Hur hyra ut kontor?
Att veta vad du letar efter i potentiella kontorslokaler är mycket viktigt när du börjar shoppa och undersöka hur du hyr kontorslokaler.
Att hyra kontor är ett stort steg mot att etablera ditt företag. Genom att ha kontorslokaler ger du potentiella kunder en fysisk plats att besöka. Att veta vad du letar efter i potentiella kontorslokaler är mycket viktigt när du börjar shoppa och undersöka hur du hyr kontorslokaler.
Del 1 av 3: göra planer
- 1Ta reda på hur mycket utrymme du behöver. Med tanke på ditt företags behov kan du räkna ut ungefär hur stort ett kontor du behöver. Detta kommer att begränsa var du ska titta när du utforskar dina leasingalternativ.
- Uppenbarligen behöver du en ungefärlig känsla av antalet kontor du behöver. Tänk också på vilken typ av arbete du kommer att göra och hur mycket av det som sker på själva kontoret. Vissa aktiviteter kan kräva en stor mängd personligt utrymme medan andra kan bedrivas i ett mindre skåp. Glöm inte att överväga konferensrum och andra platser för att hålla möten.
- Överväg om kunder kommer att besöka kontoret; Om inte, har du lägre kostnad för färre bekvämligheter.
- Var realistisk när du funderar på utrymme. Det är inte en bra idé att hyra mer utrymme än du behöver. En större mängd av dina begränsade resurser går till att betala hyra och du vill inte betala för oanvänt utrymme. Om du räknar med expansion kan en solid planlösning hjälpa till att skapa en rymlig miljö även med begränsat golvyta. Du kan också träna något i hyresavtalet som möjliggör expansion eller omlokalisering om ditt företag börjar växa.
- 2Göra en budget. Du kan inte påbörja processen att hyra ett kontor utan att först skapa en budget. För att hitta listor i din prisklass behöver du en gedigen uppfattning om vad denna prisklass är.
- Överväg att flytta utgifter. Om du behöver flytta kontorsutrustning till utrymmet kommer du troligen att behöva betala för en flytttjänst.
- Tänk på verktyg. Saker som gas och el ingår ofta inte i kontorslokaler. Försök och uppskatta hur mycket du kan betala per månad. Vissa säger att vika för 1,10€ per m2, men detta beror på byggnadens ålder. I gamla byggnader kan du behöva betala mer. När du har hittat några intressanta platser kan du be hyresvärden att skicka dig tidigare faktureringsuttalanden eller ge dig en uppskattning av verktygskostnaden.
- Du måste också betala för internet och telefon. Du kan prata med leverantörer för att fråga om månadspriser. Se också till att fråga om installationskostnader om du behöver ytterligare utrustning, t.ex. ett telefonjack, installerat på ditt kontor.
- Du måste betala försäkring på det kontorsutrymme du hyr. De flesta hyresvärdar kräver att hyresgäster betalar ett visst belopp för försäkring per månad. Försök få en uppfattning om de genomsnittliga försäkringskostnaderna i området.
- Kostnader för underhåll och vaktmästerskap bör också beaktas. Inte alla kontorslokaler täcker underhållsproblem, och om du vill anställa en vaktmästare bör du få en känsla av hur mycket den anställde kommer att tjäna per månad. Du kan vara en mer självförsörjande typ av kontor där personalen städar. Ta i så fall hänsyn till leveranskostnader.
- 3Välj ett område. Du bör begränsa din sökning till ett specifikt område som fungerar för dig och dina anställda. Välj ett område innan du börjar titta på listor.
- Det finns tre faktorer att tänka på när du väljer plats - dina kunder, dina anställda och priset. Se till att du väljer en plats som är lättillgänglig för potentiella kunder, inte besvärar någon som arbetar för dig och fortfarande ligger inom ditt prisklass.
- Kundens bekvämlighet och trafikmönster bör vara ditt största problem, eftersom kunderna ger intäkter. Hitta ett område som är lätt att komma till bil eller med kollektivtrafik och som inte är misshandlad eller svårt att hitta.
- Se till att du hittar ett relativt säkert område med låg brottslighet.
- Människor tenderar också att flockas till områden där mycket händer. Om du vill locka kunder kan du sikta på en plats med kaféer, restauranger, barer och andra anläggningar som lockar folkmassor. Detta är inte en viktig faktor om du bara använder utrymmet som ett kontor.
Du måste betala försäkring på det kontorsutrymme du hyr.
