Hur genomför man produktiva möten med konferenssamtal?
Produktiva konferenssamtal äger också rum när det finns en bestämd värd (påståendefull för att styra mötets agenda) och aktiva och fokuserade deltagare.
De flesta beskriver konferensmöten som tråkiga, oproduktiva och värdelösa. Många gånger beror detta på att deltagarna aldrig har deltagit i ett dynamiskt konferenssamtal som uppfyller alla deras kommunikationsbehov. Upptäck hur du genomför lyckade konferenssamtal.
- 1Gör dig redo. Ingenting är lika oproduktivt som att hålla ett möte med människor som inte är beredda. Oförberedelse är inte bara energidränering utan också verkligt störande. Att hålla ett möte där deltagarna inte har något eller inget minne av mötets dagordning kan dessutom slå tillbaka med inget att visa i slutändan.
- Denna princip gäller vid konferenssamtal. Deltagarna måste vara medvetna om mötetiden och dess agenda. Denna plikt att förbereda människor för mötet faller på värdens axlar. Deltagarna bör också förbereda sig för mötet genom att gå igenom agendamemot eller bjuda in innan mötet. Detta kommer att förse dem med förmågan att ge användbara bidrag under konferensmötet.
- 2Känn konferensplattformen. Värdar och deltagare måste vara välutbildade i att använda konferenssamtalsprogrammet. Det är omöjligt att få fullt deltagande i ett möte om parterna inte är kunniga om hur man använder konferenssamtalets plattform.
- Underlåtenhet att förstå intrigerna i ett konferenssamtalsprogram kan göra mötet mindre produktivt. När du introducerar en ny konferensplattform för dina kollegor, kunder eller anställda, ge dig nödvändig utbildning och handledning om hur verktyget används för att göra alla interaktioner möjliga och meningsfulla. Du kan också göra det lättare för dem genom att använda gratis konferenssamtal utan PIN-koder som erbjuds av tjänsterna.
Du kan också göra det lättare för dem genom att använda gratis konferenssamtal utan PIN-koder som erbjuds av tjänsterna. - 3Var professionell. Brist på professionalism är ett vanligt hinder för framgång i konferenssamtal. Det finns en nivå av rädsla som de flesta människor möter när de går in i möten. Frågor som "Är konferenssamtal inspelat?", "Är det öppet för oss alla?", "Är jag på plats i det här konferenssamtalet?" Och "Kommer det att göras privat?" är ofta dominerande i deltagarnas sinnen.
- Deltagarna måste känna till sina positioner under samtalet. Samtidigt som meddelandet att konferensen spelas in sannolikt kommer att minska eller minska deltagandet från vissa parter hjälper det också att informera deltagaren om inspelning av något slag kommer att äga rum.
- Professionalism gränsar också till att skapa en positiv miljö för samtalet. Detta kan innefatta att begränsa antalet visuella och ljuddistraktioner runt dig under samtalet. Be alltid deltagarna att trycka på stängningsknappen för att begränsa ljudnivån från deras ändar under samtalet.
Sammantaget är nyckeln till att genomföra produktiva konferenssamtal verkligen att göra sig redo för dem i förväg. - 4Gör konferenssamtalet interaktivt. Möten där fester deltar fritt är traditionellt mer produktiva än de där de inte gör det. Var öppen för de andra deltagarnas bidrag för att se till att de känner sig en viktig del av mötet.
- Ställ frågor och uppmuntra gratis svar under hela konversationen för att undvika att vara den som dominerar alla ämnen i mötet. Ändå alltid kontrollera kontroll över mötet genom att styra dagordningen till slutet.
- Dessutom, för att undvika att hamna i det fattiga kvarter som de flesta konferenssamtal möter, insistera på att deltagarna kommer till möten som är beredda att anteckna och delta. Detta bör göras på ungefär samma sätt som de skulle möta ansikte mot ansikte. Det faller också på värden att utse en part som tar några minuter av vad som diskuteras. Du kan skicka dessa till skötarna när mötet är över.
- Sammantaget är nyckeln till att genomföra produktiva konferenssamtal att verkligen göra sig redo för dem i förväg. Varje deltagare bör förbereda sig för konferenssamtalet i förväg genom att gå igenom mötets dagordning. De bör också lära sig att använda konferenssamtalsprogrammet eller förbereda sina rum (och sig själva) för konferenssamtalet, särskilt videosamtal (även om du kan använda gratis konferenssamtal utan PIN-koder för att göra det enkelt för dem).
- Produktiva konferenssamtal äger också rum när det finns en bestämd värd (påståendefull för att styra mötets agenda) och aktiva och fokuserade deltagare. Du kan uppnå allt detta genom att göra konferenssamtalet interaktivt, lätt men objektivt. Det hjälper också att göra anteckningar, behålla artighet med alla deltagare och skicka minuter efter konferenssamtalet.
Läs också: Hur genomför man effektiva möten?
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
