Hur organiserar jag ett stort evenemang?

Vem du anställer för att tala vid evenemanget beror helt på vilken typ av evenemang du är värd för.

Att sätta ihop ett stort evenemang kan kännas överväldigande först. Från maten till platsen finns det bara så många saker som du måste tänka på! Lyckligtvis är det mycket lättare att organisera ett evenemang om du ger dig mycket tid och utrymme för dina uppgifter för att hantera dem en i taget. Det hjälper också om du har några kollegor eller vänner som hjälper dig med vissa uppgifter. Det kommer dock att vara värt det när du ser leenden på dina gästers ansikten när de går in på platsen på den stora dagen!

Metod 1 av 4: fastställa din budget och hitta en plats

1
Bestäm hur många gäster du kommer att ha vid evenemanget. Antingen ta en personalstyrka av antalet anställda du kommer att ha vid ett företagsevenemang eller gör en lista över alla vänner du bjuder in. Om du säljer biljetter till ett öppet evenemang, beräkna hur många personer i området som kan vara intresserade baserat på storleken på liknande evenemang du har sett. När du väl har en uppfattning om hur många som kan komma att få en uppfattning om hur stor platsen på platsen måste vara.
- Om du är värd för en bilshow eller konferens beror antalet människor som kommer på hur många högtalare, företag eller leverantörer du kan låsa in. Du kanske vill budgetera och börja där först.
2
Börja planera evenemangsinformationen 6-12 månader i förväg. Det kan ta mycket tid att hitta en plats, ta reda på vem som serverar mat och ge dina gäster tid att svara på inbjudningarna. Eftersom evenemangsplanering inte är ditt heltidsjobb måste du ge dig själv en kudde för att räkna ut alla dessa saker. Även för ett mindre evenemang, ge dig själv minst 6 månader att planera. Massiva händelser kan kräva minst ett års planering.
- Om du bara bjuder in 25-100 personer behöver du mindre tid att förbereda dig. Ge dig själv minst 6 månader för att hitta rätt utrymme och leverantörer.
- Om du ägnar all din tid åt att planera evenemanget och inte har några budgetbegränsningar kan du eventuellt sätta ihop ett stort evenemang på 2-3 veckor efter att du har hittat en plats. Verkligheten är att de flesta organiserar ett evenemang i sin lediga tid och tar det en bit i taget.
3

Skapa en att göra-lista eller tidslinje för att hålla dig organiserad. Att skapa en lista med uppgifter för ditt evenemang är det bästa sättet att se till att du inte glömmer något. Om du ska anlita hjälp för att planera (vilket du borde), skapa ett delbart dokument eller en huvudlista som alla har tillgång till. Förvara alla dina kvitton, insättningar och dokument i en enda mapp med din att göra-lista överst för att hålla dig organiserad.

Tips: En tidslinje är till hjälp om du planerar ett evenemang där du säljer biljetter, eftersom du kan behöva en del av intäkterna för att täcka insättningar eller leverantörer. Spara de enklare grejerna till sist. Till exempel kan du förmodligen dra av att köpa dekorationer 1 månad före evenemanget.
4
Upprätta din budget innan du förstärker händelsedetaljerna. Antingen gå igenom din personliga ekonomi eller sätt dig ner med din personal eller familj och avgör hur mycket pengar du kan spendera på evenemanget. Om du planerar ett evenemang med andra ska du ta upp det här ämnet tidigt så att alla är på samma sida angående hur mycket pengar du kan spendera.
- Lita inte för mycket på biljettförsäljning, donationer eller hjälp. Ju mer du kan täcka i förväg, desto bättre.
- Om du är värd för ett community- eller välgörenhetsevenemang, kontakta lokala företag för att hitta sponsorer.
- Budgeten ska baseras på hur stort evenemanget är och hur extravagant du vill få. En liten fest på en lågmäld plats kan kastas tillsammans för 220€-400€. En massiv konferens med flera högtalare i en fin bankettsal i centrum kan kosta 59700€-100000€.
5
Kontakta och besök platser för att hitta ett utrymme för ditt evenemang. Titta online för att hitta platser i ditt område. Beroende på ditt evenemang kan du överväga bröllopsställen, museer, bankettsalar, hotell eller universitetsutrymmen. Kontakta platser som ser lovande ut att ta en rundtur i deras utrymme och ta reda på vad deras tillgänglighet är. När du har hittat ett utrymme som ser rätt ut och är tillgängligt inom din tidsram, låser du in datumet genom att betala depositionen.
- Du måste betala en deposition för att hålla de flesta utrymmen. Detta är vanligtvis 15-30% av det totala priset. Detta skiljer sig dock från plats till plats.
- För lokala evenemang som är barnvänliga, kontakta lokala kyrkor, skolor och samhällscentra. Dessa platser erbjuder ofta volontärer eller hyr ut det till billigt.
- Vissa arenor kommer att göra all dekoration och catering åt dig. Detta är ett utmärkt val om du vill skära ner på arbetet.

