Hur överbelastar samarbetsbeslut?

Brainstorming dränerar ofta energi — Vad är värre: Gruppförhandlingar och brainstorming dränerar ofta energi, blåser liv i dåliga idéer och resulterar i urvattnade beslut.

Gruppbeslut och brainstormar är ofta tidsavlopp: Människor samlas i en grupp, ger input och går sedan "runt och" runt. Och vanligtvis kommer inget ut förutom en idékula utan någon tydlig uppfattning om hur man kan lösa upp den eller fortsätta produktivt. Vad är värre: Gruppförhandlingar och brainstorming dränerar ofta energi, blåser liv i dåliga idéer och resulterar i urvattnade beslut.

För att komma runt de inneboende fallgroparna i gruppbeslut kan du lära dig att strukturera sessioner som effektivt kortsluter tid och energi dränerar: Använd Google Ventures "Not and Vote" för att utnyttja kraften hos många sinnen och många synpunkter.

Del 1 av 5: preliminärer

1

Välj en arrangör / facilitator för förfarandet. Den här personen kommer att meddela deltagarna, förbereda material och fastställa dagordningen.
2

Ställ in mötesplats och tid. Arrangören / facilitatorn ska säkra en mötesplats och ställa in en tid som passar alla som deltar. Han eller hon bör meddela alla och kan ange det allmänna syftet med mötet och den förväntade längden på mötet - trettio minuter, inklusive förfriskningar.
3

Samla förnödenheterna. Arrangören / facilitatorn ska samla alla "saker du behöver" och förbereda alla spjälsängsanteckningar för att vägleda honom eller henne genom att underlätta mötet. Denna process bör slutföras tidigare på dagen eller föregående eftermiddag.
4

Välj en avgörare. Detta kan göras under mötet genom en blind dragning av tandpetare (eller kulor). - Individen som drar den korta tandpetaren (udda färgad marmor) blir avgöraren. Alternativt kan avgöraren väljas i förväg genom att dra ett namn från en hatt. Ett andra namn kan dras som ett alternativ om förstahandsvalet blir avgörande.

Avgöraren gör det sista samtalet för gruppen och kan välja att hedra rösterna eller inte.

Del 2 av 5: notera

1
Samla individuella tankar. Ge alla två pappersbitar och ett skrivredskap och ställ sedan in en timer på sju till tio minuter (tidsinställning av facilitator). Under denna tid spelar varje person in, så många relevanta idéer som han eller hon kan, individuellt.
Dessa kommer inte alla att delas med gruppen, så alla uppmuntras att verkligen öppna sig utan hänsyn till eventuella bedömningar. Planen är att släppa loss en fri sammanslutning av vildt, löst tänkande och fånga alla idéer. Ingen behöver oroa sig för att dela dumma idéer. Handledaren bör se till att nämna:
- Målet med mötet - vare sig det är att identifiera möjligheter för nya satsningar, att planera en optimal övergång till en ny produktlinje, oavsett.
- Tiden tilldelad för den här uppgiften - Sju till tio minuter är verkligen mycket tid när ditt sinne öppnar sig för uppgiften. Det finns inget behov av att skynda sig. -Bara lugnt notera dina tankar och idéer i korta punkter.
2

Filtrera de enskilda tankarna. Ställ in timern i två minuter och låt alla begränsa sina tankar till de två bästa. Varje person bör stryka av alla idéer utom deras två fantastiska insikter - antingen hela lösningar eller kritiska komponenter. Återigen bör tänkandet ske av individer och påverkas inte av vad andra kan bedöma.
3
Dela de enskilda idéerna och fånga dem på en whiteboard. Varje person läser i sin tur sina idéer medan någon listar idéerna på tavlan. Det borde inte finnas någon pitching av idéerna just nu, men det är roligt att använda böjning och vokalisering när poster läses. Naturligtvis borde alla vara ganska förundrade över de förslag de erbjuder och lite drama uppmuntras.
- Det är bäst att numrera valen så att de lätt kan hänvisas till under omröstningen som följer.

Del 3 av 5: omröstning

1
Rösta individuellt på favoriterna. Den tidsfrist för detta avsnitt av förfarandet är tre till fem minuter (tid som ställts in av facilitator). Ställ in timern för lämplig tid.
- Alla väljer sin favorit från listan på tavlan och spelar in den på ett papper. Det ska inte finnas någon diskussion under denna process. När varje person har gjort sitt val bör de vända pappersbiten med framsidan nedåt och vänta tyst på att de andra ska slutföra.
2

Meddela rösterna. Varje person i sin tur säger högt sin röst medan någon markerar rösterna genom att sätta en prick bredvid lämplig idé. Pitching ditt val är tillåtet, men tonhöjden måste vara kort (högst en minut per tonhöjd).
3
Bestäm resultatet. Avgöraren gör det sista samtalet för gruppen och kan välja att hedra rösterna eller inte.
- Istället för mycket fram och tillbaka hjälper beslutaren att effektivisera processen. Varje individ har haft en röst och alla i gruppen borde ha implicit överens om att alla kommer att hedra och stödja valet av avgöraren. Att använda en avgörare eliminerar mycket fram och tillbaka och politiker.

