Hur skapar jag ett enkelt checkhäfteregister med Microsoft Excel?
För att skapa ett enkelt checkbokregister med Microsoft Excel, öppna ett tomt kalkylark och skapa kolumnetiketter som finns i ett pappersregister, som datum, checknummer och betalningsmottagare. Formatera sedan kolumnrubrikerna så att de är djärva och lätta att läsa och justera cellformateringen så att den tar hänsyn till valuta och datum. Skapa sedan en formel i kolumnen Balans för att subtrahera en debitering eller lägga till en kredit från ingående saldo. Kopiera sedan formeln till varje cell i den kolumnen för att hålla en balans. För att lära dig mer från vår medförfattare till Accountant, som att lösenordsskydda ditt register, fortsätt läsa artikeln!
För att skapa ett enkelt checkbokregister med Microsoft Excel, öppna ett tomt kalkylark och skapa kolumnetiketter som finns i ett pappersregister, som datum, checknummer och betalningsmottagare.
Det är bekvämt att registrera din kontrollkontoaktivitet med ett elektroniskt checkregister som du skapar med Microsoft Excel. Du kan anpassa ditt checkregister för att kategorisera utgifter så att du kan hålla reda på vart dina pengar går och skapa en formel som håller ett löpande saldo över hur mycket pengar som finns på ditt konto. Detta är inte bara ett användbart projekt, men det är också tillräckligt enkelt för att nybörjare kan använda det för att lära sig några grunder för hur man använder Excel.
Del 1 av 5: skapa kolumner
- 1Lär känna excel. Excel är ett kalkylprogram som tillåter användare att hantera data och utföra beräkningar med formler. Excel-kalkylblad är ordnade efter rader och kolumner.
- Du kan installera en desktopversion av Excel på din Mac eller PC. Eller så kan du använda en gratis onlineapp för din smartphone, surfplatta eller dator. Var och en av dessa versioner fungerar lite annorlunda.
- Excel har funnits i många år, och varje år eller så släpper Microsoft en ny, uppdaterad version. Var och en av dessa versioner fungerar också lite annorlunda.
- I Excel körs rader horisontellt och ordnas efter nummer. Kolumner löper vertikalt och ordnas per bokstav. Varje ruta där en rad och kolumn skär varandra kallas en cell. Cellen namnges enligt dess rad och kolumn. Till exempel heter en cell i den femte raden i kolumn D D5 (kolumn D, rad 5).
- Förstå skillnaden mellan ett kalkylblad och en arbetsbok i Excel. Ett kalkylblad är ett kalkylark. En arbetsbok är en Excel-fil som innehåller ett eller flera kalkylark. Varje kalkylblad i en Excel-arbetsbok finns i en separat flik. Som standard har nya Excel-arbetsböcker tre flikar. Du kan lägga till mer om det behövs.
- För att skapa ett grundläggande checkregister använder du bara en flik.
- För att skapa en funktion för att kategorisera utgifter i ett checkregister använder du två flikar.
- 2Öppna ett tomt Excel-kalkylark. Hur du öppnar kalkylbladet varierar beroende på vilken typ av dator och operativsystem du använder.
- På en dator med ett operativsystem som är äldre än Windows 7, börja med att klicka på startmenyn i det nedre vänstra hörnet på skrivbordet. Från popup-menyn klickar du på Program. Från nästa popup-meny klickar du på Microsoft Office. Klicka sedan på Microsoft Office Excel. Vid denna tidpunkt har du ett tomt Excel-kalkylblad på skrivbordet.
- På en dator med Windows 7 eller senare klickar du på Windows-ikonen i skärmens nedre vänstra hörn. Klicka sedan på Microsoft Excel-brickan för att öppna Excel. Du kommer att se en sida med dina senaste filer listade till vänster och mallalternativ för nya dokument till höger. Klicka på det första mallalternativet, Tom arbetsbok, för att öppna ett nytt Excel-kalkylblad.
- För att öppna Excel på en Mac, klicka på Excel i dockan. Klicka på "Arkiv" i menyraden. Klicka på "Öppna" och klicka sedan på "Ny". Detta tar dig till ett nytt, tomt kalkylark.