Verkligheten är att de flesta organiserar ett evenemang i sin lediga tid och tar det en bit i taget.

Metod 2 av 4: välja tema eller dagordning

1
Välj format baserat på målet för evenemanget. Om målet är att fira dina anställda föredrar de förmodligen dans, drycker och musik. Om du försöker öka medvetenheten om en välgörenhetsfråga kommer du troligen att dra nytta av en huvudtalare eller panel för att prata om frågan. Välj evenemangets format baserat på vad du försöker åstadkomma.
- Ditt mål kan vara att underhålla, informera, tjäna pengar eller sprida medvetenhet. Det är helt beroende av vad du försöker göra.
- De leverantörer du i slutändan väljer beror på formatet. Du kan troligen söka efter småföretag för att sälja mat på en mässa, men du måste köpa maten själv för en festfest.
2
Inkludera ett tema om evenemanget är rekreativt eller pedagogiskt. Ett tema är inte ett krav, men du kanske vill betona ett visst ämne eller idé för att styra marknadsföringen, dekorationen och formatet för evenemanget. Ett tema ger också din gäst en uppfattning om vad du kan förvänta dig vid ett evenemang. Lägg namnet på temat på dina inbjudningar och marknadsföringsmaterial.
- Ditt tema behöver inte vara komplicerat. Det kan vara något så enkelt som "Fira anställda" eller "Ett jobb bra."
- Ett tema för ett pedagogiskt evenemang kan vara "Power in Learning", medan ett välgörenhetsevenemang kan ha ett tema som " Fighting Climate Change."
3
Skapa en agenda eller ett aktivitetsschema för evenemanget. När du väl har en idé för hur ditt evenemang kommer att se ut kan du börja skapa ett faktiskt schema för själva evenemanget. Ställ in ett schema för middag, tal, dans eller cocktailtid. Bestäm om du vill inkludera några utställningar eller utmärkelser. Du behöver inte en fast dagordning för något som en fest, men för alla formella evenemang måste det troligen finnas ett schema.
- För något som ett bröllop kommer agendan att vara ganska enkel: ceremoni, cocktailtid, middag och dans. Du har dock mycket mer frihet för mer öppna evenemang.
- Om det är en bilshow eller fest behöver du inte nödvändigtvis ett schema eftersom de gäster kommer att kunna underhålla sig själva. Det är dock helt upp till dig.
- Det är okej om din ursprungliga agenda förändras när saker och ting utvecklas. Det handlar mer om att skapa en känsla för hur evenemanget kommer att se ut.

Hur du delegerar beror helt på typen av händelse, men att separera arbetet gör det mycket mer hanterbart.

Metod 3 av 4: bjuda in gäster

1
Designa och skriva ut inbjudningar till ett formellt evenemang. För ett stängt, formellt evenemang förväntas du skicka formella inbjudningar. Antingen utforma inbjudan själv eller hyra en designer som gör det åt dig. Inkludera datum, plats, klädkod, gästbegränsningar och all annan viktig information som dina gäster behöver. Få inbjudningarna tryckt professionellt och maila dem minst 3-6 månader i förväg.
- Få även kuverten skrivna ut om du vill ha ett mer professionellt utseende.
2

