Hur lägger jag ut småföretagens uppgifter?

Om din outsourcing har visat sig vara framgångsrik kan du avgöra om det finns andra uppgifter som ditt lilla företag kan lägga ut.

Att lägga ut småföretagens uppgifter så att du och dina anställda kan fokusera på att generera inkomster och nya affärer är ett utmärkt sätt att påverka produktiviteten, tillväxten och intäkterna i ditt lilla företag. Tack vare teknik som gör att du kan ansluta digitalt med vem som helst i världen när som helst, kan du lämna ut ansvar som bokföring, marknadsföring, informationsteknik och administrativa funktioner till entreprenörer och frilansare som du inte behöver behålla personal. Du kan också lägga ut tillverkningen av produktdelar till leverantörer. Lägg ut småföretagens uppgifter genom att bestämma vad du inte vill göra själv och hitta de bästa yrkesverksamma att arbeta med.

Del 1 av 4: välja vilka uppgifter som ska läggas ut

1
Bestäm vad ditt företag ska lägga ut. Oavsett om du är ensamägare eller ägare till ett litet företag, det finns många uppgifter du förmodligen inte har tid eller personal att göra. Identifiera uppgifter som inte behöver utföras på kontoret. Logistiskt sett kommer dessa att vara de enklaste att lägga ut. Bestäm sedan styrkorna och värderingarna i ditt företag och kärnkompetensen hos dig och din personal. Du och dina anställda måste fokusera på vad du gör bäst.
- Till exempel bör webbdesignföretag inte lägga ut några aspekter av webbdesign, eftersom webbdesign är företagets kärnkompetens och ägaren inte bör delegera detta till andra.
- Den här verksamheten kan dock lägga ut löner eller annan process utan kärnan.
- Du bör också söka hjälp utifrån för repetitiva uppgifter. De flesta relativt enkla och repetitiva uppgifter kan outsourcas billigt. Till exempel behöver bokförings, löne- och datainmatningsuppgifter förmodligen inte göras på plats.
- Dessutom kan du sänka kostnaden för receptionen (som att planera och ta samtal) genom att anställa en virtuell assistent snarare än en heltidsreceptionist.
- Det finns ett antal virtuella assistenttjänster som erbjuder hantering av telefonsamtal, grundläggande kundassistans och möteshantering, allt för mycket mindre än det skulle kosta dig att anställa en receptionist.
2
Outsourca uppgifter som kräver expertis som ditt företag inte har. Det finns tre skäl för outsourcing: att skaffa saknad expertis, utöka resurser och sänka kostnaderna. När du behöver expertis på verkställande nivå men inte har råd att anställa ett team av vice ordförande kan du lägga ut denna typ av arbete. Använd till exempel en skattejurist flera gånger om året för att analysera dina böcker och ekonomiska rapporter. Detta sparar dig besväret med att anställa en CFO eller revisor på heltid.
- Din kundsupport, IT och andra kunskapsbaserade uppgifter kan också outsourcas effektivt om du har rätt partner. Om du gör det kan du spara från att anställa ett antal ytterligare anställda och förlänga dina öppettider. Se till att du söker efter ett ansedd företag som kan erbjuda samma kundservice som du själv skulle erbjuda.
3
Outsource för större kapacitet. Vissa viktiga projekt för ditt företag behöver bara slutföras en gång eller bara varannan år. Till exempel behöver du bara din logotyp och webbplats designad (eller omdesignad) vartannat år. Därför finns det ingen anledning att anställa fast anställda för dessa uppgifter.
- Om de klarar sig bra kan du anställa samma outsourcepartner när du behöver ytterligare relaterade tjänster som en webbplatsuppdatering eller grafisk design för en annons.
4

Outsourca för att minska kostnaderna. En annan vanlig anledning att lägga ut är att sänka kostnaderna. Dessa kan vara monetära eller tidskostnader. I många fall kommer en specialiserad outsourcepartner att kunna utföra uppgiften till en högre effektivitetsnivå och därmed till en lägre kostnad. Detta kan göras med tillverkning såväl som andra affärsverksamheter, såsom marknadsföring.

Även den mest erfarna outsourcepartnern behöver lite tid för att göra tjänsten perfekt för ditt företag.

