Hur man datoriserar affärsverksamhet?
Datorisering av affärsverksamhet är ett effektivt sätt att effektivisera affärsprocesser, korrekt hantera stora mängder information och data och utföra mer arbete på kortare tid.
Datorisering av affärsverksamhet är ett effektivt sätt att effektivisera affärsprocesser, korrekt hantera stora mängder information och data och utföra mer arbete på kortare tid. Annonsering, redovisning, klientinformationshantering och kommunikation mellan kontor är affärsprocesser som drar nytta av datorisering. Beslutet att datorisera affärsverksamheten kräver input från alla nivåer i organisationen. Viktiga detaljer måste övervägas, inklusive beslut om maskinvaru- och programvaruköp, specialiserade datorutbildningsbehov och ett systematiskt tillvägagångssätt för datainmatning och hantering.
Del 1 av 3: utvärdering av datoriseringsalternativ
- 1Brainstorm och forskningsområden där datorisering kan vara till nytta. Ta dig tid att överväga vad som kan automatiseras för att förbättra din affärsverksamhet. Tänk på arbetskrävande arbete som kan förenklas eller förbättras med programvara. Alternativt kan du överväga system som kan behöva säkerhetskopieras (som bokföring eller personalregister). Fråga andra företagare vad de har automatiserat och hur det har påverkat deras verksamhet.
- Du kan också läsa handelspublikationer och branschtidskrifter för att få datoriseringsidéer.
- 2Rådgör med alla anställda. Möt med chefer och avdelningschefer. Be dem göra en lista över alla aktiviteter som potentiellt kan datoriseras. Handskrift lönecheckar och kuvertetiketter, manuell beräkning av produktsumman och moms och outsourcing av flygproduktion till skrivare är bara några exempel på uppgifter som kan utföras internt på en dator.
- Be chefer att träffa sina anställda. Ta med anställda på alla nivåer i verksamheten i konversationen för att implementera ett system som gynnar alla.
- Till exempel kan en leveransförare vars huvudsakliga uppgift är att leverera varor spara tid från ett företags investering i ett GPS-system, snarare än att skriva ut vägbeskrivning för hand eller konsultera en karta.
- 3Överväg att använda bokföringsprogram. Det första steget som många företag tar för att datorisera sin verksamhet är användningen av bokföringsprogram. Denna programvara låter dig hålla reda på dina konton, betala dina anställda, skapa finansiella rapporter och lämna in dina skatter (eller kan erbjuda några av dessa alternativ beroende på vilken programvara du väljer). Det kan också säkerställa att dina ekonomiska data säkerhetskopieras utanför webbplatsen om du behöver det. Bokföringsprogramvara kan ersätta att hålla fysiska böcker som kan vara oorganiserade eller arbetskrävande med vilken datorversion som helst som är lättillgänglig.
- Några betalda alternativ inkluderar QuickBooks och FreshBooks.
- Du kan dock också använda gratis bokföringsprogram som Wave Accounting.
Ta dig tid att överväga vad som kan automatiseras för att förbättra din affärsverksamhet. - 4Använd datorer för kommunikation och / eller marknadsföring. De flesta småföretag använder redan e-post och kanske datafax för att genomföra affärskommunikation. Dessa metoder möjliggör lägre kostnad, enklare sätt att kommunicera med och skicka information till kunder och leverantörer. Men programvara kan också användas för marknadsföringsinsatser. Till exempel kan e-post användas för att skicka ut ett nyhetsbrev eller information om en ny produkt till befintliga kunder.
- Mer komplicerad marknadsföringsprogramvara gör det möjligt för företag att spåra kundinformation, följa leads och skapa marknadsföringskampanjer.
- Exempel är Marketo, Sailthru och Vocus.
- 5Skaffa dig specialiserad design- eller tillverkningsprogramvara. Om ditt företag involverade design och tillverkning av produkter kan programvara i hög grad hjälpa till med att skapa din produkt. Med designprogramvaran kan du skapa virtuella modeller av din produkt och köra tester på den utan att ens skapa en prototyp. Dessutom kan denna programvara kopplas till tillverkningsprogram som styr maskiner, så att du kan utföra hela skapandeprocessen på datorn.
- Vilken typ av programvara som används beror på din bransch, produkttyp och maskin. Sök online efter design och tillverkning av mjukvarupaket som är specifika för dina behov.
- 6Använd programvara för att hantera lager. Lagerprogramvara hjälper till vid beställning, mottagning, spårning och leverans av lager. Denna programvara kan också fungera med bokföringsprogramvara och / eller elektroniska lagerhanteringssystem för att automatisera din verksamhet. Detta gör att du lättare kan kontrollera ditt lager, minska lager krympning och förbättra effektiviteten.
- Exempel inkluderar 3PL Warehouse Manager, BizSlate och Cin7.
- 7Hantera HR och schemaläggning. Programvara kan också användas för att hantera en del av ditt anställdsförhållande. För det första låter HR-programvarupaket betala, ombord och ge ledighet till dina anställda. De kan också tillåta dig att hantera medarbetarnas fördelar eller hantera detaljer som är specifika för oberoende entreprenörer, beroende på vilken programvara du väljer.
- Exempel inkluderar Zenefits, sumHR och BambooHR.
- Dessutom kan annan programvara användas för att hantera schemaläggning för timarbetare och / eller kundtider. Dessa program effektiviserar och förbättrar schemaläggningsprocessen, minskar möjliga fel och glömda möten.
- Exempel är när jag jobbar, Genbook och Booker.
