Hur skriver jag en beredskapsplan?
För att skriva en beredskapsplan, börja med att bedöma de potentiella riskerna för din organisation. Fokusera på risker i samband med ledning, kommunikation, ekonomiska resurser, samordning och teknik, men du kan också inkludera naturkatastrofer, olyckor och personalproblem. Utveckla realistiska scenarier för de högst rankade riskerna och inkludera sedan dina avsedda strategier för att få verksamheten att fungera igen. För tips om hur du underhåller och testar din beredskapsplan, läs vidare!
Beredskapsledaren tillhandahåller färdigheter, verktyg och en kunskapsbas så att varje avdelning kan skriva sin egen plan.
Organisationer skapar beredskapsplaner, ibland kallade "Plan B", för att förbereda sig för något dåligt som kan påverka organisationens förmåga att fungera. Att utveckla en effektiv beredskapsplan är avgörande för alla organisationer. Många saker kan sätta en organisation i fara, från en teknisk katastrof (som dataintrång) till en naturlig (som en översvämning). Att skriva beredskapsplaner förbereder en organisation för sådana möjligheter.
Del 1 av 3: bedöma riskerna
- 1Förbered dig på att skriva din beredskapsplan. Det centrala målet bör vara att se till att du kan upprätthålla driften av organisationen om katastrofen skulle inträffa.
- Det är en bra idé att ha en formell policy som beskriver behovet av en beredskapsplan.
- Planen ska vara enkel övergripande. Språket och anvisningarna i det bör vara förståeligt för framtida publik. Du vet aldrig vem som kommer att behöva genomföra det.
- Ta reda på den specifika utlösaren som kräver att du använder din beredskapsplan. Bestäm hur du ska mäta framgång så att du kan återgå till normal drift. Identifiera alla operationer som är avgörande för att ditt företag fortsätter.
- 2Se till att planen svarar på de tre nyckelfrågorna i beredskapsplaner. Att se till att din plan behandlar var och en av dessa tre frågor hjälper dig att se till att du inte saknar någonting.
- Vad kan hända?
- Vad ska vi göra som svar?
- Vad kan vi göra i förväg för att förbereda oss?
- 3Ta reda på de risker som är mest troliga för din specifika organisation. Att bestämma potentiella risker är en av de viktigaste aspekterna av en beredskapsplan. Detta kommer inte att vara en process som passar alla. Du måste bestämma de risker som är unika för organisationen. Det finns många möjliga risker som företag kan möta.
- Naturkatastrofer som översvämningar, orkaner och torka kan kräva en beredskapsplan. Andra möjliga risker inkluderar kris, arbetsplatsolycka, personalproblem (som en ledares död eller en strejk), dataförlust, dålig hantering och produktproblem (som en återkallelse).
- Du bör fokusera på områden inklusive ledning, kommunikation, ekonomiska resurser, samordning, logistiska och tekniska svar.
- Tekniska katastrofer kan inkludera de komponenter i din organisation som hanterar kommunikationsinfrastruktur. Du vill överväga potentiell förlust av data eller kunder.
- 4Prioritera riskerna. Ranka riskerna utifrån sannolikheten att de kommer att uppstå. Alla risker skapas inte lika och de flesta beredskapsplaner kan inte hantera varje enskild potentiell risk på djupet. Du måste ta reda på vilka som är mest troliga och som påverkar företaget mest.
- Fokusera på de mest kritiska händelserna. Du bör lista varje enskild händelse som kan påverka operationerna, men sedan rangordna dem 1 till 10. Vilken effekt skulle varje händelse ha? En liten eld isolerad på en maskin kommer troligen att rankas lägre än till exempel hela anläggningen.
- Utveckla sedan en ranking för hur ofta risken kan uppstå. Till exempel kan du få det 10 om det kan hända en gång i månaden och ett 1 om det kan hända en gång i 100 år. Multiplicera sedan de två poängen, för sannolikhet och effekt, för att få en totalpoäng.
- Arbeta med de högsta poängen först. Kom med en avskärning. Du kan dock titta på artiklar med låg poäng och utveckla en allmän process. Områden som är väsentliga för organisationens överlevnad läggs vanligtvis högst upp, till exempel att upprätthålla kassaflöde, marknadsandelar och personalstöd.
Hur skriver jag en salongberedskapsplan?
Del 2 av 3: identifiera scenarier
- 1Utveckla scenarier för de högst rankade riskerna. Du måste ta fram realistiska scenarier för varje risk för att kunna utveckla en effektiv beredskapsplan. Specificera specifikt vad som kan hända om var och en av de högsta prioriterade riskerna skulle inträffa.
