Hur använder jag Zoho CRM?

Förstå hur migration fungerar. Under del 1 skulle du redan ha försökt lägga till en kontakt till Zoho manuellt. Här går vi igenom processen för att importera en bredare uppsättning anslutningar till ditt Zoho-konto i bulk.

• Om du har varit en annan CRM-programvara innan Zoho kan du behöva överföra din kontaktlista från tidigare CRM till Zoho.
• Klicka på Komma igång till höger på skärmen och klicka sedan på Migrera data från annan CRM.

Exportera kontakter från en CRM. Om du inte har ett kalkylark med dina exporterade kontakter måste du först exportera dem från din tidigare CRM-programvara. Nedan följer en enkel tabelllayout som följer för att exportera dina data från Gmail, Outlook eller MailChimp.

• Exportera kontakter från gmail. Klicka på Mail i det övre vänstra hörnet av inkorgen. Välj Kontakter → Mer → Exportera. För detaljerade instruktioner, klicka här.
• Exportera kontakter från Outlook. Välj Arkiv → Öppna → Exportera. Håll muspekaren över Import / Export och välj Exportera till en fil.
• Exportera kontakter från MailChimp. Gå till listor, välj listan du behöver exportera och välj sedan Exportera lista. För detaljerade instruktioner, klicka här.

Sök efter proceduren för att exportera dina kontakter. Om du använder annan programvara, bör du fortfarande kunna exportera dina kontakter som ett kalkylark. Kör bara en Google-sökning med hjälp av <namnet på din programvara> exportera till CSV. Så länge din CRM-programvara tillåter exportkontaktdata bör sökresultaten ge dig en guide om hur du kan uppnå detta.

• När dina kontakter har exporterats till något av de format som godtagits av Zoho enligt ovan, kan du gå tillbaka till Zoho och ladda upp din fil för att importera dina data till ditt Zoho-konto.

Importera kontaktdata från ett kalkylark. Om du behöver importera din kontaktledningslista från ett kalkylark måste du klicka på alternativet Annat CRM - Zoho accepterar kalkylark i något av dessa format - CSV, XLSX, XLS eller VCF. När du väl har valt din fil kan du följa samma process för att lägga till dina konton, kontakter och aktiviteter till Zoho.

Bekräfta och verifiera dina data. I nästa steg kommer Zoho att behöva bekräfta att namnet på datahuvudena överensstämmer med de uppgifter som anges i kalkylarket. Ex: det kan konvertera fältet E-postadress till arbets-e-post eller företagsnamn till kontonamn. Kontrollera bara att varje datahuvud är korrekt och matchar datakolumnerna i ditt kalkylark.

Importera dina kontakter till zoho. När du har bekräftat kan du börja importera dina data. Som sagt lagrar många organisationer specifika och unika data mot sina motsvarande kontakter. Om Zoho inte kan matcha en datakolumn under någon av de förinmatade datahuvudena, har användare möjlighet att skapa ett anpassat fält för att återspegla datatypen i den specifika kolumnen.

Förstå hur zohos anpassade datafält fungerar. För att börja anpassa ditt Zoho-gränssnitt måste du gå tillbaka till Zoho-hemsidan och klicka på fliken Komma igång till höger på skärmen, följt av Anpassning under Avancerad installation.

Anpassa din layout. Detta leder dig till en meny där du kan börja anpassa din Zoho-layout.

• En gång i menyn klickar du på Kontakter. Du kommer att se en sida med alternativ för att anpassa vyn på dina kontaktsidor. Användare kan dra och släppa för att omplacera datafält. För att ta bort fält kan användare klicka på papperskorgen.

Uppdatera datafälten. Under sina standardinställningar kommer Zoho med ett stort antal datafält. Dessa inkluderar olika fält som Skype-ID, assistenttelefonnummer, fax, etc. För att hjälpa till med enklare hantering av din Zoho-kontaktlista kan du överväga att ta bort några av dessa fält om det inte behövs. Detta hjälper dig att navigera lättare för dig och ditt team.

• För att börja lägga till anpassade datafält i Zoho kan du klicka på ett relevant alternativ till vänster på skärmen under Nya fält. När du har identifierat ett område som ska läggas till drar du det över de andra anpassade fälten.

Ställ in försäljningsinstrumentet. När du har anpassat dina kontaktsidor enligt dina krav kan du klicka på Erbjudanden högst upp på skärmen. Under avsnittet Deals kan användare spåra sina försäljningsmöjligheter inom Zoho. När användare klickar på Skapa ny affär bör användarna se alternativet att ange ett värde på försäljningen, det förväntade stängningsdatumet, kontots namn, kontaktens namn och andra relevanta fält.

Få ditt säljteam att associera verklig försäljning med zoho. Den grundläggande fördelen med att använda ett CRM-system ligger i hur varje sida sammanlänks. Erbjudanden är länkade till ett konto och vice versa. Därför kan användarna omedelbart se vilka avgörande fakta som är förknippade med varje försäljning. Du kan be ditt team att migrera till Zoho och sedan coacha dina försäljningsrepresentanter för att hålla reda på försäljningen genom detta användargränssnitt.

Förbättra försäljningsprognoser med hjälp av sannolikheter. Inom kolumnen till höger kommer användarna att märka ett par fält som heter Stage and Probability. Genom att justera försäljningsfasen ändras sannolikheten för att vinna transaktionen i enlighet därmed. Detta händer för att sannolikheten för att vinna en affär ökar med försäljningsförloppet mellan olika steg.

Anpassa försäljningen. Zoho har en fördefinierad lista över generiska försäljningssteg, dvs. Kvalificering, behov, analys etc. Eftersom företag har unika försäljningsprocesser kan användare anpassa och omdefiniera scener enligt deras behov. För att ändra försäljningssteg kan användare klicka på Komma igång till höger på skärmen. Följ detta genom att klicka på Komma igång → Anpassning → Erbjudanden. Den här enkla sökvägen tillåter användare att ändra försäljningssteg efter behov.