Hur rapporterar jag nya anställda till din stat?

Bestäm om du ska rapportera. "Arbetsgivare" måste rapportera "nyanställda" till sin statliga katalog. En "arbetsgivare" enligt lagen inkluderar statliga enheter och arbetsorganisationer. I grund och botten är du arbetsgivare om du måste låta en anställd fylla i en W-4. "Nyanställda" är anställda som inte tidigare har anställts av dig, eller anställda som tidigare varit anställda men som har separerats från minst 60 dagar i följd.

• Du behöver inte rapportera någon anställd som lämnar och kommer tillbaka om den anställda inte formellt avskedades eller avlägsnades från lönen.
• Vissa stater kommer att kräva att du rapporterar oberoende entreprenörer. Det krävs dock inte enligt federal lag.

Se till att du rapporterar i tid. Enligt federal lag ska dina nya anställningar rapporteras inom 20 dagar efter "anställningsdatumet". Anställningsdatum är den dag din anställd först utför tjänster för lön. Medan den federala rapporteringsperioden är 20 dagar kräver vissa statliga lagar att du rapporterar tidigare. I Georgien måste du till exempel göra nya anställningsrapporter inom tio dagar efter anställningen.

Rapportera online. De flesta stater har ett online-system som du kan använda för att rapportera dina nya anställningar. Om du har tillgång till en dator bör du överväga att använda online-resurser för att göra rapporteringen enklare. I Kalifornien kan du till exempel registrera dig hos avdelningen för sysselsättningsutveckling e-Services for Business. När du har skapat ett användarnamn och lösenord kommer du att få ett bekräftelsemeddelande som bekräftar din identitet. När du har verifierat registreringen kommer du att kunna använda tjänsten för att skicka in nya anställningsrapporter. I Kalifornien kan du rapportera ny hyrainformation online med olika metoder:

• Med alternativet File Report of New Employee kan du fylla i det nya statliga anställningsformuläret (DE 34 i Kalifornien) online. Med detta alternativ kan du ange upp till 30 nya anställda samtidigt. När du har valt det här alternativet fyller du i ett elektroniskt formulär och skickar det. Du kommer att få ett bekräftelsesnummer så snart du skickar informationen.
• Med Bifoga en returfil kan du bifoga din DE 34-information som en filbilaga på internet. När du har anslutit den färdiga DE 34 med online-systemet skickar du den och får en bekräftelse omedelbart.

Rapportera manuellt. Om du inte har tillgång till en dator eller inte har möjlighet att rapportera elektroniskt tillåter varje stat dig att rapportera ny hyrainformation manuellt. Oavsett om du samlar in informationen i en W-4, ett statligt rapportformulär eller ett formulär som du själv skapar, kan du skicka den information som krävs till din stats arbetsförmedling.

• I Georgien och Kalifornien kan du till exempel maila eller faxa dina nya anställningsrapporter till New Hire Reporting Program respektive Employment Development Department.

Be din löntjänst att rapportera åt dig. Om du inte alls vill göra nya anställningsrapporter kommer många lönebolag att erbjuda rapporteringstjänster. Om du redan använder en löntjänstleverantör, fråga om de har möjlighet att rapportera nya anställningar åt dig. Om de gör det använder de helt enkelt informationen de får från en anställds W-4 för att göra den rapport som krävs.

Säkerställa efterlevnad av arkiveringskrav för flera stater. Om du är en multistatlig arbetsgivare som har anställda som arbetar i flera stater kan du skicka in nya anställningsrapporter på ett av två sätt. Först kan du göra flera rapporter till varje tillstånd som den anställde arbetar i. Om du väljer det här alternativet gör du helt enkelt en separat rapport för varje stat och skickar den med din föredragna metod.

• För det andra kan du välja en stat där du kommer att göra varje rapport för de multistatliga anställda. Om du väljer att bara rapportera i ett tillstånd måste dina rapporter skickas elektroniskt. Dessutom måste du meddela den federala sekreteraren vid US Department of Health & Human Services, skriftligen, om den stat du väljer att rapportera i. Du kan göra detta meddelande elektroniskt genom att skicka in ett multistatligt arbetsregistreringsformulär online. Du kan också skicka det till avdelningen via post.

Undvik påföljder för att inte rapportera. Om du inte rapporterar nyanställda i rätt tid kan din stat införa civilrättsliga påföljder för att du inte följer lagen. Federal lag lämnar påföljderna för varje enskild stat. Om påföljder bedöms får böterna inte överstiga 19€ per nyanställd. Men om du konspirerar med din anställd för att undvika rapportering kan du bli böter upp till 370€ per nyanställd. Vissa stater kan också införa icke-monetära påföljder.

• I Kalifornien kan du till exempel bedömas 18€ straff för varje ny anställning du inte rapporterar. Om misslyckandet med att rapportera är avsiktligt kan du bli böter upp till 370€ för varje instans.

Förstå vad informationen används till. Den information du rapporterar används av federala och delstatsregeringar för att matcha rapporterna med personer som har barnbidrag. Detta hjälper regeringar att lokalisera individer, upprätta barnstödsbeställningar och verkställa befintliga beställningar. Dessutom kan informationen användas av statliga myndigheter för att upptäcka och förhindra felaktiga ersättningar (t.ex. för ersättning till arbetstagare och / eller arbetslöshetsförmåner). Statliga myndigheter kan också använda informationen för att förhindra felaktigt mottagande av förmåner som matstämplar, välfärd och Medicaid.