Hur svarar jag professionellt på frågor via e-post?

Svara snabbt på e-postmeddelandet. När du får e-postmeddelandet, vänta inte i dagar eller veckor på att svara på det. Detta kan vara upprörande för avsändaren och vara oprofessionellt, särskilt på en arbetsplats. Om du inte vet svaret på en fråga kan du fråga någon annan som kanske vet svaret. Till exempel, om någon frågar dig om skolmaterial krävs eller bara för donation, skriv tillbaka med något så här: "Jag vet inte om skolmaterial krävs, men jag har frågat vår handledare om detta och kommer att följa upp med dig Så snart som möjligt."

Lär dig hur man artigt kan be om förtydligande. Om du inte förstår vad avsändaren frågar kan du be honom eller henne att klargöra. Du kan försöka skriva en artig och professionell anteckning så här: "Jag är ledsen, men jag förstår inte vad du frågar. Skulle du snälla utarbeta det?" Avsändaren kommer sannolikt att svara med utarbetandet av sin fråga så att du kan svara på den.

Använd rätt stavning och grammatik. Detta säger sig självt. Många människor på Internet använder felaktig grammatik, vilket är mycket oprofessionellt, särskilt i ett e-postmeddelande till någon. Om du inte är en bra stavare, försök använda en online stavningskontrollresurs så att din stavning är korrekt. Du bör också läsa om hur du använder rätt engelsk skiljetecken.

Inkludera den ursprungliga frågan som avsändaren ställde. Försök att omforma denna fråga till ett svar istället för att svara på ett e-postmeddelande. Detta är särskilt viktigt om avsändaren ställer en sluten fråga (till exempel en ja / nej-fråga eller en fråga med flera alternativ där du skulle behöva svara med ett visst alternativ). Till exempel, om avsändaren frågade dig "Börjar skolan nästa tisdag?" svara inte bara med "Ja". Svara med "Ja, skolan börjar nästa tisdag".

• I konversation ansikte mot ansikte svarar folk vanligtvis på slutna frågor med ett ord, men e-post är annorlunda. Det kan vara förvirrande för avsändaren när du svarar på en avslutad fråga med ett ord, eftersom avsändaren måste rulla ner för att hitta sin ursprungliga fråga.