Hur skapar man ett idrottsanläggningskontrakt?

Beskriv dina riktlinjer för evenemang. Du bör bestämma vilken typ av evenemang du tillåter att vara värd i din anläggning. Du kan låta någon vara värd för ett evenemang om de kan betala din avgift. Däremot kanske du vill begränsa vilken typ av evenemang som kan hållas i din anläggning.

• Du kanske vill ange att du inte kommer att hyra till något evenemang som anses vara farligt för organisationens rykte eller själva anläggningen.
• Du bör också inkludera en bestämmelse om att du bestämmer omfattningen av den personal som krävs för evenemanget. Personal inkluderar vaktmästare, säkerhet och andra anställda.

Förklara hyresförfarandet. Du bör inkludera ett avsnitt om hur någon kan kontakta dig för att hyra anläggningen. Var noga med att berätta för dem hur mycket i förväg de måste ge dig och vem de ska kontakta. Du bör också kräva att den potentiella hyresgästen ska inkludera följande:

• evenemangets karaktär
• de datum de begär
• tidpunkten för evenemanget
• eventuppgifter, t.ex. utrustningsbehov

Lägg till bestämmelser för avbokning. Ibland måste hyrestagaren avbryta, så du bör ange hur mycket avancerat meddelande du behöver. Ange också om du kommer att återbetala depositionen. Du kan till exempel välja att återbetala depositionen om avbokning sker minst fem dagar före evenemanget.

• Exempelspråk kunde läsa, "Om ett evenemang avbryts fem arbetsdagar eller mer före de godkända datumen, kommer depositionen att återbetalas. Det kommer inte att återbetalas med mindre än fem arbetsdagars varsel. Meddelande om avbokning måste göras skriftligt. "

Berätta för hyrestagaren vem de ska skicka meddelande till. Du bör berätta för hyrestagaren var han ska skicka ett brev om det behöver kontakta dig. Identifiera en representant för din organisation som kan ta emot och behandla kommunikation, till exempel avbokningar.

• Exempelspråket kan läsa, "Alla meddelanden som levereras enligt detta avtal kommer att anses mottagna den tredje dagen efter att ha skickats med Europapost, förskottsbetald porto, certifierad post, begärt returkvitto, adresserat till organisationen på adressen nedan." Skriv sedan namnet på kontaktpersonen och adressen.

Ange hyresavtalets löptid. Infoga en tom rad så att människor kan skriva in de datum och tider de vill hyra anläggningen. Exempelspråk kan läsa: "Avtalsperioden gäller för de angivna datumen och tiderna" och infoga sedan din tomma rad.

Ange försäkringskraven. Du vill att hyresgäster ska köpa en ansvarsförsäkring. Du bör prata med andra idrottsanläggningar i ditt område för att se hur mycket de kräver att hyresgäster köper i försäkring. Begär också att hyrestagaren ger dig en kopia av försäkringen före evenemanget.

• Du kan skriva, "Hyresgästen ska på egen bekostnad få en ansvarsförsäkring för att täcka Hyresgästens användning av anläggningen för sin schemaläggningsfunktion. Försäkringen ska uppgå till minst 187000€ för varje person som skadats eller dödats och inte mindre än 373000€ per händelse för skada eller dödsfall hos en eller flera personer, och egendomsskadeförsäkring till ett belopp av minst 187000€ för varje försäkring. Uthyraren ska utses till ytterligare försäkring. Hyresgästen ska vid genomförandet av detta avtal, förse uthyraren med en kopia av nämnda försäkring eller intyg om att sådan försäkring har utfärdats. "

Detalj av händelsens driftskostnader. Du bör ange hur mycket det kostar att bemanna evenemanget. Eftersom du bestämmer bemanningsbehovet bör du berätta för hyrestagaren hur mycket det kostar per anställd per timme. Var noga med att lista de allmänna kategorierna av anställda och hur mycket du tar ut per timme:

• Anläggningsverksamhet heltidsanställda
• Facility Operations Studentpersonal (om du är högskola eller universitet)
• Elektronik Heltid personal
• Elektronikstudentpersonal (om tillämpligt)
• Säkerhet eller inledare

Ange hyrespriserna. Du kan ta ut hyra per timme eller dag. Du kan också hyra med "halvdagar", vilket är ungefär fyra timmar eller så. Hur du än beräknar det, inkludera en kort beskrivning av hur mycket du tar ut.

