Hur skriver jag ett företags textmeddelande?

Undvik förkortningar. När du skickar ett enda SMS har du bara 160 tecken för att förmedla ditt meddelande. Det är förmodligen anledningen till att de flesta använder förkortningar. Det finns några problem med detta:

• Förkortningar ser vardagliga ut och är inte affärsmässiga
• Vissa kollegor (särskilt om de är mycket äldre) kanske inte förstår förkortningarna
• Vissa förkortningar kanske inte passerar kulturella gränser, vilket är ett problem om du arbetar med ett flerspråkigt team
• I samma ämne är vissa förkortningar ett definitivt nej-nej. Om du inte skulle säga WTF i sin helhet i ett affärssamtal, lägg det inte i ett företagstextmeddelande.
• I de flesta fall är det lika enkelt att skriva ut hela ordet, särskilt om du använder ett mobiltangentbord med en bra autofullständig funktion.

Undvik uttryckssymboler. Den andra regeln för affärsmetiketter är att undvika uttryckssymboler, som är väldigt, väldigt avslappnade. Visst, de kan hjälpa till att mildra tonen i ett textmeddelande (mer om det på ett tag), men de är inte affärsmässiga och människor tar dig inte på allvar om du använder dem. Håll dig till vanliga ord om du inte arbetar med en grupp människor som alla är i tonåren

Passa din ton. Problemet med skrivna meddelanden är att det är svårt att förmedla ton. Det är ännu svårare med affärsmessing, där det är lätt att låta kort. Ta dig tid att skapa ditt meddelande så att du säger vad du behöver säga utan att kränka mottagaren.

• Undvik att skriva in alla bokstäver medan du håller på med det. Som i e-post och sociala meddelanden uppfattas detta som skrikande och kommer bara att irritera mottagarna. Precis som du inte skulle skrika åt företagskontakter ansikte mot ansikte, gör det inte med text.

Kontrollera ditt språk. När du skriver textmeddelanden för företag, se din stavning, grammatik och skiljetecken. Felstavade ord och dålig skiljetecken skapar ett dåligt intryck.

• Korrekturläsa ditt meddelande för att eliminera fel innan du trycker på skicka. Var särskilt uppmärksam på autokorrigering och autokomplettering misslyckas. Var uppmärksam på vad du skriver och se till att alla korrigeringar faktiskt säger vad du menade att säga.
• På samma sätt, om du textar med röst, kontrollera meddelandet innan du skickar, eftersom det inte finns någon garanti för att det faktiskt kommer att vara korrekt.
  • Poängen? Sträva alltid efter felfri affärskommunikation, oavsett om du skriver ett brev, ett e-postmeddelande - eller ett textmeddelande.

Kontrollera mottagaren. Dessa autokorrigeringsfunktioner på din telefon är bra, men kan leda till förvirring om kontakter har liknande namn. Kontrollera att ditt meddelande kommer till rätt person eller personer innan du skickar det. På det sättet slösar du inte bort din tid eller av misstag skickar insiderinformation till fel person.

Skriv dina meddelanden. I en affärssymbol kan du inte vara säker på att mottagaren har dina kontaktuppgifter. Om de inte vet vem du är kan de ignorera meddelandet. Så lägg till ditt namn eller initialer i slutet av meddelandet för att göra det klart vem avsändaren är.

Få tillstånd. Endast 4% av affärspersonerna föredrar text framför andra kommunikationsformer, så se till att det är OK att skicka affärstexter till dina kontakter. Fråga bara om tillstånd och skicka bara till dem som gärna använder texter för affärskommunikation. (Tips: om du skickar kontakttexter och de svarar via e-post är det ett tecken på att de inte gillar att skicka sms för företag, så sluta skicka sms till dem.)

• Detta gäller även grupptexter. Gruppmeddelanden kan snabbt bli bullriga och irriterande, så se till att du har behörighet att lägga till personer i en kontaktgrupp INNAN du skickar den första texten. Den här guiden för grupptexter på Huffington Post har några andra användbara riktlinjer.

Skicka rätt meddelanden. Så mycket som vi älskar att skicka SMS är det inte alltid rätt sätt att förmedla information. Använd särskilt lämplig kommunikationsmetod för företag. Om ett visst problem kräver ett e-postmeddelande, skicka ett e-postmeddelande som ger dig en permanent registrering av din interaktion. Och om det är bättre att ringa ett samtal, ring sedan.

• Det finns också vissa typer av meddelanden som du inte ska skicka med sms. Du skulle inte dela upp din partner via text så gör inte samma sak i affärer.
• Business Insider föreslår att du undviker att använda textmeddelanden för att ändra mötestider eller mötesplatser. Dessa förändringar är lätta att sakna, särskilt när vissa kollegor inte kollar sina telefoner ofta. Som sagt, det finns tillfällen då ett textmeddelande är den perfekta formen för kommunikation. Om det finns en nödsituation och det är det bästa sättet att nå människor, skicka en text.

Få e-post vid rätt tidpunkt. Har du någonsin haft en e-post på jobbet när du var ute och njöt av kvällen eller helgen? Slog det dig ur balans? Om du svarade Ja är du inte ensam. Det är därför det är viktigt att hålla affärskommunikation till kontorstid. Det hjälper inte din affärsrelation.

Skicka ett sms bara en gång. När du har skickat en sms ska du inte fortsätta skicka den om personen inte svarar omedelbart. Det betyder bara att personen inte har kontrollerat sin telefon. Det kommer att hända, och det är en annan anledning att undvika att ändra mötetider med text. Ge mottagaren tillräckligt med tid för att hämta meddelandet innan du börjar oroa dig. Och om detta händer regelbundet, se regel 7: kanske sms är inte rätt kommunikationsmetod för just denna kollega.

Skicka inte sms under möten. Skicka inte sms när du ska vara uppmärksam på vad som händer i rummet. Oavsett om du är i ett möte, diskuterar affärer ansikte mot ansikte eller tittar på en presentation, kramar över din telefon för att skicka ett hemligt sms är helt enkelt oförskämt. Du skulle bli förolämpad om folk gjorde det medan du presenterade, så gör det inte mot någon annan.