Hur ansöker jag om ISO-certifiering?
Detta är det mest krävande steget för att säkra ISO-certifiering, så ta dig tid att se till att din dokumentation är noggrann.
Att få ditt företag eller din produkt certifierad av International Organization for Standardization (ISO) signalerar till konsumenterna att tjänsten du tillhandahåller är säker, effektiv och pålitlig. När du har sammanställt en omfattande kvalitetshanteringssystemanalys kan du planera en revision med en registrator från ett ackrediterat externt certifieringsorgan. Registraren kommer att avgöra om ditt företags policyer och procedurer överensstämmer med ISO: s strikta standarder. Om du lyckas med granskningen får du ett certifikat från ISO om att du har uppfyllt villkoren för certifiering.
Del 1 av 3: utveckla ett kvalitetsledningssystem
- 1Utse en projektledare. Välj någon inom ditt företag för att övervaka uppgiften att skapa ett kvalitetshanteringssystem. Detta är i huvudsak en samling dokument som beskriver hur ditt företag bedriver sin verksamhet. Eftersom det krävs en grundlig förståelse för företagets policy och interna struktur för att kunna sammanställa en sådan komplex analys, bör endast de mest erfarna anställda beaktas för jobbet.
- En chef, avdelningschef eller verksamhetschef kommer att vara bland de mest kvalificerade anställda för att skapa ett fokuserat kvalitetsstyrningssystem.
- Om du är en kontrollchef för ditt företag kan du vara bekvämare att ta ansvaret själv.
- 2Dokumentera ditt företags unika praxis. Under denna fas kommer du att beskriva alla egenskaper i ditt företag eller din produkt skriftligen. Din analys av kvalitetsstyrningssystem kan innehålla detaljer som ditt företags uppdragsbeskrivning, information om specifika policyer och förfaranden och en lista över statliga och federala standarder som du arbetar i enlighet med.
- Tänk på ditt kvalitetshanteringssystem som en omfattande översikt över vad ditt företag hoppas uppnå med en viss produkt, tjänst eller affärsmodell och de exakta stegen de följer för att uppnå det.
- Om du söker certifiering för en produkt kommer syftet med din analys att beskriva produktens design och material, ditt företags produktionssystem och ditt företags interna kvalitetsbedömningsprocess.
- Detta är det mest krävande steget för att säkra ISO-certifiering, så ta dig tid att se till att din dokumentation är noggrann.
- 3Utför en intern revision. Tilldela en kvalificerad medarbetare att jämföra informationen i din kvalitetshanteringssystemanalys mot företagets dagliga verksamhet. I synnerhet bör de se till att dina rutiner uppfyller både branschbestämmelser och företagsstandarder. Om du hoppas få ISO-certifiering är det viktigt att varje aspekt av produktion eller service utförs som det beskrivs.
- Be din interna revisor att hålla koll på inkonsekvenser mellan dokumentationen för ditt kvalitetshanteringssystem och hur saker och ting faktiskt görs.
- Namnge någon annan än projektledaren till rollen som revisor. Detta hjälper till att säkerställa opartiskhet och minska risken för att potentiella luckor går obemärkt förbi.
- 4Gör alla nödvändiga förbättringar i dina metoder. Om din interna granskning visar på en funktion som inte är upp till snus, kommer din högsta prioritet att korrigera den innan den skickas till en formell granskning. Använd dina revisorsanmärkningar som en guide och identifiera områden där din verksamhet inte når de mål som fastställts av ditt kvalitetssystem. Hitta sätt att lösa potentiella problem under veckorna och månaderna framåt.
- Att uppfylla dina riktade prestandastandarder kan kräva att du implementerar nya policyer, utforskar säkrare eller effektivare procedurer eller omskolar anställda.
Om du lyckas med granskningen får du ett certifikat från ISO om att du har uppfyllt villkoren för certifiering.
Del 2 av 3: välja ett certifierande organ
- 1Hitta en kvalificerad registrator för att granska din verksamhet. Sök upp en licensierad registrator för att ta in för en extern revision. Sök efter organisationer i din region som representerar den specifika sektor som ditt företag faller under. Vissa registratorer hanterar endast programvaruteknik, till exempel, medan andra kan vara kvalificerade för att garantera kvalitetsstandarder för medicintekniska produkter, produktion av naturgas och miljöledning.
- ISO-organisationen utarbetar endast industristandarder och ger ackreditering till oberoende certifieringsorgan - den utfärdar faktiskt inte certifieringar.
- ANSI-ASQ National Accreditation Board (ANAB) har sammanställt en katalog över ackrediterade certifieringsorgan för företag som ansöker om extern revision.
- Att välja rätt registrator för ditt företag kan ta ett tag. Börja din sökning medan du fortfarande utvecklar dokumentationen för kvalitetshanteringssystemet för att ge dig själv mycket tid.
- 2Välj en registrar som har nödvändiga referenser. Din certifiering ser bäst ut från en organisation som också har visat sig uppfylla vissa krav. Tänk bara på certifieringsorgan som använder standarden Committee on Conformity Assessment (CASCO). Oberoende ackreditering är också ett tecken på att kroppen du har att göra med har undersökts och godkänts grundligt.
- Ackreditering är ett stort plus, men det är inte en nödvändighet. En registrator kan fortfarande vara högt kvalificerad även om de inte finns på en lista över ackrediterade certifierare.
- 3Utarbeta ett ISO-applikationskontrakt. När du har säkrat en registrators tjänster kan du sitta ner med dem för att diskutera bestämmelserna i granskningsprocessen. De kommer att gå igenom de båda juridiska rättigheterna och skyldigheterna hos båda parter och informera dig om organisationens ansvarsfördelningspolicy. Om du är nöjd med villkoren i avtalet, underteckna avtalet för att bekräfta ditt revisionsdatum.