- 3Skapa kolumnetiketter. Använd etiketter som du hittar i ett vanligt papperscheckbokregister. Skapa kolumner för datum, checknummer, betalningsmottagare och en beskrivning eller memo. Efter det skapar kolumner för debiteringar (som är betalningar eller uttag), hp (som inlåning) och balansen framåt.
- Ange ordet "DATUM" i cell B1 (kolumn B, rad 1). Här anger du datumet för transaktionen.
- Flytta en cell till höger till cell C1 (kolumn C, rad 1). Skriv "ITEM #". Här anger du kontrollnumret eller typen av transaktion, t.ex. "bankomat" eller "insättning".
- Flytta en cell till höger till cell D1 (kolumn D, rad 1). Skriv "PAYEE." Detta är den person till vilken en check betalades eller till vilken pengar betalades.
- Flytta en cell till höger till cell E1 (kolumn E, rad 1). Skriv "BESKRIVNING." Spela in alla detaljer du vill komma ihåg om transaktionen.
- Flytta en cell till höger till cell F1 (kolumn F, rad 1). Skriv "DEBIT". Det är här du registrerar pengar som lämnar ditt konto, även känt som utflöde.
- Flytta en cell till höger till cell G1 (kolumn G, rad 1). Skriv "KOSTNADSKATEGORI." Du lämnar detta tomt för nu. Alternativ för den här kolumnen skapas i ett senare steg.
- Flytta en cell till höger till cell H1 (kolumn H, rad 1). Skriv "KREDIT". Det är här du registrerar pengar som kommer in på ditt konto, även känt som inflöde.
- Flytta en cell till höger till cell J1 (kolumn J, rad 1). Skriv "INKOMSTKATEGORI." Som med kolumnen med utgiftskategorier skapas alternativ för den här kolumnen i ett senare steg.
- Flytta en cell till höger till cell K1 (kolumn K, rad 1). Skriv "BALANS". Detta är det aktuella beloppet på ditt konto efter att alla transaktioner har registrerats.
- 4Formatera kolumnetiketter. För att göra kolumnetiketterna lätta att läsa, formatera dem så att de är i fetstil och ge raden med registeretiketter en annan bakgrundsfärg. För att göra detta väljer du först det cellområde som du vill formatera. Sedan väljer du formateringsalternativen.
- Hitta formateringsalternativen på fliken "HEM" i verktygsfältets band. När du öppnar en ny arbetsbok är fliken "HEM" som standard öppen.
- Välj cell B1 (DATUM) och dra markören över alla etiketter, genom cell K1 (BALANS).
- I det övre vänstra hörnet av verktygsfältet klickar du på "B" för det djärva formateringsalternativet.
- För att ändra bakgrundsfärgen klickar du på färghinkikonen för att se paletten som du kan välja bakgrundsfärg från.
- 5Ändra storlek på några av kolumnerna. Standardstorleken för vissa av kolumnerna kommer sannolikt att vara för liten för att hålla den data du ska lägga i dem. Kolumnerna "PAYEE" och "BESKRIVNING" kan till exempel innehålla långa namn eller långa anteckningar. Kolumn A, som inte har några data och bara är en mellanslag, bör också vara mycket smal.
- Klicka på rubriken för kolumn A för att välja hela kolumnen. I det övre högra hörnet av verktygsfältet i menyn "HEM" klickar du på knappen "FORMAT". Klicka på "Kolumnbredd" i rullgardinsmenyn. Ange nummer 2 och klicka på "OK". Nu är kolumn A väldigt smal.
- Bredda kolumn D, "PAYEE." Välj kolumn D genom att klicka på rubriken. Håll markören över gränsen mellan kolumnerna D och E. Markören ändras från pilen till storleksmarkören. Storleksändringsmarkören ser ut som ett kors med pilar. När du ser storleksändringsmarkören vänsterklickar du och drar musen åt höger för att göra kolumnen så bred som du vill att den ska vara.
- Upprepa samma procedur för att utvidga kolumn E, "BESKRIVNING."
- 6Centrera registeretiketterna. Välj hela första raden genom att vänsterklicka på siffran 1 till vänster på sidan. I övre vänstra sidan av verktygsfältet på "HOME" band, klicka på "center" -knappen formatering. Denna åtgärd centrerar all data i de valda cellerna. Du kommer att märka att kolumnetiketterna nu är centrerade i deras celler.
