Hur skapar jag en kontinuitetsplan?
Som ett resultat kan du skapa en BIA att avgöra vilka problem, risker och hot som din affärskontinuitetsplan behöver ta itu med.
BCP tillhandahåller förfaranden för hur arbetsgivare och anställda kommer att hålla kontakten och fortsätta göra sina jobb i händelse av en katastrof eller en nödsituation, till exempel en brand på kontoret. Tyvärr tar många företag aldrig tid att utveckla en sådan plan, vanligtvis för att de inte tycker att det är nödvändigt. Men genom att skapa en omfattande BCP kan du förbättra ditt företags förmåga att fortsätta arbeta som vanligt under eller efter betydande störningar i affärsverksamheten.
Metod 1 av 4: förstå vad som gör en bra affärsplan för kontinuitet
- 1Acceptera de potentiella hot och risker som ditt företag står inför. Möjligheten att störningar stänger av din affärsverksamhet är skrämmande att tänka på, men du bör alltid vara beredd och villig att acceptera att risker och hot kan orsaka oroligheter för ditt företag. När du väl har accepterat att oplanerat för risker och hot kan ha förödande resultat för affärsverksamheten kan du sedan göra en plan som säkerställer att både ditt företags tillgångar och personal är tillräckligt skyddade.
- Gör en lista över möjliga risker och deras inverkan på ditt företag. Till exempel kommer en nyckelpersons död vanligtvis inte att leda till att stänga dörrarna ett tag utan kan påverka resultatet, leverantörsrelationerna och kundtjänsten allvarligt.
- Efter att ha identifierat risker, sortera dem efter effekter och försörjning för att prioritera din planering.
- 2Förväxla inte planer för affärskontinuitet med katastrofåterställningsplaner. Business Continuity Plans kallas ibland för katastrofåterställningsplaner och de två har mycket gemensamt. Planer för katastrofåterställning bör vara inriktade på återhämtning efter en katastrof och mildra de negativa konsekvenserna av en katastrof. Däremot fokuserar företagskontinuitetsplanerna på att skapa en handlingsplan som fokuserar på att förhindra att de negativa konsekvenserna av en katastrof överhuvudtaget inträffar.
- 3Tänk på de potentiella hot / risker som företaget står inför. Planer för analys av affärseffekter analyserar de potentiella konsekvenserna för ditt företag när förmågan att fungera och bearbeta har störts av ett hot eller en risk. Som ett resultat kan du skapa en BIA att avgöra vilka problem, risker och hot som din affärskontinuitetsplan behöver ta itu med. Du bör överväga de möjliga effekter som en störning av affärsverksamheten kan orsaka, till exempel:
- Förlorad inkomst och försäljning
- Ökade utgifter
- Kundavvikelse / missnöje
- Tardiness i tjänsteleverans
- Regelböter
- Fördröjning / oförmåga att påbörja framtida affärsplaner.
Metod 1 av 4: förstå vad som gör en bra affärsplan för kontinuitet.
Metod 2 av 4: bestämma viktiga återställningsresurser
- 1Gör en lista över nyckelpersoner internt. Efter en händelse som stör normal affärsverksamhet måste du snabbt mobilisera nyckelpersonal för att framgångsrikt kunna genomföra en BCP. Skapa en lista över intern nyckelpersonal och säkerhetskopior - det här är de anställda som fyller i tjänster utan vilka ditt företag absolut inte kan fungera. Gör listan så stor som nödvändig, men så liten som möjligt.
- Gör en lista över all viktig intern personal med all kontaktinformation inklusive företagstelefon, hemtelefon, mobiltelefon, personsökare, e-postadress, personlig e-post och alla andra möjliga sätt att kontakta dem i en nödsituation där normal kommunikation kan vara otillgänglig.
- Överväg vilka jobbfunktioner som är kritiskt nödvändiga för att fortsätta varje dag. Du bör tänka på vem som fyller dessa befattningar när den primära arbetsinnehavaren är på semester.
