Hur övervinna nerver som första ordförande?

Se till att du har alla papper som behövs. Be sekreteraren och alla andra relevanta medlemmar att ge dig rätt papper. Det är också klokt att läsa de viktigaste materialen som kommer att diskuteras vid mötet för att undvika känslor av bakhåll eller osäkerhet kring vad som diskuteras.

Forma din egen bild av de möjliga riktningarna för mötet. I huvudsak betraktas en ordförande som ett neutralt parti som förväntas styra mötet och ta hänsyn till alla synpunkter där. Detta betyder inte nödvändigtvis att du inte kan visa dina färger (det beror på konstitutionen eller arten av gruppen som ordförande), men det åläggs dig att visa respekt för alla synpunkter och förvänta dig det från alla deltagare. Om du har utarbetat i förväg vilka möjliga problem och problem som kan vara, tillsammans med eventuell potential för flyktiga situationer, kommer du att vara väl förberedd på vad som än kan uppstå. Planera i förväg hur du ska hantera varje möjligt scenario.

Behålla lugnet. Alla ögon är vanligtvis inte riktade mot dig för innehåll - ögonen kommer att riktas mot dig för ledarskap och sammanfattning av synpunkter. Det betyder att du måste notera de åsikter, riktningar och alternativ som uppstår under mötet så att du kan reflektera diskussionen tillbaka till gruppen och presentera beslut som ska röstas om efter behov. Om du är ordförande i stället för att kunna påverka mötets resultat genom direkt omröstning eller fatta det slutliga beslutet om mötesobjekt, blir ditt noterade allas åsikter och sammanfattning ännu viktigare som ett sätt att motivera dina beslut.

Känn reglerna för mötet. Du bör läsa igenom reglerna för mötet. Ställ frågor från ämbetsbärare innan du deltar i mötet så att du inte är osäker på saker. Kom ihåg detta om du inte kommer ihåg något annat - "reglerna är dina vänner". De är de verktyg som du kan hålla ordning på mötet, leda medlemmarna tillbaka till relevanta diskussionspunkter och stödja din rösträtt. Reglerna hjälper dig att bli en mer effektiv ordförande.

Andas djupt innan du går in i rummet. Det hjälper dig att komma några minuter tidigt för att ställa in dina papper och hälsa mötesdeltagare. Om du inte känner till deras namn, ha ett visuellt diagram över vem som sitter där vid namn som du kan hänvisa till. Förvara en liten anteckningsbok och favoritpenna eller penna för att skriva ner viktiga punkter, frågor och sammanfattningar. Se till att dina papper är i ordning innan du börjar mötet.

Var ärlig. Människor är i allmänhet förlåtande om du klargör att du är nybörjare. Om du inte vet något kan du säga att du tar det med varsel och kommer tillbaka, eller så kan du öppna frågan för mötesgruppen. Eller så kan du erkänna att du inte vet eftersom du fortfarande lär dig och att du placerar dig själv i nåd hos de omkring dig som hjälper till att svara. Den sista åtgärden kommer naturligtvis att bero på sammanhanget och kanske inte är lämpligt i vissa miljöer där det är viktigt att förmedla en känsla av kontroll. Men i huvudsak är det bättre att vara öppen och transparent om dina begränsningar än att utföra en åtgärd som orsakar svårigheter för projektet, gruppen eller processen på lång sikt.