Hur leder jag ett konferenssamtal?
Tillåt minst 15 minuter för frågor och svar. I ett konferenssamtal kan du ha problem med att få alla att delta.
Att ordna ett konferenssamtal ger dig möjlighet att visa din förmåga att hantera och styra andra. För att kunna leda ett samtal framgångsrikt måste du veta hur du organiserar samtalet, förbereda dig för din roll, genomföra samtalet och följa upp med deltagarna efteråt. Med övningen kommer du att upptäcka att många av stegen som är inblandade i konferenssamtal liknar de steg du skulle göra med möten ansikte mot ansikte.
Del 1 av 4: organisera samtalet
- 1Välj en praktisk konferensprogramvara. Dessa dagar har du en mängd olika webinarprogram att välja mellan. Välj något användarvänligt som de flesta distansdeltagare har installerat. Se till att du har valt programvara med en videokomponent om samtalet innehåller bilder. Om installerad programvara inte är ett realistiskt alternativ, gå med en tjänst som alla fritt kan komma åt online.
- För att ta emot deltagare utan programvarukrav, se till att samtalet äger rum i ett rum med en högtalartelefon. Det här inringningsalternativet är också en praktisk säkerhetskopia om webinarprogramvaran misslyckas.
- 2Fråga dina deltagare under en bekväm tid. Välj tre till fem möjliga datum och tider på dygnet. Skicka ett mejl till alla deltagare för att bedöma deras tillgänglighet för varje möjlighet. Berätta för alla som inte kan göra någon av tiderna att meddela dig så snart som möjligt.
- Du kan också använda schemaläggningsundersökningar online som Doodle. Dessa verktyg gör det möjligt för deltagare att välja datum och tider med ett musklick. Om du väljer det här alternativet, glöm inte att ta med länken i e-postmeddelandet.
- Om alla deltagare befinner sig i samma tidszon, undvik att planera samtal under lunchpauserna, omedelbart i början av arbetsdagen och eller efter normal arbetstid.
- 3Skriv en agenda. Inkludera ämnen som behöver diskuteras. Täck eventuella frågor eller funderingar från andra medlemmar. Fokusera först på de positiva frågorna. Ta sedan upp utmaningar och erbjud lösningar eller idéer för att övervinna alla hinder.
- Om du planerar att tilldela vissa uppgifter till vissa deltagare, diskutera det med dem innan du skickar ut agendan. Det sista du vill göra är att överraska någon eller ge en chef eller klient felaktig information.
- 4E-posta preliminär info till alla deltagare. Inkludera allt de kommer att behöva för att logga in i samtalet, till exempel uppringningsnummer och lösenord. Bifoga ett utkast till dagordningen till e-postmeddelandet. Be att alla läser igenom det och meddelar dig om de vill lägga till något eller ändra befintligt innehåll.
- 5Utse en anteckningsbok. Välj den mest ansvarsfulla och uppmärksamma fysiska deltagaren för denna uppgift. Se till att de innehåller namnen på alla närvarande. Låt dem sammanfatta viktiga punkter som diskuterats med hjälp av agendan som en översikt.
- Om de har en digital ljudinspelare eller inspelningsfunktion på sin telefon, be dem att använda den om inget känsligt material kommer att diskuteras.
- Hoppa inte över det här steget om du använder inspelningsfunktionen i webinarns programvara. Teknik kan misslyckas när du minst förväntar dig det. Om det händer kommer du att ha skrivna protokoll som säkerhetskopia.
- 6Skicka en påminnelse via e-post. Gör detta på dagen för samtalet om det är efter lunch eller dagen innan ett samtal som planeras på morgonen. Använd denna möjlighet för att skicka rapporter eller dokument som behövs för samtalet. Det är ditt ansvar att se till att alla är på samma sida och att alla har slutfört sitt ansvar före samtalet.
- Om någon annan skapade dessa material, ge dem kredit (eller förhindra att skulden faller på dig) genom att vidarebefordra sitt meddelande som innehåller dokumenten.
Om du planerar att tilldela vissa uppgifter till vissa deltagare, diskutera det med dem innan du skickar ut agendan.
Del 2 av 4: Gör dig redo att vara ordförande
- 1Skriv dina anteckningar eller samtalpunkter. Kasta ut saker som redan finns på dagordningen för att förhindra att du tappar fokus. Utarbeta inte ett förberett uttalande. Håll dig till en punktlista med nyckelpunkter, korta imperativ och ofullständiga meningar. Detta förhindrar att du låter mekaniskt. Några exempel inkluderar:
- Nuvarande anställningsbehov: Redovisning är nu fullt bemannad. Behöver fortfarande ny chef inom marknadsföring och ny administrativ assistent inom reklam. Budgetgräns = 74600€ totalt för båda öppningarna.
- Fördelar förändringar: Huvudkontoret avvecklar 401k. Införande av en ny 403b-plan för nyanställda. Hälso, tand, synförsäkring oförändrad för närvarande men är fortfarande under granskning.
- 2Gör en lista med deltagare. Inkludera var de kommer från och allmän personlig information om dem. Använd den här informationen när du presenterar alla för varandra. Du kan också använda denna information för att chatta medan du väntar på att fler deltagare ska gå med.
- Gör en kopia av den här listan till din antecknare. Istället för att ta sig tid att skriva ut allas namn kan anteckningsmedlet helt enkelt kryssa för varje persons namn när de anländer eller loggar in.
