Hur skriver jag en projektledningsrapport?
En projektledningsrapport beskriver ett projekt och de steg som ditt team bör ta för att slutföra det. Starta din rapport genom att beskriva syftet med projektet och vad det försöker uppnå. Du måste sedan lista de resurser som behövs för att slutföra projektet, inklusive arbetskraft, verktyg och produkter. Ge en beräknad budget för att visa hur mycket den kommer att kosta och om du behöver säkra extra finansiering. Inkludera en tidslinje för att visa hur länge projektet kommer att pågå och när du sannolikt kommer att nå stora milstolpar. Du bör också beskriva alla utmaningar som projektet sannolikt kommer att möta och hur du kommer att lösa dessa problem. När du är klar med att utarbeta din rapport, be om feedback från dina stora teammedlemmar om det finns något viktigt det saknas. Läs mer om hur du formaterar din projektledningsrapport!
En projektledningsrapport beskriver ett projekt och de steg som ditt team bör ta för att slutföra det.
En projektledningsrapport är ett dokument som beskriver ett affärsprojekt och de steg som ett team ska ta för att slutföra det. Rapporten delas med projektets nyckelaktörer. När alla är på samma sida kan alla arbeta tillsammans för att slutföra projektets mål. Rapporten innehåller vanligtvis projektplanen, teamets ansvar, en beräknad tidslinje och en budget. Med organisation, tydlighet och insatser från dina teammedlemmar kan du enkelt skapa en effektiv projektledningsrapport och arbeta för att uppnå sina mål.
Del 1 av 3: samla in informationen
- 1Definiera projektets syfte. En projektledningsrapport ska beskriva projektets omfattning och slutmål. Att förstå målet är nyckeln till att förstå de behov som detta projekt hoppas uppfylla. Det är viktigt för dig och din publik att ha en tydlig uppfattning om projektets syfte att maximera effektiviteten i din rapport.
- Fråga dig själv: "Hur kommer detta att hjälpa mitt företag, vår klient eller vårt samhälle? Kommer detta projekt att ha en positiv inverkan på andra områden?" Att förstå det övergripande omfånget kan hjälpa dig att uppskatta hur detta projekt kan vara användbart för dig och andra.
- 2Hitta din publik. Vet vem som kommer att läsa rapporten och vad de kanske vill lära av den. Vissa detaljer kan vara främmande för vissa målgrupper, medan andra kan behöva förses med detaljerad information. Att identifiera dina läsare från början ger riktning för projektrapportens innehåll.
- Vissa målgrupper kanske inte känner till språket, termerna och jargongen som ofta används i din arbetsmiljö. Om du till exempel skriver en rapport för en klient, undvik att använda teknisk jargong som kräver långa förklaringar. Planera istället att skriva med en röst som enkelt beskriver projektets omfattning och tidslinje.
- 3Skapa en innehållsförteckning. En innehållsförteckning ger i huvudsak en lättläst översikt för din publik. Med en snabb blick kan en läsare snabbt förstå dokumentets struktur och innehåll. En innehållsförteckning kan också hjälpa upptagen läsare att hitta den information som är viktig för dem snabbt och effektivt.
- Kanske skulle en investerare som läser rapporten först se över budgeten. Att visa var budgeten finns i innehållsförteckningen hjälper investeraren till den information de behöver.
- 4Prata med din handledare. Ha ett möte med din handledare för att förstå förväntningarna i din projektledningsrapport. Din handledare kan ha särskilda intressen, problem eller detaljer som de vill att du ska inkludera i rapporten. Din handledare kan också förklara hur lång rapporten ska vara och om det finns vissa format som ditt företag behöver för den här typen av rapporter. Försök att samla in så mycket användbar information som möjligt för att göra din rapport tydlig och användbar.
- Fråga din handledare om vad du ska inkludera i rapporten. "Jag tänkte inkludera resultaten från förra årets studie i projektets introduktion. Tror du att detta skulle hjälpa läsarna att förstå projektets mål?" Din handledare kommer att uppskatta möjligheten att ge dig feedback tidigt i processen.
En projektledningsrapport ska beskriva projektets omfattning och slutmål.