- Du kan börja bestämma effekter efter att du utvecklat scenarierna noggrant. Vad kan vara den ultimata effekten av varje scenario, i detalj?
- Du kan utveckla olika graderingar av samma scenario, till exempel i bästa fall, troligtvis och i värsta fall.
- 2Skapa en tidslinje för hur scenarierna kan utvecklas. Bestäm vem som ska ansvara för vad och när. Glöm inte att uppdatera kontaktlistor och avgöra vem som är ansvarig för aviseringar.
- Tidsramar. Vad kommer att hända den första dagen eller den första veckan? Var väldigt specifik.
- Du kan ha tidslinjer för scenarier som hanterar fysiska sårbarheter, organisatoriska sårbarheter och institutionella sårbarheter. Till exempel kan fysisk sårbarhet hantera infrastruktur. Organisation kan hantera om det finns tidiga varningssystem eller skickliga svarsteam. Institutionella sårbarheter kan hantera om det finns finansiella resurser tillgängliga eller externa partners. Olika människor kan ha ansvaret för olika aspekter.
- 3Bestäm vad som är viktigast för att få ditt företag att fungera igen. Utforska dessa vinklar i detalj. Kartlägga kapacitet såväl som sårbarheter. Vilken kapacitet har organisationen att möta risker eller mildra dem?
- Anta till exempel att den potentiella risken är en översvämning. En potentiell risk kan vara flod översvämningar som flyter över bankerna och påverkar bostäder i området. Sårbarheten kan vara dålig infrastruktur. Kapaciteten kan vara att ha skicklig personal till hands.
- Gör en ärlig utvärdering av resurserna. Vilka funktioner måste du ändra eller minska på grund av begränsade resurser? Utför en affärseffektanalys. Du vill identifiera vilka områden som är nödvändiga för att verksamheten ska kunna uppfylla sitt uppdrag och fortsätta verka.
- 4Hitta sätt att minska risken. Det räcker vanligtvis inte att utveckla en "Plan B" och sedan luta dig tillbaka och hoppas att den aldrig kommer att uppnås. Bedöm hur du kan vidta åtgärder omedelbart för att minska riskerna. Utveckla förebyggande strategier.
- Tänk på tillgängligheten av partners. Vilka lokala resurser skulle vara tillgängliga om katastrofen inträffade? Skulle grannarna vara villiga att hjälpa till?
- De bästa beredskapsplanerna hjälper företag att lokalisera områden de kan förbättra så att de minskar sannolikheten för att planen behövs i första hand.
- Du kanske inser att du till exempel behöver försäkring eller borde ha katastrofövningar. Du kanske inser att nyckelpersonal behöver ytterligare utbildning. När det gäller datahot kan du ha ett reservsystem installerat. Utarbeta en plan för varje scenario
Hur skriver jag en beredskapsplan för en arbetstrejk som ska hända?
Del 3 av 3: underhåll din beredskapsplan
- 1Kommunicera om planen till alla anställda. Du måste utbilda nyckelpersoner i din organisation om platsen innan den någonsin behövs.
- Berätta för människor vilken roll och vilka ansvarsområden de kommer att ha så det blir ingen förvirring om planen behöver genomföras i en nödsituation. Detta minskar risken för panik.
- Ge människor rätt utbildning de behöver för att uppfylla sina skyldigheter enligt planen. Håll borr vid behov. Gör justeringar efter att ha observerat träningen.
- 2Testa din beredskapsplan. Du kan göra testning hanterbar och kostnadseffektiv genom att testa i fyra steg. Om ett område visar sig vara bristfälligt eller strider mot beredskapsplaner från andra avdelningar kan du redigera och testa planen på nytt.
- Genomföra en personalöversyn. Den högre tjänstemän väljer ett datum och tid för att gå igenom alla beredskapsplaner och erkänna de människor som omsorgsfullt genomförda sitt uppdrag.
- Utför en interdepartementell granskning. Det är här varje avdelning granskar en annan avdelnings planer. Detta är steget som fördelar resurser och identifierar konflikter.
- Studera misslyckanden i kritiska system. Detta testfas kan lokaliseras inom avdelningarna. Testning innebär simulering av system- och / eller leverantörsfel. Du kan rollspelsscenarier utan att behöva stänga av viktig utrustning eller processer.
- Den äkta varan. Slutligen bör du testa beredskapsplanen helt. Detta kan innebära kortvariga avstängningar i viktiga områden som görs i realtid.
