Hur skriver jag en statusrapport?
För att skriva en statusrapport, skriv en tydlig rubrik som inkluderar projektets namn och de datum som rapporten täcker. Öppna rapporten med en sammanfattning för att få den viktigaste informationen med en överblick. Dela sedan upp resten av rapporten i avsnitt för att göra det lättare att läsa. Se till att inkludera budget, schemaläggningsinformation, en lista över viktiga prestationer och eventuella korrigeringar för problem. Slutligen överväg att använda ett visuellt element för snabb åtkomst till information, till exempel ett grönt ljus bredvid ett schema som är i tid. Läs mer om hur du skapar sammanfattningar!
För att skriva en statusrapport, skriv en tydlig rubrik som inkluderar projektets namn och de datum som rapporten täcker.
En statusrapport kan verka som en syssla, men det kan vara ett utmärkt tillfälle att kommunicera med ledningen. Lägg den viktigaste informationen i en sammanfattning i början av rapporten. Ge specifika detaljer om projektets budget och tidslinje och beskriv sedan prestationer och utmaningar. Håll ditt skrivande tydligt och koncist. Din chef kommer att uppskatta en organiserad rapport som är kort men informativ.
Metod 1 av 3: inklusive nödvändig information
- 1Samla information om budget och schemaläggning. I de flesta projekt är budget och schema den viktigaste delen av en statusrapport. Din chef vill veta att projektet kommer att slutföras i tid och helst under budget.
- Den övergripande informationen för projektet kommer sannolikt att vara bred. Ta reda på vilka mindre saker som måste göras för att uppnå det slutgiltiga målet. Till exempel, om ditt mål är att producera 1000 T-shirts och din budget är 370€, måste du veta vilka material som behövs för att producera skjortorna och om de redan finns eller måste beställas.
- 2Dela upp stora mål i mindre mål. Om det finns övergripande mål för projektet, kan du dela upp dem i mindre mål bättre utvärdera framstegen mot att nå dessa mål. Börja med specifika tidsfrister som redan har fastställts och försök sedan bygga i tid där du kan möta utmaningar.
- Till exempel, om ditt mål är att producera 1000 T-shirts på fyra månader, kan du dela upp det målet till mindre mål om 250 T-shirts varje månad. Om laget producerade 300 T-shirts den första månaden kan du rapportera att du var före schemat.
- 3Lista viktiga prestationer. Den Syftet med en statusrapport är att låta din chef veta snabbt vad som fungerar och vad som inte är det. Lägg prestationer högst upp och fokusera på milstolpar. Inkludera så många specifika detaljer som möjligt.
- Om du arbetar i ett team, prata med andra teammedlemmar om vad som går bra med projektet. Inkludera så många namn i din rapport som möjligt.
- Använd specifika nummer där du kan, i motsats till allmänna.
Hur skriver jag en statusrapport för ett byggprojekt? - 4Brainstorm fixar för problem. Om du känner igen problem med projektet, försök inte att dölja dem. Var i stället med din chef om problemen och föreslå lösningar. Försök hitta flera alternativ så att de kan välja den de gillar bäst.
- Till exempel, om ditt projekt ligger före schemat men ligger bakom budgeten, kan du föreslå att du påskyndar produktionen, lägger till en annan anställd i projektet eller höjer budgeten.
- 5Identifiera viktiga milstolpar och prognoser. Under projektets livstid representerar mindre mål milstolpar som måste uppnås vid en viss punkt för att hålla projektet på rätt spår. Använd den aktuella statusen för projektet och förutsäga när nästa milstolpe kommer att uppnås.
- Antag till exempel att du producerade 250 tröjor på 28 dagar. Du kan förutsäga att de kommande 250 tröjorna kommer att slutföras på 28 dagar från datumet för statusrapporten.
- 6Lägg till alla anteckningar som är viktiga för projektet. Inkludera ett mänskligt inslag i din statusrapport med information om teammedlemmar vars arbete har varit enastående, eller ändringar som har påverkat prestanda.
- Du kan till exempel skriva "Projektet ligger till stor del före schemat, tack vare Sally Sunshine 's flitiga ansträngningar. Sally arbetade övertid 3 dagar förra veckan."
