Hur noterar jag bilagor i ett brev?
Om du behöver notera bilagor i ett brev, lämna ett dubbelt mellanslag under din signatur och hälsning och skriv sedan "Bilaga". För att beteckna att ditt brev har mer än ett dokument bifogat, använd flertalet "Bilagor" följt av ett kolon och antalet dokument. Alternativt kan du använda en förkortning som "Enc." eller "Encl." istället för att skriva "Enclosure" fullständigt. Överväg att inkludera titlarna på de bifogade dokumenten och eventuella beskrivningar som kan vara till hjälp. I huvuddelen av ditt brev, nämn de dokument du har bifogat och ge dem sammanhang så att läsaren är beredd att läsa dem. Läs mer om hur du formaterar ditt brev.
Om du behöver notera bilagor i ett brev, lämna ett dubbelt mellanslag under din signatur och hälsning och skriv sedan "Bilaga".
Du kan göra det mesta av din affärskommunikation via e-post, men ibland måste du skicka ett formellt affärsbrev. Om du har ytterligare dokument som du måste inkludera tillsammans med brevet, vill du anteckna dem i brevet och med en notering i slutet. På så sätt kan din mottagare se till att de har fått allt du skickade.
Metod 1 av 3: göra en noteringshölje
- 1Stäng ditt brev. Den inhägnad notation sker efter stängning och underskrift av brevet. Använd en gratis stängning som "Med vänlig hälsning" eller "Med vänlig hälsning", lämna utrymme för din signatur och skriv sedan ditt namn.
- I allmänhet kan din stängning vara mer bekant om du har mer personliga villkor med mottagaren. Om du till exempel skriver till din bästa väns far, kan du använda en mer informell stängning som "Vänliga hälsningar" eller "Bästa hälsningar".
- 2Skriv "inneslutning" under ditt namn. Om du har inkluderat ett annat dokument än bokstaven tillsammans med bokstaven, dubbla mellanslag efter att du har skrivit in ditt namn för din signatur och skriv din bilaga.
- Om du har inkluderat mer än ett dokument, använd flertalet "Bilagor" och ange antalet bilagor efteråt. Siffran ska antingen följa ett kolon eller vara inom parentes. Om du till exempel hade tre kapslingar kan du skriva antingen "Kapslingar: 3" eller "Kapslingar (3)."
- 3Använd en förkortning. Du behöver inte nödvändigtvis skriva ut hela ordet "inneslutning" för att göra en bilagsnotation på ett formellt affärsbrev. Båda "Enc." och "Encl." är godtagbara att notera bilagor.
- Tekniskt, "enc." är en förkortning av verbet "bifogat" medan "encl." kan betyda antingen "inneslutet" eller "inneslutet."
- Om du bifogar mer än ett dokument kan du notera antalet bilagor efter förkortningen, men lägg inte till ett "s" i förkortningen.
Du vill nämna eventuella bifogade filer i brevet, förutom att inkludera en notation efter stängningen. - 4Lista dokumenttitlar. Ibland finns det inte tillräckligt med information om du har flera bilagor. Om du tycker att det är nödvändigt kan du också inkludera titlarna på dokumenten efter ordet "bilagor."
- Se till att alla dokument har en lätt igenkännlig titel om du vill lista dem på detta sätt. Du vill inte att din mottagare ska försöka pussla ut om rätt dokument finns där.
- Om du listar titlar ska du inte ta med antalet bilagor.
- 5Inkludera eventuell relevant beskrivning. I vissa fall kan det också vara viktigt att låta din mottagare veta vilken typ av dokument du har bifogat. Vanligtvis behöver du detta om du inkluderar både originaldokument och kopior.
- Lista bara titeln på dokumentet och ta sedan med beskrivningen inom parentes. Du kan till exempel skriva "Bilagor: Födelsebevis (original plus två exemplar)."
- Om du har bifogat originaldokument som du kommer att behöva returneras till dig, se till att du nämner det i brevet.
Metod 2 av 3: Formatera ditt brev
- 1Välj det bästa teckensnittet och marginalen. Teckensnittet i ett formellt affärsbrev bör vara ett vanligt, lättläst teckensnitt som Times New Roman eller Helvetica. Vanligtvis är detta standardteckensnittet i din ordbehandlingsapplikation.
- Standardmarginalerna bör också vara bra. De bör vara minst en tum på alla sidor. Om du har en kortare bokstav som du vill fylla på sidan kan du överväga att öka marginalerna lite och se om det hjälper till att balansera sidan.
- För särskilt korta bokstäver kan du också prova ett lite större, mer utspritt typsnitt, till exempel Verdana. Men var försiktig så att teckensnittet inte är alltför störande. Om du är osäker, skriv ut brevet och lämna papperet till en vän. Låt dem titta på det i några sekunder, ta sedan bort det och be dem berätta om det. Om teckensnittet är distraherande kommer de att kunna berätta för dig.
- 2Inkludera din adress. Såvida du inte skriver på brevpapper är din adress vanligtvis det första högst upp på sidan i ett formellt affärsbrev. Du behöver inte ange ditt namn eftersom du kommer att underteckna brevet.
- Vanligtvis är din adress enstaka och rättfärdigad. Din ordbehandlingsapp kan ha en mall för företagsbrev som du kan använda så att du inte behöver göra all formatering manuellt.
