Hur använder jag e-post på jobbet effektivt?
Effektiv användning av arbets-e-post inkluderar att ta bort e-postmeddelanden som du vet att du inte behöver när du läser dem och arkivera de som du behöver i angivna mappar.
E-post har blivit den bästa kommunikationsmetoden i arbetskraften. Orsakerna till e-postmeddelanden varierar från korrespondens till personliga meddelanden. De kan vara så korta som ett ord och så långa som en novell, men det betyder inte att dessa alla är lämpliga eller till och med effektiva. Om du har tillgång till den här kommunikationsmetoden på kontoret är det nödvändigt att lära dig hur du effektivt använder e-post på jobbet.
- 1Tilldela specifika tider på dagen för att läsa och svara på din e-post. Om du inte har kontroll över ditt e-postmeddelande kan du sluta slösa för mycket av din arbetsdag och kontrollera det. Försök att svara på e-post direkt.
- 2Organisera din e-post när du är i den. Effektiv användning av arbets-e-post inkluderar att ta bort e-postmeddelanden som du vet att du inte behöver när du läser dem och arkivera de som du behöver i angivna mappar. Om du ordnar dina e-postmeddelanden regelbundet kommer du inte att röra i din inkorg, vilket orsakar ångest varje gång du öppnar den.
- 3Se till att du skapar en signatur för dina meddelanden som innehåller din titel, avdelning och viktig kontaktinformation. På det här sättet behöver du inte fortsätta lägga till det manuellt, riskera risken för felstavningar eller till och med glömma informationen helt.
- 4Kom ihåg att för att du ska kunna använda e-post på jobbet framgångsrikt måste du hålla e-postmeddelanden korta och tillämpliga. Precis som de flesta webbplatsinnehåll bör stycken innehålla cirka 20 ord för att underlätta för mottagaren. Långa e-postmeddelanden kan vara skrämmande och ansträngande att titta på, låt dig inte läsa.
- 5Var professionell när du mailar en formell korrespondens. Avstå från att använda uttryckssymboler som smiley-ansikten och läs alltid igen och stavkontrollera ditt meddelande innan du skickar det. Din trovärdighet ligger bakom varje e-post du skickar.
Kom ihåg att för att du ska kunna använda e-post på jobbet framgångsrikt måste du hålla e-postmeddelanden korta och tillämpliga. - 6Förbli professionell om du vill använda din e-post på ett effektivt sätt. Att kommunicera via e-post är inte en ursäkt för att överge någon skrivskylt på gamla skolor. Adressera mottagaren som du skulle göra i ett formellt brev och lägg alltid till en lämplig hälsning, till exempel "uppriktigt", "hälsningar" och "bäst".
- 7Lär dig reglerna för e-etikett. Att skriva till exempel alla huvudstäder anses till exempel skrika på e-postspråket. Försök att hålla dig till en färg, helst svart, en vanlig text och ett lättläst teckensnitt. Detta kommer att säkerställa att din mottagare kommer att kunna läsa dina e-postmeddelanden utan problem.
- 8Använd endast e-post när det är lämpligt. Även i denna Internetålder finns det tillfällen då e-post inte är lämpligt och att skriva ett formellt brev på gammaldags sätt eller till och med ringa den person du vill kommunicera med är mer lämplig. Konfidentiella brev och dokument ska alltid skrivas i brevform, medan e-postmeddelanden bör reserveras för kortare korrespondenser.
- 9Kom ihåg att inkludera en referens i ämnesraden som kommer att informera mottagaren av e-postmeddelandet innehåll. Genom att göra detta vet mottagaren vad din e-postadress handlar om och kommer att kunna lämna in den i enlighet därmed, och hitta är lätt vid ett senare datum, om det behövs.
Läs också: Hur startar jag en egen skivbutik?
Frågor och svar
Obesvarade frågor
- Är det mer lämpligt att använda fetstil / kursiv för viktig information eller använda en annan teckensnittsfärg? Tack
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