Metod 2 av 3: formatera din rapport
- 1Fråga om det finns en mall du ska använda. Många företag har en standardmall som de använder för alla statusrapporter. Om ditt företag har en kan det hjälpa dig att hålla din rapport organiserad och se till att all nödvändig information ingår.
- Om det inte finns en specifik mall kan det finnas en du kan använda i din ordbehandlingsapp. Du kan också hitta exempelmallar online genom att söka efter "statusrapportmall." Se till att alla mallar du laddar ner verkligen fungerar för ditt projekt. Du kanske vill låta en handledare titta på det först.
- 2Börja med en tydlig rubrik. I titeln eller rubriken för din rapport ska du ange namnet på projektet eller arbetet du rapporterar om och de datum som rapporten täcker. Om du kommer att vara ansvarig för flera rapporter bör de alla ha samma titel.
- Till exempel kan din rubrik vara "Parker leveransstatus i augusti 2018." En rapport för nästa månad skulle vara " september 2018 Parker leveransstatus."
- Innan du kommer med din egen titel eller rubrik, kontrollera om ditt företag har ett specifikt format för statusrapporttitlar.
I de flesta projekt är budget och schema den viktigaste delen av en statusrapport. - 3Skriv en sammanfattning på första sidan. Chefer är upptagen och din chef kanske inte har tid att läsa hela rapporten. Den sammanfattningen ger den viktigaste informationen på framsidan så att din chef vet status av projektet med ett ögonkast.
- Exempelvis kan sammanfattningen av " Parkers leveransstatus i augusti 2018 " vara: "Parkersändningen ligger före schemat. Vi har dock använt 50% av vår budget med endast 30% av den totala leveransen. Snabbare produktion kan komma bidra till att minska kostnaderna. "
- 4Organisera din rapport i avsnitt. Långa textblock kan ta för lång tid att skanna och är besvärliga att läsa. Använd korta stycken och punktlistor där det är möjligt, så din rapport blir lättare för din chef att smälta.
- Du kan till exempel ha en sektion för prestationer, en annan för utmaningar och en tredje för lösningar.
Metod 3 av 3: göra din rapport visuellt tilltalande
- 1Starta din rapport tidigt för att ge dig mer tid. Ta reda på när statusrapporter förfaller och rita ut lite tid varje dag för att arbeta med din rapport. På det sättet kommer du inte att skynda dig att försöka göra det i sista minuten.
- Om du arbetar med ett pågående projekt kan du skapa en "mall" för dina statusrapporter som du kommer att använda varje gång. Detta kommer att bli mycket lättare för din chef eftersom de vet exakt var de ska hitta den information de behöver i varje rapport.
- Om du behöver uppdatera siffror som ingår i rapporten innan du lämnar in den, lämna dig själv påminnelser om att göra det.
- 2Skräddarsy din rapport efter din chefs stil. Organisera din rapport så att de saker du vet är viktiga för din chef är främsta och centrala. Om du är osäker på din chefs stil och preferenser, be om att se exempel på tidigare statusrapporter som de gillade.
- Om du till exempel vet att din chef gillar att läsa en kronologisk berättelse kan du börja med ett avsnitt med rubriken "Veckans framsteg" följt av en annan märkt "Vad är nästa".
- 3Optimera din rapport baserat på leveransmetoden. Om du skickar in en digital fil av din rapport kan du inkludera länkar till webbplatser eller till och med GIF och videor, om det är lämpligt. Men om du skickar in en papperskopia är dessa element inte användbara.
- Du kanske också vill överväga hur din statusrapport kommer att läsas. Om du till exempel skickar en digital fil med e-post kanske du vill se till att alla visuella element kan visas på en mobil enhet.
Syftet med en statusrapport är att snabbt meddela din chef vad som fungerar och vad som inte fungerar. - 4Korrekturläsa och redigera din rapport. Förlita dig inte bara på stavnings- och grammatikkontrollerna i din ordbehandlingsapp. Håll dina meningar korta och eliminera onödiga ord och upprepningar.
- Ditt skrivande bör vara kortfattat och direkt. Undvik att använda mycket jargong, vilket kan få det att verka som om du försöker dölja något eller inte vet vad du pratar om.