Skicka e-viter eller grundläggande inbjudningar till en avslappnad fest eller sammankomst. Om det inte är en allvarlig händelse och du bara får många människor tillsammans för en fest, har du massor av frihet för hur du bjuder in människor. Du kan designa pappersinbjudningar om du vill, eller skicka en enkel evite ut online. Du kan också bara låta folk veta individuellt genom text om det bara är för 50-100 personer.
3
Använd sociala medier för att vädja till allmänheten om ett öppet evenemang. Om någon kan komma eller om du säljer biljetter är det ett ineffektivt sätt att skicka pappersinbjudningar. Skapa istället ett Facebook-evenemang och publicera evenemanget på dina andra sociala medieplattformar. Dela inläggen offentligt och uppmuntra dina vänner och familj att göra detsamma.
- Om du tilltalar ett visst område eller demografi, lägg upp flygblad eller affischer över hela området. Det här är en bra idé för collegeevenemang eller lokala konserter.
4
Marknadsför ditt evenemang om du säljer biljetter eller anställer talare. För dessa händelser, kontakta lokala radiostationer för att se vad det kommer att kosta att få ordet. Sätt upp flygblad om det är för ett grannskap eller college-evenemang och överväga att ta en annons ut i din lokala tidning. På det här sättet kommer du att vädja till så stor publik som möjligt för att få fler människor att dyka upp.
- För en större kommersiell händelse, som en bil eller mässa, skapa en webbplats för att sälja biljetter och marknadsföra ditt evenemang. Överväg att annonsera din webbplats på sociala medier eller populära webbplatser.
Tips: Se om det finns gratis sätt att marknadsföra ditt evenemang om det är för välgörenhet. Offentlig radio och offentlig TV delar ofta dina evenemangsuppgifter gratis om det är för en bra sak.

Inte har några budgetbegränsningar kan du eventuellt sätta ihop ett stort evenemang på 2-3 veckor — Om du ägnar all din tid åt att planera evenemanget och inte har några budgetbegränsningar kan du eventuellt sätta ihop ett stort evenemang på 2-3 veckor efter att du har hittat en plats.

Metod 4 av 4: anställa leverantörer

1
Anlita hjälp för att delegera de återstående uppgifterna om möjligt. Att få ett stort evenemang tillsammans är mycket arbete. Om möjligt anlitar 3-5 kollegor, nära vänner eller familjemedlemmar för att hantera några av de andra uppgifterna. Tilldela separata personer att ansvara för catering, dekorering, inbjudningar, gästhögtalare eller musik. Hur du delegerar beror helt på typen av händelse, men att separera arbetet gör det mycket mer hanterbart.
- När du väljer vad du personligen ska fokusera på, välj vilket element i evenemanget som är viktigast. För en konferens är det förmodligen talarna. För ett bröllop är det förmodligen fotografen, catering och fotografering. Det beror verkligen på vilken typ av evenemang du är värd.
2
Få evenemanget tillgodose ditt evenemang om det är längre än två timmar. Om ditt evenemang inte tar mer än 1-2 timmar kan du hoppa över maten. För de flesta vanliga evenemang vill du antagligen anställa en cateringfirma. Kontakta cateringföretag och restauranger i området för att hitta någon som kan hantera antalet gäster du är värd. De flesta cateringföretag kommer också att täcka serveringen och presentationen, vilket gör det betydligt enklare.
- Du kan fortfarande få catering för ett kortare evenemang, men många kommer att visa upp planer på att äta efteråt eller med full mage i förväg.
- Du kan behöva skaffa separata bartendrar om du vill ha alkohol vid evenemanget.
Tips: När det gäller köket, välj något som alla kommer att tycka om. Se också till att få mat som matchar tonen i evenemanget. En svart slipshändelse kommer inte att se bra ut med pizza medan en familjeåterförening kan kännas lite udda med snygg fransk mat.
3
Hyra en evenemangsgrupp för att hantera möbler och design vid behov. Om du hyr ett öppet utrymme som inte kommer med möbler, kommer du att behöva hyra möbler och dekorationer. Det enklaste sättet att göra detta är att hyra ett evenemangsföretag för att hantera dekorationer, bord och stolar. Annars måste du dra och ställa in en massa möbler själv som verkligen kan vara ont.
- För större konferenser, försök att vara värd för dem vid ett universitet. Skolor har ofta auditorier eller möbler som du kan använda.
- Om du anställer säljare för en mässa, få säljarna att ta med sina egna bås, sittplatser och material om möjligt.
4
Anskaffa en evenemangskoordinator för att hantera dagen för evenemanget. Du kan göra det själv om du vill, men det blir roligare om du får njuta av evenemanget. Titta online eller kontakta platsen för rekommendationer. Hyra en evenemangsplanerare efter att ha träffat dem och överlämna leverantörsinformation och detaljer. De ser till att ditt evenemang går som planerat och löser eventuella problem som kan uppstå dagen för evenemanget.
- Du kan hyra en evenemangskoordinator för att göra allt som anges i den här artikeln åt dig, men de brukar ta ut tusentals dollar beroende på storleken på ditt evenemang.
5
Skaffa en DJ eller ett band om du vill ha musik vid evenemanget. Om du är värd för ett forum eller en konferens är det inte viktigt. Du måste definitivt skaffa en DJ eller ett band om du är värd för ett bröllop, fest eller annat stort evenemang. Titta online för att hitta en väl recenserad DJ eller ett band som uppträder i ditt område. Träffa DJ eller band för att se vilken typ av musik de specialiserar sig på. När du har hittat musik till din plats låser du in dem för ditt datum.
- Du kommer antagligen behöva betala en deposition för DJ eller band; detta är ofta 10-20% av deras totala pris..
- För bröllop fungerar DJ: n också som emcee.
- Om dans eller musik inte är ett viktigt inslag i evenemanget, kan du överväga att skapa en spellista själv. Välj något mjukt som jazz, instrumental eller klassisk musik. Låt spellistan springa och håll volymen låg under evenemanget.
EXPERTTIPS