Del 2 av 3: formatera och skriva rapporten
- 1Ge en sammanfattning. Den sammanfattning presenteras i början av ett projekt förvaltningsberättelse. Denna sammanfattning ger läsaren en kortfattad översikt över projektets syfte och gruppens resultat, framsteg, förväntade hinder och tidslinje. Läsarna ska kunna granska sammanfattningen och förstå projektets totala process.
- Sammanfatta kortfattat projektets betydelse och dess huvudsyfte. "Detta projekt kommer att utöka vår kunds inverkan på deras marknad genom att uppfylla detta ouppfyllda behov inom detta område."
- 2Skriv en introduktion. En introduktion ska beskriva projektets karaktär, dess övergripande mål och projektets värde för företaget, klienten eller samhället.
- Var så kortfattad som möjligt utan att offra nödvändiga detaljer. Din publik kan vara pressad för tiden. Försök att förmedla ditt budskap i några meningar eller punkter i stället för långa stycken.
- Om du till exempel publicerar en bok listar du viktig information som " bokrundan planeras att börja i september" och " semesterförsäljningen förväntas öka med 15%" i punkter så att nyckelinformationen är uppenbar för läsaren.
- 3Förklara nyckeldata i ett metodavsnitt. Du bör tillhandahålla data som beskriver relevant statistik och kvalitativa observationer som informerar projektets behov. Gör det lätt för läsaren att förstå varför ditt projekt är viktigt, hur det är unikt att svara på ett visst problem och hur det kommer att svara på eller tillgodose företagets behov eller kundens önskemål.
- Om ditt projektmål är att hjälpa ett företag att öppna en modebutik i ett visst område, till exempel tillhandahålla data som beskriver närliggande tävling. "Det finns inga konkurrenter inom 15 mils radie från det lokala köpcentret. Att öppna en butik på den här platsen kommer att ge vår kund en ökning av den totala försäljningen." Sådana data kan hjälpa läsaren att förstå att det finns en möjlighet att möta ett särskilt behov.
- 4Lista de resurser som behövs för projektet. Beskriv arbetskraften, verktygen och resurserna som används för att uppnå projektets mål. Använd det här avsnittet för att kort beskriva vilka avdelningar som ansvarar för vissa aspekter av planen och vilka program eller information de använder. Detta avsnitt kan också beskriva alla delar av projektet som läggs ut. Läsaren ska kunna förstå vem som ansvarar för vissa leveranser.
- 5Ge en beräknad eller tilldelad budget. Ge ett diagram eller diagram som visar detaljerna i budgeten och beskriver vart medlen går. Observera om den beräknade budgeten finansierar projektresurserna på ett adekvat sätt. Det är också viktigt att inkludera om projektet kommer att slutföras inom den tilldelade budgeten.
- 6Inkludera en tidslinje för projektet. Beskriv hur lång tid det tar att slutföra ditt projekt och inkludera alla relevanta milstolpar för projektet. I det här avsnittet kanske du också vill inkludera projektets övergripande hälsa och hur det fortskrider. Gör det enkelt för läsaren att snabbt förstå projektets status.
- Om du befinner dig mitt i ett projekt, ta med en procentsats som beskriver projektets slutförande och om du är före schemat eller inte.
- 7Beskriv projektutmaningar och ge lösningar. Ditt projekt kan stöta på förväntade utmaningar eller oväntade bakslag. Utmaningar kan inkludera otillräckliga resurser, oväntade hinder, mekaniska eller tekniska fel eller andra förseningar. Beskriv lösningar och förklara kort vad som behövs för att åtgärda projektets utmaningar.
- Om det finns en förväntad fördröjning, ange det i det här avsnittet. "Byggandet av den nya byggnaden kan avta betydligt under januari, eftersom de kalla temperaturerna kan skapa osäkra arbetsförhållanden." Låt din läsare veta att du har justerat tidslinjen för att ta hänsyn till sådana förväntade förseningar.
- 8Utarbeta rapportens slutsats. Använd slutsatsen för att kort påminna läsaren om de viktigaste frågorna och projektets mål. Fokusera på ditt projekts framdrift och mål i avslutningen.
