Hur formaterar jag ett donationsförfrågningsbrev?
Ett donationsbrev är en formell, skriftlig begäran om donationer från individer, företag eller organisationer.
Ett donationsbrev är en formell, skriftlig begäran om donationer från individer, företag eller organisationer. Detta brev ger den potentiella givaren information om den begärande organisationen och detaljer om det projekt som en donation söks för. Du måste göra formatet och innehållet i brevet så tilltalande som möjligt för att begära de donationer som din organisation behöver.
Del 1 av 3: formatera brevet
- 1Börja med organisationens namn och adress. Överst till vänster placerar du organisationens namn om du inte redan använder brevpapper. Lägg till organisationens adress under namnet. Det är också bra att ha ett telefonnummer och e-post så att människor kan kontakta dig.
- 2Lägg till datumet. Hoppa över en rad under toppadressen. Lägg till datumet i det utrymmet. Du bör skriva månaden, följt av datumet, ett komma och året. Stava ut månadens namn.
- 3Lägg till kundens adress. Hoppa över en rad mellan datumet och den här delen. Därefter sätter du namnet på personen du skickar brevet till. Under det, lägg till personens adress. Under det, lägg till telefonnummer och e-post.
Om du känner till kön på personen du skickar brevet till är det bäst att använda "Fröken", "Fru" eller "Herr". - 4Skapa hälsningen. Hoppa över en annan rad. Om du känner till kön på personen du skickar brevet till är det bäst att använda "Fröken", "Fru" eller "Herr". Du kan använda "Ms." om du inte är säker på om en kvinna är gift eller inte. Om du inte är säker på personens kön, lämna bara hedern ("Mr." eller "Mrs."). Hur som helst, börja med "Kära".
- Du kan till exempel skriva "Dear Mr. Smith", "Dear Mrs. Jane George" eller " Dear Pat Gray."
- 5Starta texten. Därefter kommer du att ha texten. Ofta är företagsbokstäver inte indragna, vilket betyder att början av ett stycke inte har någon indragning och du sätter en linje mellan varje stycke. Du kan dock också dra in dig om du föredrar, i vilket fall du inte behöver rader mellan styckena, men du kan lägga till dem om du gillar mellanslag.
- 6Välj en avslutning. Hoppa över en rad. Välj hur formell eller informell du vill vara. Vanligtvis gör du detta val baserat på hur din organisation representerar sig själv. Om du brukar vara mer informell i din uppsökande verksamhet kan du använda "Ta hand" eller "All the Best" för att stänga brevet. För en mer formell avslutning, prova "Med vänlig hälsning."
- 7Skriv under brevet. Lämna några rader tomma under stängningen där du kommer att underteckna brevet. Nedanför lägger du till ditt namn och din titel. Nedanför anger du organisationens namn.
Del 2 av 3: skapa innehållet
- 1Gör det första stycket om din organisation. Du måste presentera läsaren för vem du är. Inkludera ditt grundläggande uppdrag. Du kan också inkludera en liten anekdot om hur din organisation har hjälpt någon tidigare. I grund och botten måste du låta läsaren veta vad din organisation är och gör.
- Du kan till exempel skriva "Vi skriver på uppdrag av vår organisation, Glasögon för barn. Vi är en ideell organisation som arbetar för att få glasögon till barn i utvecklingsländer. Många av de barn vi hjälper har inte kunnat gå i skolan eftersom med dålig syn, så genom att ge dem synens gåva ger vi också utbildningens gåva. "
Du måste göra formatet och innehållet i brevet så tilltalande som möjligt för att begära de donationer som din organisation behöver. - 2Bestäm vad du vill ha i andra stycket. Det andra stycket bör berätta läsaren exakt vad du vill ha. Det kan vara ett visst donationsbelopp, eller så kan du lämna hur mycket upp till läsaren.
- Du kan till exempel skriva, "Vi skriver idag för att vi behöver din hjälp. Vi har inte nått våra insamlingsmål i år och vi kan inte tjäna så många barn som vi skulle vilja. Med din hjälp kan vi nå ut till så många som 1000 barn i år. Skulle du överväga att göra en donation till vår organisation? Så lite som 3,70€ hjälper till att lägga ett par glasögon i händerna på ett barn som behöver dem. Vad kan du bidra med? "
- 3Skriv kortfattat. Ingen vill ha en novell om de pengar du behöver. En kort anekdot är bra, men håll ditt brev kort och till sak. Visst vill du inte gå över en sida.
