Hur skriver man en standardprocedur?
För att skriva ett standardoperationsförfarande, eller SOP, börja med att beskriva syftet med processen, dess gränser och hur den används. Därefter täcker du metoden för att slutföra processen, inklusive all utrustning som behövs. Förtydliga eventuella förkortningar, akronymer eller ovanliga termer. Lista tydligt alla hälso- och säkerhetsvarningar, både vid sidan av relevanta steg och igen i sitt eget avsnitt. Inkludera ett avsnitt som täcker allt som kan gå fel och hur du fixar det och avsluta med en kvalitetskontrollsektion och eventuella referenser som används. För information om hur du får din SOP granskad av arbetare och kvalitetssäkring, fortsätt läsa!
Hur gör jag ett vanligt arbetsförfarande för nya lärare som antagits i skolan?
En standardoperationsprocedur (SOP) är ett dokument som består av steg-för-steg-information om hur du utför en uppgift. En befintlig SOP kan bara behöva modifieras och uppdateras, eller så kan du vara i ett scenario där du måste skriva en från grunden. Det låter skrämmande, men det är egentligen bara en checklista. Se steg 1 för att få bollen att rulla.
Del 1 av 3: Formatera din sop
- 1Välj format. Det finns inget rätt eller fel sätt att skriva en SOP. Ditt företag har dock förmodligen ett antal SOP: er som du kan hänvisa till för formateringsriktlinjer och beskriver hur de föredrar att det görs. Om så är fallet, använd de befintliga SOP: erna som en mall. Om inte, har du några alternativ:
- Ett enkelt stegformat. Detta är för rutinprocedurer som är korta, har få möjliga resultat och är rättvisa till punkten. Bortsett från nödvändig dokumentation och säkerhetsriktlinjer är det egentligen bara en punktlista med enkla meningar som berättar för läsaren vad man ska göra.
- Ett hierarkiskt stegformat. Detta är vanligtvis för långa förfaranden - sådana med mer än tio steg, som omfattar några beslut att göra, förtydligande och terminologi. Detta är vanligtvis en lista med huvudsteg, alla med delsteg i en mycket specifik ordning.
- Ett flödesschemaformat. Om proceduren är mer som en karta med ett nästan oändligt antal möjliga resultat, kan ett flödesschema vara din bästa insats. Detta är det format du bör välja när resultaten inte alltid är förutsägbara.
- 2Tänk på din publik. Det finns tre huvudfaktorer att ta hänsyn till innan du skriver din SOP:
- Din publiks förkunskaper. Känner de till din organisation och dess rutiner? Känner de till terminologin? Ditt språk måste matcha läsarens kunskaper och investeringar.
- Din publiks språkförmåga. Finns det någon chans att människor som inte talar ditt språk kommer att "läsa" din SOP? Om det här är ett problem är det en bra idé att inkludera massor av antecknade bilder och diagram.
- Storleken på din publik. Om flera personer samtidigt läser din SOP (de i olika roller), bör du formatera dokumentet mer som en konversation i en pjäs: användare 1 slutför en åtgärd, följt av användare 2, och så vidare och så vidare. På så sätt kan varje läsare se hur han eller hon är en integrerad kugge i den väloljade maskinen.
- 3Tänk på din kunskap. Vad det handlar om är detta: Är du den bästa personen att skriva detta? Vet du vad processen innebär? Hur kan det gå fel? Hur gör jag det säkert? Om inte, kanske du är bättre att överlämna det till någon annan. En dåligt skriven - eller, dessutom, felaktig - SOP kommer inte bara att minska produktiviteten och leda till organisatoriska misslyckanden, men det kan också vara osäkert och ha negativ inverkan på allt från ditt team till miljön. Kort sagt, det är ingen risk du bör ta.
- Om detta är ett projekt som du har tilldelats som du känner dig tvingad (eller skyldig) att slutföra, skäm inte bort från att be dem som slutför proceduren dagligen om hjälp. Att genomföra intervjuer är en normal del av alla SOP-skapande processer.
- 4Välj mellan en SOP med kort eller lång form. Om du skriver eller uppdaterar en SOP för en grupp individer som känner till protokoll, terminologi etc. och bara skulle ha nytta av en kort och snygg SOP som är mer som en checklista, kan du bara skriva den i kortform.
- Förutom grundläggande syfte och relevant information (datum, författare, ID #, etc.) är det egentligen bara en kort lista med steg. När inga detaljer eller förtydliganden behövs är detta vägen att gå.