- Kom ihåg att nyckelpersoner inte bara inkluderar höga chefer. Exempelvis kan en kontorist med låg kundnivå till medelhög nivå vara ansvarig för att behandla rapporter som påverkar AR-lån eller inkasseringar, vilket i hög grad påverkar mängden tillgängliga rörelseresultat. Kontofordran bör betraktas som nyckelpersonal, eftersom personens jobbfunktioner underlättar företagets tillgång till kapital som tillhandahålls genom behandling av fordringar och insamling av medel.
- 2Dokumentera kritisk affärsutrustning. Affärsdatorer på plats innehåller ofta den viktigaste informationen som du och dina anställda måste ha tillgång till även när du arbetar utanför anläggningen. Du bör göra en lista med kritisk utrustning / data och skapa en strategi för säker åtkomst vid störningar. Glöm inte programvara som ofta skulle anses vara kritisk utrustning, särskilt om det är specialiserad programvara eller om den inte kan bytas ut.
- Denna lista bör innehålla lösenord, identifieringsdata och platsen för nyckelfiler.
- Vissa företag kan inte fungera ens i några timmar utan en faxmaskin. Förlitar du dig mycket på din kopieringsmaskin? Har du specialskrivare som du absolut måste ha?
- 3Identifiera kritiska dokument. Du bör sammanställa all dokumentation som är nödvändig för att starta ditt företag igen vid en brand eller annan katastrof som förstör kritiska dokument på plats. Se till att du har alternativa kopior i fysisk lagring utanför webbplatsen och sätt att få åtkomst till viktiga dokument som bolagsordning och andra juridiska dokument, bruksräkningar, bankinformation, kritiska HR-dokument, byggnadsleasingpapper, skattedeklarationer och andra kritiska dokument.
- Du bör överväga vad handlingsplanen skulle vara om det uppstod en total förlust av anläggningen. Skulle du veta när du ska betala lånet på dina företagsfordon? Till vem skickar du betalning för dina e-posttjänster?
- 4Identifiera vem som kan distansera. Om affärsverksamheten inte kan fortsätta på den vanliga platsen är distansarbete hemifrån ett utmärkt sätt för anställda att fortsätta arbeta som vanligt. Dina anställdas förmåga att arbeta, även när de är borta från kontoret, kommer att innebära att åtminstone en del av förseningarna med att utföra arbete som vanligt kan undvikas. Vissa människor i ditt företag kan vara helt kapabla att göra affärer från ett hemmakontor.
- Ta reda på vem som kan och vem som inte kan arbeta hemifrån på grund av begränsningar för internetanslutning eller andra problem, och se till att ge dina anställda nödvändiga resurser för distansarbete.
Men genom att skapa en omfattande BCP kan du förbättra ditt företags förmåga att fortsätta arbeta som vanligt under eller efter betydande störningar i affärsverksamheten.
Metod 3 av 4: skapa din kontinuitetsplan
- 1Identifiera alternativ för beredskapsutrustning. Alternativ för beredskapsutrustning är tillgängliga utrustningsalternativ som kan användas om och när normal affärsverksamhet störs.
- Var skulle du hyra lastbilar om en katastrof skadade eller förstörde fordon som användes i den vanliga verksamheten? Var skulle du hyra datorer? Kan du använda ett affärskontor för kopior, fax, utskrift och andra viktiga funktioner?
- Leverantörer av alternativ utrustning behöver vanligtvis inte identifieras specifikt, såvida de inte är unika och en överenskommelse redan har förhandlats fram (mycket sällsynt).
- Det är viktigare att identifiera de tjänster, utrustning och / eller resurser som en ersättare måste kunna tillhandahålla. Den nyckelpersonal som anförtros ansvaret för att hantera relationen med ersättaren måste ha nödvändig auktoritet för att fatta relevanta beslut.
- 2Identifiera din beredskapsplats. Det är här du ska bedriva affärer medan dina huvudkontor inte är tillgängliga.
