Hur hanterar jag ett projekt?
För att hantera ett projekt, börja med att identifiera projektets mål och de steg som krävs för att slutföra dem. Tilldela sedan teammedlemmar till varje uppgift, till exempel att göra din grafiker ansvarig för projektets visuella aspekter. Håll sedan ett kick-off-möte för att förklara för ditt team dina förväntningar på statusuppdateringar. Du bör också hålla klienten uppdaterad om projektets framsteg via e-post eller telefonsamtal. För tips om hur du hanterar problem, som att gå bakom schemat och gå över budget, fortsätt läsa!
Genom att kommunicera med projektmedlemmarna kommer du sedan att hantera projektet till framgång.
Ett projekt är ett stort ansvar, men du kan göra det lättare att hantera genom att planera det i förväg. Detta görs genom att identifiera projektets mål och dela upp dem i handlingsbara steg. Medan du är medveten om alla budget- eller tidsbegränsningar måste du justera dina planer när projektet tar form. Genom att kommunicera med projektmedlemmarna kommer du sedan att hantera projektet till framgång.
Del 1 av 3: skissera projektet och tilldela uppgifter
- 1Identifiera projektets mål. Ta dig tid att beskriva syftet med ditt projekt och vad det kommer att uppnå. Skriv detta på en whiteboard, datordokument eller papper i ett par meningar. Gör beskrivningen så specifik och lätt att förstå som möjligt.
- Ett sätt att göra detta är att låtsas att du skriver ett lanseringsmeddelande för den färdiga produkten. Se för dig hur projektet kommer att se ut när du är klar med det.
- Till exempel är "bygg ett hus" en mycket grundläggande beskrivning. "Bygg ett strandhus med 3 sovrum i glas" är mer beskrivande och användbart.
- 2Skapa en att göra-lista med de uppgifter du behöver ta itu med. Kom med sätt att uppnå projektets mål. Börja med de stora stegen och lista dem under ditt mål. Detta ger dig en grundläggande uppfattning om vad du behöver göra. Dela upp dessa steg i mindre för att göra dem mer användbara.
- Det kan vara bra att börja med din vision av det slutliga projektet och identifiera vad du behöver göra för att det ska bli verklighet.
- Om du till exempel bygger en webbplats måste du skapa grafik, tillhandahålla kodning och skriva sidans text.
- Ett handlingsbart steg kan vara: "Applicera ett filter på bilden av elefanten och lägg upp det på webbplatsen."
- 3Gå över listan med ditt team. Låt ditt team titta på listan och ge sina åsikter. Många gånger kommer de att komma med fler små steg som behövs för att åstadkomma de du listade. Att dela dessa steg säkerställer också att alla som arbetar med projektet är på samma sida.
- Ett sätt att göra detta är att skapa en tankekarta. För att göra detta listar du först de stora uppgifterna och ritar sedan "grenar" som länkar dem till mindre steg och idéer. Var noga med att ta en bild av kartan eller spara papperet.
- 4Uppskatta tidskravet och kostnaden för varje steg. Gå tillbaka till vart och ett av stegen du listade och beräkna vilka resurser du kommer att använda för att utföra dem. Din gissning kommer inte att vara 100% korrekt, men det borde ge dig en känsla av vad som behövs för att avsluta projektet. Kom ihåg att uppgifter som din grupp inte har gjort tidigare tar upp extra tid och pengar, så ta hänsyn till detta.
- Du kan undersöka hur mycket tid och pengar en uppgift tar genom att söka online och fråga personer som har gjort det tidigare. En expertkodare kan till exempel berätta hur lång tid det tar att skapa ett nytt program för din webbplats.
- Det kan vara bra att avsätta en viss tid till uppgifter som kan pågå på obestämd tid. Skriv till exempel "Vi kommer att spendera upp till 20 timmar på att skapa den grafiska layouten."
- Om du är osäker på ett stegs kostnader kan du lista hur mycket tid och pengar du är villig att avsätta för att slutföra steget. Skriv till exempel "Den här delen av vår spelvärld måste göras inom två månader och kostar mindre än 750€"
- 5Organisera uppgifterna i en tidslinje. Gå nu tillbaka till din stora lista över steg och ordna om stegen i en fungerande ordning. Du kan gruppera uppgifterna i etapper med deadlines, vilket är användbart för att hålla ditt lag på rätt spår.
- När du till exempel bygger en webbplats kan projektstadier eller milstolpar bygga, designa och testa.
- När du slutför en milstolpe eller etapp kan det vara till hjälp att erkänna ditt lags arbete. Skicka ett uppmuntrande meddelande till dem, köp munkar eller genom att göra något annat som inspirerar dem.
- 6Tilldela uppgifter till projektdeltagarna. Bestäm vilka uppgifter dina gruppmedlemmar ska arbeta med. För att göra detta, prata med varje person för att hitta sina styrkor och kompetensområden. Du kan också dela upp en del av ansvaret genom att låta projektmedlemmar vara frivilliga för olika delar.
- Till exempel skulle du med största sannolikhet vilja ha en grafikartist som hanterar projektets visuella aspekt. Du kan sedan tilldela någon annan byggnadsarbeten.
Oavsett om projektskaparen är en chef, köpare eller lärare, berätta för dem om hur projektet går.
