Hur skriver jag ett företags-e-post till någon du inte känner?
Om du vill skriva ett e-postmeddelande till någon du inte känner, adressera dem med "Mr." eller "Ms." följt av deras efternamn. Du kan till exempel skriva "Dear Mr. Smith." Om du inte vet personens namn, börja din e-post med ett enkelt "Hej". Undvik att använda "Till vem det kan gälla" eftersom det kan vara för formellt och opersonligt, men undvik också att vara för avslappnad genom att starta din e-post med något som "Hej". För att lära dig hur du skriver innehållet i din e-post, bläddra ner!
Hur svarar jag på någon i ett företags-e-postmeddelande om allt jag vet är förnamnet?
När du arbetar i affärer kan du ofta behöva skriva ett e-postmeddelande till någon du inte känner. Medan det är något besvärligt är det en del av yrkeslivet. Det finns vissa etikettregler du måste följa när du skickar ett professionellt e-postmeddelande till en främling.
Del 1 av 3: Börja e-postmeddelandet
- 1Gör din forskning. Det finns en mängd information du behöver veta innan du skriver ett e-postmeddelande till en främling. Innan du börjar skriva, ta en snabb titt på webbplatsen för företaget där mottagaren arbetar.
- Om du inte känner till mottagarens e-postadress kan du hitta detta genom att skanna företagets webbplats. Om inget e-postmeddelande är listat, var försiktig med att kontakta personen via e-post. Du kanske vill välja ett fysiskt brev istället.
- Om du planerar att ställa några frågor i e-postmeddelandet, kontrollera om webbplatsen tar upp dessa frågor. Du vill inte ge intryck av att du är lat och inte tog dig tid att läsa en webbplats grundligt.
- Se till att du kontaktar rätt person. Många börjar e-postmeddelanden med något som "Jag är inte säker på om du är rätt person att fråga, men..." Detta anses vara oprofessionellt och respektlöst mottagarens tid. Om du inte vet vem du ska kontakta, vänta på e-postmeddelandet tills du kan ta reda på den informationen.
- 2Skriv en beskrivande ämnesrad. Din ämnesrad ska förmedla dina exakta skäl för att skicka e-postmeddelandet. Ofta ignoreras eller förbises e-postmeddelanden från främlingar. En solid ämnesrad minskar risken för att din e-post skickas.
- Använd några ord för att säga vad e-postmeddelandet gäller. Använd så många detaljer som möjligt för att inkludera i fyra eller fem ord. Till exempel är "Möte kl. 10 om nya datorer" bättre än "Möte i morgon."
- Vaga ämnesrader, som "Hej" och "Hej", läses ibland av misstag som skräppost och omdirigeras till mottagarens skräppostmapp.
- Använd ett professionellt e-postmeddelande, eftersom din e-postadress visas längs ämnesraden. Använd ett e-postmeddelande som använder ditt fullständiga namn snarare än ett som använder en persona eller en vag fras.
- Använd aldrig alla bokstäver i en ämnesrad, även om e-postmeddelandet är brådskande. Detta kommer som rop, vilket kan tolkas som fientlighet.
Hur skickar jag ett mejl om jag vet personens namn men inte hennes e-postadress? - 3Bestäm hur du ska adressera mottagaren. Det kan vara svårt om du skickar e-post till en främling, eftersom du kanske inte känner till deras föredragna namn. Det finns dock några etikettriktlinjer som kan hjälpa dig att undvika fel.
- Om du inte känner till personens namn, undvik alltför formella fraser som "Till vem det kan handla" eller "Kära herre / fröken." Gå inte för avslappnad heller. Hej är alldeles för oprofessionellt för ett företags-e-postmeddelande. Det kan vara bättre att börja e-postmeddelandet med det enkla "Hej".
- Om du vet personens namn, se till att stava det korrekt. Kontrollera stavningen några gånger, eftersom det är lätt att glida upp om du aldrig har mailat personen tidigare.
- Använd "Mr." och "fru" följt av personens efternamn. Om du till exempel skickar e-post till Jane Hart, börja din e-post med "Dear Ms. Hart" snarare än "Dear Ms. Jane Hart."
- Gör aldrig antaganden om kvinnans civilstånd. Om du känner till hennes civilstånd är det fortfarande bäst att undvika att uppmärksamma det i ett e-postmeddelande eftersom det är irrelevant för näringslivet. Håll dig till "Ms" och använd aldrig "Miss" eller "Mrs." såvida inte mottagaren själv använder dessa hälsningar.
- Om någon har en doktorsexamen är det lämpligt att använda "Dr" när man adresserar dem.
