Hur är jag värd för en framgångsrik affärskonferens?

Försök inte planera en konferens som är större än 300-400 personer — Om det här är din första konferens, försök inte planera en konferens som är större än 300-400 personer.

Att vara värd för en viktig affärskonferens kan vara en stressande upplevelse! Men det kan också vara energigivande och ett utmärkt sätt att utveckla din karriär. Den goda nyheten är att de flesta kan lära sig att ordna en framgångsrik konferens. Även om det finns en lång lista med detaljer att gå igenom och förberedelser att göra, är planeringen av konferensen den enskilt största faktorn för att bestämma dess framgång eller misslyckande.

Del 1 av 4: göra första förberedelser

1

Identifiera publiken. Du måste ha en tydlig uppfattning om vem du vill delta i din konferens innan du börjar planera den. Om det är en för smal publik hittar du inte en marknad för konferensen. Om det är för brett, riskerar du med ett intetsägande tema som inte håller dina deltagares intresse. Tänk på demografiska egenskaper hos dina deltagare, inklusive ålder, inkomstnivå och plats. Kommer deltagare från samma organisation eller bransch? Kommer de att vara chefer, mellanledare, anställda eller en mix? Du kan inte göra ordentliga planer om du inte vet vem du vänder dig till eller hoppas locka.
2

Bestäm formatet för din konferens. När du vet vem du planerar din konferens för måste du ta reda på hur konferensen kommer att arrangeras. Kommer det främst att vara presentationer, paneler, interaktiva presentationer eller en blandning av dessa? Tänk på hur många talare eller presentatörer du kommer att ha och hur långa presentationer du kommer att ha. Dessa beslut bör skräddarsys efter ämnet och din publik.
3
Tänk på temat. Temat kommer att påverka allt annat, så du vill avgöra frågan först. Ditt tema ska återspegla syftet med konferensen. Detta låter deltagarna veta exakt vad de ska höra, se och göra där. Fråga dig själv:
- Varför skulle de vilja komma? Konferenser är tidskrävande och dyra för deltagare såväl som värdar. Det måste finnas något du erbjuder på din konferens som ingen kan få någon annanstans.
- Gör ditt tema så specifikt som möjligt. Temat kan vara ämnesorienterat eller inriktat på ett demografiskt mål. Till exempel är den "asiatisk-europeiska brottsbekämpningskonferensen" ett demografiskt mål, medan "marknadsföringsmanuskript till oberoende förlag" är ett ämnesorienterat tema.
- För ett annat exempel berättar temat "Awakening the Autism Entrepreneur Workshop " en potentiell deltagare allt de behöver veta om konferensen.
4
Definiera konferensens omfattning. Konferensens omfattning kommer att avgöra alla dina logistiska problem, ditt val av talare och till och med platsen. Var realistisk när det gäller omfattningen. Du vill att den ska vara så smal som möjligt och samtidigt ha en robust marknad.
- Tänk på placeringen av målgruppen. Om du har en möjlig marknad på 1000, men de är utspridda på tre kontinenter, kommer du att kämpa för att få deltagare.
- Hur många skulle du vilja delta? Om detta är din första konferens, försök inte planera en konferens som är större än 300-400 personer. Inlärningskurvan är för brant.
- Tänk på det geografiska läget för de troliga deltagarna. Är de lokala, regionala eller nationella? Överväg och planera för möjliga transporttyper som används av deltagarna.
- Kommer konferensen att vara en session, flera sessioner på en enda dag eller flera dagar med övernattningar?
Hur väl tidslinjen följdes är en bra övergripande mätning av hur väl organiserad konferensen som helhet var.
5
Skapa ett projektteam. Om inte evenemanget är lokalt och begränsat till ett fåtal deltagare, behöver personen i förändring hjälp. Bygg ett projektteam med minst en medlem tilldelad varje område för konferensplanering. De områden som ska övervägas är dagordningen, talare, logistik, budgetar, boende, förfriskningar, marknadsföring och PR. Det kan också finnas andra specifika områden för din konferens.
- Medan vissa föremål kan kombineras består en planeringsteam vanligtvis av tre till fem personer med ytterligare personal enligt konferensomfånget.
6
Utveckla en budget. Utveckla en budget och håll dig till den. Bestäm om målet är att jämna ut eller skapa vinst, och om det finns ett specifikt intäktsmål. Inkludera delar av kostnader och intäkter (närvaroförsäljning, garantier etc.) med en specifik person i ditt projektteam som ansvarar för inköp och kontrakt för att undvika förvirring. Du måste överväga flera faktorer, inklusive:
- Leverantörer, såsom AV-leverantörer, hotell / kongresscenter, cateringfirma, kongressbyråer, transportleverantörer och resebyråer. Få offert från leverantörer skriftligen.
- Kostnader för talare, inklusive avgifter och kostnader.
- Kostnader för marknadsföring och webbplatsutveckling.
- Avgifter för evenemangsplanerare.