Del 2 av 3: hantera problem i projektet
- 1Granska projektets budget och deadline. Lägg till dina tids- och kostnadsberäkningar och granska sedan de tilldelade uppgifterna. Du kanske ser att projektet är för stort och komplicerat för att slutföras i tid och under budget, eller så kanske du inte har tillräckligt med personer. Du måste göra ändringar för att slutföra projektet.
- Du kanske till exempel bara har några veckor kvar att slutföra ditt videospel. Du måste avsluta spelet, testa det och fixa buggarna genom att anställa fler personer eller försena släppdatumet.
- 2Flytta deadline tillbaka om du inte kan avsluta projektet i tid. Om du inser att du behöver mer tid för att slutföra projektet, berätta för den person som tilldelade projektet. De kan vara villiga att förlänga tidsfristen. Det är viktigt att du frågar genast så att ditt team kan anpassa sig oavsett vad som händer.
- Kom ihåg att en förlängd tidsfrist innebär att projektet kostar mer tid och pengar. Om detta påverkar ditt projekt, se till att du tar med det.
- 3Ta med fler personer om projektet behöver slutföras snabbare. Du kan behöva skynda dig för att uppfylla tidsfristen, annars kan projektet fortfarande ha otilldelade uppgifter att fylla. Be projektarrangören om hjälp eller hitta personer som kan ta på sig några av uppgifterna.
- I en affärsmiljö betyder fler arbetare att projektet kostar mer att slutföra. Se till att du kan öka budgeten för att kompensera.
- 4Eliminera några av stegen för att slutföra projektet snabbare. Ibland är din initiala vision av projektet inte möjlig. Klipp ut några av stegen för att fokusera på projektets viktiga funktioner. Detta hjälper dig att möta alla budget- eller tidsfristproblem.
- Till exempel, videospel utvecklare ofta skära funktioner som är för dyra eller inte kan färdiga innan spelets releasedatum.
- 5Bestäm hur du kan åtgärda worst case-scenarier. Tänk på vad som är mest troligt att gå fel under projektet. För att planera för dessa, skriv ner hur du kommer att förhindra dessa problem och hantera dem om de uppstår.
- Du kan till exempel oroa dig för att klienten ändrar projektet i sista minuten. För att kompensera, besluta att behålla dokumentation om arbetet och tillhandahålla ofta uppdateringar till klienten.
För att hantera ett projekt, börja med att identifiera projektets mål och de steg som krävs för att slutföra dem.
Del 3 av 3: arbetar med projektet
- 1Håll ett kickoff-möte för att starta projektet. Möt ditt team en sista gång innan du börjar arbeta med projektet. Gå igenom planen igen för att se till att alla vet vad projektet är och vad som förväntas av dem.
- Det här är en bra tid att förklara eventuella förväntningar du har om statusuppdateringar.
- Det här borde inte vara första gången ditt team, chefer eller kunder får höra om dina projektplaner. Håll dem uppdaterade under planeringsfasen.
- 2Håll kontakten med ditt team för att övervaka projektets utveckling. Ditt team bör regelbundet uppdatera dig om sitt arbete. Låt dem veta att de omedelbart bör berätta om eventuella problem eller problem de har. Du måste veta dessa saker så att du kan hålla projektet på rätt spår.
- Ett sätt att göra detta är att välja en viss tid, till exempel i slutet av veckan, för att göra en obligatorisk incheckning.
- Om en projektmedlem glömmer att uppdatera dig, kontakta dem. Fråga dem hur projektet går och vilka framsteg de har gjort.
- 3Uppdatera klienten om projektets progression. Oavsett om projektskaparen är en chef, köpare eller lärare, berätta för dem om hur projektet går. Skicka ett snabbt e-postmeddelande eller ring ett telefonsamtal när en större etapp är klar eller ett problem uppstår. God kommunikation ger försäkran om att projektet är i goda händer.
- Till exempel kan en universitetsprofessor kräva att du lämnar in milstolpsrapporter om ditt doktorandprojekt för att säkerställa att arbetet blir gjort i tid.
- 4Justera planen efter behov för att få jobbet gjort. Projekt går vanligtvis inte perfekt, så du måste ändra dina planer. När ett steg inte längre kan slutföras, ta reda på nya sätt att nå det slutmål du tänkt dig tidigare.
- Du kan till exempel justera tidsfristen, justera budgeten, klippa ut några steg eller be ditt team att göra extra arbete idag.
- 5Granska projektet och lär dig av vad som hände. När projektet är klart, gå tillbaka och titta på dina planer. Fråga dig själv vad som var bra och dåligt med projektet samt vad som kunde ha gjorts bättre. Bestäm om projektet uppfyllde din ursprungliga vision för det.
- Be ditt team om feedback. De kommer sannolikt att ha mycket insikt för dig som kan förbättra ditt nästa projekt.
Om du inser att du behöver mer tid för att avsluta projektet, berätta för den person som tilldelade projektet.
- Lär känna alla i ditt projekt och vad de behöver. Ju mer du vet om deras roller, desto mer sannolikt är projektet att bli en framgång.
- Var alltid medveten om projektets status. Du är chef, så be alltid om statusuppdateringar vid behov.
- Undvik att låtsas att du vet allt. De andra projektmedlemmarna kan ha idéer som du aldrig skulle ha tänkt på.
- Äg dina misstag och stöd alltid ditt team. Detta gör dig till en bättre chef.
Läs också: Hur klarar jag framgångsrikt projekt?
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
