Hur skriver man en miljöhanteringsplan?

Edvin Öberg
Edvin Öberg
• 12 min läsning
Genom en miljöhanteringsplan (EMP) beskriver du de åtgärder ditt företag eller din organisation vidtar
Genom en miljöhanteringsplan (EMP) beskriver du de åtgärder ditt företag eller din organisation vidtar för att följa miljöbestämmelserna och minimera negativ miljöpåverkan.

Genom en miljöhanteringsplan (EMP) beskriver du de åtgärder ditt företag eller din organisation vidtar för att följa miljöbestämmelser och minimera negativ miljöpåverkan. I stort sett inkluderar en EMP din organisations miljöpolicy, de mål du har satt upp för din organisation och de förfaranden du kommer att följa för att uppnå dessa mål. Specifika förfaranden och föreskrifter samlas i din miljöhandbok, som i huvudsak är en färdplan för att fylla i din EMP. Längden och komplexiteten på ditt EMP-dokument kommer att variera beroende på din organisations storlek och hur starkt reglerad din bransch är. Om ditt företag eller din organisation verkar i en starkt reglerad bransch kanske du vill ha lite hjälp från en advokat som är specialiserad på lagstiftning och har erfarenhet av miljöregler.

Del 1 av 3: sätta mål och definiera din policy

  1. 1
    Identifiera miljöbestämmelser som du måste följa. Minst bör din EMP säkerställa att din organisation följer alla miljöbestämmelser som reglerar det område där din organisation verkar. Du kanske tittar på federala, statliga och lokala bestämmelser. Hitta regleringsinformation online genom att söka efter ordet "föreskrifter" tillsammans med namnet på din bransch eller sektor.
    • I USA är till exempel federala regler grupperade efter sektor eller bransch som de omfattar. Om du ägde ett möbelbyggnadsföretag skulle du leta efter regler som täcker möbeltillverkningssektorn.

    Tips: Om du har svårt att hitta tillämpliga regler eller har frågor om hur du kan se till att din organisation följer kan en advokat som är specialiserad på lagstiftning kunna hjälpa dig.

  2. 2
    Bestäm om några bidrag eller skattelättnader är tillgängliga. Om det finns bidrag eller skattelättnader tillgängliga i regionen där din organisation verkar, kan dessa hjälpa dig att sätta mål. Eftersom bidrag och skattelättnader vanligtvis erbjuds om du överskrider lagstadgade miniminivåer, ger de incitament att ställa dina mål utöver att bara följa dem.
    • Till exempel kan din regering ha bidrag tillgängliga för att hjälpa din organisation att byta till hållbara bränslen eller installera solpaneler. Om du ursprungligen planerade att konvertera 50 procent av din kraft till hållbart bränsle kan bidraget göra det möjligt för dig att konvertera 100 procent av din kraft.
    • Om din organisation uppfyller kvalifikationerna för ett miljömässigt hållbart företag kan det finnas skattelättnader som du kan kräva på organisationens skatter.
  3. 3
    Ställ in tydliga, mätbara mål för din EMP. När du väl har en god förståelse för vad som krävs av din organisation lagligt är du redo att bestämma vad du vill att din organisation ska åstadkomma. Om du inte redan följer det, gör det till ett första mål. Tänk sedan på hur mycket du vill gå längre än att bara följa reglerna.
    • Du kan till exempel sätta ett mål att minska din organisations koldioxidavtryck med 20 procent under de närmaste fem åren. För att mäta detta måste du få en gedigen uppskattning av din organisations nuvarande koldioxidavtryck samt olika förändringar du kan genomföra för att sänka den.
    • Tänk på att nästan alla mål kan göras kvantifierbara. Om du till exempel vill förbättra ditt företags image som en vän till miljön kan du göra en enkät för att ta reda på vad allmänheten för närvarande tycker om ditt företag. Om 50 procent av de tillfrågade sa att de starkt kände att ditt företag var miljövänligt, kan du göra det till ditt mål att öka det till 70 procent.
    Din miljöpolicy är en förklaring av de grundläggande miljöprinciper som du tänker upprätthålla
    Din miljöpolicy är en förklaring av de grundläggande miljöprinciper som du tänker upprätthålla som en organisation.
  4. 4
    Upprätta en tidslinje för att uppnå dina mål. Granska de tillgängliga resurserna för att implementera din EMP och gör en rimlig uppskattning av hur lång tid det tar för din organisation att uppnå dina mål. Sätt mindre riktmärken längs vägen så att du vet om du är på väg mot att nå ditt mål inom tidsfristen.
    • Om du inte är säker på hur lång tid det tar för dig att uppnå de mål som anges i din EMP, eller om du tycker att du är för ambitiös, undersök andra organisationer i din bransch och ta reda på vad de gjorde. Du kanske till och med kan hitta andra organisationers EMP online som du kan läsa igenom och jämföra med dina egna.
  5. 5
    Skapa en miljöpolicy för din organisation. Din miljöpolicy är en förklaring av de grundläggande miljöprinciper som du tänker upprätthålla som en organisation. Det behöver inte vara långt eller komplicerat. Det bör emellertid direkt kommunicera din organisations miljövärden och hur du uppnår dem. Din miljöpolicy är den grundläggande och vägledande filosofin bakom din EMP.
    • Din miljöpolicy bör också innehålla ett grundläggande uttalande om att din organisation avser att följa alla befintliga och framtida lagar, förordningar och standarder som är tillämpliga på ditt företag.
    • Om du till exempel äger ett företag som bygger möbler kan din miljöpolicy vara "Här på Fancy Feat Furniture fokuserar vi på att skapa hållbara möbler av hög kvalitet som håller hela livet samtidigt som de skyddar jorden. För att uppnå detta använder vi ekologiska och hållbara material, färgämnen och ytbehandlingar. Vi följer upp detta åtagande genom att upprätthålla strikta standarder som överstiger myndighetskraven i vår bransch. "