Del 2 av 4: Definiera dina outsourcingbehov

1

Definiera din outsourcade uppgift. Skriv en grundlig förklaring och definition av de uppgifter eller outsourcade processer. Se till att ange dina ingångar (vad du kommer att ge till outsourcepartnern, om något) och utdata (de leveranser du förväntar dig att få i retur). Inkludera så många detaljer som möjligt om vad du behöver när det gäller kvalitet, kvantitet och hastighet. Kontrollera dina uppgifter igen för att se till att du har inkluderat allt du vill att outsourcepartnern ska vara ansvarig för.
2
Bestäm dina kvalitetsstandarder och vad du har råd med. För att välja en pålitlig outsourcingpartner behöver du ett sätt att bedöma kvaliteten på deras tjänster. Detta hjälper dig att ta bort potentiella partners som inte kan tillhandahålla den servicenivån. Räkna ut en definierbar enhet med vilken du kan mäta outsourcepartnerns prestationsnivå.
- Till exempel kan en kundnöjdhetsgrad för kundsupport eller en felprocent för löntjänster mätas, spåras och överenskommas i ett outsourcingkontrakt.
- I många fall kommer det att förekomma en kompromiss mellan kvalitet och hastighet eller kostnad. Du kan behöva sänka dina kvalitetsförväntningar om du inte har råd med outsourcingpartnerna av högre kvalitet.
- Kom ihåg att du aldrig ska lägga ut något som du inte kan hantera själv. Till exempel skulle du aldrig låta någon annan göra företagets redovisning om det inte fanns expertis inom företaget för att förstå och hantera processen / leveranserna.
3
Förtydliga villkoren för outsourcing av partnerinteraktion. Outsourcade uppgifter kräver alltid tillsyn från slutet. Du måste ta reda på vem, oavsett om du själv eller en anställd kommer att ha ansvaret för att ge information till, interagera med och lösa konflikter med outsourcepartnern. Inkludera omfattningen av denna interaktion, så långt som dina behov och möjligheter att göra det, i beskrivningen av dina outsourcingbehov. Se till att ange hur dina processer och avdelningar kommer att interagera med outsourcepartnerns.
- Detta är också ett bra ställe att inkludera regler eller begränsningar på data som delas med outsourcepartnern.
4
Ge ett budpaket för potentiella outsourcepartners. Skapa en specifik förklaring av det arbete du behöver göra. Detta bör innehålla en bra förklaring av arbetets omfattning, förväntningar, tidslinje och andra krav. Detta gör att dina potentiella leverantörer eller outsourcingpartner kan beräkna kostnaderna i slutet och ge dig ett korrekt bud.
- Ge mätbara mål / mål för dina outsourcade processer.
- Definiera dina behov tydligt så att du och potentiella outsourcepartners är på samma sida från början.

Outsourca småföretagens uppgifter genom att bestämma vad du inte vill göra själv och hitta de bästa yrkesverksamma att arbeta med.

Del 3 av 4: hitta en outsourcepartner

1
Sök efter utmärkta leverantörer. När du väl har bestämt dig för vad du ska lägga ut, leta efter rätt entreprenörer. Börja med att be om hänvisningar från ditt eget professionella nätverk. Prata med andra företagare och yrkesverksamma om hur och var de lägger ut. Du kan också kontrollera yrkesföreningar eller branschgrupper där du försöker lägga ut arbete. Använd andra sociala medieplattformar som Facebook eller Twitter för att annonsera vad du letar efter.
- Alternativt kan du ansluta till entreprenörer och frilansare på webbplatser som eLance, Guru och oDesk. Dessa webbplatser tillåter företagsägare att placera en annons som beskriver vilken typ av arbete de behöver ha gjort, och entreprenörer svarar med sina kvalifikationer och priser.
- Skicka varje potentiell leverantör samma buddokument som du förberett så att du lättare kan jämföra deras erbjudanden.
2
Granska kvalifikationer och erfarenhet. Kontrollera referenser och genomför intervjuer. Be om att se exempel på arbete och referenser. Se till att outsourcepartnern talar ditt språk tillräckligt bra för att göra affärer. Ställ frågor för att täcka eventuella problem du har eller ta itu med potentiella problem som kan uppstå på vägen. Att undersöka varje prospekt mer än du tror är nödvändigt hjälper dig att välja den bästa outsourcepartnern.
- Utför due diligence på varje kandidat. Detta bör inkludera att kontakta tidigare och befintliga kunder specifikt.
3