- Det kan vara ett hotell - många av dem har mycket välutrustade affärsfaciliteter som du kan använda. Det kan vara ett av dina entreprenörskontor eller ditt advokatkontor.
- En lagringsuthyrningsanläggning nära din vanliga webbplats kan vara ett bra ställe att flytta och lagra produkter i en nypa.
- Kanske är distansarbete för alla ett bra alternativ.
- Om du har en identifierad tillfällig plats, inkludera en karta till platsen i din BCP. Oavsett var det är, se till att du har all lämplig kontaktinformation (inklusive människors namn).
- 3Gör ett avsnitt "hur man gör" i din BCP. Den ska innehålla steg-för-steg-instruktioner om hur man kör BCP och tar upp vad man ska göra, vem som ska göra det och hur. Lista upp varje ansvar och skriv ner namnet på den person som tilldelats det. Gör också det motsatta: För varje person, ange ansvarsområdena. På det sättet, om du vill veta vem som ska ringa försäkringsbolaget, kan du slå upp "Försäkring", och om du vill veta vad Joe Doe gör kan du titta under "Joe" för den informationen.
- 4Dokumentera externa kontakter. Om du har kritiska leverantörer eller entreprenörer, skapa en speciell kontaktlista som innehåller en beskrivning av företaget (eller individen) och all annan absolut kritisk information om dem inklusive nyckelpersonalkontaktinformation.
- Ta med i listan personer som advokater, bankirer, IT-konsulter... alla som du kan behöva ringa för att hjälpa till med olika operativa frågor.
- Glöm inte elföretag, kommunala och samhällskontor (polis, brand, vatten, sjukhus) och postkontoret!
- 5Sätt ihop informationen! En BCP är värdelös om all information sprids på olika platser. En BCP är ett referensdokument och allt bör hållas tillsammans i något som ett 3-ringspärm.
- Gör gott om kopior och ge en till var och en av dina nyckelpersoner.
- Förvara flera extra exemplar på en plats utanför hemmet, hemma och / eller i ett värdeskåp.
Metod 3 av 4: skapa din kontinuitetsplan.
Metod 4 av 4: implementera din kontinuitetsplan
- 1Kommunicera BCP till relevanta anställda. Se till att alla anställda som kan drabbas av störningar har läst och förstått BCP. Ta dig tid att se till att medarbetarna är medvetna om sina relevanta roller i genomförandet och genomförandet av policyn.
- 2Ge viktig BCP-planinformation till icke-nyckelpersoner. Lämna inte saker till slumpen! Även om nyckelpersoner informeras om sin roll enligt BCP, bör du ändå se till att alla anställda är medvetna om evakueringsförfaranden samt beredskapsplatser. På detta sätt kommer den oförutsebara frånvaron av nyckelpersonal inte att hindra icke-nyckelpersonal från att veta hur man ska reagera på störningar i affärsdriften.
- 3Planera att ändra och uppdatera din BCP. Oavsett hur bra din BCP är, är det troligt att det kommer att finnas störande händelser som inte föreskrivs i din plan. Var öppen för att uppdatera och / eller ändra din BCP mot bakgrund av ytterligare information och / eller förändrade omständigheter. Varje gång något ändras, uppdatera alla kopior av din BCP och låt den aldrig bli föråldrad.
- Förlita dig inte på ett brandsäkert värdeskåp för att lagra dina datormedia. De flesta brandsäkra värdeskåp är utformade för papper; en CD, DVD, diskett eller magnetband smälter. Skaffa ett mediesäkert för dessa objekt. Bättre än, lagra data utanför webbplatsen på en molnplattform!
Kommentarer (5)
- Det hjälpte mig att förstå företagskontinuitetsplanering.
- Stegen att vidta före, under och efter i händelse av affärsstörningar.
- Bra jobbat. Tydlig och enkel information för grundläggande användare. Tack.
- Bara den allmänna förståelsen för att utveckla en DR / BCP.
- Jag kan börja skapa vår BCP med hjälp av den här artikeln.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
