Hur planerar jag ett företagsevenemang?
Du vill planera exakt hur mycket pengar du ska avsätta till arenan, catering, dekorationer etc.
Oavsett om du är en professionell planerare eller om du har fastnat i uppgiften för ditt företag kan det vara en knepig strävan att se till att du täcker alla detaljer att veta hur man planerar ett företagsevenemang. Från mat, till plats, till atmosfär och mer, det perfekta evenemanget kräver planering och ansträngningar för att komma av sömlöst.
- 1Konceptualisera din stora idé, även komma med ditt tema.
- Oavsett om du gör en cocktailparty, en workshop eller företagets picknick, ställer du in ett tema och ger dig en utgångspunkt när du väljer mat, musik, inredning och mer.
- Se till att ditt tema är lämpligt för den publik du planerar för. Du kan hitta ett stort utbud av temaidéer online för att komma igång.
- 2Ställ in en preliminär budget genom att bestämma hur mycket du kan spendera på mat, underhållning, rumshyrning, inbjudningar och andra tillägg som du vill göra för evenemanget.
- En detaljerad budget beskriver det maximala beloppet som ska spenderas på varje aspekt av ditt evenemang, samt summan.
- Du vill planera exakt hur mycket pengar du ska avsätta till arenan, cateringfirma, dekorationer osv. Så det finns inga oväntade överraskningar och du går inte över det belopp som företaget har avsatt.
- Att ha en budget i åtanke hjälper dig att ta reda på vilken typ av plats du kan börja titta på. Vissa platser har en lägre kostnad vissa veckodagar. Var inte rädd för att förhandla och hitta ett bättre pris.
- 3Börja boka tid för att se platser och träffa andra leverantörer.
- Diskutera rumshyreskostnader och vad som ingår i dessa avgifter.
- Bestäm hur många timmar du har tillgång till rummet. Om ingen bokar det kvällen innan, kan du ha tillgång till att komma in och dekorera eller ställa in? Levererar de serviceutrustningen för maten, eller behöver du ta med eller hyra dina egna sängkläder, tallrikar, servetter och bestick?
- Måste maten komma från den platsen, eller kan du ta med en uteservering?
- Om du kan ta med din egen cateringfirma, börja träffa potentiella leverantörer för att smaka på maten och bestämma deras prissättning.
- Att ha mat på ditt evenemang kan eliminera besväret med att försöka montera maten och dryckerna på egen hand. Beställning tar ut lämnar också onödigt utrymme för misstag i beställningen eller leveransförseningar.
- Bestäm om din plats kräver att du tar med säkerhet utanför ditt evenemang. Detta skyddar dig inte bara från ansvar, men det kan också hjälpa utomstående att krascha ditt parti.
- Se efter att anställa en licensierad bartender om din anläggning inte kan tillhandahålla en, och du väljer att ha alkohol vid evenemanget.
- Ta reda på om arenan kan tillhandahålla dekorationer eller om du måste tillhandahålla din egen. Vissa anläggningar har ett brett utbud av föremål som du kan använda som ljus, speglar som du kan lägga på bordet, glasburkar etc. Så om du kan dra nytta av att allt tillhandahålls gratis kan du spara en hel del på din budget.
Från mat, till plats, till atmosfär och mer, det perfekta evenemanget kräver planering och ansträngningar för att komma av sömlöst. - 4Bestäm din meny med din restaurang eller anläggning och bestäm tidpunkten och sättet att servera. Kommer det att vara en buffé eller en sittande, pläterad måltid? Gör du aptitretare i förväg och / eller funderar du på en dessertbar senare på kvällen? Stryk ut de exakta detaljerna och tidpunkten så att dina gäster inte blir hungriga när som helst.
- 5Skriv kontrakt med dina leverantörer och se till att de ger dig en kopia.
- 6Köp dina dekorationer för att matcha ditt tema.
- 7Skapa och skicka ut dina inbjudningar via traditionell post eller elektroniskt.
- 8Skapa en tidslinje för att göra-listan. Om det finns några detaljer som du fortfarande behöver täcka eller är tidskänsliga, se till att du har skapat en nedräkningslista för att hålla koll på de små detaljerna.
- 9Kontrollera och dubbelkolla din lista veckan innan, dagen innan och dagen för att se till att du inte har glömt någonting.
En detaljerad budget beskriver det maximala beloppet som ska spenderas på varje aspekt av ditt evenemang, samt summan. - 10Låt en utsedd ärendeperson väljas så att du kan stanna och ordna evenemanget medan du skickar iväg personen för ytterligare föremål som behöver hämtas.
- Kontrollera med ditt försäkringsbolag om du behöver teckna ytterligare en ryttarpolicy på evenemanget. Denna "just in case" -åtgärd kan vara ett skyddsnät i händelse av oförutsedd olycka, t.ex. brand, skada eller rättegång.
Frågor och svar
- Varför behöver jag en cateringfirma?För ett företagsevenemang med många människor är en cateringfirma perfekt om du vill äta mat, eftersom det är tidskrävande att laga mat för många människor.
- Vad skickar jag in första gången till dessa evenemang, som tjänsteleverantör?En detaljerad lista över kostnader och förklaring av tjänster och en begäran att arrangören kontaktar dig med eventuella frågor.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
