eller till och med månader att marinera med tanken att e-post inte längre kan vara en del av din företagskultur. Tänk på att många anställda förlitar sig på e-post för att utföra en mängd olika uppgifter, så ge dem tid att vänja sig vid tanken innan de vidtar några åtgärder.
- Utmana anställda att bryta vanan genom en tävling. Gör initiativet till en utmaning och se vem som snabbt kan bryta e-postvanan. Skapa ett spel eller en tävling som tillåter anställda att utnyttja sin konkurrenssida. De kan hamna så fokuserade på att vinna att de över tid kommer att utveckla ett nytt beteende som inte inkluderar att skicka e-post.
- Förskjut din plan över några månader eller år. Ge gott om tid för anställda att bli bekväma med idén. Börja med att bara presentera din idé och föreslå ett förkortat system för att skicka e-post några månader senare. När anställda ändrar sitt beteende över tiden kan deras beroende av e-post avta och de kan utveckla effektivare sätt att kommunicera meddelanden.

Mät hur mycket tid arbetarna spenderar på att hantera tekniska problem kring e-post.

Tips

Var redo för invändningar och tryck tillbaka. E-post är bekvämt och tillåter ibland anställda att undvika ansikte mot ansikte kommunikation och / eller helt engagera sig i vissa aspekter av sitt jobb. Ha svar förberedda innan du gör ditt tillkännagivande.
Samla in statistik eller kör en enskild undersökning om hur lång tid det tar anställda att svara och hantera e-post. När det är dags att presentera ditt ärende kan du använda din egen forskning för att säkerhetskopiera dina påståenden.

Om du slutar läsa ett meddelande varje gång du får ett e-postmeddelande har du aldrig en stadig ström av fokus.
Gör anställda till en del av lösningen. Istället för att lämna regler och policy, låt dem komma med förslag och hjälpa till att genomföra förändringen. Inte bara kunde anställda hitta ett bättre sätt att kommunicera, men inköpet blir större när alla är inblandade.

Varningar

Undvik att insistera på att e-postmeddelanden förbjuds om du upplever starkt motstånd. Tvinga aldrig anställda till ett nytt beteende om de inte är redo eftersom initiativet kan slå tillbaka och skapa fler problem (vilket ytterligare minskar effektiviteten).

Läs också: Hur beräknar man skuldkostnaden?