Formeln har nu kopierats till alla celler i kolumn K till rad 100.
Del 2 av 5: formatera cellerna
- 1Ange några testdata. För att se de formateringsändringar du gör, ange fyra rader med data i cellerna. Börja med ingående saldo och ange ytterligare tre transaktioner.
- I cell B2 lägger du till ett datum för ingående saldo, till exempel 4575. I cell D2, som är "PAYEE" -kolumnen, skriver du "Öppningsbalans." I cell K2, som är "BALANS", skriv in pengarna du har på ditt konto från det datum du angav i cell B2.
- Lägg till ytterligare tre transaktioner. Försök att ha en blandning av debiteringar (som checkar eller uttagsautomater) och krediter (t.ex. insättningar).
- Lägg märke till den inkonsekventa formateringen av siffrorna i cellerna. Datumkolumnen kan formateras så att den läser "4,53,5015" eller "27 sept." Kolumnerna där du angav dollarbelopp kan ha fel antal decimaler. Formatering rensar upp allt detta.
- 2Formatera datumen. Gör att den här kolumnen visar datumen på ett konsekvent sätt. Excel erbjuder olika alternativ för att formatera datumet. Välj den du föredrar.
- Klicka på rubriken för kolumn B, "DATUM". Detta markerar hela kolumnen.
- Högerklicka på kolumnen och välj "Formatera celler". Fönstret "Formatera celler" visas.
- Välj fliken "Antal". Välj "Datum" under "Kategori". Välj det format du önskar för datumet och klicka på "OK" längst ned till höger i fönstret.
- Medan den här kolumnen fortfarande är markerad, centrera data i dessa celler genom att klicka på ikonen "mitt" i det övre vänstra hörnet av verktygsfältet i "HEM" -fältet.
- 3Formatera kolumnen "artikelnummer". Uppgifterna i den här kolumnen bör vara centrerade. Markera hela kolumn C genom att klicka på rubriken för kolumnen. Klicka på "mitt" -ikonen. Lägg märke till testdata du angav i den här kolumnen. Det ska vara centrerat i cellerna.
- Kontrollera formateringen för kolumnerna D och E, "PAYEE" och "BESKRIVNING." Som standard formaterar Excel celler så att uppgifterna justeras åt vänster. Detta borde fungera bra för dessa kolumner. Dubbelkolla storleken på kolumnerna. Nu när du har några data i dessa celler, justerar du kolumnbredden för att göra kolumnerna bredare eller smalare om det behövs.
- 4Formatera valutan i kolumnerna F, H och K, "debitering", "kredit" och "balansera FRAMÅT. " Valutan ska ha två decimaler. Du kan välja att visa dollartecknet om du vill. Du kan också låta dina debiteringar visas med rött teckensnitt om du vill.
- Välj kolumn F. Högerklicka på kolumnen och välj "Formatera celler". Fönstret "Formatera celler" visas. På fliken "Antal" väljer du "Redovisning." Välj "2" i alternativet "Decimaler". Välj dollartecknet i alternativet "Symbol".
- Upprepa för kolumnerna H och K.
- För att göra dina debiteringar röda, klicka på rubriken för kolumn F för att välja hela kolumnen. Högerklicka på kolumnen och välj "Formatera celler". När fönstret "Formatceller" visas väljer du fliken "Font". Klicka på nedåtpilen bredvid alternativet "Färg" på den här fliken. Klicka på rött från paletten.
Skapa sedan en formel i kolumnen Balans för att subtrahera en debitering eller lägga till en kredit från ingående saldo.
Del 3 av 5: skapa formler
- 1Skapa en formel för att beräkna ett löpande saldo. Infoga en formel i kolumn K som matematik för att beräkna löpande saldo. Observera att du inte behövde en formel i cell K2. Det är här du angav ditt ingående saldo.
- Klicka på cell K3. Klicka nu på formelfältet högst upp i kalkylarket. Det är här du skriver in formeln som säger att cellerna ska göra en beräkning. Skriv formeln = SUM (K2-F3 + H3). Detta säger att kalkylbladet ska ta vårt ingående saldo (cell K2) och subtrahera en debitering om en finns (cell F3) och lägga till en kredit om en finns (cell H3).