- 5Tänk på ditt SOP-syfte. Det som är uppenbart är att du har ett förfarande inom din organisation som fortsätter att upprepas om och om och om igen. Men finns det en specifik anledning till att denna SOP är särskilt användbar? Behöver det betona säkerheten? Åtgärder för efterlevnad? Används den för träning eller dagligen? Här är några anledningar till varför din SOP är nödvändig för att ditt team ska lyckas:
- För att säkerställa att standarderna uppfylls
- För att maximera produktionskraven
- För att säkerställa att förfarandet inte påverkar miljön negativt
- För att säkerställa säkerheten
- För att säkerställa att allt går enligt schemat
- För att förhindra tillverkningsfel
- Används som träningsdokument
- Om du vet vad din SOP bör betona blir det lättare att strukturera ditt skrivande kring dessa punkter. Det är också lättare att se hur viktigt din SOP är.
Hur gör jag ett vanligt förfarande för besökare?
Del 2 av 3: skriva din sop
- 1Täck över nödvändigt material. I allmänhet kommer tekniska SOP: er att bestå av fyra element förutom själva proceduren:
- Titelsida. Detta inkluderar 1) procedurens titel, 2) ett SOP-identifieringsnummer, 3) datum för utfärdande eller revision, 4) namnet på den byrå / division / filial som SOP gäller för och 5) underskrifterna för de som förberedde och godkänt av SOP. Detta kan formateras hur du vill, så länge informationen är tydlig.
- Innehållsförteckning. Detta är bara nödvändigt om din SOP är ganska lång, vilket gör det enkelt att referera. En enkel standardöversikt är vad du hittar här.
- Kvalitetssäkring / kvalitetskontroll. Ett förfarande är inte ett bra förfarande om det inte kan kontrolleras. Lämna nödvändigt material och detaljer så att läsaren kan se till att de har uppnått önskat resultat. Detta kan inkludera andra dokument, som exempel på prestationsbedömning.
- Referens. Var noga med att lista alla citerade eller betydande referenser. Om du hänvisar till andra SOP, se till att bifoga nödvändig information i bilagan.
- Din organisation kan ha ett annat protokoll än detta. Om det redan finns befintliga SOP: er kan du hänvisa till, överge denna struktur och följa det som redan finns på plats.
- 2Se till att du täcker följande för själva proceduren:
- Omfattning och tillämpbarhet. Med andra ord, beskriv syftet med processen, dess gränser och hur den används. Inkludera standarder, myndighetskrav, roller och ansvarsområden och input och output.
- Metodik och förfaranden. Köttet i frågan - lista alla steg med nödvändiga detaljer, inklusive vilken utrustning som behövs. Täck sekventiella procedurer och beslutsfaktorer. Ta upp "vad händer om" och eventuella störningar eller säkerhetsöverväganden.
- Förtydligande av terminologi. Identifiera akronymer, förkortningar och alla fraser som inte är vanliga språk.
- Hälso- och säkerhetsvarningar. Att listas i sitt eget avsnitt och tillsammans med stegen där det är ett problem. Glans inte över detta avsnitt.
- Utrustning och förnödenheter. Komplett lista över vad som behövs och när, var man kan hitta utrustning, standarder för utrustning etc.
- Varningar och störningar. I grund och botten ett avsnitt för felsökning. Täck vad som kan gå fel, vad man ska se upp för och vad som kan störa den slutliga, idealiska produkten.
- Ge var och en av dessa ämnen sitt eget avsnitt (vanligtvis betecknas med siffror eller bokstäver) för att förhindra att din SOP är ordlig och förvirrande och för att möjliggöra enkel referens.
- Detta är inte alls en uttömmande lista; detta är bara toppen av det processuella isberget. Din organisation kan specificera andra aspekter som kräver uppmärksamhet.
- 3Gör ditt skrivande kortfattat och lättläst. Oddsen är att din publik inte väljer att läsa detta för skojs skull. Du vill hålla det kort och tydligt - annars kommer deras uppmärksamhet att avvika eller de kommer att hitta dokumentet formidabelt och svårt att förstå. I allmänhet, håll dina meningar så korta som möjligt.
- Här är ett dåligt exempel: Se till att du rensar bort allt damm från luftaxlarna innan du börjar använda dem.
- Här är ett bra exempel: Dammsug allt damm från luftaxlarna före användning.
- Använd i allmänhet inte "dig". Det borde vara underförstått. Tala med den aktiva rösten och börja dina meningar med kommandovärden.