- 3Granska all information du kommer att presentera. Vänta inte till sista minuten. Börja granska informationen dagen efter att du har avslutat dina anteckningar och / eller presentation. Försök att överföra de viktigaste punkterna till minnet så att du kan diskutera dem utan att pausa för att titta på ditt papper eller skärm. Varje sekund du sparar kan användas för andra presentatörer eller för frågor.
- 4Undersök rummet en dag eller två före samtalet. Se till att all utrustning finns och fungerar som den ska. Leta efter strategiskt placerade högtalare om du använder ett stort rum i väntan på många deltagare. Om något saknas eller inte fungerar, meddela berörd avdelning så snart som möjligt.
- 5Ställ in samtalet. Logga in på konferenssamtalet 10 minuter tidigt, om möjligt. Vissa verktyg låter dig inte logga in förrän den schemalagda tiden. Andra låter ingen kommunicera förrän en ledare med ett speciellt lösenord loggar in. Testa bron en sista gång för att se till att den går smidigt.
- Om du inte vet hur du använder utrustningen kan du lära dig några dagar i förväg. Få hjälp från ditt företags IT-avdelning, om det behövs. Att inte veta hur man använder programvaran eller hårdvaran kan få dig att se oprofessionellt ut.
Att leda ett konferenssamtal ger dig en möjlighet att visa din förmåga att hantera och styra andra.
Del 3 av 4: genomföra samtalet
- 1Tillåt fem extra minuter för senare. Ha några anteckningar till hands för att initiera småprat i början av samtalet. Presentera alla deltagare med deras namn, titlar och roller de spelar. Om någon anländer eller går med i samtalet efter fem minuters fördröjning, avbryt inte en pågående diskussion. Vänta tills en högtalare är klar eller ett ämne har slutat så att de som kommit till kan presentera sig.
- 2Granska mötesetikett. Be deltagare som ringer in för att stänga av ljudet för sina telefoner för att undvika bakgrundsljud. Begär att de undviker att använda hållknappen för att förhindra att sända företagets hållmusik. Be alla fysiskt närvarande att tysta sina mobiltelefoner och hålla dem borta från mötetelefonen för att förhindra störningar. Se till att alla deltagare pratar hörbart och tydligt så att alla kan höra dem.
- 3Håll dig till dagordningen. Håll ett öga på klockan för att tillgodose deltagarnas och presentatörernas behov. Täck först över de viktigaste frågorna om du får slut på tiden. Om någon ställer en fråga som du inte kan svara på eller inte förväntade dig, berätta för dem att du kommer tillbaka till dem så snart som möjligt.
- 4Planera ett uppföljningssamtal om det behövs. Vänta inte till slutet av samtalet för att göra detta. Gör det rätt innan du kommer till frågor och svar (frågor och svar) på agendan. Fråga alla om det lämpligaste datumet och tiden för nästa samtal. Om de flesta deltagarna är obeslutna, skicka ut en schemaläggningsundersökning efter samtalet.
- 5Tillåt minst 15 minuter för frågor och svar. I ett konferenssamtal kan du ha problem med att få alla att delta. För att förhindra att detta händer, fråga inte om någon har några frågor. Fråga snarare specifika personer som är relevanta för diskussionsämnet en fråga.
- Du kan till exempel fråga, "Bob, har du fått all information du behöver för att skapa ämnestexten?"
- 6Stäng samtalet. Börja packa upp cirka fem minuter före den schemalagda sluttiden. Om frågor och svar fortfarande pågår, berätta för alla att du har tid för en fråga till. Tack alla för deras tid och önskar dem en god dag eller vecka (slutet).
Med praktiken kommer du att upptäcka att många av stegen som är inblandade i konferenssamtal liknar de steg du skulle genomföra med ansikte mot ansikte.
Del 4 av 4: vidta åtgärder efter samtalet
- 1Skapa en sammanfattning. Börja göra detta omedelbart efter samtalet. Be din anteckningsbok om en kopia av protokollet. Se till att du inkluderar en lista över allas ansvar. Protokollet dokumenterar konversationen skriftligen om det skulle uppstå några avvikelser senare.
- Be en kollega att korrekturläsa sammanfattningen innan du skickar ut den. Ett andra ögonpar kan fånga misstag du kanske har förbisett, oavsett hur många gånger du har korrekturläst materialet.
- 2Skicka sammanfattningen till alla deltagare. Gör detta så snart du har gjort några ändringar som din korrekturläsare har rekommenderat. Be alla mottagare att kommentera eller ställa frågor som kan ha tappat dem under samtalet. Om du lovade att skicka ut en schemaläggningsundersökning för ett uppföljningsanrop, inkludera den länken med sammanfattningen.
- 3Följ löften och tidsfristerna. Vidta åtgärder som diskuterats under samtalet. Om du lovade att svara på några frågor vid ett senare tillfälle, följ upp inom högst en vecka. Uppfyll alla tidsfrister som du ställer in. Se till att utlovat arbete levereras till rätt mottagare inom rimlig tid.
- Undvik att berätta skämt om du inte använder videokonferensprogramvara. Humor förlitar sig ofta på ditt kroppsspråk, vilka deltagare ser inte om du använder enbart ljud-alternativ.
Frågor och svar
- Hur hanterar jag flera högtalare samtidigt?Tilldela varje talare en annan tidslucka på dagordningen. Beroende på hur länge samtalet kommer att vara, kan du begränsa talartiden till 10 till 15 minuter vardera. Låt dem veta när de har fem minuter kvar.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