- Antag att ditt öppningssaldo var 150€, och din första post var en check som du skrev för 26€. 26€ registreras som en debitering i cell F3. Formeln du angav i cell H3 tar ingångssaldot och subtraherar debetet, vilket ger dig ett saldo på 120€
- 2Kopiera formeln. Välj cell K3. Högerklicka och välj "Kopiera". Välj cellerna K4 och K5. Högerklicka och välj "Klistra in". Formeln kopieras nu till dessa celler. Du bör se att löpande saldo har beräknats i kolumn K för alla rader med testdata som du angav.
- 3Skapa en villkorlig formel för att rensa upp löpande saldokolumn. Du kan kopiera ovanstående formel till cell K6. Men eftersom du inte har angett några data i den här raden kommer den löpande balansen från cell K5 också att visas i cell K6. För att rensa upp detta, skapa en villkorlig formel som lämnar cellen tom om inga transaktioner har gjorts, men visar en balans om de har gjorts.
- I cell K6 anger du formeln = IF (ISBLANK (B6), "", SUM (K5-F6 + H6)). Detta berättar för Excel att om cell B6 i kolumnen "DATUM" är tom, så ska cell H6 vara tom. Men om cell B6 inte är tom bör balansen beräknas.
- 4Utöka formeln med autofyll. Autofyll fyller automatiskt i formler i intilliggande celler så att du inte behöver ange "BALANS" -formeln om och om igen.
- Hitta AutoFill-handtaget i den aktiva cellen. Observera det lilla, mörka fyrkanten i det aktiva cellens nedre högra hörn. Håll muspekaren över den och markören ändras till Autofyll-markören, som ser ut som ett tunt plustecken.
- Klicka på cell K6. Håll muspekaren över autofyllhandtaget och markören ändras till det tunna plustecknet. Vänsterklicka och håll ned autofyllhandtaget. Dra markören ner till cell K100 (kolumn K, rad 100).
- Formeln har nu kopierats till alla celler i kolumn K till rad 100. Rad- och kolumnnumren i varje cell har justerats automatiskt så att formeln beräknas korrekt.
Det är bekvämt att registrera din kontrollkontoaktivitet med ett elektroniskt checkregister som du skapar med Microsoft Excel.
Del 4 av 5: lägga till kategorier
- 1Kategorisera transaktioner. Skapa kategorier av transaktioner för att hålla reda på hur du spenderar dina pengar och typ av inkomst. Kategorier kan vara relaterade till inkomstskatt, såsom fastighetsskatt eller välgörenhet. Du kan också använda kategorierna för att skapa diagram för att enkelt visualisera ekonomisk aktivitet i ditt konto.
- 2Skapa en "kategorier" -flik. Det är här du kommer att lagra alla potentiella inkomst- och utgiftskategorier för ditt checkregister. Byt namn på en av flikarna i arbetsboken "Kategorier". Dubbelklicka på den aktuella titeln på fliken för att markera namnet. Det aktuella namnet kommer att vara ungefär som "ark2" eller "ark3". När namnet på arket är markerat kan du skriva in det nya namnet på fliken. Skriv "Kategorier".
- Skriv ordet "Kategorier" i cell B4. Formatera cellen så att den har fet typsnitt och ändra justeringen till mitten.
- 3Skapa inkomstkategorier. Skriv "*** Inkomst ***" i cell B5. Tänk på alla de inkomstkategorier du har eller kan använda i framtiden. Ange alla dina inkomstkategorier i cell B6 och fortsätt nedåt.
- Den vanligaste inkomstkategorin är "Löner". Du kan behöva flera lönekategorier om du har mer än ett jobb.
- Andra inkomstkategorier som du kanske vill inkludera beror på dina ekonomiska förhållanden. Om du äger aktier skapar du en kategori för "Utdelning". Om du får barnbidrag, skapa en kategori för det. Andra kategorier att lägga till inkluderar "Ränteintäkter", "Gåvor" och "Diverse".
- 4Skapa utgiftskategorier. Lämna en cell tom under din senaste inkomstkategori. Flytta en cell nedåt och skriv "*** Utgifter ***". Ange alla utgiftskategorier under denna rubrik.