- 4Om det behövs, intervjua personalen som är involverad i processen om hur de utför uppgiften. Det sista du vill göra är att skriva en SOP som helt enkelt är felaktig. Du äventyrar säkerheten för ditt team, deras effektivitet, deras tid, och du tar en etablerad process och inte betala för det - något som dina lagkamrater kan tycka lite stötande. Ställ frågor om du behöver det! Du vill få det här rätt.
- Naturligtvis, om du inte vet, fråga flera källor som täcker alla roller och ansvarsområden. En lagmedlem får inte följa standardoperationsförfarandet eller en annan får bara vara delaktig i en del av gärningen.
- 5Dela upp stora bitar av text med diagram och flödesscheman. Om du har ett steg eller två som är särskilt skrämmande, gör det lätt för dina läsare med någon form av diagram eller diagram. Det gör det lättare att läsa och ger sinnet en kort paus från att försöka förstå allt. Och det kommer att verka mer komplett och välskrivet för dig.
- Ta inte med dessa bara för att öka din SOP; gör det bara om det behövs eller om du försöker överbrygga ett språkgap.
- 6Se till att varje sida har kontrolldokumentation. Din SOP är förmodligen en av många SOPS - på grund av detta har din organisation förhoppningsvis någon typ av större databas som katalogiserar allt inom ett visst referenssystem. Din SOP är en del av detta referenssystem och behöver därför någon typ av kod för att kunna hittas. Det är där notationen kommer in.
- Varje sida ska ha en kort titel eller ID #, ett revisionsnummer, datum och "sida # av #" i det övre högra hörnet (för de flesta format). Du kanske eller inte behöver en fotnot (eller ha dessa i fotnoten), beroende på organisationens preferenser.
Hur får jag hjälp när jag förbereder en standardoperationsprocedur?
Del 3 av 3: säkerställa framgång och noggrannhet
- 1Testa proceduren. Om du inte vill testa ditt förfarande har du förmodligen inte skrivit det tillräckligt bra. Låt någon med begränsad kunskap om processen (eller en person som representerar den normala läsaren) använda din SOP för att vägleda dem. Vilka problem stötte de på? Om något, ta itu med dem och gör nödvändiga förbättringar.
- Det är bäst att få en handfull människor testa din SOP. Olika individer kommer att ha olika problem, vilket möjliggör ett stort antal (förhoppningsvis användbara) svar
- Var noga med att testa proceduren på någon som aldrig har gjort det tidigare. Alla med förkunskaper kommer att förlita sig på sin kunskap för att få igenom dem och inte ditt arbete, och därmed besegra syftet.
- 2Låt SOP granskas av dem som faktiskt gör proceduren. Vid slutet av dagen, det spelar ingen egentligen ingen roll vad dina chefer tycker om SOP. Det är de som faktiskt gör jobbet det betyder för. Så innan du skickar ditt arbete till de högre ups, visa dina saker för dem som kommer att göra (eller som gör) jobbet. Vad tycker de?
- Att låta dem engagera sig och känna att de är en del av processen kommer att göra dem mer benägna att acceptera detta SOP som du arbetar med. Och de kommer oundvikligen att ha några bra idéer!
- 3Låt SOP granskas av dina rådgivare och kvalitetssäkringsteamet. När teamet ger dig chansen, skicka det till dina rådgivare. De kommer förmodligen att ha mindre inmatning på själva innehållet, men de kommer att meddela dig om det uppfyller formateringskraven, om det finns något du saknat och protokollet för att göra det hela officiellt och mata in i systemet.
- Rikta SOP för godkännanden med hjälp av dokumenthanteringssystem för att säkerställa granskningsspår av godkännanden. Detta kommer att variera från organisation till organisation. I grund och botten vill du att allt ska uppfylla riktlinjer och regler.
- Underskrifter kommer att vara nödvändiga och de flesta organisationer har idag inga problem med att acceptera elektroniska signaturer.
- 4När du är godkänd, börja implementera din SOP. Det kan handla om att genomföra en formell utbildning för den berörda personalen (t.ex. klassrumsträning, datorbaserad utbildning etc.) eller det kan innebära att ditt papper hängs upp i badrummet. Oavsett vad det är, få ditt arbete där ute! Du arbetade för det. Dags för erkännande!
- Se till att din SOP förblir aktuell. Om det någonsin blir föråldrat, uppdatera det, få uppdateringarna godkända och dokumenterade och omfördela SOP vid behov. Ditt lags säkerhet, produktivitet och framgång spelar roll för det.