Experttrick: Jag gillar att ansluta till nya leverantörer förutom stora namn. Nya leverantörer är alltid villiga att arbeta med dig, i hopp om ett stort genombrott för sig själva. De kommer att arbeta hårt för att tillgodose det musikval du behöver för evenemanget, så länge det ligger inom ramen för deras stil.
6
Anlita en värd och rekrytera talare till ett forum eller en konferens. Du kan hyra en värd genom att leta online efter professionella anställda eller få en nära vän som är bra på att tala offentligt, gör det åt dig. Om du ska ha andra talare, kontakta dig tidigt via e-post för att se om de är intresserade av evenemanget. För akademiska konferenser, kontakta professorer eller författare om ämnet. För nätverkshändelser, anlita hjälp från personer som lyckas inom ditt affärsområde för att ge huvudadresser.
- Gör ett försök att börja med detta så tidigt som möjligt. Det kan ta människor några veckor innan människor svarar och många potentiella talare kanske inte är tillgängliga. Lås ner en värd tidigt för att se till att detta viktiga element tas om hand.
- Vem du anställer för att tala vid evenemanget beror helt på vilken typ av evenemang du är värd för. Du kan hålla fast vid proffs och experter eller skapa en forumpanel fylld med människor som vill bygga sina CV eller marknadsföra sitt arbete.
- Du måste vanligtvis betala högtalare om det inte är en särskilt känd händelse. Om du inte får kända experter kan du förmodligen komma undan med att hitta volontärer.
7
Ordna en transferservice om du tar med folk till evenemanget. Det här är viktigare om du flyger människor in från stan. Kontakta en limousine, transfer eller taxiservice för att ordna transport från hotellet till platsen. Du behöver inte göra detta, men det är ett utmärkt sätt att se till att dina gäster hittar platsen och känner sig omhändertagna.
- Du kan hyra en flotta med flygbussar för att gå fram och tillbaka till en upphämtningsplats om du är värd för evenemanget i en stor bankettsal eller stadion utanför ett storstadsområde.

Tips

Glöm inte en pälskontroll om du är värd för ett evenemang under de kallare månaderna!
Du kan också fråga dina potentiella gäster vad de skulle vara intresserade av att äta eller höra vid evenemanget om du vill ha bidrag.

Läs också: Hur startar jag en vårdbyrå?