- Var så bred eller så smal som du vill med dina utgiftskategorier. Kostnadskategorier kan inkludera "inteckning", "hyra", "försäkring", "bilbetalning", "gas", "el", "telefon" och "underhållning".
- 5Namnge intervallet med celler som innehåller dina kategorier. Välj cell B5. Markera från cell B5 hela vägen ner genom alla dina inkomst- och utgiftskategorier. Hitta cellnamnsrutan i fönstrets övre vänstra hörn. Det är till vänster om formelrutan. Det kommer att stå "B5", vilket är namnet på den första cellen i det markerade intervallet. Klicka på rutan för cellnamn och skriv "Kategorier". Detta namnger cellintervallet så att du kan använda det i ditt checkregister.
- 6Använd utgifts- och inkomstkategorierna i checkregistret. Gå tillbaka till fliken där du skapade checkregistret. Du kommer nu att lägga till rullgardinsmenyer i kolumnerna "KOSTNADSKATEGORI" och "INKOMSTKATEGORI" du skapade.
- Välj cell G2 på fliken checkregister. Detta är den första cellen i kolumnen "EXPENSE CATEGORY".
- Välj verktygsfältet "DATA" i verktygsfältet. Klicka på knappen "Datavalidering". Välj "Datavalidering" i rullgardinsmenyn. Detta öppnar fönstret "Datavalidering".
- På fliken "Inställningar" i "Datavalidering" -fönstret letar du efter rullgardinsrutan "Tillåt". Klicka på nedåtpilen och välj "Lista". Under "Källa" anger du "= Kategorier." Klicka på OK.
- Nu ser du en liten pil bredvid cell G2. Klicka på pilen för att se listan över kategorier. Klicka på lämplig kategori för transaktionen i den raden.
- Kopiera formeln med hjälp av AutoFill från cell G2 hela vägen ner till cell G100.
- Gå till cell J2 för att upprepa processen i kolumnen "INKOMSTKATEGORI".
Till exempel heter en cell i den femte raden i kolumn D D5 (kolumn D, rad 5).
Del 5 av 5: Skydda ditt checkregister
- 1Lås cellerna med formler och skydda kalkylbladet. Att skydda kalkylbladet innebär att data i låsta celler inte kan skrivas över. På detta sätt behöver du inte oroa dig för att balansräkningen beräknas felaktigt eftersom formeln av misstag ändrades. Du kan också skapa ett lösenord för att ytterligare skydda ditt checkregister från andra användare. Se bara till att det är något som är lätt för dig att komma ihåg, eller att du skriver det på ett säkert ställe; om du glömmer lösenordet kommer du inte att komma åt kalkylbladet.
- 2Lås upp celler. När ett kalkylblad är skyddat låses som standard alla cellerna låsta. Så för att börja måste du låsa upp cellerna som data kommer in i även efter att kalkylbladet är skyddat.
- Välj cellerna B2 till J100. Detta är alla celler i alla kolumner i checkregistret förutom den sista kolumnen K, som är kolumnen "BALANS". Du kommer att behöva kunna ange data i dessa celler även efter att kalkylbladet är skyddat.
- Högerklicka i det valda cellområdet. Välj "Formatera celler".
- I fönstret "Formatera celler" väljer du fliken "Skydd". Avmarkera rutan som säger "Låst" och klicka på OK.
- 3Aktivera "skydd" för kalkylbladet. När "Skydd" är aktiverat betyder det att alla celler som förblev låsta, inklusive cellerna i kolumn K, "BALANS", inte kan skrivas över.
- Gå till menyn "REVIEW" i verktygsfältet. Klicka på "Skydda blad". Fönstret "Skydda blad" visas.
- Om du vill lösenordsskydda ditt kalkylblad lägger du till det här. Om inte, lämna det här fältet tomt.
- Klicka på OK. Ditt checkregister är inte skyddat.
- 4Ta bort skyddet från kalkylbladet för att ändra låsta celler. Om du bestämmer dig för att ändra formler i låsta celler kan du vända den här processen. Gå till menyn "REVIEW" i verktygsfältet. Klicka på "Avskydda ark." Fönstret "Avskydda ark" visas. Klicka på OK.
Läs också: Hur jämför jag inteckningsprogram?
