Hur utvecklar jag ett inventeringssystem?
Att utveckla ett lagersystem är ett utmärkt sätt att hålla reda på dina produkter och avgöra vad du behöver lagra. För små lager blir det OK att spela in det för hand, men för stora lager kan du spara tid med en streckkodsläsare. Förvara ett kalkylblad med ditt lager med kolumner för datumet, föregående lagerräkning, den aktuella kvantiteten du har till hands och procentsatsen för försäljningskostnaden. Registrera eventuella inventeringar som krympning för att hålla dina data korrekta. Glöm inte att räkna ditt lager regelbundet, oavsett om det är dagligen, veckovis eller månadsvis. Du kan också låta en andra anställd registrera inventeringen för att minska risken för mänskliga fel. För fler tips från vår finansförfattare, inklusive hur man väljer ett programvarupaket för lagerhantering, läs vidare!
De personer som arbetar med ditt lager- och lagersystem är den mest kritiska aspekten av ditt lagersystem.
Ett effektivt lagersystem är en oumbärlig komponent i alla detaljhandels- eller tillverkningsverksamheter. Det primära syftet med ett lagerinventeringssystem är att korrekt upprätthålla ett fysiskt antal produkter, förnödenheter och material som lagras i ett lager eller lager. När det väl har etablerats kan ett lagersystem användas för att kontrollera och underhålla de lagrade varorna, vilket säkerställer att lagret inte går förlorat till förstöring eller stöld.
Del 1 av 4: utveckla lagringssystemet för att underlätta räkningen
- 1Organisera produkterna som lagerförs med diskarna i åtanke. Effektiviteten hos ett lagersystem är starkt beroende av noggrannheten med vilka artiklarna som inventeras räknas. Felaktig räkning av produkter eller varor orsakar ofta skillnader i redovisning, försäljningsspårning, överbeställning och överproduktion, bland andra frågor. Ett ineffektivt lagringssystem kommer också att påverka kostnaden för spårning av lager betydligt genom att öka den tid det tar att slutföra processen.
- Fokusera på att göra din inventering enkel att komma åt, separera och räkna. Arbeta med att ge synlighet, enkel etikettering och enkel organisering så att dina diskar snabbt kan komma åt varje objekt.
- 2Tänk på lagringskrav. Beräkna de fysiska dimensioner som krävs för att lagra ditt lager. Detta kan vara ett helt lager eller en liten garderob, beroende på storleken på dina produkter eller material och din försäljningsvolym. Du bör också överväga alla speciella förhållanden som krävs för lagring, t.ex. temperatur eller fuktreglering.
- Det kan också finnas statliga eller federala lagar som dikterar hur du måste lagra vissa typer av lager, särskilt för farliga eller kontrollerade föremål.
- 3Designa förvaringshyllor för att ge varje artikel en tydlig siktlinje. Ordna de produkter som lagras så att de som ansvarar för inventeringen enkelt kan komma åt och räkna varje enskild artikel. Märk allt så att det lätt kan kännas igen och inventeringen kan placeras i rätt område.
- Välj och sätt upp förvaringshyllor och lagerplatser beroende på vilken typ av lager du ska förvara i dem. Tänk på önskad storlek, höjd och speciella egenskaper hos soptunnorna eller hyllorna när du väljer din.
- Tänk till exempel på hur tung en hylla full av ditt lager blir och välj ett hyllsystem som uppfyller eller överstiger vikten.
- Tänk på att lager som lagras i butikshyllor också måste räknas i ett lagersystem.
- Du kan också använda slotting för att förbättra användarvänligheten. Slotting avser placeringen av inventeringen på ett effektivt sätt. Exempelvis kan föremål som normalt skickas tillsammans placeras nära varandra i lagret.
- Dessutom bör inventeringen ställas in så att inventeringen med den högsta omsättningen är mest tillgänglig. Slotting bör planeras från början och sedan revideras över tiden för att ta hänsyn till nya artiklar och förändringar i efterfrågan eller verksamheten. Helst bör slotting tänkas om varje vecka eller till och med dagligen.
- Du bör också överväga att bli av med sällan sålda och föråldrade föremål så snabbt som möjligt. Oddsen att de kommer att sälja är låga och många gånger kostar dessa artiklar dig mer att lagra än de kommer att få in.
- 4Tänk på ett streckkodssystem. Om du har en stor mängd lager måste du spåra ditt lager utan att hänvisa till varje artikel med namn. Det enklaste sättet att göra det är genom ett streckkodssystem. Skaffa en skanner som du kan använda för att skanna ditt lager in och ut och för att göra lagerräkningar. Men om du har väldigt få artiklar eller typer av objekt kan du kanske använda ett enkelt visuellt system. Du kan sedan byta till ett streckkodssystem om ditt visuella system blir alltför tidskrävande eller felaktigt.