    Tips: Din miljöpolicy är kundinriktad information. Inkludera det på ditt företags webbplats eller sociala mediesidor.

Del 2 av 3: sammanställa din miljöhandbok

  1. 1
    Organisera dina mål i specifika avsnitt. Din miljöhandbok innehåller de specifika dokumenten och procedurerna som hjälper dig att utföra din EMP. Ställ in din handbok genom att dela upp dina mål i sektioner. Varje avsnitt bör relatera till ett distinkt miljöområde, såsom avfallshantering, luftföroreningar eller hållbara inköpsrutiner. Sammanställ sedan tillhörande stödjande dokument i vart och ett av dessa avsnitt.
    • Vanligtvis använder du ett stort 3-ringspärm eller liknande arrangör för detta ändamål. Med en 3-ringspärm kan du enkelt lägga till och ta bort dokument efter behov. Inkludera plastöverdrag för regleringsdokument, som licenser och tillstånd, som du inte vill stansa hål i.
  2. 2
    Ange ett sammanfattningsindex på första sidan i varje avsnitt. På översiktsindexsidan listar du den person som ansvarar för detta område i planen, de regler som gäller, din organisations status för efterlevnad. Lägg till en kort beskrivning av andra dokument eller resurser, t.ex. utbildningsmaterial för anställda, som ingår i det avsnittet.
    • Om tillstånd eller licenser krävs, lista dem tillsammans med kontaktinformation för det utfärdande organet. Om du har tillstånd eller licenser som måste förnyas, ange förnyelsedatum.
    • Om du är skyldig att föra register relaterade till din efterlevnad, lägg till en lista över poster som behöver sparas och hur länge du måste behålla dem.
  3. 3
    Beskriv kraven i tillämpliga lagar och förordningar inom varje större område. Ta de miljölagar och förordningar du har hittat och skapa en sammanfattning som specificerar exakt vad som krävs för att din organisation ska följa. Inkludera information om huruvida du för närvarande är kompatibel eller arbetar för att fullgöra efterlevnaden.
    • Om du för närvarande arbetar för full överensstämmelse listar du alla inspektioner som måste slutföras samt kontaktinformation för tillsynsmyndigheten som skulle slutföra dessa inspektioner.
    • Registrera alla licenser eller tillstånd som du har som visar att miljölagar och föreskrifter följs bakom din översikt.

