Hur använder man rätt affärsetikett för e-post?
För att skriva ett bra e-postmeddelande, börja med en professionell ämnesrad - till exempel istället för "Låt oss chatta!" försök, "Begäran om möte måndag eftermiddag." Öppna sedan ditt meddelande med en formell hälsning, som "Dear Mr. Jones." När du är redo att skriva ditt meddelande, kom ihåg att hålla innehållet kortfattat, formellt och artigt. Vik upp det med en formell avloggning, som "Med vänlig hälsning" eller "Tack", och glöm inte att kontrollera det för stavnings- och grammatikfel innan du trycker på skicka! Läs vidare för fler tips, inklusive hur man bestämmer när man ska ringa istället för att skicka ett e-postmeddelande.
Om du använder din personliga e-postadress i affärssyfte ska din e-postadress meddela ditt namn (dvs.
Även om Internetanvändning har orsakat en ökad trend för informell kommunikationspraxis är det fortfarande en klok idé att följa upp rätt affärsetikett när du kontaktar en kollega för professionella ändamål. Precis som att skriva ett formellt affärsbrev, bör dina företagsmeddelanden inte innehålla slangtermer, förkortningar för textmeddelanden och andra vanliga infogningar som används i informella e-postmeddelanden eller snabbmeddelanden. Genom att följa några tips och riktlinjer kommer dina e-postmeddelanden att återspegla din professionalism och låta dina referenser lysa.
Metod 1 av 2: skapa e-postmeddelandet
- 1Märk dina e-postmeddelanden med en professionell ämnesrad. Ämnesraden i din e-post ska vara tydlig och till sak. Ämnesraden ska meddela mottagaren syftet med e-postmeddelandet. Istället för att säga "Behöver du prata", försök säga "diskussion om X-ämnet.
- Ämnet bör vara mellan sex och åtta ord.
- Om e-postmeddelandet skickas för en jobbansökan, ange ditt namn och den position du söker. Om du skickade ett e-postmeddelande till en kollega skulle du inkludera namnet på projektet som e-postmeddelandet diskuterar.
- 2Ha en professionell e-postadress. Om du använder din personliga e-postadress i affärssyfte ska din e-postadress meddela ditt namn (dvs. mary.smith @ eller MichaelJones @). E-postadresser som hotmama @, cutiepie @ eller mustlovedogs @ är inte lämpliga för företags e-post. Om du arbetar för ett företag bör du alltid använda din e-postadress för jobbet.
- 3Använd en formell hälsning. Din e-post bör alltid börja med en professionell hälsning. "Hej" eller "Vad händer" är inte lämpligt. "Hej" eller "Hej" är att föredra. Om du tar med namnet på mottagaren i din hälsning, använd inte en förkortad version av deras namn (dvs använd "William" istället för "Will").
- Om någon har ett könsneutralt namn, som Chris Smith, och du inte vet om personen är en herr / Mrs / Etc., Är det bäst att skriva "Kära Chris Smith."
För att skriva ett bra e-postmeddelande, börja med en professionell ämnesrad - till exempel istället för "Låt oss chatta!" - 4Använd professionellt språk. Du bör använda formell engelska när du skriver e-post. Undvik slang och samtal i din e-post. Förkortningar, uttryckssymboler och textmeddelandespråk (t.ex. Lol) ska inte användas.
- Din e-post ska vara kortfattad. Läsaren är inte bara en upptagen person, utan han eller hon läser kanske din e-post på en mobil enhet. En kort, till-punkt-e-post är mycket lättare att läsa och svara på än en lång, förvirrande e-post.
- Försök att inte ta upp mer än ett ämne i ett e-postmeddelande. E-post är korta kommunikationsformer. Om du inte kan ta itu med ämnet på ett kort sätt kan du behöva välja telefonen och ringa personen.
- 5Var medveten om din ton. Förutom att använda ett tydligt och koncist språk bör du läsa e-postmeddelandet högt för att se till att ditt e-postmeddelande kommer över som du tänkt det. Du vill inte låta hårt eller plötsligt.