- Påminn din läsare vad som behövs framöver. "Med stöd från våra givare i rätt tid bör projektet slutföras i tid och under budgeten nästa maj." Att belysa behoven kan bidra till att projektet slutförs i tid.
Ha ett möte med din handledare för att förstå förväntningarna i din projektledningsrapport.
Del 3 av 3: polering av din rapport
- 1Använd formateringstekniker för att vägleda läsarnas uppmärksamhet. Ge tydliga kategorier med underrubriker och punkter i hela rapporten för att spara tid för läsare som bara är intresserade av vissa aspekter av projektdokumentet.
- 2Gör rapporten visuellt intressant. Med hjälp av grafer, diagram och andra siffror i hela din rapport kan du visa viktiga punkter, minska repetitionen och ge läsaren visuellt intresse. Märk varje graf och ge en lättläst nyckel.
- Spara läsaren lite tid och placera figurerna bredvid relevanta delar av texten istället för i slutet av rapporten. Läsaren kan enkelt granska både texten och diagrammet utan att bläddra i sidorna.
- 3Cirkulera den preliminära rapporten till dina projektmedlemmar. Detta är ett särskilt viktigt steg innan du distribuerar projektrapporten till andra avdelningar, ledning eller dina kunder. Teammedlemmar kan fästa din uppmärksamhet på viktiga detaljer som saknas. De kan också hjälpa till att påpeka avsnitt som är otydliga och svåra att förstå.
- Revidera rapporten för att inkludera bidrag från teammedlemmar. Använd din bedömning av vilka detaljer du ska inkludera.
- 4Korrekturläsa rapporten. Din rapport ska vara ren, tydlig och fri från formateringsproblem och stavnings- och grammatikfel. En välorganiserad och felfri rapport kommer att minska distraktioner och låta dina läsare fokusera på huvudpunkterna i din rapport. Att läsa samma dokument flera gånger kan få dig att förbise några uppenbara misstag, så be en teammedlem att korrekturläsa dokumentet.
En projektledningsrapport är ett dokument som beskriver ett affärsprojekt och de steg som ett team ska ta för att slutföra det.
- Diskutera projektet med dina lagkamrater när du skriver rapporten. Med tanke på andras perspektiv och åsikter kan deras behov och mål hjälpa till att påverka några av de detaljer som du väljer att inkludera i din projektledningsrapport.
- Om ditt företag har ett visst format eller en mall för projektledningsrapporter, se till att följa dessa riktlinjer.
Läs också: Hur kan du öka dina färdigheter med hobbyer?
Frågor och svar
- Hur skriver jag en praktikrapport?En praktikrapport är en skriftlig redogörelse för en persons upplevelse under en praktikplats. Det övergripande målet är att studenten ska visa vad de lärde sig under sin tid som praktikant. Dessa rapporter lämnas vanligtvis in för akademisk kredit. Varje institution och program har riktlinjer för dessa rapporter. Prata med en professor, en studievägledare eller en akademisk rådgivare för att förstå vad ditt program kräver för din rapport.
- Jag representerade mitt företag i ett program utanför anläggningen. Hur kan jag sammanfatta mina erfarenheter i en rapport?Om du har representerat ditt företag i ett externt program kanske din handledare önskar att du rapporterar om din erfarenhet. Börja med att beskriva programmet eller evenemanget och varför du var där för att representera ditt företag. Förklara vad du gjorde under din tid på programmet. Gav du en presentation? Har du svarat på frågor vid en monter? Avsluta med att beskriva dina interaktioner och eventuell feedback från andra vid evenemanget.
Obesvarade frågor
- Hur kan jag skriva en bra rapport som passar mitt projekt?
Kommentarer (4)
- Jag är en professionell projektledare som har blivit ombedd att utbilda en grupp vuxna i PM-principer, inte för certifiering, utan för att förbättra deras kunskap och praxis. Av denna anledning undersökte jag alternativa artiklar och tyckte att den här var mycket användbar för alla rapporteringsnivåer för projektledning.
- Det hjälper mig mycket att stärka min kapacitet att skriva en bra projektrapport.
- Enkelt, kortfattat och användbart.
- Det hjälpte mig att förbereda min projektrapport!
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
