Hur skapar jag en projektfinansiell plan?
Innan du skapar en projektplan ska du beräkna de väsentliga kostnaderna som du måste betala för att slutföra projektet, annars känt som kärnkostnader. Kärnkostnader kan vara saker som arbete, utrustning eller material du behöver för att lyckas. Du bör också beräkna alla icke-kärnkostnader som resekostnader eller juridisk rådgivning för att se till att det inte finns några glömda kostnader som kan skicka dig över budgeten. Slutligen öppnar du en 4-kolumnstabell i Microsoft Excel för att spela in din plan. De fyra kolumnerna, från vänster till höger, ska representera: utgifter, kostnad, löpande summa och anteckningar. Läs vidare för att lära dig hur man använder top-down-metoden för budgetering.
En finansiell plan för projektet - även känd som en projektbudget - identifierar alla kostnader i samband med ett projekt.
Innan du påbörjar ett större projekt är en ekonomisk plan ett krav. En finansiell plan för projektet - även känd som en projektbudget - identifierar alla kostnader i samband med ett projekt. Dessa kostnader skräddarsys sedan för att passa inom de ekonomiska resurser som finns tillgängliga för ett visst projekt. När projektet är färdigt ger det en översikt över vad som kan spenderas på varje område i projektet för att säkerställa att det förblir på budgeten. En ekonomisk plan behöver inte vara komplex, men det finns några viktiga saker att veta innan du skapar en.
Del 1 av 2: förberedelser för att skapa din ekonomiska plan
- 1Förstå uppifrån och ner-metoden för budgetering mellan projekt och projekt. Det finns två sätt att skapa en projektbudget. Den första kallas top-down-tillvägagångssättet och detta hänvisar till projekt där den totala tillåtna kostnaden är känd innan projektet börjar. Projektbudgeten måste därför ligga inom dessa kostnader.
- Antag till exempel att du äger ett byggföretag och en stor organisation närmar dig för att se om du kan förstora deras parkeringsplats. De kanske berättar att de har 373000€ att tilldela projektet, vid vilken tidpunkt du måste bestämma om du kan göra det eller inte.
- I situationen uppifrån och ner måste du skapa en budget som kostar mindre än 373000€
- 2Förstå botten-upp-metoden för projektbudgettering. Nedifrån och upp-tillvägagångssättet är alternativet till uppifrån och ner-tillvägagångssättet, och detta hänvisar till att räkna ut vad varje del av projektet kommer att kosta och sedan lägga till det för att bestämma totalen.
- Om en kund kontaktar dig för att bygga om en parkeringsplats och ber om en offert, kan du använda en bottom-up-metod. Du överväger allt som är nödvändigt för projektet och bestämmer sedan den totala kostnaden.
- I det här fallet bestämmer du kostnaden för projektet genom att ta reda på vad varje bit kommer att kosta och sedan beräkna totalt. I uppifrån och ner-metoden bestäms kostnaden av tillgängliga resurser och du måste arbeta inom dessa gränser.
Innan du påbörjar ett större projekt är en ekonomisk plan ett krav. - 3Välj tillvägagångssätt för dig. Ibland kanske du inte har något val, och du kan behöva arbeta inom ramen för någon annans budget (vilket innebär att du måste använda en top-down-metod). Andra gånger, om du har full kontroll över ett projekt, kan du välja ett tillvägagångssätt.
- Fördelen med top-down-metoden är att det säkerställer att ett projekt slutförs med tillgängliga resurser. Om din organisation har 0,70 miljoner euro att spendera på projekt under ett år kan du ange att det nya projektet för parkeringsplats måste göras för under 373000€. Dessa begränsningar kan leda till effektivitet och minskad avfall.
- Detta tillvägagångssätt är användbart om du har begränsade resurser. På samma sätt, om du kör ett projekt, låter det dig diktera till alla berörda parter hur mycket de får spendera. Detta kan hålla kostnaderna nere eftersom varje part inte skapar sina egna budgetar.
- Nedifrån och upp-tillvägagångssättet är användbart eftersom det kan vara mycket exakt. Utan någon omedelbar gräns kan du eller dina anställda kosta projektet baserat på vad projektet behöver. Om du bygger en ny parkeringsplats kan du uppmana varje medlem i ditt team att komma med den budget de behöver. Den största nackdelen är att detta tillvägagångssätt kan leda till ökade kostnader.
- 4Diskutera projektets behov med viktiga intressenter. Oavsett vilken metod du väljer, måste du diskutera vad projektet kommer att kräva med viktiga projektmedlemmar. Att känna till projektets behov kan göra det möjligt för dig att avgöra vad kostnaderna för projektet kommer att bli. Detta kallas projektets "omfattning" och det definierar kraven och gränserna för det arbete som ska utföras.
- Antag till exempel att du har kontaktats för att bygga en parkeringsplats för en stor organisation, och de har tillåtit dig att kosta projektet (eller ge en uppskattning). Ditt första steg blir att diskutera med dem vad deras behov är och vad deras tidslinjer är.