- Kom ihåg att din e-post måste tala för sig själv. Du är inte där för att förmedla tonen och avsikten för läsaren. E-postmeddelanden kommer inte med kroppsspråk och ansiktsuttryck. Humor översätts inte heller bra via e-post.
- 6Avsluta e-postmeddelandet ordentligt. Det är viktigt att du avslutar ett e-postmeddelande precis som du skulle avsluta alla andra konversationer. Du bör avsluta din e-post med att säga "Tack", "Tack" eller "Med vänliga hälsningar" följt av ditt namn. Dina e-postmeddelanden ska också innehålla en signatur.
- Din signatur låter läsaren veta hur du kontaktar dig. Den ska innehålla ditt namn, företag, adress, telefon, din e-postadress och en webbplatslänk om du har en.
- 7Korrekturläsning innan du skickar. Du bör läsa din e-post flera gånger innan du skickar den. Lita inte på stavningskontroll. Människor kommer att märka grammatiska fel och felstavade eller saknade ord. Korrekturläsning är särskilt viktigt när du introducerar dig själv för första gången via e-post. Du vill göra ett gott intryck och inte bedömas av dina e-postfel.
- När du korrekturläser bör du fråga dig själv: "Är jag tydlig och kortfattad?" "Har jag inkluderat onödig information?" "Finns det något jag kan ta ut?"
- Du bör också verifiera att du skickar e-postmeddelandet till rätt mottagare. Det kan vara mycket pinsamt att skicka ett mejl till fel person.
Metod 2 av 2: motsvarande via e-post
- 1Vet när du ska svara och svara alla. När du väljer "Svara" skickar du tillbaka e-postmeddelandet till den ursprungliga avsändaren. När du trycker på "Svara alla" skickar du e-postmeddelandet till alla de ursprungliga mottagarna. Använd "Svara alla" sparsamt och endast när det är absolut nödvändigt att dela ditt svar med alla de ursprungliga mottagarna.
Den ska innehålla ditt namn, företag, adress, telefon, din e-postadress och en webbplatslänk om du har en. - 2Lär känna skillnaden mellan bcc och cc. Du bör använda "Bcc" när e-postmottagarnas integritet är viktig. Detta kan vara användbart i gruppmeddelanden eller stora distributionslistor. Du bör använda "Cc" när du behöver inkludera andra personer i konversationen och integritet är inte ett problem. "Cc" är till hjälp när du bara vill hålla någon i ögonen om vad som händer.
- Det är mycket viktigt att du använder dessa två funktioner korrekt. "Bcc" bör inte användas för att i hemlighet förmedla privat information eller för att fånga människor. Du ska till exempel inte skicka ett e-postmeddelande till din kollega om ett misstag de gjorde och "Bcc" din chef.
- 3Känna igen när ett telefonsamtal kan vara bättre. Det kan vara snabbare att ta upp telefonen istället för att skicka otaliga e-postmeddelanden fram och tillbaka. Det kan vara bra att använda de tre e-postregeln. Om ett problem inte har lösts inom tre e-postmeddelanden bör du ta upp telefonen och ringa personen. Det finns tillfällen när telefonen är effektivare än att utbyta flera e-postmeddelanden.
- Tänk på att denna regel inte är i sten. Du bör använda ditt gottfinnande när du bestämmer att det är dags att ta telefonen.
- 4Vet när du ska starta en ny konversation. Om du behöver diskutera ett annat ämne med samma mottagare bör du starta ett nytt e-postmeddelande. Detta gör det lättare att hålla koll på konversationer och förhindrar att du ser lat ut. Om du till exempel har skickat e-post till någon om ett kommande möte, måste du starta en ny konversation om du vill diskutera resultaten av ett projekt som jobbar med.
- Försök att använda professionella teckensnitt (t.ex. Times New Roman, Helvetica, etc...) när du gör ett företags-e-post. Försök INTE använda typsnitt som Comic Sans, eftersom det får dig att se ganska oprofessionellt ut.