Frågor och svar
- Hur kan jag lägga till rader under kategorier?Det enda sättet jag vet är att ändra kolumnen du använder och sedan kopiera och klistra in den information du hade, inklusive vad du behöver / vill lägga till. Gör sedan samma sak när du märker dina infokategorier som du gjorde första gången.
- Hur lägger jag till en rad med ny post för ett objekt som jag missade första gången?Hitta raden som din nya post behöver för att gå ovanpå och flytta markören åt vänster tills den blir en pil som pekar åt höger. Högerklicka, välj "Infoga" och alla data flyttas nedåt och en ny rad visas.
- Hur skapar jag en kolumn som avmarkerar artiklar som betalas?Du kan lägga till kryssrutor i Excel genom att gå till fliken Arkiv och välja Alternativ. Välj Anpassa menyfliksområdet under Alternativ. Markera sedan rutan till höger under listan till höger. Du kan nu stänga filfliken och öppna fliken Utvecklare i kalkylarket. Klicka på Infoga på fliken Utvecklare och välj alternativet Kryssruta i popup-menyn. Detta gör att du kan placera kryssrutor i kalkylarket. Du kan formatera dina rutor genom att högerklicka på dem och välja Formatkontroll.
- Hur konverterar jag en checkbok till en sammanfattande rapport av antingen betalningsmottagare eller kategori?Detta kan göras med alternativet Filter i verktygsfältet. Filtret låter dig välja det intervall du vill rapportera om, ställa in parametrarna och sedan returnerar alla celler som angivits. Denna gruppering kan sedan kopieras till ett rapportformat.
- Hur skapar jag ett checkbokregister i Excel som stöder klasser?Det enklaste sättet är att skapa en kolumn för dessa klasser. Använd en förutbestämd kategori som passar dina behov och placera alla klasser med samma fraser. När du är redo att separera efter klasser markerar du den översta raden och går till Data. Klicka på filter - detta skapar en liten rullgardinsmeny som du kan använda för att placera kategorierna i alfabetisk ordning, eller så kan du ha kryssrutor för att bara visa vissa kategorier och dölja andra tillfälligt.
- Hur kan jag korrigera att balansen inte visas korrekt?Balansvisningen baseras endast på de figurer eller funktioner du placerade i cellerna. Om balansen inte är korrekt måste du ta reda på var du gjorde ett misstag och korrigera det. Detta är vanligtvis ett transponerat nummer under inträde.
Kommentarer (14)
- Utmärkt jobb att förklara! Mycket enkelt att följa. Tog mig cirka 2 minuter att förstå.
- Jag tyckte det var knepigt att göra löpande saldo subtrahera betalningar och lägga till insättningar. Formelförklaringen var utmärkt, liksom andra tips som att skapa kategorier för inkomst och kostnad.
- Det är fantastiskt, lätt att följa och till stor hjälp. Tack!
- Bra! Bilderna gjorde det enkelt.
- Väldigt hjälpsam. Gav mig en bra start i Excel.
- Den här artikeln var jättebra, jag kunde skapa kalkylbladet jag behövde.
- Jag är ny på kalkylblad. Detta kommer att hjälpa dig att lära dig något användbart.
- Detta är den första webbplatsen som steg för steg förklarar hur man skapar ett checkregister. Jag gillar verkligen kategorin nedgångar. Det gör tiden med mina ekonomiska frågor så mycket snabbare och lättare nu. Vad som är ännu bättre är att det fungerar!
- Mycket välskriven, lätt att förstå.
- Tack för de mycket detaljerade instruktionerna för att skapa checkregistret. Jag är inte särskilt skicklig med Excel, men instruktionerna gjorde det enkelt att följa och skapa ett användbart verktyg.
- Jag har erfarenhet av Word och Publisher men är ny i Excel. Instruktionerna var mycket logiska och lätta att följa.
- Artikel visade sig vara till hjälp. Tack.
- Den första webbplatsen med kortfattade instruktioner för att skapa ett checkregisterkalkylblad med formlerna inkluderade.
- Mycket detaljerad och precis vad jag behövde för att göra ett checkhäfteregister. Tack!
Läs också:
Ansvarsfriskrivning Innehållet i denna artikel är för din allmänna information och är inte avsedd att ersätta professionell lag eller finansiell rådgivning. Det är inte heller avsett att lita på av användare när de fattar några investeringsbeslut.