Hur gör jag en standardprocedur för en livsmedelsindustri?
- Kom ihåg att involvera intressenterna när det är möjligt, så att den dokumenterade processen är den faktiska processen.
- Använd enkel engelska för att förklara stegen.
- Se till att dokumenthistoriken är dokumenterad för varje versionändring.
- Kontrollera om det finns en gammal version av SOP innan du skriver din. Du kanske bara kan göra några snabba ändringar. Se till att du fortfarande dokumenterar dem!
- Använd flödesscheman och bildföreställningar så att läsaren är tydlig om processen.
- Få människor att granska ditt dokument innan de får godkännande.
- Kontrollera tydligheten. Se till att det inte finns flera tolkningar. Visa proceduren för någon som inte känner till processen och låt dem berätta vad de tycker att den säger; du kan bli förvånad.
Läs också: Hur skriver jag en kommunikationsstrategi?
Frågor och svar
- Hur skriver jag ett förfarande för tidsfrister?När du skriver målet för projektet, inkludera tidsramen för slutförandet som en del av projektets tidslinje. Till exempel, om du lämnar in ett kontrakt för att slutföra en leverantörs granskning, skulle du säga "Fyra patientgranskningar slutförda inom en veckas tidsram." Om du avtalar med en annan part, står det i avtalet: "Avtal om fyra revisioner som ska slutföras senast [datum]."
- Hur gör jag ett standarddriftsförfarande för min anläggning?Tänk på alla uppgifter du utför i din anläggning och skriv ut dem steg för steg.
- Var ska ett standarddriftsförfarande hållas och hur länge?Beroende på vilken bransch du befinner dig i, där en SOP hålls bestäms av ditt företags kvalitetssäkringsteam, avdelning för regleringsfrågor eller eventuellt det juridiska teamet. Hur länge du håller en SOP bestäms av ditt företags policyer och vilka standarder som helst av de reglerande organisationer som ditt företag måste följa.
- Borde SOP inkludera mått på hemliga ingredienser specifikt?SOP: er bör täcka grunderna, inte specifika recept. I detta fall skulle SOP: n "Kombinera ingredienser enligt recept."
- Vad är det bästa sättet att testa SOP och få feedback?Låt andra människor gå igenom SOP och kritikera din information och dina steg. Det är bäst att människor från olika erfarenhetsnivåer går igenom det för att se till att det är tillgängligt för alla.
- Min farbrors vän har begärt min hjälp med att skriva ett SOP för ett bankföretag. Vart ska jag börja?Min "start" -rekommendation: Det är viktigt att känna till syftet med din SOP - "varför" med att skapa den. Jag är inte bankir, men jag ser en SOP för ett finansinstitut som ska innehålla alla bankförfaranden (dvs. öppen verksamhet, kassalådsunderhåll, kontanthantering / räkning, överskott av kontanter, insättningar, uttag, stängning etc.). Att ha dessa stegvisa anvisningar för de olika ansvarsområdena en individ har (och vilken position som uppfyller vilka roller och ansvarsområden) kommer att ge tydlig riktning. En SOP ger svarta och vita riktningar till anställda (nya och gamla) samt vikarier.
- Var ska jag skriva procedurnumret?Detta är en del av SOP-formatet och finns högst upp på SOP-sidorna som en rubrik.
- Hur skapar jag SOP ID #? Spelar det någon roll vilket brev jag lägger?Det finns i allmänhet en dokumentmästare som innehåller information om alla SOP: er som används med nummer, titel, kort beskrivning, etc. Om du har ett kvalitetslag skulle det normalt underhållas av dem; när ett dokument har godkänts av kvalitet läggs det in i master och ges ett nummer baserat på det fördefinierade numreringsschemat.
Obesvarade frågor
- Hur gör jag ett vanligt arbetsförfarande för nya lärare som antagits i skolan?
- Finns det SOP för projekt eller är en SOP endast för operativ verksamhet?
- Hur gör jag en standardprocedur för en livsmedelsindustri?
- Hur får jag hjälp när jag förbereder en standardoperationsprocedur?
- Hur gör jag ett vanligt förfarande för besökare?
Kommentarer (30)
- Hjälpte mig att förbereda SOP för min klient. Jag har gått igenom och förstått tipsen för att skriva SOP och dess steg. Tack.
- Jag arbetar för närvarande med en SOP för logistikenheten som jag för närvarande driver i ett marinlogistikföretag. Jag måste säga, guiden hjälpte verkligen. Tack hörni!