Del 2 av 4: förbereder sig för evenemanget

1

Bekräfta teammedlemmets ansvar och auktoritet. Individer i ditt projektteam bör vara ansvariga för specifika delar av dina konferensförberedelser. Möt för att klargöra exakt vad varje medlem är ansvarig för och de befogenheter de har (utgifter, beslutsfattande etc.). Se till att ta itu med eventuella överlappningar i ansvar så att du kan lämna ditt projektteam till deras förberedelser. Ge dem ett enkelt sätt att kontakta dig för att klargöra alla andra problem som de upplever.
2
Utveckla en projektplan. Din projektplan beskriver konferensförberedelser, genomförande och uppföljning. Inkludera scheman för möten och riktlinjer för kommunikation mellan projektmedlemmar, både under förberedelserna och efteråt. Ställ sedan in tidsfrister för konferensförberedelser, till exempel när du ska låsa in sponsorer eller högtalare. Slutligen, sätt upp ett preliminärt schema för själva evenemanget med datum och schemalagda evenemang.
- Omfattningen av din plan beror på omfattningen av din konferens. En liten, kort företagsevenemang och flera dagars kommersiella evenemang kommer att kräva olika mängder planering.
3

Förbered en konferensagenda. Den sista delen av din projektplan är konferensagendan. Detta är i själva verket menyn för evenemanget, inklusive vem, vad och var för alla aspekter av konferensen. När du skapar det måste du överväga varje konferenssegment, talens längd, viloperioder mellan dem, bryta ut sessioner och möjligheten till flera samtidiga sessioner. Detta bör också omfatta förfriskningar eller måltider som serveras till deltagarna och när de serveras.
4
Begär sponsorer för evenemang. Om du kan hitta en sponsor till din konferens har du råd att ställa in biljettpriser på en nivå som bara låter dig bryta jämn. På det sättet kan du tjäna pengar på sponsringen.
- Sök efter relevanta sponsorer för din konferens. Titta inom samma bransch eller efter ett företag som betjänar publiken som kommer att delta i din konferens.
- Närma dig flera sponsorer. Många sponsorer är villiga att betala för att få sitt budskap framför en riktad publik, och alla konferenser är riktade till specifika delar av befolkningen.
- Skriv ett sponsorprospekt som innehåller information om beräknad närvaro och biljettförsäljning, deltagarnas demografi och ditt företags uppgifter. Förpacka dessa detaljer på ett snyggt sätt med färgkodade grafer, diagram och fotografier.
- Var noga med att också ange villkoren för vad sponsorn kommer att tillhandahålla, vilket kan omfatta finansiering, försäkring eller anbud till deltagare för konferensen.
5
Bestäm deltagaravgifter. Du vill att ditt biljettpris ska vara tillräckligt högt för att tjäna pengar (eller åtminstone bryta jämnt), men tillräckligt lågt för att det fortfarande lockar folk att komma. Tänk på förfriskningskostnader när du anger dina deltagaravgifter. Du bör också tänka på att ange priser för tidig ankomst och sen ankomst.
- Avgifterna bör vara i linje med syftet och sannolika deltagare. En intern konferens har vanligtvis inga avgifter, eftersom kostnaderna betalas av företaget.
- Ett välgörenhetsevenemang kan ha stora avgifter för skatteavdrag eller små för att öka närvaron och sprida budskapet.
- Om du precis startar en liten konferens kan du inte räkna med att arbetsgivare betalar kostnaderna, så ta hänsyn till det.
- Forskningsbranschstandarder för att lära dig om kostnaden för liknande konferenser.
- Utveckla en rättvis men strikt avbokningsregler kan säkerställa att gäster som har åtagit sig att dyka upp följer igenom.
- Gör en del av biljettpriset inte återbetalningsbar. Oavsett om du kallar det en deposition eller en avbokningsavgift hjälper det att få människor som säger att de kommer att delta. Var noga med att ge ett mycket iögonfallande meddelande - du vill inte att en irriterande avbrytare ska ge dig dåligt mun till mun.
När du vet vem du planerar din konferens för måste du ta reda på hur konferensen kommer att arrangeras.
6
Hitta högtalare. Högtalarna vid en konferens är, tillsammans med platsen, den största dragningen. När det gäller närvaro kan de göra eller bryta konferensens framgång. Människor kommer trots allt inte för catering. När du väljer högtalare, överväga antalet talare, panelmedlemmar eller värdar som behövs för konferensen. Tänk på vilken typ av referenser du letar efter, tillsammans med om du vill att de ska vara interna eller externa för ditt företag eller din bransch.
- Det finns dussintals, om inte hundratals tjänster som hittar konferenshögtalare mot en avgift, och till och med några få som hittar högtalare utan kostnad för konferensinnehavaren. Speakermatch är en av de fria tjänsterna, och den fungerar som en korsning mellan en matchmaking-tjänst och cars.com. Du kan söka på pris, ort eller ämne. Högtalarna ställer in sina egna avgifter, och vissa kommer till och med att prata utan kostnad alls.