- Se till att skannern är utformad för din miljö. Till exempel kan ett sjukhus behöva skannrar som kan steriliseras.
- Du behöver också en streckkodsskrivare för att märka hyllor eller utrymmen där objektet med den streckkoden lagras.
- Om du kör en liten operation kan du också välja att helt enkelt ladda ner en app som gör att dina anställdas mobiltelefoner kan förvandlas till skannrar.
- 5Formatera ett kalkylark för inventering så att det fungerar som huvudregister för varje inventering som tas. Öppna ett kalkylark i ett program som Excel, Pages eller Google Sheets för att komma igång. Bygg ut dina kategorier med hjälp av kolumner i ett kalkylblad, och lista dina lagerobjekt på sidan i rader. Ett effektivt lagersystem bör innehålla följande kategorier av kolumnrubriker:
- Använd en kolumn med titeln "Datum för räkningen" för att spela in nuvarande datum.
- Använd kolumnen "Tidigare antal" för att registrera kvantiteten för denna artikel från det senaste antalet.
- Använd kolumnen "Antal till hands" för att registrera det totala antalet för varje artikel.
- Inkludera en måttenhet.
- Använd kolumnen "Produktbeskrivning" för att ge en beskrivning av de objekt som räknas.
- Använd kolumnen "Bygg till" för att representera mängden artiklar som krävs för att möta den förväntade efterfrågan.
- Använd kolumnen "Mängd sålt" för att representera mängden sålda artiklar under föregående period.
- Använd kolumnen "Kostnad för försäljningsprocent" för att representera kostnaden för varje artikel i procent av kostnaden för den totala försäljningen.
- Använd kolumnen "Mängd att producera eller ordna om" för att automatiskt producera antalet varor som ska köpas eller produceras för att möta efterfrågan under nästa försäljningsperiod.
- Du kan också använda bokföringsprogram som Quickbooks eller Peachtree för att hantera dina lagernivåer.
Tänk på att lager som lagras i butikshyllor också måste räknas i ett lagersystem.
Del 2 av 4: avstämning av fysisk inventering med bokfört inventering
- 1Ange data för varje kategori i lämpliga kolumner i kalkylbladet. Subtrahera det sålda beloppet från det belopp som beställts för att fastställa "build-to". Därefter subtraherar beloppet till hands från "build-to" -beloppet för att bestämma rätt belopp för att justera inventeringen för den kommande perioden. Glöm inte att ange data för alla typer av lager, inklusive råvaror och komponenter.
- 2Justera data för lager krympning. Lagerkrympning betyder helt enkelt lagerförluster under vanlig affärsverksamhet. Varulager kan gå förlorade på grund av stöld, inkurans, förstörelse eller skada. Lagerkrympning kommer att stå för skillnaden mellan ett fysiskt lagerantal och det senast registrerade lagerantalet i böckerna. Om du känner igen någon krympning innan du tar lager, var noga med att registrera den i ditt kalkylblad omedelbart.
- 3Separata inventeringar och administrativa uppgifter. Lagerhantering kräver både fysisk lagerhantering som lagerräkning och rörelse samt administrativa uppgifter som arkivering av korrekt relaterat pappersarbete och bokföring. I stora företag kommer dessa processer sannolikt att hanteras av separata avdelningar eller team. Men även i de minsta företagen bör du ha en annan person att hantera varje sida. Detta minskar risken för stöld.
Frekvensen med vilken inventering tas kommer att ha ett betydande inflytande på noggrannheten i ett inventeringssystem.
Del 3 av 4: inventering med jämna mellanrum
- 1Träna dina inventerare. De personer som arbetar med ditt lager- och lagersystem är den mest kritiska aspekten av ditt lagersystem. Om de är otränade eller osäkra på vem som ska utföra en åtgärd kommer din lagerhanteringseffektivitet och noggrannhet att drabbas. Träna dina anställda i alla aspekter av lagerhanteringsprocessen, inklusive vad som ska göras vid varje punkt, vem som behöver göra det och hur det ska dokumenteras. Skriv vid behov ner dessa policyer så att de anställda kan hänvisa till en guide. Detta hjälper till att förhindra frustration och felaktig hantering av lager.
- 2Utför inventering varje dag, vecka eller månad. Frekvensen med vilken inventering tas kommer att ha ett betydande inflytande på noggrannheten i ett inventeringssystem. Oavsett vilken typ av operation som helst kommer vissa typer av operationer att kräva mer regelbundna lagerintervall än andra. Till exempel behöver en bilhandlare inte nödvändigtvis samma frekvens av lagerintervaller som ett varuhus eller matservice.
- Fokusera först på de mest kritiska sakerna. Dela upp dina artiklar i tre kategorier baserat på hur ofta de säljer.