- Mycket hjälpsam artikel. Jag jobbar med några SOP för en ideell organisation och det var en bra uppdatering eftersom det har gått en tid. Tack!
- Detta hjälpte mig så mycket om metoden att göra ett förfarande. Tack så mycket.
- Gav mig en bra översikt över SOP. Lätt att förstå, och det hade också ett användbart exempel, nästan en mall, för att skriva nya SOPs från grunden.
- Det här är utmärkt information för mig att implementera som konsult. Tack för inlägget.
- Jag hade knappast någon aning om en SOP innan jag läste den här artikeln. Men att gå igenom detta har gett upphov till mitt intresse för att lära mig mer om SOP.
- Ordnat tankesätt stimulerat av din artikel. Det är bra att höra från ägaren som vad han vill se hända.
- Jag behövde vägledning för en snabb referens för en process som jag utför dagligen för att hjälpa revisorer att förstå arbetsflödet för en korrekt redovisning.
- Denna mall och instruktioner hjälpte mig oerhört. Jag hade hjärnfrysning och oro över att starta SOP för min mångfacetterade position som administratör för anställningsförmåner. Den här artikeln tände på glödlampan för mig. Det hjälpte mig att ta mig an utmaningen och jag blev fast.
- Den nya anläggningen som jag arbetar för närvarande har inga standardiserade procedurer på plats för sjuksköterskan eller de medicinska assistenterna. Instruktionerna i den här artikeln hjälpte mig att utveckla ett standardiserat förfarande för kontorets grundläggande procedurer, samt de steg som utövaren utför.
- Min bakgrund och kunskap i min bransch är enorm till en punkt, men jag har aldrig gjort en SOP. Jag letade efter en riktlinje. Detta kan hjälpa mig att slutföra vad jag blev ombedd att göra. Tack.
- Hjälpte mig mycket. Jag måste utveckla SOP för min klient. Dessa riktlinjer gav en inriktning. Tack.
- Varje medlem som är involverad i organisationsledning eller att vara en teammedlem måste läsa den här artikeln. Tack så mycket för att du kör QC hem.
- Det är enkelt och nödvändigt, särskilt bilderna som lockar dig att läsa med snabb förståelse.
- Försöker skapa en skrivhandbok för ett litet företag. Detta hjälpte till att helt enkelt sätta oss på rätt spår för en instruktionsbok.
- Mycket användbar riktlinje och lätt att följa. Jag skapar SOP för företaget jag jobbar för, och jag börjar från grunden, så det här var som att vinna lotteriet med utbildningsmaterial.
- Bra artikel! Jag gillade detaljerna och användbara referenser. Tack, det var till stor hjälp!
- Mycket användbar och informativ. Gav mig en grov ram i mitt sinne om hur jag ska börja och var jag ska fokusera på.
- Enkel översikt som har gett stor insikt. Känns som att det är mycket lättare att börja nu.
- Jag blev överväldigad av projektet med uppdateringsprocedurer och var inte helt säker på var jag skulle börja. Detta hjälpte mig att bli lite mer fokuserad och organiserad. Tack!
- Detta är mycket genomtänkt och detaljerad information. Jag kom hit för första gången och tyckte att det var mycket användbart. Fortsätt så!
- Det var fantastiskt och detaljerat. Jag önskar att du ger ett exempel på SOP för olika användningsområden.
- Jag skapar vår första procedurhandbok för vår lilla vingård. Ditt format är lätt att förstå och tydligt. Tack!
- Det är första gången jag försöker skapa en SOP för min kvalitetsavdelning, och jag uppskattar riktlinjerna. Jag hoppas att jag kan göra ett bra jobb med det.
- Jag behövde en uppdatering för att skriva en SOP för mitt företag. Den här artikeln var perfekt; tack!
- Jag har aldrig skrivit en SOP förut, men den här artikeln gav mig en guide. Tack.
- Det har varit mycket utmanande för mig att skriva en SOP för den organisation jag jobbar för tills jag stötte på detta mästerverk. Med den kunskap som jag fått har jag börjat skriva en och hoppas att jag kommer att segla igenom efter granskning av min chef.
- Jag behövde skapa en SOP från grunden för att förklara för hälsoavdelningen vad som skulle vara stegen för att köra och driva en mobil matvagn.
- Jag tyckte att det var extremt hjälpsamt och påhittigt. Jag älskade det och jag kommer tillbaka till den här webbplatsen för mer kvalitetsmaterial som detta som har substans.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