- Förutom din postadress kan du också inkludera ditt telefonnummer, e-postadress eller båda.
- 3Skriv in datumet då brevet slutfördes. Om du formaterar ditt brev manuellt, dubbel-mellanslag från den sista raden i din adress och växla tillbaka till vänster-motiverad text. Skriv in den fullständiga versionen av datumet, formaterat i den stil som din mottagare använder.
- Om du till exempel skriver ditt brev till någon i Europa vill du sätta dagen först, sedan månaden och sedan året: "16 juli 2017." Om du skriver ditt brev till en europé skulle du däremot skriva "16 juli 2017."
- Försök inte gissa datumet framåt på ett formellt affärsbrev. Om mottagaren får ditt brev före datumet kommer det att få dig att se dålig ut. Försök att maila brevet så snart som möjligt efter att du har skrivit ut och underteckna det.
Den här metoden att notera bilagor i brevet är bäst lämplig när du inte har många kapslingar. - 4Identifiera mottagaren. Dubbla mellanslag ner från datumet och skriv namnet på personen du skriver till, tillsammans med deras postadress. Beroende på din anledning att skriva kan du också inkludera deras jobbtitel eller företagsnamn.
- Efter adressen hoppar du ner ytterligare två rader och skriver din hälsning. "Kära" är lämpligt, följt av personens titel och namn.
- Använd ditt gottfinnande om du ska inkludera personens förnamn. Om personen är i befogenhet är det i allmänhet bättre med "Mr." eller "Ms." följt av deras efternamn.
- 5Skriv kroppen i blockstil. Det finns flera styckeformat för formella affärsbrev, men blockstilen är den enklaste och mest använda. För den här stilen kommer du att göra en mellanslag mellan din text förutom att dubbla mellanslag mellan styckena.
- Stycken är inte indragna i blockstil. Din text är vanligtvis vänstermotiverad, även om du kan välja "motiverad" justering. Texten placeras så att den är jämn på båda sidor av sidan. Motiverad text kan vara svårare att läsa i vissa sammanhang, men för en kort bokstav kan den få din text att se renare ut. Det handlar mest om personligt val.
- 6Använd rätt papper för att skriva ut ditt brev. När du väl har besvärat dig med att utarbeta och formatera ett formellt affärsbrev, vill du se till att det papper du valt återspeglar värdet av själva brevet.
- Det papper du väljer kan avgöra om ditt brev tas på allvar av mottagaren. Detta är särskilt viktigt om du skriver ett formellt affärsbrev eftersom du söker jobb eller försöker få antagning till en skola.
- I allmänhet vill du ha papper som är ett lite tyngre lager och vitt eller benvitt. Färgat papper kan vara lämpligt för personliga brev, men för affärsbrev kommer det att se dig mindre seriöst ut.
Metod 3 av 3: diskutera inneslutningar i kroppen
- 1Ange din anledning till att skriva. Ett affärsbrev bör vara kort och till sak. Efter att ha presenterat dig själv, gå omedelbart in i varför du skriver brevet och vad du hoppas kunna åstadkomma som ett resultat.
- Om du till exempel skriver för att ansöka om ett jobb kan du skriva "Jag heter Sally Sunshine, och jag är nyutexaminerad från Cupcake Academy. Jag såg att du letade efter en cupcake-bagare, och jag tror på mina färdigheter skulle vara en bra matchning för dig. "
- 2Nämn kapslingar i sitt sammanhang. Du vill nämna eventuella bifogade filer i brevet, förutom att inkludera en notation efter stängningen. Detta förbereder mottagaren för dokumenten och hur de relaterar till din anledning att skriva.
- Du kan till exempel skriva "Som du kan se på mitt resumé (bifogat) tog jag examen från Cupcake Academy med de högsta betyg i min klass och ett beröm från dekanen."
- Den här metoden att notera bilagor i brevet är bäst lämplig när du inte har många kapslingar.
Om du har ytterligare dokument som du måste inkludera tillsammans med brevet, vill du anteckna dem i brevet och med en notering i slutet. - 3Beskriv alla dokument du har bifogat. Om du bifogar flera dokument kan det vara mer effektivt att helt enkelt lista dem i ditt brev, tillsammans med en kort förklaring av vad dessa dokument är.
- Antag till exempel att du skriver ett företag för att kräva återbetalning för en felaktig produkt. Du kanske skriver "Jag har bifogat mitt kvitto för varan tillsammans med två foton som visar defekten som var uppenbar när jag först tog bort den från lådan."
- I din notering nedanför stängningen av ditt brev kommer detta att uttryckas antingen som "Bilagor (3)" eller "Bilagor: kvitto daterad 11 juli 2017; foton (2)."
- 4Förklara hur bilagorna är relevanta. Om du har listat dina bifogade filer i brevet kan du behöva inkludera en mening eller två som visar mottagaren varför och hur dessa dokument relaterar till din ursprungliga anledning att skriva.
- Om du till exempel bifogar ett kvitto och foton för att kräva återbetalning för en felaktig produkt kan du skriva "Bilderna visar problemet med denna artikel. Om du jämför datumet på bilderna med datumet på kvittot ser du att de togs den dagen jag köpte produkten. Den här produkten skadades när jag köpte den. "
Läs också: Hur glömmer jag?
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