• Du kan till exempel skriva: " Hyresnivån är 750€ per halvdag (upp till fyra timmar) eller 1490€ för en hel dag (mer än fyra timmar)."

Inkludera en "ingen uppgift" bestämmelse. Ibland tror hyrestagare att de kan teckna ett hyresavtal och sedan sälja hyresavtalet till någon annan. Detta kallas "uppdrag". Om du inte vill att hyrestagaren ska kunna tilldela hyresavtalet ska du inkludera en avsättning utan tilldelning.

• Du kan skriva, "Hyrestagaren får inte överföra eller överlåta några av sina rättigheter enligt detta avtal utan föregående skriftligt medgivande från uthyraren."

Inkludera en "force majeure" -klausul i kontraktet. Denna klausul skyddar dig lagligen i händelse av att en kris eller katastrof utanför din kontroll gör att kontraktets genomförande är omöjligt eller oklokt. Force majeure-klausuler täcker vanligtvis naturkatastrofer men också strejker eller upplopp. Utan klausulen kunde en domstol upptäcka att du brutit mot avtalet även om det var farligt att försöka hålla anläggningen öppen.

• Ett exempel på en force majeure-klausul kan läsa: "Om någon av parternas skyldigheter förhindras av en handling från Gud, reglering av någon offentlig myndighet, civil störning, epidemi, strejk, krigsförhållanden eller andra liknande orsaker utanför någon av dessa part, då är det underförstått att det inte kommer att finnas något krav på skadestånd för underlåtenhet att fullgöra de skyldigheter som sålunda förhindrades. "

Lägg till en skadeståndsbestämmelse. Du vill att hyrestagaren ska gå med på att inte stämma dig om något händer, till exempel en olycka under sportevenemanget. Du kan försöka skydda dig själv genom att inkludera en skadeståndsbestämmelse. För att göra denna bestämmelse markerad kan du skriva den i alla bokstäver. Ett exempel på en ersättningsklausul kan vara:

• "Hyresgästen ska skada och hålla uthyraren, dess tjänstemän och anställda oskadliga från alla anspråk, stämningar eller förfaranden som härrör från föremålet för detta avtal, och hyrestagaren ska ersätta uthyraren, dess tjänstemän och anställda för alla kostnader, inklusive rimlig advokat avgifter för att försvara sådana fordringar. "

Infoga en avskiljbarhetsklausul. Om du stäms kan en domare finna att någon bestämmelse i avtalet är olaglig. I allmänhet kommer domare att upphäva hela avtalet om ens en bestämmelse är olaglig. Du kan dock se till att resten av kontraktet är i kraft genom att inkludera denna klausul:

• "Om någon bestämmelse i detta avtal döms ogiltig i ett skiljedomsförfarande eller rättsligt förfarande, ska ett sådant konstaterande inte påverka giltigheten för någon annan bestämmelse i detta avtal som helhet, som ska förbli i full kraft och verkan."

Lägg till en fusionsklausul. Du måste ange att det skriftliga avtalet innehåller hela avtalet. Om du inte gör det kan hyrestagaren hävda att du hade ett muntligt sidoavtal som trumfar det skriftliga avtalet. Du kan förhindra att detta händer genom att inkludera en fusionsklausul:

• "Detta avtal förkroppsligar hela avtalet mellan parterna och ersätter alla tidigare överenskommelser och eventuella överenskommelser som rör ämnet till detta. Alla förslag, förhandlingar, meddelanden och framställningar i frågor som omfattas av detta avtal slås samman i detta instrument. Nej ändring ska göras på annat sätt än skriftligt undertecknat av parterna eller deras bemyndigade ombud. "

Inkludera ett lagval. Du bör ange vilken stats lag som kommer att användas för att tolka avtalet om det finns en rättegång. Även om du kan välja statens lag, väljer du vanligtvis lagen i den stat där anläggningen finns. Ett urval av lagbestämmelser kan vara:

• "Detta avtal, inklusive utan begränsning, eventuella tvister som uppstår på grund av eller relaterar till detta avtal, ska regleras av lagarna i staten [infoga staten], utan hänsyn till dess bestämmelser om lagkonflikt."

Infoga signaturblock. Längst ned i dokumentet, sätt in signaturblock för dig och den person som hyr anläggningen. Infoga tomma rader så att du kan använda det här formuläret mer än en gång. Inkludera en rad för:

• signatur
• tryckt namn
• titel
• datum