Hur organiserar du kvitton för ett litet företag?
Det finns flera smartphone-appar som kan hjälpa småföretagare att hålla reda på avdragsgilla kostnader och organisera kvitton.
Om du äger ett litet företag vet du förmodligen att du kan dra av de flesta av de kostnader du får för att driva ditt företag. Du måste dock behålla kvitton och annan dokumentation för dessa utgifter om skatteavdelningen granskar dina skattedeklarationer eller ber om ytterligare information om avdrag som du har gjort anspråk på. Att organisera kvitton och hålla reda på utgifterna kan vara ett besvär, men om du har ett bekvämt och tillgängligt system på plats kan du se till att du har allt på plats för att maximera dina avdrag kommer skattetid.
Metod 1 av 3: utveckla ett arkivsystem
- 1Välj ett bekvämt fillagringssystem. Det är lättare att utveckla en vana att registrera kvitton omedelbart om din fillagring är lättillgänglig. För de flesta småföretag räcker ett grundläggande arkivskåp. Förvara den på en plats som du ofta passerar så att du inte behöver gå ur din väg för att lämna in dina kvitton.
- Ofta är det bästa stället för ditt fillagringssystem precis intill skrivbordet där du hanterar affärsekonomi. På det sättet är allt du behöver nära till hands.
- Om du har ett mindre företag utan mycket kvitton kan en mindre filruta fungera bättre för dig. Du kan till exempel få en plastlåda med hängande mappar.
- 2Ordna dina kvitton efter kategori. När du gör dina skatter måste du summera dina avdrag under specifika kategorier. Om du skickar in dina kvitton i dessa kategorier har du redan gjort det här arbetet. Vid skattetid är allt du behöver göra att lägga till dem. Kategorier du behöver inkluderar:
- Annonsering och marknadsföring (visitkort, adresslistor, webbplatsutveckling, sociala medier)
- Måltider och underhållning (lunchmöten, middagar med kunder)
- Resor (flygbiljett, bilkostnader, vägtullar, körsträcka, logi, måltider när du är på affärsresa)
- Hyra (betalningar för hyrda kontorslokaler eller hyrd utrustning)
- Verktyg (el, vatten, värme / luftkonditionering, hämtning av skräp för arbetsplatsen)
- Kommunikation (telefonutgifter, internetanslutning)
- Förnödenheter (kontorsmaterial, rengöringsmateriel, kaffe eller vatten på flaska på kontoret)
- Porto och utskick (postlådor, fraktavgifter)
- Juridiska och professionella arvoden (revisor / bokföringsavgifter, advokatavgifter)
- Försäkring (företagsansvarsförsäkringspremier, arbetstagares ersättning för anställda)
- Licenser och avgifter (företagslicenser, yrkeslicenser, branschorganisationsavgifter, franchiseavgifter)
- Utbildning (yrkesutveckling, fortbildning för yrkeslicenser, jobbutbildning för dig eller anställda)
Tips: Om ett kvitto inkluderar utgifter i flera kategorier, gör en kopia av kvittot för var och en av kategorierna. Notera det totala avdraget från kvittot i den kategorin på varje exemplar.
- 3Håll dina kvitton i kronologisk ordning. Även om detta inte är särskilt nödvändigt kan det hjälpa dig att uppskatta dina skatter när du lämnar in kvartalsskatter. Det kan också hjälpa dig lättare att hitta en specifik kostnad.
- Om du har många kvitton i en enda kategori på en månad, beräkna en månatlig summa och ta med den i din fil i slutet av månaden. Det kommer att göra det lättare att lägga samman kostnader under skattetiden och minimera risken för misstag.
Tips: Använd din e-postadress för företag för kvitton för företagskostnader, inte din personliga adress. - 4Planera en viss tid för att lämna in dina kvitton. Använd det system som fungerar bäst för dig och som du kan följa med. Vissa småföretagare föredrar att lämna in sina kvitton omedelbart, medan andra avsätter en tid en gång i veckan för att gå igenom dem och lämna in dem.
- Oavsett vilken metod du väljer vill du se till att du går igenom dina kvitton och arkiverar dem medan den specifika transaktionen fortfarande är fräsch i ditt sinne så att du vet vad det specifika kvittot är för.
- Om du helt enkelt samlar in dina kvitton i en låda och inte bryr dig om att kategorisera dem, kommer du att ha svårt att få skattetid och du kan sluta förlora avdrag som du kunde ha tagit om du var bättre organiserad.
Metod 2 av 3: dokumentera utgifter
- 1Notera affärsändamålet för varje utgift på kvittot. Med tanke på att du kommer att behålla kvitton i 6 år, något som verkar uppenbart en vecka efter att du har ådragit dig kostnaden kanske inte är något du kommer ihåg flera år senare. Även om detta kanske inte gäller kontorsmateriel kan måltider och resor vara svårare.
- Om du till exempel gick ut till lunch med en klient kan du notera klientens namn och det allmänna ämnet för lunchmötet.
- Med resekostnader, notera orsaken till resan. Du kan också inkludera en broschyr eller annan information. Om du till exempel reste för en handelskonvention kan du bifoga en broschyr för kongressen till kvitton som är kopplade till den konventionen.