- Läs din rapport högt. Om du snubblar över en mening är det en aning om att ditt skrivande inte är så tydligt som det kunde vara.
- 5Skapa visuella element, om så önskas. Vissa chefer föredrar visuella ledtrådar om hur ett projekt går så att de snabbare kan bedöma projektets status. Inkludera endast visuella element om du specifikt ombeds göra det, eller om du tror att de skulle lägga till något i rapporten.
- Du kan till exempel lägga ett grönt trafikljus bredvid budgeten för att ange att kostnaderna hanterades väl. Om du är lite efter schemat, skulle du sätta ett gult ljus bredvid schemaläggningsavsnittet.
- När du har skickat ut din statusrapport följer du upp den. Om du inte hör något från din chef eller andra teammedlemmar kan du söka feedback. Tala med människor en-mot-en, snarare än att skicka ut ett mass-e-postmeddelande.
Exempel på statusrapporter
Frågor och svar
- Hur skriver jag en statusrapport för ett byggprojekt?Det är som en framstegsrapport om vad du hittills har uppnått i projektet och de pågående frågor som du förutser i framtiden. När du har skrivit dessa saker, ange om du ligger före eller efter planen och när du uppskattar att projektet kommer att vara klart.
- Vad är huvudsyftet med en statusrapport?En statusrapport bör göra exakt vad namnet antyder: uppdatera människor om status för ett projekt eller uppgift så att de lätt och enkelt kan bedöma var den står. För detta ändamål bör en bra statusrapport endast innehålla användbar och relevant information såsom de slutförda uppgifterna samt eventuella problem eller problem. Det borde också ha några potentiella lösningar för problem så det kan diskuteras om det bästa sättet att lösa dem. Statusrapporten ska i huvudsak uppdatera människor om pågående arbete samt beskriva strategierna för kommande projekt.
- Hur skriver jag en jobbrapport?Du kan söka på en jobbmall på Google. Det beror på vilken typ av jobb du rapporterar om.
- Vad är en månatlig statusrapport?En månatlig statusrapport är ett dokument som används för att uppdatera människor om framstegen från föregående månad i ett specifikt mål eller projekt. Den bör innehålla allt arbete som har slutförts, liksom alla arbeten som har ställts inför problem eller ligger bakom schemat. Det kan också innehålla potentiella lösningar för problem så att intressenter, chefer eller den som rapporten är avsedd för kan diskutera bästa möjliga lösning framöver. Dessutom kan månatliga statusrapporter innehålla prognoser och uppgifter som kommer att fokuseras på nästa månad.
- Hur skriver jag en sammanfattningsrapport?Börja med ett intro, sedan ett första avsnitt, alla andra du behöver och gör sedan ett avslutande stycke. Följ stegen i den här artikeln.
- Vad ska en statusrapport innehålla?En statusrapport ska alltid vara så direkt och till den punkt som möjligt. Det betyder att den endast bör innehålla relevant och nödvändig information. Lista upp alla de stora föremål som rapporten täcker och dela upp dem i de mindre föremål som går att få dem gjort. Lista sedan upp alla de viktigaste prestationerna, följt av eventuella fel eller problem som har uppstått med något av projekten eller uppdragen. Efter problemen, lägg till några potentiella korrigeringar eller lösningar som du har kommit fram till så att du kan diskutera de bästa alternativen framåt. Avsluta det genom att se framåt mot framtida mål och projekt som du arbetar för att uppnå.
- Hur skriver jag en teknisk statuspost?Förutsatt att en teknisk statuspost är ett e-postmeddelande som ger den aktuella statusen för ett tekniskt projekt, ska den svara på följande: Är den enligt schema? Vilken fas är det i? När kommer den aktuella fasen att göras? Vad är det förväntade slutdatumet jämfört med det aktuella schemat? Har den de resurser (vanligtvis människor och hårdvara) som den behöver för att slutföra i tid eller undvika att hamna längre efter? Om inte, vilka resurser behövs? Utan dem, vad blir effekten på slutdatumet?
Obesvarade frågor
- Vilka ord kan jag använda som sida?
Kommentarer (1)
- Letar fortfarande efter ett bättre brev.
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