- Det finns flera andra sätt att hitta högtalare. Kolla in videor på youtube.com eller fråga och svara på webbplatser som Quora i det ämne du letar efter, håll auditions, skapa en rådgivande styrelse eller titta bara på talare vid evenemang i din bransch.
- Ställ in ett avtal med talaren, ingenting om deras avgiftsbetalningskrav (om tillämpligt), insättning, avbeställningsvillkor och en begränsning på ersatta kostnader.
- Om du inte har råd att betala högtalare (men du vill ha en talare som kräver betalning), föreslå ett avtal om inkomstdelning. Om du tjänar pengar får de en del av det.
- Tänk på logistiken för talare, inklusive transport, hotell, måltider, AV-arrangemang och deltagande vid evenemang förutom deras tal, samt deras potentiella deltagande i marknadsföringen av evenemanget.
7
Hitta en plats. Bredvid talaren är detta den viktigaste aspekten av att dra deltagare. Många människor försöker gå till konferenser bara för att de är i en rolig eller intressant lokal. Tänk först på företagets resurser, särskilt för företagsspecifika evenemang. Den valda platsen bör vara bekväm för de flesta deltagare beroende på sannolikt färdsätt.
- Räkna ut staden direkt från fladdermusen. Ta hänsyn till din avsedda publik och omfattningen av konferensen. En konferens med nationell dragning eller med en rikare publik har råd med mer exotiska platser. Regionala konferenser bör välja mer blygsamma platser.
- Spika ner en viss plats efter att du har utvecklat en budget och hittat några bra talare. Anläggningarna själva är förmodligen den viktigaste faktorn för att välja en plats. Du kommer att vilja ha något stort nog för att hålla publiken, med tillräckligt med utrymmen för att hantera grupper som bryter ut. De mest troliga misstänkta är hotell, kongresscentra, universitet och receptioner. En oberoende mottagningshall på en distinkt plats kan verkligen skilja din konferens från varandra.
- Tänk på bekvämlighet och restid när du väljer en plats. Du vill inte att platsen ska vara för långt bort från flygplatsen eller i en del av staden som är svår att navigera till fots, eftersom många deltagare inte vill hyra en bil.
- Tänk på parkering och tillhörande händelser, speciellt om deltagarna reser över natten från staden.
- Förutom evenemangslokalen måste du hitta en bra bar i närheten (eller tre) där människor kan blåsa av, trevliga restauranger där du kan underhålla viktiga gäster och logi där du ska sätta upp högtalarna.
8
Utveckla en marknadsföringsplan. Detta bör omfatta alla ansträngningar för att locka deltagare, inklusive formella och online-inbjudningar, webbsidor, tidnings- och radioannonsering och gästintervjuer. Inkludera en social media plan som täcker Facebook, LinkedIn och Twitter inlägg och gästbloggar.
- Syfta till att få leverantörer bokade minst en månad före själva konferensen.
- Om detta är din första konferens, börja din marknadsföringskampanj tidigt. En spännande marknadsföringskampanj kan skapa ett definitivt surr runt konferensen och därmed öka närvaron.
- Marknadsför till liknande grupper vid liknande konferenser. Precis som sponsorer betalar för att få meddelandet framför riktade målgrupper, överväga att fördela en del av din budget till reklam på andra konferenser.
- För mer, se hur man marknadsför en konferens.
9
Upprätta registreringsförfaranden. Dina registreringsförfaranden bör tydligt beskriva hur och när potentiella deltagare kan registrera sig och betala för att delta i konferensen. Om du erbjuder online-registrering, skapa en webbplats för att ta emot registranter och deras närvaroavgifter. Om registrering sker på andra sätt, se till att beskriva processen för mottagning och bearbetning av dem.
- Du kan också låta avgifter tas ut vid konferensen.
- Skapa en plan för att skicka närvaropåminnelser till deltagarna antingen via e-post eller via e-post.
- Fråga registranter hur de lärde sig om konferensen. Svaret på den här frågan hjälper dig att bestämma var du ska spendera din marknadsföringsbudget i framtiden.
10
Skapa supportmaterial. Stödmaterialet är de till synes mindre detaljerna som i själva verket är viktiga för att din konferens ska fungera smidigt. Dessa inkluderar:
- Registrerings- och feedbackformulär, som enkelt skapas i ett ordbehandlingsprogram.
- Nyckelband och namnskyltar som kan köpas i kontorsvaruaffärer, tryckerier och skärmskrivare.
- Eventuella högtalarkrav som beskrivs i dina kontrakt med dem.
- Sittlistor för reserverade sittplatser.
- Handouts, kartor och besöksguider, som kan skapas internt eller via en grafisk formgivare, och skrivas ut i en kontorsvaruaffär eller en lokal tryckeri.
- Signage, som kan designas internt eller via en grafisk formgivare, och kan skrivas ut på skyltföretag.
- Sponsorartiklar, som kan erhållas från sponsorer.