- De kan säga att de behöver ett nytt parti med 100 utrymmen byggda inom tre månader. Du kan sedan undersöka webbplatsen för att inse att du kommer att behöva hugga träd, spränga sten och sedan bygga det nya partiet.
- Från detta kan du bestämma att du behöver planerare för att utforma tomten, folk att spränga och hugga träd och byggnadsarbetare för att bygga tomten.
När projektet är färdigt ger det en översikt över vad som kan spenderas på varje område av projektet för att säkerställa att det förblir på budgeten.
Del 2 av 2: Skapa din projektplan
- 1Bestäm dina kärnkostnader. Det här är de absolut nödvändiga kostnaderna för att slutföra projektet. Kärnkostnaderna skulle omfatta saker som arbete, utrustning och material. Huvuddelen av alla projektkostnader kommer från dessa nyckelkomponenter.
- Om du bygger en parkeringsplats behöver du arbetare för att utföra arbetet och entreprenörer för att hjälpa / planera projektet. Du kommer att behöva material (som asfalt, trä, färg) och du behöver utrustning (traktorer, jackhammare, etc).
- Om du känner till tidslinjen för projektet hjälper det till att planera resurser och kostnader. Om projektet till exempel är tre månader vet du att du kan behöva betala arbetskraft i tre hela månader samt hyra utrustning för den perioden.
- Du kan bestämma kostnaderna genom att rådfråga ditt team och kontakta leverantörer. Om det är ett stort projekt kan du fråga din byggnadsförare vad han specifikt behöver när det gäller arbete, material och utrustning. Du kan sedan kontakta leverantörer för offert och välja det lämpligaste offertet.
- Du måste också bestämma eventuella lagliga eller ägardefinierade gränser. Till exempel, vad är den lagliga minimilönen och vad är den minimilön du kommer att erbjuda för olika typer av arbete? Vilka är de juridiska kraven när det gäller schemaläggning, och finns det några ytterligare regler som du vill fastställa (till exempel ingen helgåtkomst till webbplatsen)?
- 2Tänk på icke-kärnkostnader. Många projekt går överbudget eftersom de glömmer att inkludera icke-kärnkostnader. Tänk mycket noga på alla saker utanför arbete, material och utrustning som du kan behöva. Tänk på saker som alla nödvändiga resor, försäkringar, juridisk rådgivning, bokföringsråd, bränsle, mat / dryck och extra telefon- / interneträkningar.
- Se till att sätta ett nummer till varje indirekt kostnad. Om du behöver uppskatta, antar alltid att det kommer att vara i den högre delen snarare än i den nedre delen.
- För att bestämma kostnaderna, överväga hur länge du behöver varan / tjänsten och vad priset är. Till exempel, om du behöver ställa in internet på arbetsplatsen, vet du att du kan behöva tre månaders internet till 75€ per månad.
Innan du skapar en projektplan ska du beräkna de väsentliga kostnaderna som du måste betala för att slutföra projektet, annars känt som kärnkostnader. - 3Lägg till en reserv för att minska risken. När dina direkta och indirekta kostnader har lagts till, kan du överväga att lägga till extra pengar till dina totala kostnader om dina kostnadsberäkningar var för låga. Dessutom är projekt ofta försenade, problem uppstår eller artiklar kostar mer än vad som ursprungligen planerades.
- Hur mycket du väljer att lägga till beror på hur korrekt du tror att din budget är. Om många aspekter av din budget behövde uppskattas och inte kunde bekräftas, överväg att lägga till 5 - 10% som reserv.
- 4Skapa en tabell för att registrera dina kostnader. Den sista aspekten av en ekonomisk plan är att registrera all din information. För att göra detta kan du öppna Microsoft Excel eller något annat tabellskapande program och skapa en tabell med fyra kolumner. Från vänster till höger skulle de ange: utgifter, kostnad, löpande summa och anteckningar.
- Utgiftskolumnen listar namnet på utgiften. Till exempel traktoruthyrning eller byggnadsarbetare.
- Kostnaden anger hur mycket utgifterna kostar.
- Den löpande summan anger den totala kostnaden fram till den specifika punkten. Till exempel, om den första raden kostade 7,50€ och den andra raden kostade 7,50€, skulle den löpande summan i andra raden vara 15€
- Anteckningar skulle innehålla några speciella saker att komma ihåg om kostnaden.
- Även om du kan betrakta arbetskraft som en kategori är det i allmänhet bättre att dela upp arbetet efter de utförda uppgifterna och de utbetalda lönerna. Till exempel får en svetsare eller en besättningsman oftast mer lön än en arbetare. Så du kanske vill gruppera byggnadsarbetarna i en utgiftskategori, plus kategorier för förman, specialister (detta kan inkludera svetsaren), konsulter etc.
Kommentarer (2)
- Detta är verkligen en bra artikel där det tydligt beskrivs båda metoderna.
- Fantastiskt, det hjälpte oss att planera.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
