Hur implementerar jag ett redovisningssystem?
Framgångsrik implementering av bokföringsprogramvara eller system bör ledas av en projektledare som kan ägna tid åt att välja ditt bokföringssystem för att säkerställa att du väljer ett alternativ med omfattande utbildning och teknisk support.
Att ändra eller utöka ett redovisningssystem är ett utmärkt sätt att automatisera ekonomisk information och skapa en effektivare infrastruktur, särskilt om du går från en storbokstil till ett programvarubaserat redovisningssystem. Framgångsrik implementering av bokföringsprogramvara eller system bör ledas av en projektledare som kan ägna tid åt att välja ditt bokföringssystem för att säkerställa att du väljer ett alternativ med omfattande utbildning och teknisk support. Lär dig hur du implementerar ett redovisningssystem.
- 1Välj ditt nya bokföringssystem noggrant. Du kan välja att anställa en extern revisor för att granska dina ekonomiska förfaranden och föreslå ändringar som kan hjälpa företaget. Granska fördelarna med varje förändring med din redovisnings- eller bokföringsavdelning, eftersom de kommer att behöva arbeta med det dagligen.
- Se till att du har stöd från ledningen och bokföringsavdelningen innan du byter. Det är svårt att göra företagsomfattande förändringar utan godkännande av de personer som kommer att utbilda andra.
- 2Identifiera en projektledare för att leda implementeringsprocessen. Denna person ska ha omfattande erfarenhet av företagsomfattande projekt. Kunskap om bokförings- och redovisningsavdelningarna gör det möjligt för dem att förstå budgeten, resurserna och stödet som behövs.
- 3Skapa en budget och tidslinje. Att ändra redovisningssystem kräver att du investerar i en chef, medarbetares tid, utbildningsmaterial och mer. Ställ en realistisk tidslinje med din projektledare och redovisningsavdelning.
- 4Utforma det nya redovisningssystemet. När du väl har valt vilket bokföringssystem du ska använda måste du ta dig tid att anpassa det efter dina behov. Konsultera med designers på företaget där du köper det för att välja de funktioner du behöver.
- 5Bygg ett träningsprogram. Undersök din nuvarande infrastruktur och skapa en annan träningsplan för varje avdelning som arbetar med bokföringsprogramvaran. Om bokföringsprogrammet inte ger dig en utbildningshandbok, kontakta ett tekniskt skrivföretag för att förse dig med en korrekt handbok.
Migrera data från ditt gamla redovisningssystem till det nya systemet. - 6Bygg ett pilotredovisningssystem. Din personal kommer att kunna testa detta system, men du bör fortfarande kunna föreslå ändringar för mer framgångsrika procedurer. Vissa företag sätter upp små moduler och anställda skickar feedback tidigt i processen.
- 7Träna dina anställda i användningen av systemet. Om många behöver träna kanske du vill göra det i separata vågor. Använd pilotsystemet för att träna dem.
- 8Gör ändringar och acceptera redovisningssystemet. När systemet har konfigurerats av programvaran eller det finansiella företaget kan du börja på din sista tidslinje för implementering. Migrera data från ditt gamla redovisningssystem till det nya systemet.
- Ställ in procedurer vid problem med historisk datamigrering. Detta är en oerhört viktig del av din implementering och leverantören av redovisningssystemet bör vara tillgänglig för att säkerställa att systemet är fullt operativt.
- 9Börja övergången. Börja med de finansiella avdelningarna och gå live för hela företaget. Bygg in lite extra tid för att lära dig det nya systemet under dina anställdas arbetsdag.
- 10Ställ in supportrutiner. Ha en företagskontakt där du köpte bokföringsprogramvaran och skapa uppdateringskurser för alla som behöver mer hjälp.
- Många företag erbjuder webbseminarier eller gruppsessioner för kontinuerligt stöd. Tänk på den här värdefulla funktionen när du väljer ditt nya bokföringssystem.
- Internrevisor
- Utbildningshandböcker
- Utbildningsseminarier
- Projektledare
- Budget
- Tidslinje
- Pilotsystem
- Datamigrering
- Teknisk support
Kommentarer (1)
- Den täcker allt om ämnet i en enkel men grundlig steg-för-steg-process.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