Del 3 av 4: kör evenemanget

1
Utveckla en personal. En bra personal är avgörande för att genomföra en framgångsrik konferens. Du behöver personer för att fylla flera roller, inklusive:
- En golvchef. Det här är din högra hand, personen som ser till att alla händelser genomförs i tid. När det oväntade uppstår måste du vara säker på att din golvchef ska fatta bra snabba beslut utan noggrann övervakning.
- En Wi-Fi-chef. Så här låter det. Få saker kommer att ilska konferensdeltagare och högtalare snabbare än en fläckig Wi-Fi-situation. Om inte din konferens är mindre än 100 personer, bör Wi-Fi-chefen inte göra något annat.
- En person på sociala medier som håller ett flöde av tweets, statusuppdateringar och inlägg under konferensens längd.
- En dörrpersonal. Det kan vara samma person som genomför registrering vid en mindre konferens. Vid en större konferens bör det antagligen utses till person som övervakar registratorerna.
- Löpare och MC. En tumregel är en löpare per 100 platser och en MC per rum.
- Antingen dagen för konferensen eller dagen före konferensen, utse en huvudvolontär med god organisatorisk kompetens och kompetens för att hjälpa till med oväntade problem.
2
Bekräfta teammedlemmarnas ansvar och kommunikation. Se till att alla dina teammedlemmar är på samma sida och förberedda för konferensen. Gå igenom individuella ansvarsområden för teammedlemmar. Kontrollera att kommunikationskanalerna är färdiga och fungerar. Detta möte bör äga rum vid ett möte kvällen före eller morgonen före evenemanget.
- Förvänta dig att vara upptagen. Se till att hålla din mobiltelefon på och laddad, för det är troligt att du får mottagare av frekventa samtal, sms och e-post. Som ett minimum arbetar du 10-12 timmar under hela konferensen.
Konferensens omfattning kommer att avgöra alla dina logistiska problem, ditt val av talare och till och med platsen.
3

Ställ in rum och sittplatser. Tänk på lämpligt sittplatser för den typ av evenemang. Till exempel kan du ha sittplatser i publikstil, en U-formad sittplan eller en stående publik, beroende på vilken typ av evenemang. Ställ in pausrum och matplatser för avsedda ändamål. Se till att det finns tillräckligt med utrymme i och mellan rum för din publik att delta i.
4

Testa din AV-utrustning. Se till att allt fungerar genom att kontrollera presentationer på utrustningen. Lös alla problem du stöter på eller låt någon mer tekniskt kunnig göra det åt dig. När du har gjort det, skapa en reservplan i händelse av utrustningsfel.
5

Koordinera caterings aktiviteter. Arbeta med din cateringfirma för att organisera deras schema och ansvar. Dessa kan inkludera inrättandet av mat- och förfriskningsområden samt rengöring, särskilt om det finns en högtalare som presenterar under måltiden.
6