Bedöm outsourcepartners datasäkerhetsnivå. Om du delar ekonomisk, kund- eller proprietär information med outsourcepartnern måste du se till att deras datasäkerhet är i nivå. Be om ett ISO 27002-överensstämmelsedeklaration för att bedöma deras övergripande säkerhetsnivå. På samma sätt bör en PCIDSS-överensstämmelsedeklaration och HIPAA-överensstämmelsedeklaration granskas för partners som hanterar kreditkorts- och sjukförsäkringsinformation.
4

Jämför potentiella partners och välj den bästa passformen. Kontakta välrenommerade potentiella outsourcepartners och be dem lämna ett bud baserat på ditt arbetsområde. Låt dem inte veta vad din budget är så att de kan lämna ärliga erbjudanden. När du har samlat flera erbjudanden granskar du dem för pris och kvalitetsnivå som de kan erbjuda. Det är vanligtvis inte tillrådligt att välja det lägsta erbjudandet, eftersom du vanligtvis får det du betalar för.

Att lägga ut småföretagens uppgifter så att du och dina anställda kan fokusera på att generera inkomster och nya affärer är ett utmärkt sätt att påverka produktiviteten, tillväxten och intäkterna i ditt lilla företag.

Del 4 av 4: slutföra outsourceavtalet

1
Skapa ett kontrakt. När du hittar en person eller ett företag är du redo att lägga ut dina uppgifter på, utarbeta ett kontrakt som beskriver arbetet, tidsfrister, förväntningar och lönegrad. Var noga med att alla tänkbara detaljer i avtalet är tydliga och lämnar inget utrymme för felaktig tolkning. Detta gäller särskilt för den förväntade tidsgränsen och kvantiteten / kvaliteten på arbetet. Du bör också inkludera en klausul i avtalet som innehåller ändringar i ditt avtal.
- Var noga med att ta med element för resurser och lösningar om det går dåligt. Prata med din advokat om att skapa dessa typer av rättsliga skydd i kontraktet.
- Se till att både du och partnern har läst avtalet och att ni båda förstår det fullständigt innan de undertecknar.
- Få några frågor eller problem ur vägen innan du slutar kontraktet. Du vill inte att dessa frågor ska komma upp när du arbetar tillsammans.
2

Kommunicera tydligt och ofta med din outsourcingleverantör. Be om statusrapporter varje vecka eller håll möten via konferenssamtal eller videochatt för att uppdatera varandra om var du står. Om det finns en tidszonskillnad mellan dig och outsourcepartnern, gör detta till en fördel genom att få dem att arbeta med tidskänsliga uppgifter medan du inte arbetar (till exempel över natten).
3
Ge outsourcepartnern tid att anpassa sig. Även den mest erfarna outsourcepartnern behöver lite tid för att göra tjänsten perfekt för ditt företag. Anställda i slutet kommer att behöva lära sig dina etablerade affärsmetoder eller information över tid. Det kommer sannolikt att finnas en övergångsperiod där servicenivån inte är upp till dina standarder. Oroa dig inte; om du har valt rätt partner kommer de att förbättras med tiden.
- Fortsätt processen internt tills övergångsperioden är över och arbetet görs framgångsrikt.
- Om de inte förbättras bör du skyddas av de kvalitetsstandarder som fastställs i ditt kontrakt och kan börja söka efter en ny outsourcepartner.
- Undvik att hantera din outsourcepartners arbete. Detta minskar bara den tid du borde spara genom att lägga ut ditt arbete och distrahera dig från din kärnverksamhet.
4

Utvärdera outsourcingprocessen regelbundet. Se till att outsourcing sparar tid och pengar på ditt företag och att arbetet görs till din tillfredsställelse. Om din outsourcing har visat sig vara framgångsrik kan du avgöra om det finns andra uppgifter som ditt lilla företag kan lägga ut.

Tips

Var försiktig så att du inte lägger ut uppgifter bara för att de är opopulära och du inte känner för att göra dem. När du identifierar de delar av ditt arbete som är viktiga för ditt företag och dina kunder, se till att du och dina heltidsanställda hanterar dessa uppgifter.

Läs också: Hur säljer jag ditt eget företag?