Hur skriver jag ett professionellt e-postmeddelande?
För att skriva ett professionellt e-postmeddelande, börja med att öppna ditt e-postmeddelande med en formell hälsning följt av mottagarens namn, som "Dear Mr. Smith." Om du inte känner till mottagarens namn kan du öppna med "Till vem det kan berör" istället. Ange sedan din anledning till e-post och försök att kommunicera allt du behöver säga i fem meningar eller mindre om möjligt. Avsluta sedan din e-post med en formell avslutning, som "Vänliga hälsningar" eller "Med vänliga hälsningar." Slutligen lägg till ditt namn, titel och kontaktinformation under din avslutning. För att lära dig hur man adresserar ett professionellt e-postmeddelande, läs vidare!
För att skriva ett professionellt e-postmeddelande, börja med att öppna ditt e-postmeddelande med en formell hälsning följt av mottagarens namn, som "Dear Mr. Smith."
E-post är en viktig del av företagskommunikation, så det är viktigt att få rätt. Medan e-postmeddelanden vanligtvis inte är lika formella som brev, bör de fortfarande vara professionella och ge en bra bild av dig och ditt företag, ditt samhälle eller din position. Följ stegen i denna handledning för att skapa e-postmeddelanden som är trogen för etikett och säkerställa professionalism.
Del 1 av 3: adressering av e-postmeddelandet
- 1Adressera din e-postadress. Skriv e-postadressen till din mottagare i fältet Till. Använd fältet Till om du vill skicka e-post till kontakter medan du uppmuntrar deras svar.
- Detta fält är för personer som meddelandet direkt påverkar. Om du förväntar dig att någon gör något som reaktion på din e-post, bör de vara i fältet Till.
- Det är en bra idé att inkludera alla personer i ditt Till-fält i inledningsraden i din e-post. På detta sätt engagerar du alla i samtalet från början och informerar alla om vem som är inblandad i konversationen.
- Om du har inkluderat mer än fyra personer i fältet Till, adressera gruppen som helhet genom att starta din e-post med något som "Hej team eller" God morgon alla ".
- Fältet Till kan användas för så många adresser som du vill. Kom ihåg att alla som är direkt involverade och behöver vidta åtgärder ska inkluderas i fältet Till.
- 2Använd cc-fältet (valfritt). Fältet Cc (eller Carbon Copy) används som ett sätt att hålla andra "i slingan" utan skyldighet eller krav att svara eller vidta åtgärder i ärendet. Tänk på Cc-fältet som ett FYI för att distribuera relevant information eller uppdateringar till ett antal medarbetare som bara behöver titta igenom dem. För att lägga till adresser i fältet Cc, klicka bara på Cc-fältet och skriv så många adresser inuti som du vill.
- När du kopierar flera associerade har varje mottagare tillgång till listan över e-post-kopior.
- 3Använd bcc-fältet (valfritt). Huvudsyftet med Bcc-fältet är att skicka ett e-postmeddelande till en grupp kontakter som inte känner varandra. Bcc-fältet (Blind Carbon Copy) låter dig skicka ett meddelande till flera kontakter utan att de vet vem som har fått meddelandet. För att lägga till adresser i Bcc-fältet klickar du bara på fältet och skriver in varje e-postmeddelande du behöver inkludera.
- Använd fältet Bcc för att skicka ett e-postmeddelande till flera medarbetare som inte känner varandra. Detta skyddar mottagarens integritet genom att hålla mottagarlistan endast synlig för avsändaren och inte för varje mottagare.
- Använd fältet Bcc när du skickar ett e-postmeddelande till hundratals personer.
- Dina kontakter kan se vem som helst som e-postmeddelandet skickades till i fälten Till eller Kopia men inte i fältet Bcc.
- 4Svara på ett e-postmeddelande. Om du ingår i ett Cc-e-postmeddelande är du sannolikt en del av en handfull andra medarbetare som alla ingår i konversationen, och avsändaren kanske inte letar efter eller förväntar sig svar från någon av er. Om du behöver svara, tänk på vilken typ av svar du har och vem det gäller. Du kan välja att "Svara till avsändaren" om du bara har en anteckning till den ursprungliga författaren av e-postmeddelandet, eller så kan du bara "Svara till alla" om informationen är relevant för alla inblandade i konversationen.
- Först när dina kommentarer är viktiga för hela gruppen skulle du använda fältet "Svara alla".
- Var försiktig när du väljer att svara på alla mottagare i e-postmeddelandet. Du bör undvika att översvämma andras inkorgar med irrelevant information när det är möjligt.
- 5Svara på ett e-postmeddelande. Om du har inkluderats i ett e-postmeddelande har du bara möjlighet att svara till avsändaren av e-postmeddelandet och kommer inte att kunna se listan över andra mottagare som också fick en e-post. Klicka bara på Svara-knappen för att skapa ett e-postmeddelande till avsändaren.
- 6Använd en kort och korrekt ämnesrubrik. Använd så få ord som möjligt för att beskriva ämnet eller arten av din e-post. Prova saker som:
- " Ledarskapsmötesuppdatering "
- "Fråga om lunchpauser"
- "Mötesöversikt för 12 mars"
Detta hjälper dig att undvika ledig chitchat och klippa rätt till jakten för en mer professionell e-post.
Del 2 av 3: komponera e-postmeddelandet
- 1Håll dig till en standardstruktur. När du närmar dig ett professionellt e-postmeddelande är det viktigt att hålla det rent, kort och tydligt. Säg vad som behöver sägas och håll det så. Du kan utveckla din egen struktur som fungerar bäst för dig. Här är en grundläggande struktur att tänka på:
- Din hälsning
- Ett trevligt
- Ditt syfte
- En uppmaning till handling
- Ett avslutande meddelande
- Din signatur
- 2Skriv din hälsning. För att hålla saker professionella och sofistikerade, öppna alltid din e-post med en formell hälsning, som "Dear Mr. Lu". Beroende på din relation med mottagaren kan du adressera dem som förväntat, antingen med hela deras namn och titel eller bara deras förnamn.
- Om ditt förhållande är väldigt avslappnat kan du till och med säga "Hej Gabe".
- Om du inte vet namnet på mottagaren kan du använda: "Till vem det kan beröra" eller "Dear Sir / Madam".
- Om du skriver ett e-postmeddelande till en grupp mottagare som du har inkluderat i fältet Till och behöver svar från, hälsar du på dem som en grupp (om antalet mottagare är fyra eller större) eller inkluderar vart och ett av deras namn i hälsningen.
- Om du skickar ett e-postmeddelande med kopior, adresserar du bara gruppen som helhet om du har ett stort antal mottagare, annars inkluderar varje mottagares namn i hälsningen.
- Om du skickar ett mejl med BCC: er, adressera gruppen som helhet genom att öppna med något som "Hej alla".
- Om du skickar e-post till någon för första gången, håll introduktionen kort och låt dem veta vem du är i en mening. Till exempel: "Det var fantastiskt att träffa dig på [X event]."
- Om du inte är säker på om en introduktion är nödvändig och du har kontaktat mottagaren innan, men du inte är säker på om de kommer ihåg dig, kan du lämna dina uppgifter i din e-signatur.
- 3Ange orsaken till din e-post. Om du initierar kommunikationslinjen är du ansvarig för att berätta för dina mottagare vad e-postmeddelandet gäller. Det är viktigt att ange ditt syfte tidigt. Affärspartners vill kunna läsa din e-post snabbt och komma till saken. Ta en minut och fråga dig själv varför du skriver det och varför du behöver din mottagare för att se det. Detta hjälper dig att undvika ledig chitchat och klippa rätt till jakten för en mer professionell e-post. Det här är också en bra tid att fråga dig själv: "Är det här e-postmeddelandet verkligen nödvändigt?" Återigen, bara skicka e-post som är absolut nödvändiga visar respekt för personen du skickar e-post till. När du är redo att skriva din e-post, försök börja med något som:
- "Jag skriver för att fråga om..."
- "Jag skriver med hänvisning till..."
- "Ta dig tid att titta över dessa förändringar och ge mig din feedback..."
- 4Tack mottagaren (valfritt). Om du svarar på en kunds förfrågan eller om någon har svarat på en av dina e-postmeddelanden bör du börja med en tack. Till exempel:
- "Tack för att du kom tillbaka till mig..."
- "Tack för din uppmärksamhet i denna fråga..."
- "Tack för att du kontaktade Ocean Safari Scuba..."
- Att tacka läsaren är ett utmärkt sätt att vara artig, professionell och på goda villkor med din mottagare.
- 5Håll din e-postadress kort. Med företagets e-post, desto mindre inkluderar du desto bättre. Gör varje e-post som du skickar ut ungefär en sak. Om du behöver kommunicera om ett annat projekt, skapa ett nytt e-postmeddelande.
- Försök att kommunicera allt du behöver på bara fem meningar. Säg allt du behöver säga och inte mer. Ibland är det omöjligt att begränsa din e-post till bara fem meningar. Oroa dig inte om du behöver inkludera mer information.
- I all din e-post ska du inkludera all relevant information och allt du kan behöva från dina mottagare.
- 6Inkludera en uppmaning till handling (valfritt). Om du behöver din mottagare för att göra något, antar inte bara att de vet vad de ska göra eller när. Hjälp dem genom att tydligt beskriva vad du behöver. Säg något som:
- "Kan du skicka filerna till mig på torsdagen?"
- "Kan du skriva upp det de närmaste två veckorna?"
- "Skriv till Thomas om detta och låt mig veta när du har gjort det."
- Att strukturera din begäran som en fråga uppmuntrar till svar. Du kan säga "Låt mig veta när du har gjort det."
- 7Lägg till din avslutning. För att hålla din e-post professionell, avsluta din e-post med ett annat tack till din läsare eller ett formellt adjö som:
- "Tack för ditt tålamod och samarbete"
- "Tack för ditt övervägande"
- "Om du har några frågor eller funderingar, tveka inte att meddela mig"
- "Jag ser fram emot att höra från dig".
- Avsluta din e-post med en ordentlig avslutning före ditt namn, som "Vänliga hälsningar" eller "Med vänliga hälsningar"
- Undvik avslappnade stängningar som "Skål" om du inte är goda vänner med läsaren, eftersom dessa typer av stängningar är mindre professionella.
- 8Skriv ditt namn. I ett professionellt e-postmeddelande ska din signatur innehålla följande:
- Ditt namn.
- Din jobbtitel.
- En länk till din webbplats.
- Länkar till sociala mediekonton (valfritt).
- Nödvändig kontaktinformation.
Om du förväntar dig att någon gör något som reaktion på din e-post, bör de vara i fältet Till.
Del 3 av 3: skicka e-postmeddelandet
- 1Förenkla din e-post om möjligt. Kom ihåg att dina mottagare är upptagen och de vill snabbt komma till e-postköttet. Ta ett steg tillbaka och utvärdera din e-post. Här är några saker att tänka på:
- Använd korta meningar, ord och stycken. Detta gör att e-postmeddelandet blir snabbt och enkelt att läsa och förstå.
- Om det är möjligt att klippa ut ett ord, klipp ut det. Trimma dina meningar till så korta som möjligt.
- 2Ge din e-post en grundlig korrekturläsning. Professionella e-postmeddelanden kräver noggrann korrekturläsning. Läs din e-post högt för dig själv. Detta kan hjälpa dig att fånga många stavnings- och grammatikfel. Fråga dig själv:
- Är min e-post tydlig?
- Kan min e-post missförstås?
- Hur skulle det låta om jag var mottagaren?
- 3Håll det professionellt. Du behöver inte visa din personlighet i din professionella e-post. Om du vill kan du låta det visas subtilt genom din skrivstil, men håll dig borta från uttryckssymboler, chattförkortningar (som LOL) eller färgglada teckensnitt och bakgrunder.
- Den enda gången det är lämpligt att använda uttryckssymboler eller chattförkortningar är när du speglar e-postspråket för personen du skriver till.
- Skriv som du pratar. Detta kan hjälpa dig att hålla din e-post kort, vänlig och personlig.
- Säg inte något i ett e-postmeddelande som du inte skulle säga till din mottagare personligen.
- 4Skicka din e-post. När du har korrekturläst din e-post och har inkluderat all nödvändig information och lagt till varje mottagare i lämpligt fält, klicka på skicka-knappen.
För att hålla sakerna professionella och sofistikerade, öppna alltid din e-post med en formell hälsning, som "Dear Mr. Lu".
- Om du kan säga något positivt om din mottagare eller deras arbete, gör det. Dina ord kommer inte att slösas bort.
- Kom ihåg att människor vill läsa e-post snabbt, så håll dina meningar korta och tydliga.
- Vill du bli bättre på att skriva e-post? Försök skriva ditt meddelande som om det kommer att vidarebefordras till VD. Detta hjälper dig att hålla din ton och ditt språk konsekvent och professionellt.
- Ställ in en signatur. Det är ett kortfattat sätt att dela information som du bör inkludera i varje e-postmeddelande. Genom att placera denna information i din signatur håller du din e-postadress kort.
- Var noga med grammatik, stavning och skiljetecken så att du presenterar en professionell bild av dig själv och ditt företag.
- Om mottagaren har hjälpt dig på något sätt, kom ihåg att tacka dem. Du bör göra detta även när det är deras jobb att hjälpa dig.
- Håll introduktionen kort genom att skriva dem som om du talade ansikte mot ansikte.
- Var försiktig med Cc-fältet. Om du mailar massor av kontakter som inte känner varandra men alla behöver veta informationen, se till att använda Bcc-fältet för att skydda deras integritet.
- Använd alternativet Svara alla sparsamt. Skicka bara ditt svar till dem som behöver veta.
Läs också: Hur skriver jag en tillväxtplan?
Frågor och svar
- Behöver jag ange min hemadress och mottagarens hemadress i början av ett personligt brev?Nej, det gör du inte. Om mottagaren behöver din adress ska den finnas med högst upp i följebrevet.
- Hur nämner jag cc:?I professionell kommunikation läser mottagarna vanligtvis listan över andra mottagare, både fälten till: och cc:. Om listan är kort läser de varje namn; om listan är lång registrerar de helt enkelt "den skickades till många personer", eller om det är tillämpligt, leta efter närvaron (eller frånvaron) av en eller flera nyckelmottagare. Till exempel: "Fick chefen det här?" Därför finns det inte riktigt ett behov av att nämna vem du har lagt i cc:.
Kommentarer (1)
- En sådan bra webbplats! Jag kommer att rekommendera detta till mina vänner.
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