Ordna säkerhet. Arbeta med ditt säkerhetsteam för att se till att ditt utrymme är tillräckligt skyddat och förberett för nödsituationer. Se till att det finns skydd för egendom, deltagare och kontanter (om avgifter tas vid dörren). Överväg potentiella demonstranter eller demonstrationer och gör planer för att garantera deltagarnas säkerhet. Ha medicinsk personal i beredskap i händelse av en medicinsk nödsituation.
7
Gå på plats. Rätt innan konferensen börjar, genomför en genomgång av arenan och se till att alla utlovade tillbehör och bekvämligheter fungerar.
- Ta din personal till genomgången. De kommer att vara kritiska för att lyckas genomföra planen.
8
Gör dina högtalare glada. Glada, välvila presentatörer ger bra presentationer som får dina gäster att känna att de har fått sina pengar. De är stjärnorna i denna show. Låt dem känna sig speciella, för de är det.
- Ta ut högtalarna för separata måltider, engagera dem på en personlig nivå. Du kan till exempel säga, "Jag gillade verkligen ditt föredrag i eftermiddag. Hur kommer du med de här fantastiska interaktiva aktiviteterna som du inkluderade?"
- Se till att dina högtalare är helt nöjda med sitt boende.
- Du och din ledare ska vara poängen för högtalarna. Om de har några problem alls under sin vistelse, se till att det personligen löses.

Del 4 av 4: uppföljning av konferensen

1
Få feedback från deltagarna. Samla in kommentarer och gå igenom gästernas reaktioner och intryck. Var särskilt uppmärksam på deras åsikter om konferensens innehåll, inklusive:
- Lärde de sig värdefull information? I slutändan är det så som deltagarna rättfärdigar konferensens kostnad och det kommer att spela en stor roll för att avgöra om de kommer tillbaka.
- Gillade de högtalarna? Högtalare kan vara en stor kostnad. Du vill veta hur gästen känner för högtalarna eftersom du måste avgöra om du vill bjuda in dem tillbaka.
- Uppfyllde det förväntningarna? Detta får deras globala intryck av konferensen och gör det möjligt för dem att föreslå utrymme för förbättringar.
- Var boendet tillfredsställande? Det hjälper dig att lära dig vad du ska betona på en plats nästa gång bekvämligheter, läge, bekvämlighet - vilket hjälper dig att göra justeringar för framtiden.
Den goda nyheten är att de flesta kan lära sig att ordna en framgångsrik konferens.
2
Få feedback från talare och sponsorer. Denna typ av feedback kan vara mindre strukturerad, eftersom du förhoppningsvis har utvecklat ett bra samarbete och utvecklat en rapport med högtalarna.
- Börja med ett tackkort. Förhoppningsvis har du redan fått en känsla av deras känslor för boende och liknande, men få deras feedback om publiken; om de tyckte att de var väl matchade med det, vad de gillade och inte gillade, hur de kunde ändra sina presentationer och tonhöjder längs linjen och vad du kan göra för att göra dem mer effektiva.
- Var noga med att muntligt följa upp om det uppstod ett problem under talarens presentation eller händelse.
3
Få feedback från personalen. Din personal kan ge dig några av de mest värdefulla feedbacken när det gäller ledande funktioner. Var särskilt uppmärksam på personalens åsikt om planernas tillräcklighet och effektiviteten med vilken de genomfördes.
- Be personalen om information om vilka områden som behövs planeras mer detaljerat. Detta kan omfatta både logistikplaner och utbildningsplaner.
- Vilka aspekter av planeringen var tillfredsställande?
- Hur väl följdes tidslinjen? Din tidslinje hjälper till att ge alla en uppfattning om inte bara vad som måste hända och när, utan vilka artiklar som är förutsättningar för de senare artiklarna. Hur väl tidslinjen följdes är en bra övergripande mätning av hur väl organiserad konferensen som helhet var.
- Vilka förändringar behövde göras i framtiden? Detta berör planering, utförande och fysisk infrastruktur.
4

Analysera återkopplingen. När du har fått inlägg från alla intressenter som är inblandade i konferensen kan du syntetisera informationen. Använd syntesen för att göra din nästa konferens mer framgångsrik. Kombinera denna information med din egen dokumentation och kommentarer om konferensplanerings- och genomförandeprocessen.

Läs också: Hur planerar jag en webbkonferens?

Hur är jag värd för en framgångsrik affärskonferens?

Steg

Del 1 av 4: göra första förberedelser

Del 2 av 4: förbereder sig för evenemanget

Del 3 av 4: kör evenemanget

Del 4 av 4: uppföljning av konferensen

Kommentarer (1)

Läs också: