Hur kan man förhindra felaktiga uppsägningar?

Skräddarsydda arbetskontrakt. Innan du erbjuder en anställd ett kontrakt bör du noggrant granska ditt kontrakt och anpassa det till jobbkraven. Återvinn inte bara ett gammalt anställningsavtal. Använd inte bara ett formulär eller mallavtal.

• Du kan alltid låta en advokat titta på avtalet och rekommendera ändringar.

Granska handböcker och handböcker. Arbetsgivare bör noggrant granska alla handböcker eller handböcker som de distribuerar till anställda. Om dessa material ger tillräckligt bestämda löften (t.ex. semester, längd garanterad anställning, lönehöjningar etc.) kan de ligga till grund för ett avtal med den anställde.

• Ta bort allt från handböckerna eller handböckerna som låter som ett löfte eller som avviker från ditt skriftliga kontrakt. Muntliga löften kan också ligga till grund för ett kontraktsbrott. Du bör undvika att ge muntliga löften om löneökningar, kampanjer eller ökad semestertid till en sådan tid att du kan skriva dem.
• Minns också ditt företags åtagande att följa lagar mot diskriminering i din handbok och förklara processen för att lämna in ett klagomål utan rädsla för vedergällning. Att inkludera denna information i en utbredd handbok eller manual kan minska dina chanser att hållas ansvariga för diskriminering eller vedergällning.

Utbilda handledare. Du kan minimera sannolikheten för rättegångar om du tränar dina handledare i grunderna för trakasserier, diskriminering, vedergällning, säkerhet och anställdas integritet.

• Arbetsgivare har "vikarieringsansvar" för trakasserier som görs av handledare. Detta innebär att företaget också kommer att vara ansvarigt för trakasserier. Det är därför viktigt att ta klagomål på allvar över trakasserier från handledare.

Upprätta uppsägningsprotokoll. Ett sätt att skydda dig mot diskriminering och vedergällning är att skapa ett standardiserat uppsägningsprotokoll som kommer att gälla över hela verksamheten. Den bör publiceras i din medarbetarhandbok och diskuteras med alla handledare. Element i ett effektivt avslutningsprotokoll inkluderar:

• Progressiva disciplinförfaranden. Beskriv vilka händelser som ska utlösa en skriftlig varning och förklara hur dessa varningar ska bevaras i medarbetarfilen. Förklara också eventuell hierarki av disciplin. Till exempel: verbal varning, skriftlig påminnelse, ansvarsfrihet.
• Internt klagomål eller tvist. Anställda kan följa upp en påminnelse genom att lämna in ett klagomål. Berätta för medarbetarna om rätt förfarande för att lämna in ett klagomål och förklara hur klagomålet kommer att granskas.

Skapa ett användbart årligt översiktsformulär. Syftet med en årlig granskning är att granska medarbetarens prestationer och föreslå förbättringsområden. Samtidigt är det ett viktigt sätt att dokumentera sämre prestanda, vilket kan vara användbart om du behöver stödja ett beslut om uppsägning vid ett senare tillfälle. Kom ihåg att byrån alltid kommer att ligga på arbetsgivaren för att motivera en uppsägning. Följaktligen bör årliga granskningsformulär innehålla utrymmen för att bedöma följande (som är vanliga skäl för uppsägning):

• dålig prestation
• vägran att följa anvisningarna
• missbruk av sjukfrånvaro
• överdriven frånvaro och vanligt fördröjning
• brott mot företagets regler
• oärlighet
• äventyra andras hälsa eller säkerhet eller uppträda våldsamt på jobbet
• avslöja konfidentiell information till utomstående

Kräva anställdas bekräftelse av recensioner. När du gör en årlig granskning, eller när du berättar en anställd, se till att den är skriftlig och att den anställde undertecknar påminnelsen. Denna signatur fungerar som ett bevis på att du meddelade den anställde om hans underprestanda.

• Tänk också på en "årlig skriftlig bekräftelse" där den anställde undertecknar ett brev som säger att hon har fått en uppdaterad manual, att anställningen är "efter behag" (om den är det) och att hon inte har utsatts för trakasserier eller diskriminering. Bekräftelsen kan ta itu med alla andra frågor, till exempel den anställdes mängd ackumulerad övertid eller ledighet.
• Ett exempel finns här.
• Du kan inte tvinga anställda att underteckna det. Du bör dock ange att om arbetstagaren inte håller med om något som anges i brevet, ska han berätta för sin arbetsgivare. Detta skyddar arbetsgivaren på två sätt. Först kan den anställde mycket väl underteckna det. För det andra, om han vägrar att underteckna, måste han varna ledningen om eventuella diskriminering eller trakasserier som han kan ha.

Undersök interna klagomål snabbt. Om du lär dig om en anställds missförhållande gentemot en annan, bör du undersöka missförhållandet. Om du gör det skyddas du från juridiskt ansvar.

• Involvera din advokat också tidigt. Att involvera advokaten visar inte bara att du tar klagomålet på allvar, utan du kommer också att få sund juridisk rådgivning för hur du ska hantera utredningen för att minimera ditt ansvar.

Överväg en oberoende granskning. I stället för att tillåta en direkt chef att omedelbart avskeda någon, ger en oberoende granskning ledningen möjlighet att se till att företaget har följt lagen. Du bör se till att:

• att avfyringen inte skulle bryta mot antidiskrimineringslagar eller andra stadgar.
• att avskedningen inte skulle bryta mot en anställds kontrakt.
• att företaget har gett arbetstagaren adekvata och dokumenterade varningar (såvida inte uppförandet garanterar omedelbar avfyrning).
• att företaget har följt alla angivna företagsrutiner.
• att företaget har följt samma rutiner i liknande situationer som involverar andra anställda.

Samla in dokumentation. Samla all dokumentation du kan som stöder anledningen till uppsägningen och läs den. Dokumentation kan vara årliga utvärderingar, kommentarer eller citat placerade i en anställdsfil, liksom skriftliga uttalanden från andra anställda. Var beredd att diskutera kvaliteten på de anställdas arbete när du avslutar dem.

• Du behöver dokumentation som kan tas upp till domstol. Om du har haft anställda klagomål är det viktigt att få dessa klagomål att vara skriftliga innan beslutet om uppsägning. Om du väntar tills efter att en felaktig uppsägning har lämnats in, ser det ut som om du gör klagomål mot den anställde bara för att skydda dig själv.

Rådgör med en advokat. En erfaren anställningsadvokat kan hjälpa dig i alla led i förhållandet mellan arbetsgivare och anställda. Helst skulle du ha sökt hjälp av en advokat när du utformar interna förfaranden och när du utformar anställningsavtal. Om inte, kan en advokat fortfarande hjälpa till att svara på alla frågor du har om att sparka en anställd.

• Vanliga situationer där arbetsgivare söker advokatråd inkluderar: arbetstagaren har ett skriftligt avtal, arbetstagaren har nyligen lämnat in ett klagomål till en myndighet (som EEOC), den anställde har tillgång till affärshemligheter, eller när den avsätter arbetstagaren dramatiskt ändra din arbetsplats demografi.