Förhoppningsvis är du öppen för dess otaliga möjligheter och kan använda dem för att överbelasta dina ansträngningar.

Del 4 av 5: variationer

1

Forma processen på lämpligt sätt. Se till att skräddarsy processen efter dina gruppbehov, till teammedlemmarna och till vad som övervägs - vad "Noteras och röstas" på.
2

Överväg att tillåta varje deltagare två röster. Dessa kan användas på separata rader eller fördubblas på ett objekt.

Del 5 av 5: förstå dynamiken

1

Förverkliga fördelarna med isolering medan du noterar. Att ge ensam tid att överväga och sikta igenom livskraftiga alternativ hjälper till att kringgå "grupptänk". Detta resulterar i en rikare och mer varierad pool av alternativ.
2
Bekräfta den positiva effekten av dike linjära beslutsprocesser. Normala möten är linjära: En person talar medan de andra lyssnar och väntar på en tur för att formulera sina tankar. Tänkandet är normalt en tankekedja med en tanke löst kopplad till en annan och den till en annan, och så vidare.
Denna tankekedja fortsätter normalt längs en linjär väg och medlemmar i beslutsprocessen försöker ofta hoppa tanketåget på en väg som följer hans eller hennes vision: Många individer försöker åberopa sina visioner. - Således, i ett traditionellt möte, tanketåget spåras ofta av eller blir felriktat.
- "Not and vote" isolerar varje tankeprocess och, till stor del, kringgår det felriktade slutresultatet som ofta är resultatet av ett traditionellt möte.
3

Njut av kraften i parallell bearbetning. "Not and Rösta" åberopar varje sinnes processorkraft samtidigt och tappar kraften för parallell bearbetning: Många oberoende idéer genereras snarare än en, ingen eller en enda urvattnad kompromiss.
4
Inse att blinda, oberoende röstningskortslutningar "grupptänk ". Genom att rösta oberoende återspeglar varje val ett unikt perspektiv och ingen röst förstärks.
- I andra processer upprepar röster ofta åsikten från någon som anses vara klok eller "förnuftets röst".
5

Värdera insikten som erhållits under försäljningsplatserna. Att lyssna på andras perspektiv ger ibland värdefulla insikter som superladdar idéer.
6

Förstå kraften i ensam tid. Det vanliga mötet ger lite tid för fokuserat, individuellt tänkande. Normalt finns det lite engagerat, kreativt tänkande och sortering. Formatet "Obs och rösta" startar den kreativa sorteringsprocessen. Och vanligtvis ger en stor mängd individuellt tänkande bättre slutval.
7

Inse att de starkaste valen ofta kommer från individer - i detta fall avgöraren. Avgöraren kommer sannolikt att välja ett resultat som är överlägset ett man anlände till i ett traditionellt möte och på en fjärdedel av tiden.

Läs också: Hur bestämmer man beslutsfattande?

Tips

Denna process lämnas medvetet öppen så att du är fri att föreställa dig och utforska möjligheterna när det gäller din specifika situation. Denna process är bara en uppsättning idéer som är avsedda att tända dina tankar. Förhoppningsvis är du öppen för dess otaliga möjligheter och kan använda dem för att överbelasta dina ansträngningar.
Du kanske vill tilldela uppgifter eller be om volontärer. Du kan delegera ansvar till:
- En arrangör
- En facilitator
- En tidsvakt
- En inspelare
- En avgörare
"Not och rösta" kan användas som en del av en större process. Det är perfekt för att lossna när gruppbeslut fattar eller en fast punkt uppstår i gruppprocessen. Därför är det bra att bli bekant med den här metoden och vara redo att snabbt flytta fokus genom att anropa en "Not and Vote" -session.
Resultatet "Obs och rösta" är kanske inte den bästa enskilda lösningen, men är vanligtvis en bra lösning, särskilt med tanke på den tid som spenderas. Metodens kraft är att det är en "high leverage" -process. Det ger exceptionell avkastning för varje tidsenhet och energi som förbrukas.

Det är perfekt för att lossna när gruppbeslut fattar eller en fast punkt uppstår i gruppprocessen.

Varningar

Ta inte bort beslutsfattaren eller försök att kringgå beslutarens val. Beslutarens kraft och skönhet är att en övervägande åsikt skär igenom alla önskemål från många individer med många dagordningar och når en kristallklar väg för gruppen. Fokus som detta beslut ger är en kritisk del av processen och att helhjärtat följer den väg som valts av beslutaren ger de bästa resultaten.
Handledaren bör göra sitt bästa för att undvika att påverka någon process eller resultatet. Det är bäst att lämna processen öppen för att hitta sin egen slutliga form.

Saker du behöver

Timer
Två pappersbitar för varje deltagare
Skrivredskap
Whiteboard
Raderbara markörer
Whiteboard suddgummi
Tandpetare, kulor eller annan enhet för att välja en speciell medlem i gruppen
Förfriskningar (valfritt)