Hur man driver en kommitté?

Skapa kriterier. Titta på dina mål och uppgifter ovanifrån. Skriv en lista över färdigheter som behövs för att uppnå dessa mål. Till exempel, om ditt primära mål är att samla in pengar, behöver du människor som är bra på att organisera, som kan få kontakt med andra människor och som är kreativa.

Skapa goda relationer med gamla medlemmar. Om kommittén redan är inrättad kommer den redan att ha medlemmar. Det betyder inte att varje person i kommittén ska stanna kvar i den. Tänk på hur kommittén kommer att gå vidare och vilka medlemmar som bäst passar det målet.

• Med detta i åtanke kan du behöva be medlemmarna att lämna avdelningen om du känner att de inte bidrar till huvudmålet. Du måste dock göra det noggrant, särskilt om du driver en volontärkommitté. Du måste upprätthålla god vilja med dina volontärer.

Använd dina kriterier för att välja nya medlemmar. Om det är ditt ansvar att rekrytera eller utse medlemmar måste du se till att du utser människor av rätt skäl. När du väl har fastställt kommitténs huvudmål och uppgifter ovan kan det hjälpa dig att fastställa vem som skulle vara bra medlemmar. Det vill säga överväga de anställdas eller volontärens färdigheter innan du ber dem att gå med i kommittén. Personens färdigheter bör på något sätt bidra till dina mål.

• Om du inte vet vem som har särskilda färdigheter i din organisation, fråga dig omkring. Du kan hitta rekommendationer som ger dig många nya medlemmar.

Ta huvudstolen. Om det finns ett huvudsäte i rummet du använder är det lämpligt att du tar det. Du är ledaren och du fastställer det visuellt genom att ta huvudstolen.

• Å andra sidan, om du vill skapa en mer informell inställning, kan du sitta mitt i gruppen. Det kommer att göra dig mer tillgänglig, även om det kan skära ner lite på din auktoritet.

Ställ in reglerna på förhand. Om kommittén är ny, förklara hur den ska drivas. Det vill säga om du har specifika regler för hur en idé ska tas upp, är det dags att lägga ut dessa regler. Du bör också ha en delning av reglerna så att dina medlemmar kan hänvisa till dem senare.

• För mycket formella kommittéer vänder sig vissa människor till Robert's Orders of Orders New Revised. Det ger regler för hur kommittéerna drivs.
• Du kan också fastställa regler för eventuella felaktigheter, inkludera personer som kommer sent till mötena, inte är förberedda eller tar över ett möte helt.

Se till att syftet är klart. Du har redan fastställt kommitténs syfte för dig själv. Dina medlemmar måste dock också vara tydliga med vad syftet är. Gå över syftet i det första mötet. Dessutom bör du vara tydlig med vad varje medlem ska bidra med avseende på tid och idéer.

• Du bör också ha syftet skriftligen att vägleda dina medlemmar under den tid de är i kommittén.

Se till att reglerna följs. När regler och konsekvenser är på plats måste du vara den som ser till att de följs. Det innebär att följa med alla konsekvenser på ett rättvist och rättvist sätt. Det lönar sig alltid att vara diplomatisk, även när någon bryter mot reglerna.

• Om du alla har gått med på att ingen kan prata i mer än tio minuter med undantag av speciella presentationer måste du som exempel gå in. Men istället för att säga "John, du måste var tyst nu. Du är långt över tiden. " Du kan säga "Tack, John, för den värdefulla informationen. Jag vet att du har mer att säga, men kanske kan du sätta den i ett kort e-postmeddelande till alla våra kommittémedlemmar så att vi kan vara säkra på att täcka alla punkter på vår agenda i dag."

Ha alltid en lämplig skriftlig agenda. Dagordningar styr möten eftersom de hjälper gruppen att fokusera på några huvudidéer. Du måste se till att dagordningen är lämplig. Du måste se till att du har tillräckligt med tid för att ge varje punkt på dagordningen den uppmärksamhet den behöver. Om du har för mycket på det kommer du att tvingas hoppa över vissa saker.

• Dela ut agendan en dag eller två före mötet så att medlemmarna kan vara beredda.
• Se till att varje person vet vad hon eller han är ansvarig för på agendan i förväg.

Låt någon ta några minuter. Om kommittén inte har en etablerad sekreterare, se till att någon tar några minuter vid varje möte. På det sättet kan du ha något att hänvisa till när du vill veta vad som hände vid varje möte.

Kommunicera ofta. När du har haft ditt första möte, se till att ha regelbunden kommunikation med dina medlemmar. Erbjud regelbundna uppdateringar om mötetider samt sammanfattningar av mötena. Du måste också tillhandahålla uppdateringar när ny information blir tillgänglig.

Sätt kommittén ovanför din personliga dagordning. Det är viktigt att din personliga agenda (som att gå vidare i företaget) inte kommer till kommittén. Det betyder att du lägger mer vikt vid att kommittén lyckas med sina mål än att du lyckas med dina egna mål.

Uppmuntra kreativitet. En av de viktigaste punkterna för att uppmuntra kreativitet är att du bygger upp medlemmar snarare än att riva ner dem. Om du ständigt berättar medlemmar framför gruppen för deras idéer, kommer de snart att sluta volontäridéer. Därför är det viktigt att göra kommittén till en plats där du accepterar nya tankar och idéer, även om de först verkar konstiga.

Få nya medlemmar. När gamla medlemmar går ut ur kommittén måste du rekrytera fler medlemmar. Se till att ge dem en lämplig inriktning som täcker gruppens regler och fokus, precis som du gjorde när du började med kommittén. Hjälp den nya personen att ta reda på hur hon eller han kan engagera sig i kommittén.