    Tips: Om tillämpliga lagar och förordningar är komplexa eller kräver betydande resurser för att säkerställa efterlevnad, kanske du vill anställa en advokat som är specialiserad på lagstiftning för att se till att din tolkning och förståelse är korrekt.

    Utöver det kan du titta på övergripande mål för miljömässig hållbarhet
    Utöver det kan du titta på övergripande mål för miljömässig hållbarhet, som de som föreslagits av ideella miljöorganisationer.
  4. 4
    Inkludera utbildningsmaterial för anställda. Beskriv träningsprocessen och när träningen kommer att äga rum. Om anställda måste klara ett examen eller få en viss certifiering, lägg in dessa dokument i din miljöhandbok tillsammans med utbildningsmaterialet. Med ett kalkylblad kan du snabbt berätta vilka anställda som är uppdaterade om sin utbildning.
    • Du kan till exempel ha full utbildning för nyanställda och repetitionsträning för alla anställda en gång var sjätte månad. Ditt kalkylblad listar namnet på varje anställd med kolumner så att du kan skriva de datum de fullföljde full utbildning eller repetitionskurser.
    • Om anställda behöver licenser eller tillstånd, inkludera dessa dokument tillsammans med datumet då de måste få dem förnyade.

Del 3 av 3: Genomföra din plan

  1. 1
    Organisera ett team för att implementera din EMP. Storleken på ditt team beror på storleken på din organisation som helhet samt omfattningen av din övergripande plan. Teamet bör dock i slutändan inkludera ledare på ledningsnivå samt några vanliga anställda.
    • För vissa chefer är deltagande i laget obligatoriskt. För andra, börja med att fråga vem som är intresserad av att gå med i laget. Anställda som brinner för miljön kan vara enorma tillgångar i ett EMP-implementeringsteam.
    • Uppdatera din miljöhandbok efter att teamet är på plats, om det behövs. Du kan till exempel behöva uppdatera namnen på de anställda som ansvarar för efterlevnaden i varje område.
  2. 2
    Tilldela alla anställda specifika ansvarsområden. För att implementera din EMP krävs att alla dina anställda är ombord. Genom att ge dem specifika ansvar kommer de att känna sig som en aktiv del av teamet. Se till att varje anställd förstår hur din EMP specifikt påverkar deras jobb inom organisationen.
    • Om du till exempel driver en möbelaffär kan du sätta butiksövervakaren i uppdrag att utbilda alla nya anställda som ska bygga möbler. Genom den utbildningen kommer varje anställd att lära sig sitt specifika ansvar för din EMP.
  3. 3
    Säkra resurser för att genomföra planen. Granska dina nuvarande nivåer för efterlevnad tillsammans med ditt team. Ta reda på vad som exakt behöver göras för att din organisation ska uppfylla kraven och uppnå målen i din EMP. Sedan kan du utarbeta en budget som beräknar de resurser som behövs för att slutföra planen.
    • Följ din tidslinje med din budget och ge uppskattningar av de resurser som behövs för att uppnå var och en av de riktmärken du skapade. Om möjligt, dela upp de totala resurserna som behövs för att visa specifika belopp för varje uppgift som är nödvändig för att nå riktmärket.
    • Antag till exempel att var och en av dina anställda behöver en miljöcertifiering. Certifieringen kostar 190€ och kräver 18 timmars utbildning följt av en 1-timmars tentamen. Din totala budget för den certifieringen skulle vara 19 timmars arbete i vilken takt som varje anställd får betalt (såvida de inte är lön) plus 190€ per anställd.
  4. 4
    Ställ in regelbundna teammöten för att utvärdera dina framsteg. När du först börjar implementeringsprocessen kan möten vara lika ofta som en gång i veckan. När allt är klart kan laget bara behöva träffas en gång i månaden eller en gång i kvartalet.
    • Teamet ska åtminstone träffas minst varje vecka. Ett riktmärke är planerat på din EMP-tidslinje. Teammedlemmen som ansvarar för det specifika avsnittet skulle utarbeta en rapport om huruvida detta riktmärke uppnåddes och eventuella problem som uppstod.