- Prova till exempel att ställa in dina högprioriterade artiklar som de artiklar som utgör 80 procent av din försäljning. Då kan du skapa kategorier med medelhög prioritet och låg prioritet för varor som säljs mindre ofta.
- När du har gjort det kan du fokusera de allra flesta av dina ansträngningar på dina högprioriterade objekt. Denna ansträngning inkluderar räkning, prognostisering av försäljning och ombeställning.
- När detta är gjort kan du använda överskottstid för dina medel- och lågprioritetsobjekt. Om du gör det sparar du från att slösa bort tid på föremål med låg prestanda.
- 3Låt två räknare göra inventeringar. Detta kan avsevärt minska mängden mänskliga fel när man tar fysiska räkningar av inventarier. Skriv ut pappersinventeringsark som motsvarar huvudposten för användning vid fysisk inventering.
- Låt en individ utföra den fysiska räkningen genom att ringa upp numren högt.
- Den andra räknaren matar in siffrorna i lämpligt fält i kalkylbladet för huvudinventering som de kallas.
- Detta behöver dock inte nödvändigtvis göras samtidigt. Inventering kan helt enkelt tas två gånger av olika individer.
- Siffrorna kan sedan jämföras för att säkerställa noggrannheten i inventeringen.
Effektiviteten hos ett lagersystem är starkt beroende av noggrannheten med vilka artiklarna som inventeras räknas.
Del 4 av 4: förbättring av lagerhantering
- 1Analysera inventeringsdata. Du kan förbättra din lagerhantering genom att analysera lagerinformation. Specifikt kan du arbeta för att förstå hur mycket lager du behöver ha vid en viss tidpunkt och när du ska beställa mer. Börja med att beräkna din dagliga kostnad för sålda varor genom att dividera din årliga eller kvartalsvisa kostnad för sålda varor med antalet dagar du var öppen under den tiden. Dela sedan ditt aktuella lagervärde med detta belopp. Resultatet är din genomsnittliga investeringsperiod för lager.
- Denna siffra representerar hur lång tid det tar för ditt köpta lager att i genomsnitt konverteras till försäljning.
- Du kan sedan arbeta för att minska denna siffra genom att beställa en mindre mängd lager eller arbeta för att få snabbare betalningar från kunder.
- Du kan också hitta ditt lager i förhållande till försäljningen genom att dela ditt lagervärde med din försäljning för månaden. Spåra detta värde över tid för att se om det ökar eller minskar.
- Ett ökande förhållande mellan lager och försäljning innebär att du köper för mycket lager, medan ett minskande lager betyder att du bör köpa mer.
- 2Optimera dina lagernivåer. Lagernivåerna måste hanteras effektivt och hållas på rätt nivå för att maximera vinsten och minska förlusten. Att hålla för mycket lager ökar risken för föråldring, skada och förstörelse medan du inte håller tillräckligt med förlorade försäljningsmöjligheter. För att optimera ditt lager, börja med försäljningsprognoser baserat på tidigare perioder. Justera sedan efter trender och säsongsspecialitet. Om du till exempel upplever mer försäljning under hösten än resten av året kanske du vill justera ditt lager för dessa månader.
- 3Implementera programvara för lagerhantering. Medan ett kalkylark med lager kan fungera för ett litet företag, behöver alla typer av stora eller stora volymer ett särskilt lagerhanteringsprogram. Dessa program låter dig hantera lager, beställningar och annan data samtidigt som du tillhandahåller användbar analys och spårning. Helst kan ditt system integreras med din andra affärsprogramvara för att skapa ett enhetligt system och automatisera en del av din verksamhet.
- Utforska programvarupaket för lagerhantering online för att hitta ett som passar dina behov. Populära leverantörer inkluderar Oracle och SAP.
- Ditt val av programvara beror på dina specifika behov (volym, typ av lager etc.), din budget och din omvandlingstid (hur mycket tid du kan spara på att implementera en ny teknik).
- 4Gör ansträngningar för att minska förlusten. Lagerkrympningen är vanligtvis liten men kan sluta stå för en betydande förlust om den inte systematiskt minskas. Arbeta för att förhindra stöld genom att öka säkerheten runt ditt lager eller lagringsutrymmen. Minska stöld i din butik genom att installera ett kamerasystem och hålla koll på misstänkta kunder. Du kan också ställa in ett larmsystem som svarar på etiketterna eller RFID-taggarna på dina artiklar.
- Minska anställdas potentiella stöld genom att begränsa tillgången till produktområden till dem som absolut behöver vara där.
- Minska bortskaffningsförlusterna genom att hålla koll på dina lagerräkningspraxis. Kom ihåg att cykla äldre lager framåt när du lagrar lager.
Kommentarer (1)
- Mycket informativ och tyckte om att läsa den här artikeln.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