- När du svarar på en grupp, var försiktig med att välja knappen "Svara alla". Detta gör att din e-post går till alla i den ursprungliga listan. Om du bara vill adressera en eller två personer i listan, välj endast de mottagarna.
Även om Internetanvändning har orsakat en ökad trend för informell kommunikationspraxis är det fortfarande en klok idé att följa upp rätt affärsetikett när du kontaktar en kollega för professionella ändamål. - Var artig och svara på e-post i rätt tid. Om du inte kan svara på ett e-postmeddelande inom 24 timmar, meddela åtminstone personen att du har fått e-postmeddelandet och kommer snart tillbaka till dem.
- Kom ihåg att e-postmeddelandet inte är privat. Du bör aldrig lägga något i ett e-postmeddelande som du inte vill att allmänheten ska veta.
Frågor och svar
- Är det riktigt att säga till en grupplista "God morgon alla"?Ja, så är det. Om det bara finns två mottagare ser du ibland båda namnen i adressen, t.ex. "God morgon Sandra och Jim", men även detta är sällsynt. Listan över mottagare finns i fälten till:, cc: och bcc: och ingen behöver läsa en lista med 20 namn.
- Vilka är de professionella teckensnitten att använda i e-post?Kontrollera om ditt företag har utfärdat riktlinjer för användning av teckensnitt. Använd standardteckensnittet som anges i din e-postserver. Alternativt kan du svara i teckensnittet som du fick meddelandet. I alla fall ska teckensnitt vara tydligt läsbara, inte snygga. Undvik att byta typsnitt, välj ett och håll fast vid det.
- Vilken skiljetecken följer hälsningen i ett formellt e-postmeddelande?Hälsningen är den inledande delen av brevet. Tekniskt hänvisar det bara till delarna före namnet, så formatet är: "[Salutation] [Name]," t.ex. "Dear Sandra," Så om vi är exakta, så finns det ingen skiljetecken efter hälsningen. Om vi tar med namnet i definitionen följs hälsningen av ett kommatecken. Nästa ord har stora bokstäver: "Kära Sandra, [återvänd] Detta brev är att fråga..."
- Hur skickar jag ett ordentligt meddelande för att begära ledighet?Var kort, artig och till sak. Prova något som "Nästa måndag behöver jag ledighet till... Kan du meddela mig om detta är godkänt? Vänliga hälsningar,..."
- Vilken är rätt etikett? När du skickar ett meddelande till en stor grupp ska det ske via e-post eller en genomsökning av ett brev och skicka via e-postbilaga?Skannade brev är ofta besvärliga, direkta e-postmeddelanden föredras.
- Bör hälsningen till ett företags-e-post följas av ett komma, semikolon eller kolon?Det rätta sättet att göra det är att använda ett komma. Detta beror på att hälsningen aldrig är en mening i sig, utan tjänar till att tacka den som adresseras för deras uppmärksamhet.
- Bör någon som var CC vara den första som svarar på avsändaren?Det beror på om CC'd agerades i e-postmeddelandet. i så fall skulle artighet kräva ett svar oavsett om det är första eller sista. Annars är en enkel "Noted" som ett bekräftelse på mottagandet av e-postmeddelandet allt som förväntas av CC'd. Hur som helst spelar ingen roll vilken ordning mottagarna svarar i.
- Ska den andra parten be om tillstånd att inkludera fler deltagare i e-postmeddelandet?Nej, det är inte nödvändigt, men den andra parten bör förklara varför de sätter fler deltagare i e-postmeddelandet.
- Är det korrekt att inkludera tecknade bilder på e-post?Nej, inte i formella meddelanden, såvida du inte specifikt hänvisar till det. Om du t.ex. tar med dig en viss tecknad film som skickas mellan två anställda till din förebyggande officer för säkerhet på jobbet (till exempel en som är rasistisk), kan du inkludera den.
- När ska du ange ett e-postmeddelande?Använd enter efter hälsningen, mellan styckena och före stängningen.
Kommentarer (1)
- Jag kunde skriva ett ordentligt mejl!
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