Del 2 av 3: Installera datorsystem
- 1Välj rätt programvara eller mjukvarupaket. Välj de områden där programvaran skulle kunna förbättra din verksamhet mest. Sök sedan efter programvara och mjukvarupaket (grupper av sammankopplade program) som uppfyller dina behov och passar din budget. Var noga med att inte spränga hela din budget på programvara, eftersom du fortfarande behöver köpa hårdvara och betala för oförutsedda kostnader som anställdas utbildning, systeminstallation och säkerhetsprogramvara.
- Var noga med att undersöka programvara med öppen källkod. Det kanske inte har alla funktioner du behöver i vissa fall, men det är gratis och kan fungera som en bra introduktion till datorisering.
- Program som SugarCRM (för kundhantering) och enkla fakturor (för fakturering) finns gratis online.
Fråga andra företagare vad de har automatiserat och hur det har påverkat deras verksamhet. - 2Identifiera dina hårdvarubehov. Kontrollera dina programvarupaket för maskinvarukrav. Var noga med att notera nödvändig processorkraft, minne (RAM), grafikkort och operativsystem. I de flesta fall listar programvaran minimikrav, så du kan överväga att skjuta lite högre så att ditt system inte behöver uppgraderas om du väljer att byta programvara om några år. Att veta vilken typ av maskinvarukraft du behöver hjälper dig att guida din datorsökning.
- 3Undersök alternativ för datorhårdvara. Rådgör med en datortexpert, förklara processerna i ditt företag och be om maskinvarurekommendationer. Vilken typ av verksamhet du driver, mängden information du måste bearbeta och spara och hur snabbt data måste nås är viktiga överväganden när du väljer datorhårdvara.
- Det mesta av pengarna du spenderar kommer sannolikt att ligga på persondatorer för dig och dina anställda. Ditt första val är mellan stationära och bärbara datorer. Båda ger samma funktioner (om du inte behöver mycket kraftfull hårdvara för att köra komplexa program), men bärbara datorer är dyraste.
- Men de erbjuder också mer flexibilitet och kan uppmuntra till samarbete (anställda kan flytta runt på kontoret med bärbara datorer).
- Kom ihåg att också undersöka kringutrustning för din dator, om det behövs. Du kan till exempel behöva ytterligare bildskärmar, skrivare, externa hårddiskar, skannrar eller surfplattor för vissa program eller för att underlätta din verksamhet.
- 4Ordna datorinstallationer. Efter att ha fattat beslut om hårdvaru- och programvarualternativ, se till att datorerna installeras. Om det är ett litet kontor kan uppgiften vara så enkel som att ansluta till datorerna själv. Om hårdvaru- eller programvaruföretaget du köpte från erbjuder installation, se till att dra nytta av detta. Se till att dina system är igång innan installationsprogrammet lämnar.
- Om dina datorer måste vara anslutna till varandra för att dela dokument, skapa ett nätverk. Anställ en tillfällig eller permanent nätverksadministratör för att ställa in detta åt dig.
- 5Säkra ditt datorsystem. Rådgör med en datasäkerhetsspecialist för att välja det bästa antivirusprogrammet. Utforska programvarualternativ för att säkra konfidentiell data som kundbetalningsinformation och personalinformation. Du bör köpa ett program som skyddar antivirus, brandväggs- och nätverksintrångsdetektering. För mer datakänsliga företag kan du ta det ett steg längre med olika krypterings- och medarbetaridentifieringsverktyg.
Del 3 av 3: införlivande datorsystem
- 1Ställ in träningspass för alla anställda. Anställda kan ha olika grader av komfort och skicklighet med datorer och specialiserad programvara. Se till att anställda utbildas i all datoraktivitet som behövs för deras tilldelade uppgifter. För komplicerade system kanske du vill låta säljaren eller servicetekniken utbilda anställda.
- Se till att träningspass är grundliga, särskilt för kritiska uppgifter.
- Om ditt företag till exempel är en medicinsk klinik, se till att alla läkare och sjuksköterskor är välutbildade i hur man går in och får tillgång till viktig patientinformation.
Beslutet att datorisera affärsverksamheten kräver input från alla nivåer i organisationen. - 2Starta en organiserad och logisk process för att mata in data. Börja med högprioriterade uppgifter och projekt med pressande tidsfrister. Implementera ett system i taget så att din verksamhet inte blir blockerad av långsam systemimplementering. Ditt övergripande mål bör vara att integrera datorsystem snabbt och smidigt.
- Till exempel, om ditt företag kommer att datorisera löneutlåtanden, prioritera denna uppgift för att säkerställa snabb lönekontroller.
- Överväg att anställa tillfälligt anställda för datainmatning om det finns en betydande mängd av det. Detta gör att dina vanliga anställda kan fortsätta göra sina jobb utan avbrott.
- 3Spara alla pappersdokument. I händelse av att misstag görs vid datainmatning eller i att spara data i det nya systemet kan du förlora all din data. För att förhindra detta, behåll alla pappersdokument, såsom fakturor, kundregister, anställd information och andra dokument som innehåller viktiga detaljer.
- 4Investera i ett reservsystem. Rådgör med en datorspecialist för att välja det bästa säkerhetskopieringssystemet för ditt företags behov. Om ditt företag är litet kan du välja att manuellt säkerhetskopiera dina data till en bärbar lagringsenhet regelbundet. För större företag inkluderar alternativen automatisering av säkerhetskopieringsprocessen via online-fillagringsleverantörer och backupserver.
- Helst bör säkerhetskopior förvaras utanför webbplatsen, antingen fysiskt eller online i molnlagring.
Läs också: Hur bildar jag en styrelse?
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
Relaterade artiklar