Del 2 av 3: Hitta ditt utrymme
- 1Bekanta dig med olika kontorsklasser. Byggnader är uppdelade i ett klasssystem relaterat till deras kvalitet. En byggnads klassbeteckning kan ge dig en uppfattning om huruvida du skulle överväga att hyra det utrymmet.
- Klass A är den högsta kontorsklassen. Dessa är i allmänhet dyra byggnader med arkitektur och bekvämligheter som är utformade för att imponera på högprofilerade kunder. Klass A-byggnader är vanligtvis bara 1 till 2 år gamla, fungerar 24 timmar och inkluderar lyxarmaturer som snygga hissar. Om du riktar dig till kunder med hög inkomst kan en klass A-byggnad vara värt investeringen. Annars siktar du lägre. För den genomsnittliga verksamheten har en klass A-byggnad inte mycket fördel jämfört med lägre klasskontor.
- Klass B-byggnader finns i två typer. Den första typen är ett klass A-kontor som nyligen har nedgraderats. Det är vanligtvis av mindre skäl, till exempel att byggnaden visar tecken på ålder och slitage eller fluktuerande marknadsvärden. Den andra typen av B-klass byggnad är en struktur byggd speciellt för kontor. Båda typerna av klass B-byggnader är i allmänhet lika funktionella som klass A-byggnader men är helt enkelt äldre och mindre snygga.
- Klass C-byggnader nedgraderas A / B-byggnader. Detta beror vanligtvis på ålder. Om en byggnad till exempel är mer än 5 år gammal kommer den förmodligen att nedgraderas till klass C. Klass C-byggnader är lika funktionella som andra typer men kanske inte ser så snygga ut och en del teknik kan vara föråldrad. Klass C-byggnader kan vara en bra investering eftersom de är betydligt billigare, men du kan behöva redogöra för eventuella renoveringskostnader. Du måste också ta hänsyn till estetik. Du vill inte hyra ett kontor som ser trasigt ut eftersom det kan skjuta upp klienter.
- När du tittar genom byggnader, se om de är möblerade eller inte. Om en byggnad inte innehåller grundläggande bekvämligheter som skrivbord, diskar och skåp måste du ta hänsyn till den kostnaden när du fattar beslut om hyra. De flesta byggnader är inte inredda såvida du inte talar om en executive-svit.
- 2Hitta lediga platser att hyra. Nu när du har en känsla av vad du letar efter kan du börja söka efter kontor. Det finns några olika vägar du kan ta för att lokalisera fastigheter.
- Du kan gå igenom en mäklare i ditt område för att hitta kontor. En mäklare har ovärderlig expertis och kanske kan hitta utrymmen att hyra innan de officiellt släpps ut på marknaden. En erfaren mäklare kommer att känna området väl och kunna ge dig informerade råd om de bästa ställena att hyra, samt att representera dig när det är dags att genomföra transaktionen. Mäklare arbetar på provision; när de hjälper dig att säkra ett utrymme, betalar du dem en avgift.
- En mängd olika webbplatser kan hjälpa dig att hitta byggnader. Craigslist är bra för många, men det finns webbplatser som är särskilt utformade för att hitta kontor. Du kan prova Loopnet.com, som är specialiserat på kommersiella fastigheter. Costar.com är en annan webbplats med kommersiella listor.
- 3Turutrymmen och arbeta med att begränsa möjligheterna. Du kan nu börja med att turnera mellanrum och begränsa din sökning för att göra ett val.
- Bry dig inte om att turnera i utrymmen som du vet är utom budgeten. Se till att du får en känsla av priset per m2, med tanke på alla faktorer inklusive verktyg, internet, telefon etc. Om du inte rimligt har råd med det, skicka det för nu.
- Gör en lista över fördelar och nackdelar med varje utrymme, med tanke på ett antal faktorer. Hur långt är det från kollektivtrafiken? Pågår det mycket runt området? Är det säkert? Är byggnaden i god kvalitet? Kan det ge dig alla dina behov som företag? Om det finns några affärsbrytare, till exempel inga Wi-Fi-anslutningar, kan du enkelt eliminera vissa anläggningar från din lista.
Om du behöver flytta kontorsutrustning till utrymmet kommer du troligen att behöva betala för en flytttjänst.
Del 3 av 3: underteckna ett hyresavtal
- 1Tänk på vissa faktorer när du tecknar ett hyresavtal. Se till att du känner till de olika villkoren för ett hyresavtal och hur vissa faktorer påverkar dig som hyresgäst. Du bör aldrig underteckna någonting utan att helt förstå villkoren.