- 4Identifiera dig själv och företaget du representerar. Kom ihåg att när du skickar ett e-postmeddelande till företaget representerar du din anställningsort. Identifiera dig själv och ditt företag i din första mening. Till exempel kan ett e-postmeddelande börja "Kära fru Hart, mitt namn är John Dawson och jag arbetar med marknadsföring på Wilson Technologies."
Del 2 av 3: skriva e-postmeddelandet
- 1Håll det kort och till sak. Genom att komma till saken och tydligt identifiera ditt syfte presenterar du en professionell bild som kommer att tas på allvar av läsaren. Detta ökar också sannolikheten för att din e-post kommer att läsas och svaras omedelbart, eftersom folk skjuter upp att hantera alltför ordiga svar.
- När du har identifierat dig själv och ditt företag bör din nästa mening förklara e-postens syfte. Det är bäst att ange ditt fall inom två meningar.
- Var positiv. Även om du skriver för att ta itu med ett klagomål eller problem, var vänlig och respektfull i hela e-postmeddelandet. Gör inte onda chefer, andra företag eller anställda, eftersom detta speglar dig dåligt.
- Medan det är i försäkringsbrev är det standard att inkludera grundläggande bakgrundsinformation om dig själv om du skickar e-post på ett företags vägnar lämnar den informationen. Ange bara ditt namn och din position i företaget innan du går vidare till e-postens syfte.
Om du vill skriva ett e-postmeddelande till någon du inte känner, adressera dem med "Mr." - 2Använd enkel, direkt prosa. En företags-e-post bör vara så lätt att läsa som möjligt. Detta innebär att man använder ett tydligt språk som är lätt att förstå.
- Välj den aktiva rösten framför den passiva rösten. Säg till exempel inte "Ett memo skickades till dig av min chef, James Peterson." Säg istället "Min chef, James Peterson, skickade ett memo till dig."
- Undvik jargong och tekniska termer, även om sådana termer används mycket i ditt företag. Välj enkla engelska och vanliga fraser.
- Använd korta meningar. Eliminera sammankopplingar när det är möjligt och dela upp långa meningar. Till exempel "Vi hörde inte från dig när det gäller memot och ville följa upp för att se till att du förstod informationen." Detta skulle bättre anges som "Vi hörde inte tillbaka från dig när det gäller memot. Vi ville följa för att se till att du förstod informationen."
- Använd rätt grammatik, stavning och skiljetecken. Stavningskontroll och korrekturläsning av alla e-postmeddelanden innan du trycker på skicka-knappen.
- 3Vet vad du ska undvika att skicka. Det finns vissa regler för etikett när det gäller vad som ska överföras via e-post. Förstå vad du ska undvika att skicka innan du kontaktar någon.
- Bilagor är okej om du skickar e-post angående information som begärts specifikt, men inte skicka bilagor till främlingar utan uppmaning.
- Undvik alltför stora bilagor och filer. Om det är nödvändigt att skicka sådan information, skicka ett e-postmeddelande i förväg och ge mottagaren ett huvud.
- Använd inte en alltför lång signatur. Helst bör din signatur endast innehålla ditt namn, postadress, e-postadress och telefonnummer. Om du vill är det också lämpligt att ta med din jobbtitel.
- Inkludera inte grafik eller bakgrunder. De tenderar att täppa till e-postminnet och komma ut som oprofessionellt i en affärsmiljö.
Del 3 av 3: avsluta e-postmeddelandet
- 1Ge mottagarens instruktioner om hur man ska svara. Mot slutet av e-postmeddelandet, ge instruktioner om hur mottagaren kan följa upp.
- Ange artigt en tidsram som du vill höra tillbaka. Till exempel "Om du kunde komma tillbaka till mig i slutet av dagen imorgon skulle jag verkligen uppskatta det."
- Inkludera all kontaktinformation efter behov. Du kan helt enkelt säga "Detta är det bästa e-postmeddelandet att nå mig på" eller begära ett telefonsamtal och inkludera ditt nummer.
- Var specifik om vad du vill ha från mottagaren. Säg inte bara, "jag hoppas snart höra från dig." Säg istället: "Jag hoppas snart höra från dig så att vi kan diskutera logistiken för att övergå till ett nytt datorsystem."
När du arbetar i affärer kan du ofta behöva skriva ett e-postmeddelande till någon du inte känner. - 2Använd en lämplig utsändning. Innan ditt namn kommer det att finnas någon form av adjö. Välj en lämplig affärsavsändning för din e-post.
- Använd inte bara bindestreck och ta sedan med ditt namn. Detta blir alltför informellt, liksom avloggningar som "Vi ses runt" och "Ta det lugnt." Uttryckssymboler, som smileys, undviks bäst.
- I ett företags-e-postmeddelande är något som "Bäst" eller "All the best" lämpligt eftersom det är vänligt utan att offra professionalism. "Med vänliga hälsningar" är ett annat bra alternativ, men kan komma att vara täppt.