- På grund av behovet av strikta internationella standarder över hela linjen kanske det inte går att förhandla om villkoren i ditt ansökningsavtal.
När du har sammanställt en omfattande kvalitetshanteringssystemanalys kan du planera en revision med en registrator från ett ackrediterat externt certifieringsorgan.
Del 3 av 3: ansöka om certifiering
- 1Skicka in dokumentationen för kvalitetsledningssystemet för förhandsbedömning. Förbedömning är inte ett nödvändigt steg i certifieringsprocessen. En preliminär granskning kommer dock att ge certifieringsorganet en chans att identifiera eventuella uppenbara fel eller utelämnanden i din dokumentation. Att rensa upp dessa frågor innan den formella granskningen hjälper dig att fokusera ditt kvalitetssystem och förbättra dina chanser att framgångsrikt uppfylla ISO-certifieringsstandarder.
- Om du väljer att gå igenom en förhandsbedömning måste du förse ditt valda certifieringsorgan med en fullständig, uppdaterad kopia av ditt kvalitetshanteringssystem.
- Var medveten om att förutvärderingsperioden kan öka 2-4 veckor till certifieringsprocessen.
- 2Godkänn den externa revisionen. På din inspektions öppningsdag kommer din registrator att sätta sig ner med nyckelpersoner för att presentera sig och kort diskutera förfarandet. De kommer då att rikta sin uppmärksamhet åt att inspektera ditt företags verksamhet och se till att de följer de standarder som beskrivs i ditt kvalitetsstyrningssystem. Var beredd att erbjuda din hjälp på alla sätt du kan.
- Du eller dina anställda kan intervjuas separat eller uppmanas att förklara information om policyer och procedurer som är centrala för din verksamhet.
- Den faktiska granskningen är en pågående process som kan ta var som helst från dagar till veckor. Den exakta längden beror på komplexiteten i ditt kvalitetshanteringssystem och företagets storlek och organisationsstruktur.
- 3Granska din fullständiga revisionsrapport. Efter granskningen skickar det certifierande organet ut en detaljerad granskningsrapport per post. Rapporten kommer att sammanfatta registratorns resultat under hela granskningen och göra dig uppmärksam på alla områden där ditt företags praxis inte överensstämmer med de standarder som anges i ditt kvalitetshanteringssystem (kallas "avvikelser.") av frågor-Mindre avvikelser och större avvikelser.
- Se till att din projektledare, internrevisor och alla andra nyckelpersoner är närvarande när du går igenom resultaten i din revisionsrapport.
- 4Skicka in en plan för korrigerande åtgärder för att lösa mindre avvikelser. Detta är ett kort dokument som förklarar problemets art och formulerar de åtgärder som behövs för att rätta till det. Det främsta syftet är att visa för det certifierande organet att du förstår hur en tillsyn inte lever upp till ISO-standarder. De flesta mindre avvikelser kan rensas utan behov av ytterligare inspektioner och kommer inte att hålla upp din certifiering.
- Mindre avvikelser avser små procedurfel eller tillfällen där policy och praxis inte riktigt stämmer överens, men i slutändan inte påverkar kvaliteten på din produkt eller tjänst.
- 5Dra åt din verksamhet för att hantera större avvikelser. Dessa citat pekar på uppenbara avvikelser i hur din affärsmodell är utformad och utförd. Att komma tillbaka från en större avvikelse innebär oftast en serie uppföljningsinspektioner tillsammans med kostnaderna för att åtgärda problemet inifrån. Ditt företag eller din produkt kommer inte att godkännas för certifiering förrän alla större avvikelser har granskats och godkänts av registratorn.
- Stora avvikelser kan också ge dig böter eller liknande påföljder om de upptäcks bryta mot lagen.
- Om din granskningsrapport kommer tillbaka med mer än en större avvikelse markerad kan du behöva ompröva innehållet i ditt kvalitetshanteringssystem för att avgöra om det är möjligt i sin nuvarande form.
- 6Vänta på din ISO-certifiering. Om registraren är nöjd med sina resultat kommer de att rapportera tillbaka till det certifierande organet med en rekommendation att ditt företag tilldelas certifiering. Du får då ditt officiella certifikat. Dokumentet visar din certifieringsnivå och den exakta uppsättning standarder som du befanns överensstämma med, tillsammans med en officiell stämpel från det certifierande organet.
- Det kan ta 2-3 veckor för certifikatet att anlända efter att du har fått ord av godkännande från certifieringsorgan.
- Ditt företag kommer också att läggas till i ett register över företag med ISO-certifiering, vilket kan ses av både konsumenter och andra företag.
Att rensa upp dessa frågor innan den formella granskningen hjälper dig att fokusera ditt kvalitetssystem och förbättra dina chanser att framgångsrikt uppfylla ISO-certifieringsstandarder.
- Du behöver inte bli certifierad med ISO för att ditt företag eller din produkt ska bli en framgång - det är helt enkelt ett användbart sätt för konsumenter att känna igen företag vars praxis överensstämmer med internationella standarder som utarbetats för deras egen fördel.
- När du märker en produkt, tjänst eller procedur efter att du fått din ISO-certifiering, se till att inkludera den numeriska beteckningen för den specifika standard som används. Istället för att bara skriva "ISO-certifierad" skulle du till exempel skriva "ISO 9001-certifierad."
- Se till att du läser igenom den exakta varaktigheten och villkoren för din certifiering för att se vad du behöver göra för att hålla den nere.
Läs också: Hur kommer jag till Google Kontakter?
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
Relaterade artiklar