- Prissättningsmodeller varierar från hyresavtal till hyresavtal. Med ett Triple Net-hyresavtal betalar du en lägre ränta till hyresvärden för hyra och betalar extra kostnader separat. Med en bruttohyresavgift ingår alla rörelsekostnader i månadshyra. En modifierad bruttoränta faller mitt i dessa två. Vissa utgifter, som de för delade byggvaror, är inte hyresgästens ansvar, men du måste betala för alla verktyg du använder.
- Var uppmärksam på avsnitt om underhåll, rengöring och avfallshantering. Se till att du förstår vilka typer av reparationer du är ekonomiskt ansvarig för och vilka typer din hyresvärd kommer att ta hand om. Underhåll är en av de främsta orsakerna till tvister mellan hyresvärdar och hyresgäster och du vill undvika missförstånd.
- Var uppmärksam på allt som gäller hyresvärdens rätt att bryta hyresavtalet. Vet vilka villkor som ger hyresvärden rätt att be dig flytta ditt företag någon annanstans. Vet också vad din hyresvärds ansvar är i händelse av byggproblem som påverkar ditt företag.
- 2Förhandla ditt hyresavtal. Hyresvärdar är mycket angelägna om att tjäna pengar på hyresgäster och kan be om mer än ett utrymme som verkligen är värt. Förhandla alltid ett hyresavtal och nöja dig inte med det annonserade priset.
- Främst bör du sträva efter att förhandla om en gräns för hyresökningar. Om ditt företag lyckas kan du stanna i samma område på lång sikt. Syfte att begränsa hyran ökar med 2 till 3% eftersom hyresvärdar ibland vandrar hyran så mycket som 8% varje år.
- Ge det tid. Att förhandla med en hyresvärd kan ta veckor och människor får ofta panik och nöjer sig med mindre. Ge dig själv tillräcklig tid för att se till att alla dina behov kommer att tillgodoses av byggnaden innan du tecknar ett hyresavtal.
- Om du inte har erfarenhet av branschen eller hyresvärlden kan förhandlingar vara knepiga. Det kan vara bäst att anställa en mäklare för representation snarare än att försöka ta hand om dig själv.
- 3Ta lämpliga försiktighetsåtgärder mot worst case-scenarier. Även om du är en ansvarsfull företagsägare kan förmildrande omständigheter ibland orsaka olycka. Var alltid beredd på det värsta när du tecknar ett hyresavtal.
- Var försiktig när du undertecknar en personlig garanti. Detta är ett dokument som garanterar, även i händelse av ett företag kollaps, är du personligen ansvarig för hyresbetalningar. Se till att villkoren i din personliga garanti är rättvisa och att personliga garantier kan uppfyllas i en personlig konkurs. Lägg också till språk som skyddar dig om hyresvärden går i konkurs eller inte uppfyller hyresåtaganden.
- Se till att du har rätt att tilldela hyresavtalet till någon annan eller hyra ut utrymmet. I händelse av affärssvikt behöver du inte själv betala hyran. Om du vill flytta kan detta också minimera kostnaderna.
- En döds- och funktionshinder är ett viktigt dokument. Detta försäkrar att om du dör eller blir permanent funktionshindrad upphör villkoren för hyresavtalet.
- 4Förbered dig på bästa fallsscenarier. Oförutsedda omständigheter är inte alltid en dålig sak. Ditt företag kan växa snabbare än väntat och du kan växa ut byggnadens behov innan hyresavtalet upphör. Förutom att förbereda dig för det värsta, förbered dig på det bästa.
- Se till att det finns en omlokalisering / expansionsklausul i ditt leasingavtal. Detta bör ge dig rätt att säga upp de avtal som gjorts i hyresavtalet om ditt företag behöver flytta. Specifikationerna varierar och dessa kan förhandlas mellan dig och hyresvärden.
- Förköpsrätt ger dig rätt att kräva intilliggande utrymmen innan de lånas ut till olika hyresgäster. Hyresvärden måste informera dig om han hyr ut till någon annan och du har rätt att begära detta utrymme åt dig själv.
Om du bara behöver en liten mängd kontor kan du kanske spara pengar genom att titta på befintliga företag som vill hyra ut en del av sitt kontor.
- Var noga med parkeringssituationen vid den fastighet du planerar att hyra ut. Bestäm om dina anställda och potentiella kunder kommer att ha enkel åtkomst, särskilt om du arbetar i ett område med lite kollektivtrafik.
- Om du bara behöver en liten mängd kontor kan du kanske spara pengar genom att titta på befintliga företag som vill hyra ut en del av sitt kontor.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