- 2Separata affärs- och personalkostnader på samma kvitto. Helst håller du affärs- och personalkostnader som separata transaktioner. Det är dock inte alltid bekvämt att göra det. Om du har personliga utgifter på samma kvitto som företagskostnader, understryka eller markera affärsutgifterna och beräkna en ny summa för skatteändamål.
- Om du till exempel köpte kontorsmateriel och plockade upp en flaska vatten för dig själv medan du checkade ut, skulle flaskan vatten betraktas som en personlig kostnad, inte som en affärskostnad. Du drar av kostnaden för det vattnet (glöm inte moms om det är tillämpligt) från summan för att få den nya summan av dina avdragsgilla kostnader.
- 3Matcha mottagningstransaktioner med bokslut. När du får dina bank- och kreditkortsutdrag varje månad, skriv ut dem och jämför dem med dina kvitton. Markera eller markera varje transaktion på varje uttalande som du har ett kvitto för.
- Om det finns en transaktion på ett av dina uttalanden som du anser är avdragsgill, men du inte har ett kvitto för, kan du kanske få ett kvitto omtryckt för dina register. Kontakta säljaren för att ta reda på om detta är möjligt.
Varning: Undvik att använda kontanter för att betala för företagskostnader. Det är svårt att spåra och lämnar inte ett pappersspår som kredit- eller betalkort gör.
Om du äger ett litet företag vet du förmodligen att du kan dra av de flesta av de kostnader du får för att driva ditt företag.
Metod 3 av 3: gå papperslös
- 1Skanna alla kvitton innan du arkiverar dem även om du lagrar pappersfiler. De flesta kvitton skrivs ut på termiskt papper, vilket försämras med tiden. IRS rekommenderar att du behåller dina kvitton i 6 år. Bläcket på ett termiskt papperskvitto kan dock ha bleknat så att det bara ser tomt ut så länge.
- De flesta kontorsskrivare inkluderar en skanner. Om din inte gör det, investera i en och kom ihåg att köpet också är avdragsgill kontorsutgift.
- Om du gör anteckningar på varje kvitto, skanna dem efter att du har gjort dina anteckningar.
Tips: Du kan också ta bilder av dina kvitton med en smartphone.
- 2Håll dina bildfiler organiserade och märkta efter kategori och datum. Efterlikna ditt pappersarkivsystem med ditt digitala arkivsystem och skapa mappar för varje kategori. Vanligtvis kommer din dator eller elektroniska enhet att spara filerna kronologiskt som standard.
- Du kan också skapa mappar inom kategorimapparna i flera månader. Detta hjälper dig lättare att hitta en specifik kvittansbild och organisera dina avdrag så att du mer exakt kan uppskatta dina kvartalsskatter.
- 3Använd en kvitto-organiseringsapp på din smartphone. Det finns flera smartphone apps som kan hjälpa småföretag ägare att hålla reda på avdragsgilla kostnader och organisera kvitton. Vissa hjälper dig också att spåra din körsträcka och andra utgifter som du kanske inte har kvitton på.
- Om du bestämmer dig för att använda en app, se till att det inte är det enda du använder för att hålla reda på utgifterna. Du vet aldrig när företaget som skapade appen kan gå ur drift eller avbryta appen.
Tips: Om du använder bokföringsprogramvara för ditt företag, välj en app som synkroniseras med ditt konto för bokföringsprogramvara. Då laddas kostnadsinformationen från dina kvitton automatiskt till dina böcker.
- 4Ladda upp skannade bilder till en molnserver. Även om du kan behålla dina skannade bilder på din dator eller smartphone vill du också se till att filerna säkerhetskopieras. Tänk på att du måste behålla filerna i 6 år och det är osannolikt att du fortfarande kommer att ha samma smartphone och samma dator om 6 år.
- Av ett överflöd av försiktighet kanske du också vill skapa en säkerhetskopia på papper på en CD- eller tummenhet. Du kan till exempel behålla ett års avdragsgilla kostnader på en tummenhet och märka varje tummenhet med året. Förvara dessa tumenheter på en säker eller annan säker plats.
Om du har personliga utgifter på samma kvitto som företagskostnader, understryka eller markera affärsutgifterna och beräkna en ny summa för skatteändamål. - 5Be leverantörer att skicka kvitton via e-post när det är möjligt. Många försäljare är villiga att skicka kvitton via e-post istället för (eller utöver) att ge dig ett fysiskt kvitto. E-postkvitton är att föredra för registrering, eftersom de inte försämrar det sätt som fysiska kvitton på termopapper gör.
- Du kan ställa in mappar i ditt e-postkonto för att efterlikna mapparna i ditt fysiska arkivsystem.
- Skriv ut dina e-postkvitton och arkivera dem i ditt fysiska arkivsystem för alla fall. Du kan förlora åtkomst till din e-postadress eller ändra den.
Tips: Använd din e-postadress för företag för kvitton för företagskostnader, inte din personliga adress.
- Denna artikel är främst baserad på amerikansk skattelagstiftning. Avdragsgilla kostnadskategorier och rapporteringskrav kan skilja sig åt i andra länder. Rådgör med en revisor eller annan skattepersonal.
Läs också: Hur hittar man ett företags EIN?
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
Relaterade artiklar