    Tips: Din EMP är inte i sten. Om du senare får veta att du underskattat den tid det tar för att uppnå målen i din EMP, kan du nästan alltid gå tillbaka och justera det. Det enda undantaget skulle vara om du måste uppfylla en laglig tidsfrist.

    Minst bör din EMP säkerställa att din organisation följer alla miljöbestämmelser som reglerar det område
    Minst bör din EMP säkerställa att din organisation följer alla miljöbestämmelser som reglerar det område där din organisation verkar.
  5. 5
    Kommunicera dina framsteg på planen till intresserade parter. De personer eller enheter som är intresserade av dina framsteg beror på projektets omfattning och nivån på regleringen. Du kan behöva meddela entreprenörer, leverantörer och kunder. I allmänhet skulle detta inkludera alla som direkt påverkas av din EMP.
    • Om du till exempel ägde ett möbelproduktionsföretag skulle du vilja meddela leverantörer av trä för dina möbler när du övergick till att bara använda ekologiska träprodukter.
    • När din organisation utvecklas mot att bli mer miljövänlig, kommer du sannolikt också att vilja berätta för allmänheten om det. När du når ett betydande riktmärke, förbered ett pressmeddelande eller posta det på din organisations sociala mediekonton.

Tips

  • Din federala eller statliga miljöskyddsbyrå kan ha mallar eller guideböcker som hjälper dig att skriva din EMP. Sök på byråns webbplats eller ring och fråga vilka resurser som finns tillgängliga.

Varningar

  • På vissa områden krävs en skriftlig EMP innan din organisation kan starta ett visst projekt, särskilt byggprojekt. Tillsynsmyndigheten i ditt område kommer att meddela dig om en EMP behövs för ditt projekt.
Läs också: Hur skriver jag ett mångfaldsuttalande?

Frågor och svar

  • Kan en miljöhanteringsplan ändras efter att den har implementerats?
    I de flesta fall, ja. Din EMP är ett arbetsdokument som kan ändras om du upptäcker att något inte fungerar som du trodde det skulle när implementeringsfasen inleddes. Den enda gången detta kan vara ett problem skulle vara om du enligt lag skulle behöva slutföra planen inom en viss tidsfrist.
  • Hur identifierar du kriterierna för att upprätta en miljöhanteringsplan?
    De nödvändiga kriterierna finns i alla regler som din organisation är skyldig att följa. Utöver det kan du titta på övergripande mål för miljömässig hållbarhet, som de som föreslagits av ideella miljöorganisationer. Bestäm sedan ett mätbart, kvantifierbart sätt att nå det målet.
  • I vilket skede krävs EMP?
    Detta beror på din bransch och var din organisation finns. På vissa områden, till exempel konstruktion, kan en EMP krävas innan arbetet med ett nytt projekt kan börja. På andra områden kan det hända att en EMP inte alls krävs absolut. Prata med någon i ditt lands tillsynsmyndighet eller med en advokat som är specialiserad på lagstiftning och är bekant med regleringen av din bransch.

Läs också:

  1. Hur skriver jag en sammanfattning?
  2. Hur mäter jag ledningens effektivitet?
  3. Hur skriver man en arbetsplan?
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
Relaterade artiklar
  1. Hur skriver jag ett företagsuppföljnings-e-postmeddelande?Malkolm Magnusson
  2. Hur skriver jag en strategi?Seth Lindberg
  3. Hur adresserar jag ett företagskuvert effektivt?Seth Lindberg
  4. Hur skriver jag ett finanspapper?Erhard Holmqvist
  5. Hur skriver man programmål?Alexandra Ström
  6. Hur skriver jag en begäran om förslag?Tony Jönsson
FacebookTwitterInstagramPinterestLinkedInGoogle+YoutubeRedditDribbbleBehanceGithubCodePenWhatsappEmail