- 4Tacka personen. Avslutningen på brevet bör vara att du tackar personen. Oavsett om hon donerar eller inte, den personen har tagit sig tid att läsa ditt brev, så du bör tacka dem för att de har spenderat den tiden.
- Du kan säga något som "Tack för att du tog dig tid att läsa detta brev."
- 5Lägg till en begäran i slutet. Medan du tackar personen kan du också upprepa din begäran. I grund och botten vill du att din läsare ska veta exakt vad du är ute efter när hon blir klar med att läsa brevet.
- Till exempel kan du avsluta det med "Tack för att du tog dig tid att läsa detta brev, och vi hoppas att du kommer att överväga att donera din tid eller pengar till vår sak. Barnen behöver dig."
Del 3 av 3: Använda tips för att bli mer effektiva
- 1Anpassa ditt brev. Om möjligt gör varje brev personligt för personen du ber om att donera. Använd personens namn, och om du kan, lägg till anekdoter eller personliga uppgifter om personen för att hjälpa till med att dra honom eller henne in.
Detta brev ger den potentiella givaren information om den begärande organisationen och detaljer om det projekt som en donation söks för. - 2Förenkla donationsprocessen. Ett sätt att få människor att donera är att erbjuda ett enkelt sätt att donera. Oavsett om du inkluderar ett (stämplat) kuvert för donation eller tillhandahåller ett sätt att skriva i donation, gör det så enkelt som möjligt kommer långt att få folk att donera.
- 3Försök att ansluta till din läsare. Om du gör din forskning kan du använda ditt brev för att skapa en anslutning. Använd det du vet om vad dina läsare värderar för att driva ditt brev och koppla dem till din organisation.
- Om du till exempel vet att din läsare värderar barn och familj kan du säga något som: "Barn över hela världen behöver glasögon som deras familjer inte har råd med. Hur skulle du känna om det var ditt barn? vill du inte att någon ska hjälpa till? "
- 4Glöm inte att tacka dina givare. När du får en donation är det viktigt att du hittar något sätt att tacka dina givare. Det kan vara lika enkelt som att sätta upp deras namn på din webbplats eller skicka ett enkelt tackkort till dem. Låt bara dina givare veta att de uppskattas.
Hur man ber om donationer online:
- På din webbplats: När någon söker online eller hör om din ideella organisation, kommer de att gå till din webbplats först för att se till att du är legitim. Det är därför det är väldigt viktigt att ha en fantastisk webbplats. Det måste vara tydligt, professionellt, lättanvänt, snabbt och rankat vid sökning. Du vill också se till att du har en donationsknapp fram och mitt på din webbplats.
- I e-post: När du ber om donationer via e-post måste du ha en övertygande marknadsföringskopia först. Du måste ha ett syfte och en berättelse för att få folk att klicka på Donera-knappen, och du vill inkludera samtal till åtgärder i mitten och slutet av e-postmeddelandet. Du kan till och med justera din berättelse för olika publikgrupper, eftersom du kanske har några grupper som är mer intresserade av bara en aspekt av ditt program.
- Crowdfunding och peer-to-peer fundraising: Peer-to-peer fundraising liknar crowdfunding, men dina anhängare kan skapa sina egna personliga sidor på din crowdfunding-webbplats med sina egna insamlingsmål. Det finns mycket röran där ute, och folk ägnar inte lika mycket uppmärksamhet åt reklam och bannerannonser. De uppmärksammar innehållet som deras vänner publicerar, så när människor delar sina insamlingar får de mer räckvidd, mer engagemang och fler donationer.
Läs också: Hur lotterar vi på Facebook?
Kommentarer (4)
- Det var till stor hjälp, tack.
- Allt hjälper, det var enkelt och till sak. Vackert sammansatt, ser fram emot att använda andra artiklar.
- Tack för informationen om begäran. Det var till stor hjälp.
- Att veta att någon kan skriva in donationer. Min dotter har steg 4 cancer och hennes födelsedag är snart. Jag försöker få någon att betala restaurangräkningen för vår familj. Jag har inte råd med det. Det här kan vara hennes sista.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
