Hur hanterar jag revisorer och tillsynsmyndigheter?

Varje affärsperson fruktar nyheten om att revisorerna eller tillsynsmyndigheterna kommer. Du kan hantera processen proaktivt för att minska överraskningar och göra processen mer effektiv. Dessa steg hanterar deras förväntningar precis som du skulle hantera alla andra konsult- eller leverantörsrelationer. Målet är att förstå gränserna för deras arbete, att bygga effektiva och effektiva processer och att hålla kontakten med dem under hela deras engagemang så att det inte finns några överraskningar för någon av parterna i slutet.

Steg

1

Var sanningsenlig. Lyssna på deras fullständiga fråga och avbryt inte. Besvara den ställda frågan (och inte mer). Gissa inte om du inte vet svaret.
2

Svara inte på frågor till andra chefer; istället berätta för dem vem som är rätt chef. Svara snabbt på informationsförfrågningar - ställ förväntningar på din leverans.
3

Förvara kopior av allt som ges till dem. Organisera svar för att minimera deras behov av att hitta.
4

Ge dem tillfällig åtkomst till din byggnad för de datum och tider de begär. Kom ihåg att inaktivera åtkomsträttigheter när de är färdiga. Lämplig chef ska följa dem på alla turer i säkra arbetsområden som serverrum, kontantförvaringsutrymmen, telefonskåp, lagerrum etc. Ge dem ett lämpligt konferensrum eller kubik med telefon och godkänd nättjänst. (Obs! Vissa granskare betalar för sina egna installationer av telefontjänster). Ge dem också låsskåp som de kan använda under sitt arbete.

Be revisorerna att schemalägga möten genom punktpersonen.
5
Möt med din personal innan tentamen börjar förklara vägreglerna. Dessa regler är:
- De flesta av deras frågor kommer att besvaras av dina chefer.
- Om din chef behöver din hjälp kommer du att inbjudas till ett möte med din chef och revisorn.
- Om revisorerna "tappar förbi" din kub med en fråga, påminn dem om att de ska planera möten via din chef.
- Om revisorn ignorerar denna begäran och ställer frågor i alla fall, förklara artigt att de måste prata med chefen först och rikta dem till chefen.

Tips

När inträdesbrevet tas emot ska den verkställande personen utse en punktperson för att samla in informationen och identifiera de chefer som är ansvariga för varje avsnitt i begäran.
Om den planerade granskningsdatum är i konflikt med högprioriterade händelser kan en chef kanske ringa den ansvariga granskaren och begära en fördröjning.
Ordna svaren i bindemedel i de avsnitt som utses av granskarna. Ge dem 2 kopior och behåll originalet. Bränn elektroniska dokument till CD och förvara kopior av varje CD. Lösenordsskydd av CD: n är en bra idé. Granskare "tappar" information ofta och du behöver originalet för att göra ytterligare kopior.
När revisorerna anländer, håll ett entrémöte med hela ledningsgruppen som kommer att vara involverad. Be att de riktar några frågor till antingen din punktperson eller till de utsedda cheferna. Chefer har" helheten? Och har tid att stödja revisionen. Om det behövs personal, kommer chefer schemalägga dem till ett möte. Fråga revisorerna att schemalägga möten genom punkten person. Chefer måste rensa sina scheman för att få granska så snabbt som möjligt. Poängpersonen bör delta i dessa möten för att få eventuella åtgärder eller uppföljning av eventuella nya frågor.
Be om statusmöten varje vecka (fredag är vanligtvis bra men vissa granskare tar varannan fredag). Dessa möten är avsedda för revisorerna att rapportera eventuella utvecklingsfrågor eller resultat och för ledningen att lobbya om kända frågor. Om möjligt, lösa resultaten innan provet är över, eftersom detta kommer att minimera den övergripande kritiken.

Dessa steg hanterar deras förväntningar precis som du skulle hantera alla andra konsult- eller leverantörsrelationer.
Punktpersonen ska kommunicera förfrågan till respondenterna och ange måldatum för att få svaren tillbaka i tid för att möjliggöra granskning, organisering och kopiering. Helst bör poängmänniskan kunna ge svar från förra året för att påskynda processen. Granska svaren och uppföljningen av svaga / ofullständiga.
Poängmänniskan bör sträva efter att bygga upp en rapport med examenteamet och göra saker så enkla som möjligt för examinatorerna. Gör detta till ett prioriterat uppdrag och spendera så mycket tid som möjligt på att lyssna på deras berättelser, förklara information som du förstår och ge en förståelse för kompenserande kontroller som de kanske inte får från rådata. Var medveten om att de har strikta regler om fördelar och utgifter, så försök inte planera luncher eller middagar.
Rapporter om granskarmöten bör skickas till avdelningschefen tillsammans med eventuella misstänkta problem eller upptäckter som verkar utvecklas. Den här fasen av arbetet handlar om huncher och vänta inte med att vara 100% säker.
Om du vet att du har problem i ett område och åtgärder redan pågår, rapportera detta till revisorerna i förväg. Spara dem tid att upptäcka det. På samma sätt, om du vet att ett problem inte kan lösas innan de lämnar, överväga att avslöja det tidigt för att hindra dem från att gräva.

Varningar

Försök inte ljuga. Revisorer och tillsynsmyndigheter blir mycket skickliga i att läsa människor såväl som dokument. Det är vårt jobb.
När du är i tvivel, säg bara att du inte vet..
Antag att de kommer att be om bevis på varje svar. Om du fejkar det kommer de sannolikt att avslöja dåliga nyheter som räknas två gånger mot dig.

Om revisorerna "tappar förbi" din kub med en fråga, påminn dem om att de ska planera möten via din chef.
Vrid inte dina svar för att försöka få finansiering för ditt husdjursprojekt. Chefer tar alltid en svag bild av chefer som försöker sluta spela.
Försök inte begrava dem med marginellt användbara data. Antag att de vet hur man använder kommandot "hitta", sökmotorer, sorter och filter.
Ge dem inte tillgång till våra system, nätverk eller interna webbplatser. De har rätt att se alla uppgifter i företaget, men inte utan lämplig säkerhet och skydd.
Gå inte in i ett juridiskt argument och försök inte tolka regler. Kontakta Legal eller Compliance-personal för dessa frågor.
Låt dem inte ta bort originalregister från byggnaden. De kan göra kopior och ta bort kopiorna men inte några original.
Antag inte att de är så gröna som de agerar. Detta är ofta en bråk. De är ofta unga, ljusa men oerfarna. De är inte där för att lura människor och förstå teori. Kom ihåg att det här är deras jobb och de gillar det lika mycket som någon annan.

Läs också: Hur man blir ett Metro PCS betalningscenter?