- "Tack" och "Tack" är också lämpliga, men bör undvikas om du inte ber mottagaren att utföra en specifik uppgift eller plikt.
- 3Uppföljning. Näringslivet är upptagen. Om du inte hörs från mottagaren inom en lämplig tidsram är det lämpligt att skicka ett uppföljnings-e-postmeddelande.
- Om någon inte svarar var det troligtvis inte avsiktligt. E-postmeddelanden säkerhetskopieras och ofta, även om du följer korrekt protokoll, hamnar saker av misstag i ett skräppostfilter.
- Ett uppföljnings-e-postmeddelande ska vara ett direkt svar på ett e-postmeddelande som du redan har skickat. Var artig och börja med något som "Jag vet att du förmodligen är mycket upptagen, men jag ville bara se till att du fick min e-post." Återställ sedan kort ämnet för det ursprungliga meddelandet.
Läs också: Hur skriver jag en revisionsrapport?
Frågor och svar
- När jag klickar på skicka-knappen får jag ett meddelande som säger "fältet kändes inte igen, se till att alla adresser är korrekt utformade." Vad betyder det här?Det betyder sannolikt att en av dina e-postadresser är felaktigt skrivna eller inte existerar alls. Med andra ord betyder detta meddelande att inte alla e-postadresser du har angett är i rätt form (t.ex. felstavade adresser) eller att det inte längre kan ta emot e-postmeddelanden.
- Hur skickar jag e-post till någon som ber dem spara ett lösenord?Dela inte lösenord, personliga eller officiella, med någon.
- När är det okej att mejla främlingar om mitt företag?Om det verkligen handlar om ett företag som kommer att beröra den här personen, till exempel om den här personen skickade in ett CV till ditt företag, är det lämpligt att mejla den här personen om han eller hon är i jobbet. Å andra sidan skulle det INTE vara lämpligt att marknadsföra ditt företag via e-post. Slutligen, se till att ha en vänlig men ändå respektfull ton när du skriver ett e-postmeddelande.
- Vad händer om jag inte vet namnet på personen jag skickar e-post till?Om du inte vet namnet på personen bör du vara e-postmeddelandet med "Till vem det kan oroa sig."
- Vad är "cc" för när du skickar ett e-postmeddelande?I e-postterminologi står "cc" för "carbon copy" och "bcc" står för "blind carbon copy." Skillnaden mellan dem är att mottagare av kolkopior (cc) är synliga för alla andra mottagare, medan de som är bcced är inte synliga för någon.
Obesvarade frågor
- Hur får jag reda på någons e-postadress?
- Hur skriver jag en mening som ber mottagaren att vidarebefordra min e-post om de inte är den avsedda mottagaren?
- Hur skickar jag ett mejl om jag vet personens namn men inte hennes e-postadress?
- Hur svarar jag på någon i ett företags-e-postmeddelande om allt jag vet är förnamnet?
Kommentarer (13)
- Artikeln är snyggt skriven. Det hjälpte mig mycket på många sätt. Jag är tacksam mot författaren. Må Gud välsigna dig.
- Den här artikeln var till stor hjälp. Det hjälpte mig att överbrygga kommunikationsbrister och öka sannolikheten för att avsluta affärer.
- Mycket hjälpsam verkligen! Ett snabbt och enkelt sätt att komma igång med att skriva e-post!
- Den här artikeln hjälpte mig med att skriva ett klagomålsbrev om min kollega.
- Jag håller på att ta högre utbildning för ett yrkesutbildningsprogram. Jag behövde skicka huvudinstruktören e-post för något som huvudkontoret inte kunde svara på. Jag hade aldrig varit tvungen att skicka e-post till någon för en korrespondens av företagstypen tidigare och jag letade upp grunderna så att jag kunde göra ett bra, elektroniskt första intryck.
- Jag lärde mig en hel del saker genom att gå igenom saken. Vad jag lärde mig kommer att vara till stor nytta för mig.
- Jag håller på att börja skolan för ett karriärutbildningsprogram och jag behövde skicka ett e-postmeddelande till huvudinstruktören för något som kontoret inte kunde svara på. Jag ville leta upp rätt etikett för ett e-postmeddelande av företagstyp.
- Det hjälper mig mycket. Tack!
- Kort och rätt till sak.
- Riktigt bra för nyanställdas inriktning!
- Jag har lärt mig mycket om affärs-e-postmeddelanden, som jag inte förstod något om.
- Som en ny ung professionell idealist förbättrade detta min totala e-poststruktur kraftigt på bara några minuter.
- Bra tips för att skriva ett ordentligt e-postmeddelande. Tack, det var till stor hjälp!
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
