Hur hanterar du din e-post professionellt?

Följ e-postetiketten. Tänk på det gamla ordspråket, "Du fångar fler flugor med honung än med vinäger." Det är ingen mening att utarbeta etikettfrågan. Vi vet alla att vi ska vara artiga. Men här är några punkter att tänka på:

• Skriv inte när du är arg - vänta 24 timmar och lugna dig. Var resonabel.
• Låt någon annan redigera ditt e-postmeddelande.
• Använd inte sarkasm. Du kanske tycker att du är smart, men mottagaren kommer att skjutas upp.
• Undvik alla stora bokstäver. Att använda stora bokstäver är e-post motsvarande att skrika, och din mottagare kommer inte att vara uppskattande.
• Gå också lätt på utropstecknen. Överanvändning dämpar deras effektivitet.
• Använd tydliga ämnesrader. Det hjälper människor att bestämma om de vill läsa e-postmeddelandet nu eller senare. Vi är alla upptagna. Din korrespondent kommer att uppskatta din omtänksamhet.
• Håll det kort. Om ditt e-postmeddelande är mer än två stycken, kanske du borde använda telefonen.
• Ändra ämnesraden om du ändrar ämnet för en tråd.
• Såvida inte mottagaren tidigare har samtyckt, vidarebefordra inte dikter, skämt, virusvarningar och andra saker. Du slösar bara bort värdefull tid och bandbredd.

Tror inte att du är anonym. Om du skickar otäcka missivar kanske du tror att ingen kommer att kunna räkna ut att e-postmeddelandet kom från dig. När allt kommer omkring ställer du in en falsk webbadress. Tänk om. E-post innehåller osynlig information om avsändaren. Den informationen finns i rubriken. Alla större e-postprogram kan visa rubrikinformation. Här är hur:

• I Microsoft Outlook, dubbelklicka på e-post. Klicka sedan på Visa> Alternativ. Klicka på e-postmeddelandet i Microsoft Outlook Express. Klicka sedan på Arkiv> Egenskaper och välj fliken Detaljer.
• I Eudora, dubbelklicka på meddelandet. Klicka sedan på Blah Blah-knappen.
• Klicka på meddelandet i Netscape för att öppna det. Klicka sedan på Visa> Meddelandekälla för att visa rubriken.
• Avsändarens avslöjande information finns i avsnitten som börjar med "Mottaget:." Det kan finnas flera av dessa, beroende på antalet datorer som e-postmeddelandet passerat. Den ursprungliga datorn är längst ner i "Mottagen:." Det avsnittet kommer att ha ett IP-nummer (Internet Protocol), till exempel 124,213.45,11. Det kan spåras på ett antal webbplatser.

Undvik att skicka e-post till fel person. Dagens e-postprogram vill göra det enkelt att skicka e-post. Det betyder att när du börjar skriva adressen till en mottagare som du tidigare har skickat e-post till, kan fältet "Till:" redan fyllas i. Var försiktig. Dubbelkolla alltid att mottagaren är avsedd. Dessutom, om du skriver något fult om Joe Smith kommer du att tänka på Joes namn. Skicka inte det till honom.

Använd inte en e-postadress för allt. Har flera e-postadresser - för privat bruk, allmänt bruk, för e- postlistor online och för shopping online. De flesta leverantörer ger dig ett halvt dussin e-postkonton. Du kan också använda adresser på webben för personliga konton. Både Gmail och Yahoo! är bra. Du kan nå dessa konton var som helst, förutsatt att du har webbåtkomst.

Kom ihåg att kontrollera alla dina e-postkonton. Att kontrollera alla dessa konton kan vara ett jobb, särskilt hemifrån. För att minska tiden kan du använda ePrompter (www.eprompter.com), som kan kontrollera 16 olika lösenordsskyddade konton. Bäst av allt är att ePrompter är gratis. Det finns andra program som kan göra detta mot en avgift, inklusive Active Email Monitor (www.emailmon.com).

Klicka inte på "skicka" för snabbt. Läs igenom varje e-post innan du skickar det! Även om du inte letar efter ett jobb vill du vara försiktig. Människor kommer att döma dig omedvetet på misstag. Ingen av oss är perfekta. Men du kan fånga 99% av dessa problem genom att läsa igenom texten. Och är inte beroende av stavningskontrollen. Det kommer att få felstavningar. Men om du använder "fyra" istället för "för" eller "din" för "du", kommer det inte att berätta för dig. Det kommer sannolikt inte heller att fånga några ord som saknas i en mening som du oavsiktligt misslyckades med. Så ta en minut och läs igenom din text. Ser inte ut som en okunnig.

Ställ in en timer. Du kan göra det i Outlook genom att lägga till en regel som försenar sändningen, helst med 1-5 minuter, under vilken e-postmeddelandet finns i din utkorg och kan raderas. Detta hindrar dig från att trycka på fel knapp och av misstag skicka en halvfärdig post, samt ge dig en minut att samla in dina lager och ta bort den litania av florida förolämpningar du har skrivit upp i din raseri innan det gör det till chefen.

Kom ihåg bilagan. Eftersom vi alla gör det ibland borde det inte vara en enorm affär. Men om du konsekvent gör detta misstag kanske människor (kanske viktiga personer) tror att du tappar dina kulor. De kanske till och med tvekar att göra affärer med dig i framtiden. När du är redo att skicka ditt e-postmeddelande, tänk: "Vad glömmer jag?"

Använd ditt eget domännamn. Låt ditt företag se stort ut. Om du använder ett webbkonto eller en Internetleverantörs namn för ditt företag kommer du inte att se professionellt ut.