- 3Förvara planen på en plats där den lätt kan nås. Om katastrof inträffar vill du inte att planen ska brinna ner med elden eller bli svept bort med översvämningen. Du vill inte ha ett dataintrång för att göra det svårt att hämta planen när du behöver det mest.
- Hitta en plats för planen (eller en kopia av den) på en annan plats. Du vill dock behålla det någonstans, där du snabbt kan komma till det om du behöver.
- Förvara alltid en kopia av planen på en annan plats än originalet. Och se till att mer än en person vet hur man får åtkomst till den och har befogenhet att göra det.
- 4Gå igenom planen enligt ett vanligt schema. Ibland förändras saker. Dina antaganden kan vara föråldrade. Riskerna kan vara större än tidigare.
- Involvera mer än en person i planen och dess uppdateringar. Du kanske till exempel vill att en ny anställd ska titta på den med ett nytt öga eller få den granskad.
- Bekräfta alla antaganden genom att matcha dem med senaste data eller genom att kontrollera dem med en tredje part. Kanske har reservdatorsystemet mindre data än du antog.
För att skriva en beredskapsplan, börja med att bedöma de potentiella riskerna för din organisation.
- Gör inte din beredskapsplan så låg prioritet att du aldrig når den!
- Du kanske vill ha mer än en beredskapsplan.
- Börja med att inrätta en beredskapsplaneringskommitté och välj en person som ska leda denna kommitté. Beredskapsledaren tillhandahåller färdigheter, verktyg och en kunskapsbas så att varje avdelning kan skriva sin egen plan.
- Gå igenom planen igen. En andra recension hjälper till att hitta saker som missades första gången.
Frågor och svar
- Hur gör jag en beredskapsplan för när min utrustning går sönder på jobbet?Hitta orsaken till uppdelningen. Utvärdera återhämtningstiden. Om reparations- och återställningstiden är för lång och påverkar leveransen av produkten, försök att få reservutrustning, antingen från de andra produktionslinjerna eller som ett nytt köp. Kommunicera med kunder om problemet, påverkan och lösningen.
- Hur gör jag en beredskapsplan för en färganläggning?Beredskapsplaner är utformade med hänsyn till samma aspekter för varje typ av verksamhet. Det som varierar är de viktigaste viktiga punkterna för företagskontinuiteten. Men vad gäller händelser som har inverkan i affärer är de mest samma: hacking, naturliga orsaker etc. Huvudmålet är att identifiera nyckelåtgärder och bestämma överflödiga åtgärder för att hålla den igång.
- Hur vet du när du ska åberopa beredskapsplanen?Din beredskapsplan bör ha en utlösare för varje scenario som anses vara kritiskt. Denna utlösare inkluderar vilka villkor som måste uppfyllas för att planen ska aktiveras och vid vilken angiven tidpunkt (om möjligt), så att alla användare av planen kan vara så synkroniserade som möjligt från förskjutningen.
Obesvarade frågor
- Hur skriver jag en beredskapsplan för en arbetstrejk som ska hända?
- Hur skriver jag en salongberedskapsplan?
- Hur gör jag en beredskapsplan för min organisation?
- Vad ingår i Quantity Surveyors beredskapsplan?
- Hur skriver jag en beredskapsplan?
Kommentarer (16)
- Hjälpte mig att uppdatera mitt minne om hur man gör en beredskapsplan.
- Mycket bra för dem som har mindre förståelse eller saknar kunskap.
- Idén inspirerade mig att skapa min egen plan.
- Det hjälpte mig att skriva en beredskapsplan. Jag följde artikeln steg för steg.
- Detta kan hjälpa mig att komma med en plan B.
- Den övergripande enkelheten var en välkommen förändring.
- Förklarade allt.
- Den här artikeln hjälpte mig med mitt uppdrag i skolan med titeln "beredskapsplan / ledning".
- Bra tips för mig, det är också en bra referens att inspirera till att tänka mer på en beredskapsplan.
- Du erbjöd goda råd och grundläggande idéer som alltid hjälper en att systemisera och prioritera tankar och korrelera handlingar.
- Mycket hjälpsam, tack!
- Det är verkligen fascinerande artikel, det ger mig riktiga guider som person som inte har skrivit en sådan beredskapsplan tidigare. Tack.
- Bra idéer för en beredskapsplan.
- Väl strukturerad och välskriven. Artikeln är lätt att följa eftersom den flyter mellan varje element.
- Mycket tydlig och grundlig kommunikation. Excellent!
- Mest informativ med många bra detaljer.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
